PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS

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Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.

INSTRUÇÃO DO PROCESSO LICITATÓRIO

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ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE O PREGÃO ELETRÔNICO!

De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.

  • Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
  • Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.


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Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC


Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Esses materiais específicos de consumo (como de expediente, limpeza, café e açúcar, por exemplo), deverão ser solicitados pelos setores/unidades da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR. Materiais que não são exatamente os mesmos, mas que possam ser substituídos por aqueles fornecidos pelo Almoxarifado, também deverão ser solicitados desta forma.


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Para saber como solicitar materiais ao Almoxarifado Central, clique aqui.


Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente.


Todo processo de compras na UFSC é digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:

  1. Identificar se a licitação será pelo Sistema de Registro de Preços ou Pronta Entrega;
  2. Criar uma pesquisa de preços; e
  3. Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas e instruções do documento Calendário de Compras.


  • Quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços, tirando as exceções, os pedidos são originados pelas planilhas online disponibilizadas no sítio do DCOM.
  • Quando se tratar de uma licitação Pronta Entrega, ou exceções do SRP, o pedido já é enviado diretamente pelo SCL.


Diferenças entre o Pregão Registro de Preços e o Pronta Entrega


O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo servidor com perfil de 'Aprovação de Pedidos de Compras' no setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser

  • devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada,
  • ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.


A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.


Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.



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Revisão de termos importantes

  • SCL - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema SOLAR onde são realizados os pedidos de compras de materiais.
  • Solicitação Digital (SD) - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.
  • Processo administrativo de compras - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas pode ser consultado em qualquer etapa por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.
  • Calendário de Compras - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O Calendário de Compras é divulgado no sítio eletrônico do DCOM e por Ofício Circular encaminhado pelo módulo SPA/SOLAR ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.
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Documentos necessários

Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:


a) Documento de Formalização da Demanda

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Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.


b) Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Dedo apontando.png Clique aqui para saber mais sobre.


c) Mapa Comparativo de Preços

Dedo apontando.png Clique aqui para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.


d) Orçamentos

Dedo apontando.png Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços.

Dedo apontando.png Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.


e) Relatório de Pesquisa de Preços

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Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.


f) Indicação de Equipe de Apoio

Dedo apontando.png Clique aqui para saber as atribuições da Equipe de Apoio.


g) Documento que indique a formação de lotes e a referida justificativa para a criação desses, se necessário

Dedo apontando.png Clique aqui para saber mais sobre agrupamento de itens em lote.


h) Checklist

Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.


Checklist.pngCHECKLIST : Para ajudar os requerentes a respeitar a legislação pertinente e a organizar a documentação necessária às compras por licitação, dispensa, inexigibilidade, importação ou adesão a Atas de Registro de Preços (ARP) de outros órgãos federais, o Departamento de Compras disponibiliza Listas de Verificação (Checklist) específicas na página do DCOM.

  • Ao iniciar um novo pedido de compras, é preciso utilizar a versão atualizada da Lista pertinente à modalidade de compra em questão.


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Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste.

Catálogo de materiais

Fluxo prévio para licitações SRP

Pesquisa de preços

Pedido de compra: Sete Passos

Ajustes nos pedidos e processos

Termo de Referência

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Definição

O Termo de Referência (TR) é a condensação de informações diversas levantadas em torno de um dado objeto que – traduzido num documento – servirá de fonte para guiar a aquisição via processo licitatório, sistematizando assim as informações essenciais a respeito do objeto de interesse da Administração Pública. É elaborado na fase interna pelo setor requisitante em conjunto com a área de compras, preferencialmente por técnico com qualificação profissional pertinente às especificações do objeto. De acordo com a Lei 10.520/02, Decretos 3.555/00 e Decreto 5.450/05, a Elaboração do Termo de Referência é obrigatória em processos licitatórios.


Finalidades do Termo de Referência

Seta-bullet3.JPG Consolidar as informações obtidas através de vários levantamentos;
Seta-bullet3.JPG Orientar e direcionar o andamento do certame e a fase contratual;
Seta-bullet3.JPG Fornecer informações que vão subsidiar as propostas dos fornecedores;
Seta-bullet3.JPG Fornecer informações úteis à Comissão de licitações ou Pregoeiro.


Procedimentos

Procedimentos tr.JPG

Ico-ferramenta.JPGO que é passível de ajuste nesta etapa?

o Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica;
o Definição de solicitações de amostra;
o Redefinição dos prazos de entrega;
o Estabelecimento de garantias e obrigações da contratada.

Nesta etapa NÃO são possíveis ajustes na especificação, quantidade, unidade de medida dos itens, inclusão de itens, e alterações nos orçamentos. Caso seja necessário o ajuste fora desta regra, o item em questão será excluído, de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo.

Observações importantes

Seta-bullet4.JPG Atenção aos prazos do Calendário de Compras e cumprimento dos prazos legais para eventuais ajustes;
Seta-bullet4.JPG Atenção ao prazo estabelecido para a leitura do Termo de Referência para ajustes e para o “Ciente”;
Seta-bullet4.JPG Todos os membros, considerando titulares e suplentes, devem responder ao e-mail enviado pela CAEX com o “Ciente”.

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Equipe de Apoio

A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório [Referência 1] [Legislação 1]. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro. Conforme a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002[Legislação 2], art. 3, IV,

A autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

Inclusive, no Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005[Legislação 1], art. 12, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório”. São atribuições da equipe de apoio:

  • Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;
  • Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;
  • Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;
  • Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;
  • Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);
  • Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
  • Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
  • Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;
  • Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;
  • Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital.

Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002[Legislação 2], a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora. A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros.

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Conforme Acórdão TCU 4696/2018[Legislação 3], membros de comissão de licitação não devem ser responsabilizados por sobrepreço ou superfaturamento decorrente de orçamento estimativo com preços acima de mercado, salvo se houver prova de que tenham participado da elaboração do orçamento.

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Agrupamento de itens em lotes

Conforme o art. 15, inciso IV, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993[Legislação 4], “as compras, sempre que possível, deverão ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade”.

Contudo, em alguns casos o agrupamento em lotes pode ser necessário para o atendimento da necessidade da Administração. Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos. Ele não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível.

Apesar da possibilidade, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013 [Referência 2]:

A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas [Referência 2].

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Não será justificável o agrupamento de materiais em lotes a menos que, no momento da aquisição, ela ocorra em lote, ainda que haja o entendimento de que o agrupamento poderia gerar economia de escala no lote como um todo. Ou seja, cada compra (geração de empenhos) deverá obrigatoriamente conter todos os itens do lote, em quantitativos proporcionais. Dessa forma, o Documento de Formalização da Demanda deverá conter justificativa fundamentada (explicando a devida necessidade de compatibilidade ou interoperabilidade) e declaração de que a compra (empenho) será futuramente realizada em lote (Acórdão 1347/2018).

Trecho do Acórdão 1347/2018: "40. Desse modo, conforme já abordado neste voto e bem resumido na orientação da Seges/MP, no âmbito das licitações realizadas sob a modelagem de aquisição por preço global de grupo de itens, somente serão admitidas as seguintes circunstâncias: 1) aquisição da totalidade dos itens de grupo, respeitadas as proporções de quantitativos definidos no certame; ou 2) aquisição de item isolado para o qual o preço unitário adjudicado ao vencedor seja o menor preço válido ofertado para o mesmo item na fase de lances. Sem embargos, constitui irregularidade a aquisição de item de grupo adjudicado por preço global, de forma isolada, quando o preço unitário adjudicado ao vencedor do grupo não for o menor lance válido ofertado na disputa relativo ao item."

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Leia o artigo "Registro de preços: O entendimento do TCU sobre aquisição isolada de itens licitados por lote" do Blog da Zênite

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Solicitação de amostra

A solicitação de amostras deve ser realizada com cautela, pois gera custos adicionais ao fornecedor e torna o pregão mais moroso. Dessa forma, a regra, a priori, é não solicitar amostra.

Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência da amostra deverá ser aprovada pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá informar obrigatoriamente:

  • Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
  • Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
  • Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).
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Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.

INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

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ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE AS DISPENSAS E INEXIGIBILIDADES!

O primeiro passo é identificar que tipo de aquisição se pretende realizar. Como vimos no tópico sobre Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, esta modalidade de compra serve apenas para algumas situações excepcionais, ou seja, não pode ser encarada como a primeira via de aquisição na maioria dos casos.

Fluxo dos processos de dispensa e inexigibilidade

De modo geral, as dispensas e inexigibilidades podem seguir dois tipos de fluxo. Quando a aquisição é abaixo do valor de R$ 17.600,00 (conforme visto aqui), o fluxo é desta forma:

Fluxo das dispensas e inexigibilidades abaixo do limite legal de R$ 17.600,00


Já quando a dispensa ou inexigibilidade ultrapassa o limite previsto em Lei, o fluxo é um pouco diferente, uma vez que prevê outras instâncias de análise e aprovação:

Fluxo das dispensas e inexigibilidades acima do limite legal de R$ 17.600,00

O que preciso ter antes de instruir o processo?

De posse da demanda de materiais do seu setor, o próximo passo para iniciar uma compra do material é definir alguns pontos importantes:


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Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC

Documentos necessários

Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:


a) Documento de Formalização da Demanda

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Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.


b) Estudo Técnico Preliminar (ETP)

Dedo apontando.png Clique aqui para saber mais sobre. O ETP é facultativo em aquisições enquadradas nos incisos I, II, III, IV e XI do artigo 24 da Lei 8.666/93 ou pela Lei 13.979/20 (enfrentamento da COVID-19).


c) Mapa Comparativo de Preços

Dedo apontando.png Clique aqui para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.


d) Orçamentos

Dedo apontando.png Clique aqui para saber informações sobre orçamentos.


e) Relatório de Pesquisa de Preços

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Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.


f) Checklist

Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.


Checklist.pngCHECKLIST : Para ajudar os requerentes a respeitar a legislação pertinente e a organizar a documentação necessária às compras por licitação, dispensa, inexigibilidade, importação ou adesão a Atas de Registro de Preços (ARP) de outros órgãos federais, o Departamento de Compras disponibiliza Listas de Verificação (Checklist) específicas na página do DCOM.

  • Ao iniciar um novo pedido de compras, é preciso utilizar a versão atualizada da Lista pertinente à modalidade de compra em questão.


g) Certidões e declarações

Em atendimento à legislação, será necessário buscar algumas certidões para os fornecedores que apresentarem as melhores propostas dos itens:

  • Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal) (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
  • Certidão de regularidade do FGTS (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
  • Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (TST) (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
  • Certidão Negativa da Receita Estadual e Municipal (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
  • “Nada consta” do Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
  • Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça (CNJ);
  • Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União (TCU);
  • Declaração da empresa de que não emprega menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não emprega menor de dezesseis anos.

Veja como obter as certidões negativas aqui.


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Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste.

Documentos adicionais para dispensa para Projeto de Pesquisa

Quando a aquisição servirá para atender diretamente a demanda de um projeto de pesquisa, é necessário que haja no pedido:

  • Projeto de Pesquisa para o qual os materiais solicitados serão necessários, todos eles listados no processo
  • Declaração de uso do bem a ser adquirido em pesquisa científica e tecnológica, assinada pelo orientador do projeto de pesquisa (no caso de material permanente)
  • Portaria da Liberação do Recurso (quando PROPG) e o Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária
  • Documento de Aprovação do projeto de pesquisa ao qual o(s) bem(s) será(ão) alocado(s), emitido pela autoridade competente
  • Informação da destinação do material depois de finalizado o projeto/pesquisa (informação constará no Documento de Formalização da Demanda)

Documentos adicionais para inexigibilidade

No caso de inexigibilidade, há a necessidade de alguns documentos adicionais, que comprovem a exclusividade do fornecimento:

  • Comprovação de Exclusividade a ser feita por meio de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação como Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes? (deve estar dentro do prazo de validade, com firma reconhecida em cartório e autenticação – em caso de cópia; deverá comprovar a exclusividade de fornecimento do material, e não da marca.)

Solicita-se também que o servidor responsável pela pesquisa dos preços verifique a exclusividade por algum dos meios abaixo:

  • Print do sítio da empresa demonstrando a informação de que é exclusiva para o objeto ou marca; ou
  • Declaração da representada. Se for empresa estrangeira, deverá ser anexada a declaração com tradução juramentada. (Orientação Normativa nº 16/2009 da AGU e Súmula nº 255 do TCU)

Para comprovar que o preço orçado pelo fornecedor exclusivo corresponde ao praticado no mercado, é necessário também obter junto ao fornecedor três notas fiscais emitidas pelo mesmo fornecedor nos últimos 180 dias, da venda do mesmo material para outras pessoas físicas ou jurídicas.

Criação do pedido de compra

Para a criação de um pedido de compra, você deve seguir estes passos. Finalizada esta etapa, o pedido é enviado ao DCOM para autuação em processo a análise.

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ATENÇÃO! Em muitos casos é necessário que haja a aprovação do pedido de compra pela chefia imediata ou ordenador de despesas do setor. Neste caso, clicando em enviar, o pedido não será encaminhado automaticamente a DCOM e sim para a aprovação interna no setor. Certifique-se de que o seu pedido foi encaminhado para aprovação para garantir que, posteriormente, ele tramite adequadamente ao DCOM.

Orientações gerais para pedidos por dispensa ou inexigibilidade de licitação

  • Itens adquiridos por diferentes modalidades ou hipóteses de dispensa ou inexigibilidade não poderão constar do mesmo processo, tendo em vista que os procedimentos a serem adotados são distintos;
  • Ainda, não podem ser utilizados, no mesmo pedido, itens com código 077 (material permanente) em conjunto com o código 099 (material de consumo), exceto quando se trate de aquisição com necessidade de emissão de parecer jurídico. Nesse caso, o pedido deverá ser criado na categoria (consumo ou permanente) que represente o maior percentual sobre o valor total da aquisição, admitindo-se, excepcionalmente, a inclusão de códigos distintos no mesmo pedido;
  • Também não podem ser utilizados, na formalização de novos pedidos, os materiais catalogados em outros grupos, tais como 052 (permanente) e 051 (Almoxarifado Central). O primeiro é um grupo inativo para novas compras e o segundo serve exclusivamente para aquisição de materiais pelo Almoxarifado Central da UFSC;
  • Deverá constar na justificativa ou no despacho do encaminhamento do pedido: o local de entrega (centro/departamento, bloco, andar, número, bairro, CEP, cidade), nome do responsável pelo recebimento, bem como ramal e e-mail deste. Estas informações serão repassadas ao fornecedor de forma a garantir maior agilidade no contato. Portanto, quanto mais específicas e bem detalhadas as informações, menor a probabilidade de atrasos ou problemas no fornecimento do material.

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Os materiais a serem incluídos no processo devem estar catalogados antes do seu encaminhamento. Poderão ser utilizados catálogos existentes contendo complemento no campo "detalhamento" do sistema, desde que não haja divergência entre o complemento e a especificação existente

Os pedidos que forem enviados com orçamentos anexos sem as informações acima descritas poderão ser devolvidos para correção por conta do requerente, com fins de assegurar a lisura e o bom andamento do processo. O prazo para retorno da documentação corrigida é de cinco dias úteis a contar do envio (e não do recebimento por parte do requerente), salvo disposto em contrário no despacho, sob pena de que o pedido perca a posição de precedência frente ao processamento dos demais na “fila de trabalho”.

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Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.

INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE ADESÃO A ARP

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ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE A ADESÃO!

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Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC

Verificando a existência de ata vigente na UFSC

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Antes de iniciar o processo de Adesão a uma determinada Ata de Registro de Preços será necessário consultar o sítio eletrônico do DCOM, a fim de verificar a existência de pregão válido, ofertando o item pretendido. Ao acessar o menu “Atas de Registro de Preços” e escolher “ATAS – SRP – Materiais de Consumo” ou “ATAS – SRP – Materiais Permanentes”, será possível localizar os pregões, as empresas, as datas de vigência e os produtos, conforme ilustrado abaixo:

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Clicando sobre o link em destaque “como pesquisar itens vigentes”, será disponibilizado um roteiro alternativo de procedimentos que facilitará a localização do item, conforme tela abaixo:

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Escolhendo a adesão como modalidade de compra

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Seta-bullet4.JPG Para que a adesão se efetive, esta deve ser amplamente justificada em Ofício, considerando-se, inclusive, a possibilidade de indeferimento em casos onde a argumentação revela situação não emergencial, situação na qual a universidade não será onerada e situação de não acompanhamento do Calendário de Compras vigente.

Seta-bullet4.JPG Necessário haver previsão no Edital para a realização de Adesão por outros órgãos da Administração Pública.

Seta-bullet4.JPG A Administração Pública Federal pode recorrer à modalidade Adesão à Ata de Registro de Preços apenas de outros órgãos federais.

Seta-bullet4.JPG Verificar a disponibilidade orçamentária.

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Documentos para instrução do pedido de adesão

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01. Ofício contendo ampla justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, bem como o número do(s) item(ns) no PAC da UFSC do ano corrente;
02. Ofício enviado ao fornecedor;
03. Carta de resposta do fornecedor;
04. E-mails trocados com o fornecedor;
05. Certidão negativa emitida pelo SICAF;
06. Certidões CEIS, CNJ e TCU;
07. Certidão negativa estadual e municipal;
08. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação;
09. Ata de Registro de Preços assinada;
10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços e Mapa Comparativo de Preços;
11. Relatório da Pesquisa de Preços assinado;
12. Checklist/Lista de verificação assinada;
13. Indicação da fonte orçamentária;
14. Formulário para Solicitação de Empenho de Material.

1. Ofício contendo ampla justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, bem como o número do(s) item(ns) no PAC da UFSC do ano corrente

A finalidade do processo de aquisição por Adesão à Ata de Registro de Preços (ARP) é solicitar a compra de itens de pregões gerenciados por outros órgãos federais. Todavia, é oportuno asseverar que a regra é licitar – verificando anualmente as etapas e os prazos previstos no Calendário de Compras – por meio de intenso e contínuo planejamento das Unidades, de forma a antever necessidades e demandas, evitando urgências geradas pela falta de planejamento. Assim, o ofício a ser incluído nos autos deverá conter justificativa referente à escolha da Adesão como modalidade de aquisição.

Conforme o Decreto nº 9.488/2018, a aprovação da solicitação de Adesão à Ata de Registro de Preços fica condicionada à apresentação de "estudo, pelos órgãos e pelas entidades que não participaram do registro de preços, que demonstre o ganho de eficiência, a viabilidade e a economicidade para a administração pública federal da utilização da ata de registro de preços". O requerente deverá justificar em ofício, ou em documento à parte, o ganho de eficiência, a viabilidade e a economicidade da aquisição a ser efetivada por meio da modalidade Adesão. Importante mencionar que o decreto não especifica os critérios e o formato a serem adotados na confecção do estudo, apenas as informações mencionadas anteriormente. Entretanto, ressaltamos que a regra para a realização de compras no serviço público é licitar. A adesão a uma Ata de Registro de Preços trata-se de uma excepcionalidade e, por este motivo, a sua adoção deve ser amplamente justificada.

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Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME.


2. Ofício enviado ao fornecedor

Encaminhar o ofício ao fornecedor, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante. Para obter o modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor acesse o sítio eletrônico do DCOM no link: < http://dcom.proad.ufsc.br/>, clique em “Formulário e Checklists” no menu direito, ou acesse o link direto em: <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, conforme tela abaixo:

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3. Carta de resposta do fornecedor

Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item no endereço informado no ofício, bem como o quantitativo solicitado. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada.


4. E-mails trocados com o fornecedor

Incluir os e-mails trocados com o fornecedor ao processo. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes.


5. Certidão negativa emitida pelo SICAF

Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC.


6. Certidões CEIS, CNJ e TCU

Incluir no processo as seguintes certidões:

Seta-bullet3.JPG CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas),
Seta-bullet3.JPG CNJ (Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça) e
Seta-bullet3.JPG TCU (Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União).

No sítio eletrônico do DCOM você encontra o link direto para cada uma das certidões solicitadas. Acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas

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7. Certidão negativa estadual e municipal

Para a emissão das certidões solicitadas, consultar site do Estado e do Município onde a empresa encontra-se registrada.


8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação

No Painel de Preços, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação, disponíveis no Painel de Preços, conforme apontado abaixo:

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Após clicar no ícone indicado acima, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital.

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9. Ata de Registro de Preços assinada

Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir, conforme indicado abaixo, com a Ata de realização do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores. Será necessário solicitar a Ata assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador.

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10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços e Mapa Comparativo de Preços

Demonstrar a vantajosidade econômica da modalidade à Administração, a partir de pesquisa de preços de mercado realizada por meio de critérios e técnica adequados. Quão vantajoso é à Administração consolidar o processo de adesão, além da justificativa técnica e dos motivos amplamente elencados no Ofício. A Ata a qual pretende-se aderir é vantajosa em relação aos valores de mercado e a demais valores de Atas de Registro de Preços? Assim sendo, deve ser realizada ampla pesquisa de mercado com, no mínimo, 03 (três) preços, além da Ata escolhida par a Adesão, de acordo com a Instrução Normativa nº 5/2014/SLTI/MPOG.

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11. Relatório da Pesquisa de Preços assinado

O relatório de pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo.


12. Checklist/Lista de Verificação assinada

O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, acesse o sítio eletrônico do DCOM no link: http://dcom.proad.ufsc.br/, clique em “Formulário e Checklists” no menu direito, ou acesse o link direto em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, conforme tela abaixo:

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13. Indicação da fonte orçamentária

Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos ao Departamento de Gestão Orçamentária.


14. Formulário para Solicitação de Empenho de Material

O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/, e clicando em “Formulário e Checklists”, no menu direito, ou acessando o link em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, em “Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento


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Instruindo o processo de pedido de adesão

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Após a organização dos documentos, instruir o pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços, seguindo os passos indicados abaixo:

Seta-bullet4.JPG Para abertura de processo de adesão, no sistema Solar, acesse o Módulo do Solar “Compras & licitações” Seta-bullet2.JPG “Compras & licitações” Seta-bullet2.JPG “Pesquisa de preços”, conforme seção sobre Pesquisa de Preços. Caso não possua acesso, solicitar perfil de compras à SeTIC no sítio “Permissões SETIC”, menu “Alteração de Perfil”.

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Seta-bullet4.JPG Clique em "Novo" e, na sequência, em "Adicionar".

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Seta-bullet4.JPG Em seguida, clicar na lupa na linha “Item” para pesquisar/incluir itens e, em seguida, procurar por “Adesão”, conforme abaixo:

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Seta-bullet4.JPG Atentar para dois fatores: a) serão aceitos somente os itens de código 077.99.000023 (caso seja material permanente) ou 099.24.000223 (caso seja material de consumo). Nenhum outro código será aceito, tendo em vista os citados serem específicos à adesão ARP; b) materiais de consumo e materiais permanentes devem figurar em processos separados, conforme imagem abaixo:

Seta-bullet4.JPG No campo “Detalhamento”, inserir as seguintes informações:

Seta-bullet2.JPG Número da UASG;
Seta-bullet2.JPG Número do pregão;
Seta-bullet2.JPG Número do item;
Seta-bullet2.JPG Nome do item e
Seta-bullet2.JPG Descrição detalhada do item, sendo a cópia integral das especificações constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador.

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Seta-bullet4.JPG Após a inclusão do primeiro item, clicar em CONFIRMAR e, em seguida, ADICIONAR para incluir o outro, se houver. Ao final, repete-se o ciclo até finalizar. A etapa subsequente permitirá a inserção de dados resultantes da ampla pesquisa de preços realizada. Convém ressaltar que ainda não é momento de inserir os orçamentos nos autos, apenas os respectivos fornecedores, preços e quantitativos, conforme seção referente a Itens.

Seta-bullet4.JPG O valor da ARP que motivou o processo de adesão também deverá constar no Mapa Comparativo de Preços e o critério da pesquisa deverá ser “Menor Valor Unitário”, assim como utilizado nos processos de dispensa e inexigibilidade.

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Seta-bullet4.JPG Após a etapa de Pesquisa de Preços, o pedido deverá ser complementado, conforme Passo 1 – Cadastro de Pedidos de Compras.
Atenção para o primeiro passo! Será necessário modificar a "Categoria" em "Informações Adicionais". Conforme indicado abaixo, colocar o número "9".

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Seta-bullet4.JPG Para anexar peças, seguir mediante Passo 5 – Anexos. Selecionar o arquivo e o tipo, informar o nome, clicar em ADICIONAR e, em seguida, SALVAR. Deve-se inserir um anexo de cada vez, nomeando-os individualmente; caso contrário todos os anexos serão nomeados com o nome da primeira peça inserida, fato que dificulta a conferência das peças constantes do processo, prejudicando sua lisura.

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Observações importantes

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Seta-bullet2.JPGAs aquisições não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cinquenta por cento dos quantitativos dos itens do instrumento convocatório e registrados na ata de registro de preços para o órgão gerenciador e órgãos participantes.
Seta-bullet2.JPGConvém frisar que o pregão do Órgão Gerenciador, nesse caso, deverá estar vigente por, no mínimo, mais um mês, a partir da data de encaminhamento do pedido à respectiva coordenadoria, de forma a permitir a análise e a conclusão do processo em tempo hábil.
Seta-bullet2.JPGÉ necessário instruir apenas um processo por Ata de Registro de Preços.

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Legislação

Referências

  1. Tribunal de Contas da União. Licitações e Contratos: orientações e jurisprudência do TCU.4ª edição.
  2. 2,0 2,1 Tribunal de Contas da União. Informativo de Licitações e Contratos nº 143. Sessões de 12 e 13 de março de 2013. Acesso em: 20 abr. 2013