PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL
A Coordenadoria de Almoxarifado Central (CAC/DCOM/PROAD) é o setor vinculado ao Departamento de Compras que realiza os procedimentos de aquisição, recebimento, armazenagem e distribuição dos materiais de consumo de uso comum aos diversos setores da UFSC.
Todas as Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota financeira que, dentre outras finalidades, pode ser utilizada para realizar pedidos de material de consumo ao Almoxarifado Central, de acordo com as cotas de materiais previamente estabelecidas;
Deve-se zelar pela racionalização e economia dos materiais, solicitar somente o estritamente necessário para atendimento às demandas da unidade e abster-se de encaminhar pedidos de materiais que já constem em quantidade suficiente no depósito.
A listagem dos materiais distribuídos pelo Almoxarifado Central pode ser visualizada por meio do sítio do DCOM.
Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente, conforme as instruções da seção Procedimentos para a aquisição de materiais deste Manual.
Para realizar um pedido de material de consumo ao Almoxarifado Central, deve-se solicitar perfil de usuário, por meio do encaminhamento de um Documento de Oficialização de Demanda de Desenvolvimento de Sistemas (DOD) à SeTIC. Após a liberação do perfil, realizar os procedimentos descritos a seguir.
CRIAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO CENTRAL
O primeiro passo após a liberação do perfil de usuário é acessar o sistema solar
a) No módulo 'Pedidos', menu 'Materiais', selecione o submenu 'Material de Consumo', em seguida acione o botão 'Novo' para abrir a tela 'Pedido de Material de Consumo';
b) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):
- Órgão*: sigla e descrição do órgão. O sistema preenche automaticamente com o órgão do usuário;
- Setor solicitante*: sigla e descrição do setor solicitante;
- Setor destino*: sigla e descrição do setor destino;
- Almoxarifado*: sigla e descrição do almoxarifado;
- Emissão: data de emissão do pedido
- Expediente*: código e descrição do documento de expediente relacionado ao pedido;
- Nº: número do documento de expediente;
- Centro de Custo: código e descrição do centro de custo relacionado ao pedido
- Descrição resumida*: descrição de informações relevantes sobre o pedido de material de consumo;
- Justificativa: justificativa do pedido;
- Observações: observação adicional a respeito do pedido;
- Solicitante*: funcionário responsável pelo pedido;
c) Se for necessário, acione os botões de consulta posicionados ao lado dos referidos campos;
d) Selecione a opção “Pedido urgente” para que o pedido seja registrado como urgente;
e) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro:
GRUPO MATERIAIS
- Material*: identificação do material;
- Embalagem*: tipo de embalagem. Ao selecionar o material, este campo é preenchido automaticamente;
- Qtde*: quantidade de material solicitado;
- Detalhes: observação sobre o material;
- Especificação: especificação do material;
f) Acione o botão 'Confirmar' para adicionar os dados na tabela;
g) Há três modos para cadastrar materiais: acionando o botão 'Catálogo', 'Copiar Pedido' ou o botão 'Adicionar';
h) Para verificar mais detalhes sobre o material, acione o ícone 'T';
i) Para verificar mais detalhes, selecione o registro, acionando o ícone 'lápis'. Ao clicar no ícone indicado, será aberta uma tela com todas as informações referentes a este item para consulta e edição;
j) Para excluir um item da tabela, acione o ícone 'X';
k) Acione o botão 'Salvar' para armazenar os dados no sistema;
l) Para cancelar o registro, acione o botão 'Cancelar';
m) Confira os dados do pedido e clique no botão enviar para encaminhar o pedido para aprovação da chefia imediata, que deverá aprová-lo para que o sistema o direcione para a fila de trabalho da Coordenadoria de Almoxarifado Central.
Na primeira semana de cada mês o Almoxarifado Central fecha para realização do balanço mensal. Portanto, os pedidos de material de consumo devem ser encaminhados antes ou após esse período.
APROVAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO
Após a criação do pedido de material de consumo, esse deverá ser aprovado pela chefia imediata do servidor que realizou o cadastro do pedido, por meio do acesso à sua fila de trabalho no Sistema de Processos Administrativos (SPA), tarefa 'Aprovar pedido'.
RECEBIMENTO DO MATERIAL DO ALMOXARIFADO
O material de consumo deve ser recebido por servidor devidamente designado para tal atividade pelo ordenador de despesas da Unidade, o qual deverá realizar a conferência do material no momento do recebimento, armazenando-o de forma adequada no depósito setorial até a completa distribuição para as subunidades.
O servidor responsável pelo depósito deverá manter controle das entradas e saídas de material e observar procedimentos relativos ao correto armazenamento e manuseio dos mesmos.
Somente após a confirmação do recebimento do pedido no sistema será possível efetuar novo pedido.
Desta forma, a sequência de etapas relacionadas ao pedido de material do Almoxarifado Central consiste em:
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Todas as etapas deverão ser cumpridas, de modo que o material possa ser adequadamente entregue nas Unidades requerentes. Caso alguma etapa não seja cumprida, o material retornará ao Almoxarifado Central.
Resume-se assim o fluxo:
A conferência quantitativa é a atividade que verifica se a quantidade declarada na Nota de Saída de Materiais corresponde efetivamente à recebida.
- As entregas efetuadas pela Coordenadoria de Almoxarifado Central serão obrigatoriamente conferidas quantitativamente pelo representante da Unidade requerente em conjunto com o(s) colaborador(es) da empresa terceirizada que estará(ão) efetuando a entrega, caso contrário tais entregas não serão concluídas.
- Os pedidos elaborados pela Unidade no Sistema Solar/ALX, após a correspondente aprovação por parte do Almoxarifado, transformam-se em Notas de Saída de Materiais, as quais acompanham a entrega dos materiais, que deverão ser assinadas após a conferencia quantitativa por servidor designado por sua Unidade. Além da assinatura, deverá ser inserido o nome legível e/ou carimbo.
PEDIDOS DE REVISÃO DE COTAS DOS MATERIAIS
As unidades gestoras da UFSC dispõem de uma cota (quantidade) mensal para solicitar cada um dos materiais fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Caso seja necessário rever as cotas da unidade, o servidor responsável deverá encaminhar solicitação digital por meio do Sistema Solar para DCOM/PROAD, com a ciência do ordenador de despesas, solicitando a revisão das cotas e justificando a necessidade e quantidade item a item.
Em seguida, os servidores responsáveis irão avaliar o pedido e retornar com a resposta na mesma solicitação digital.
Os parâmetros para concessão de cotas estão disponíveis na Portaria Normativa nº 2/2016/PROAD
SOLICITAÇÃO DE COTA EXTRA
A "cota extra" tem por objetivo atender a demandas pontuais de materiais de consumo distribuídos pelo Almoxarifado Central. Desta forma, não há a necessidade de manutenção de uma cota fixa mensal para atendimento de uma necessidade que ocorre uma vez ao ano, por exemplo.
Para encaminhar solicitação de materiais distribuídos pelo Almoxarifado Central por meio de cota extra, deve-se:
- Verificar com o/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante se há saldo financeiro para realizar o pedido;
- Havendo saldo, enviar uma Solicitação Digital para DCOM/PROAD contendo a necessidade, justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, uma vez que há utilização de recursos da cota de Almoxarifado da referida Unidade. Recomenda-se que tal justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas sejam feitas por meio de Ofício endereçado à Direção do DCOM.
O pedido será analisado pela Direção e, caso seja deferido, seguirá para atendimento da Coordenadoria do Almoxarifado Central.
| CRIAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE MATERIAL POR COTA EXTRA |
Passo a passo:
a) No módulo 'SPA', selecione 'cadastro de solicitação digital' ;
b) Preencha os campos obrigatórios como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):
- Setor de abertura*: Sigla e descrição do setor. O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Setor de origem*: Sigla e descrição do setor. O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Interessado na UFSC*: Preencher com os dados da chefia do setor;
- Grupo de assunto*: 328 - Solicitação;
- Assunto*: 1301 - Solicitação - Materiais;
- Detalhamento: Solicitação de Cota Extra para (informar o local);
- Município/campus: Preenchido automaticamente pelo sistema;
c) Clique em 'Próximo' e confira as informações;
d) Clique em 'Concluir cadastro';
e) Selecione 'Peças' e adicione ofício endereçado ao DCOM com a necessidade e justificativa do pedido e demais documentos que se façam necessários.
f) Clique em 'Encaminhar':
- Motivo tramitação: 'Para providências';
- Encaminhamento:
- Caso não tenha sido anexado um ofício às peças da Solicitação, é preciso descrever as informações relevantes sobre o pedido de material de consumo, como: justificativa para a solicitação, códigos e dados dos materiais, quantidades, expectativa de tempo de utilização do/s material/ais, número de servidores/estudantes atendidos etc.,
- Caso um ofício e outros documentos tenham sido anexados às peças da Solicitação, basta preencher este campo com um breve despacho, como por exemplo: 'Para análise e providências'.
- Tarefa: encaminhar para outro setor;
- Setor:
- Se a solicitação de cota extra já estiver autorizada pela unidade gestora (que possui saldo financeiro), preencher com DCOM/PROAD;
- Se a solicitação de cota extra ainda não possuir autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, será preciso encaminhar a Solicitação Digital primeiramente para a unidade gestora e depois, havendo aprovação, para DCOM/PROAD.
g) Clique em 'Encaminhar';
Uma vez que a cota extra não é prevista, não há garantia de disponibilidade no estoque do Almoxarifado Central para atendimento no momento do pedido. Assim, caso seja uma grande quantidade a ser solicitada, recomenda-se a programação com antecedência para reposição do estoque, se necessário.
Caso não seja anexado ofício assinado pelo/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, a Solicitação Digital deverá ser tramitada para a fila do/a Ordenador/a de Despesas, que deverá autorizar o gasto no despacho de tramitação subsequente.