Assinaturas
As instruções sobre como assinar documentos em nome da UFSC são as mesmas para o que devemos conferir ao receber documentação de fornecedores, cabendo a recusa e a devolução para correção de documentos não assinados conforme legislação vigente.
- Em relação às assinaturas dos documentos informamos que, com base no DECRETO Nº 10.543, DE 13 DE NOVEMBRO DE 2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal
Art. 4º Os níveis mínimos para as assinaturas em interações eletrônicas com a administração pública federal direta, autárquica e fundacional são:
[...] II - assinatura eletrônica avançada - admitida para as hipóteses previstas no inciso I e nas hipóteses de interação com o ente público que, considerada a natureza da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:
c) a manifestação de vontade para a celebração de contratos, convênios, acordos, termos e outros instrumentos sinalagmáticos bilaterais ou plurilaterais congêneres; [...].
Para aceitação de documentos assinados pelo fornecedor, devemos solicitar arquivos em formato .PDF, assinados digitalmente por meio de ferramentas homologadas para a assinatura do documento conforme a Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020 e o Decreto nº 10.530, de 13 de novembro de 2020.
Salientamos que não devem ser aceitos documentos fora dos padrões estabelecidos, que garantem a conformidade processual e, por consequência, a segurança jurídica dos atos realizados no âmbito dos processos licitatórios, de alteração contratual ou administrativos.
As solicitações e processos enviados ao DCOM via SPA são digitais. Assim, não é necessário tramitar nenhum documento fisicamente ao DCOM.
RESUMO:
COMO ASSINAR DOCUMENTOS ENVIADOS AO DCOM | ||
CERTIFICADO DIGITAL | ASSINATURA FÍSICA E CERTIFICADO DIGITAL NO MESMO DOCUMENTO | ASSINATURA FÍSICA |
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Assinatura com certificado digital
Assine os documentos com certificado digital, nesta ordem de preferência:
- , com eficácia jurídica garantida pela MP 2.200-2/2001[Legislação 1].
- , gratuito, com eficácia jurídica garantida pelo Decreto n. 10.543/2020[Legislação 2].
- , gratuito, que possui amparo jurídico que a qualifica como meio idôneo de conferir autenticidade, integridade e validade jurídica aos documentos eletrônicos produzidos internamente na UFSC[Legislação 3].
A assinatura com Certificado Digital ICP-Edu pode ser utilizada nos processos de compras enviados ao DCOM, conforme a Nota nº 00010/2020/NLICIT/PFUFSC/PGF/AGU da Procuradoria Federal junto à UFSC.[Legislação 4]
Além de garantir a validade da sua assinatura e a autenticidade do documento, a assinatura com certificado digital elimina a necessidade de manuseio e controle de documentos físicos.
Caso um mesmo documento seja assinado física e digitalmente, primeiro deve ser assinado fisicamente, escaneado e posteriormente assinado por meio de certificado digital, de modo que o documento mantenha os elementos de segurança que garantem a sua autenticidade.
Sugerimos a assinatura de arquivos .PDF utilizando o próprio programa "Adobe Acrobat Reader DC", de amplo conhecimento e download gratuito, conforme as instruções disponibilizadas pela Coordenadoria de Certificação Digital da UFSC: [1].
Assinatura física
- Se não for possível utilizar o certificado digital, os documentos que necessitam de assinatura devem ser assinados fisicamente e posteriormente escaneados.
- A responsabilidade pela guarda e arquivamento dos documentos é do servidor que os incluiu no processo[Legislação 5]. Dúvidas podem ser sanadas com o Arquivo Central.
Assinaturas "coladas" não têm validade legal e devem ser evitadas, por representar risco. Qualquer pessoa poderia "assinar" um documento em nome de outra.
Portanto, evite escanear sua assinatura para "colar" em documentos, ou fornecer sua assinatura escaneada para que seus documentos sejam "assinados" por outras pessoas.
O ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), órgão da Casa Civil, traz algumas informações sobre o assunto [Nota 1].
Processos com documentos com assinatura "colada" no editor de texto poderão ser devolvidos.
Links úteis
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