PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL
A Coordenadoria de Almoxarifado Central (CAC/DCOM/PROAD) é o setor vinculado ao Departamento de Compras que realiza os procedimentos de aquisição, recebimento, armazenagem e distribuição dos materiais de consumo de uso comum aos diversos setores da UFSC.
Todas as Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota financeira que, dentre outras finalidades, pode ser utilizada para realizar pedidos de material de consumo ao Almoxarifado Central, de acordo com as cotas de materiais previamente estabelecidas;
Deve-se zelar pela racionalização e economia dos materiais, solicitar somente o estritamente necessário para atendimento às demandas da unidade e abster-se de encaminhar pedidos de materiais que já constem em quantidade suficiente no depósito.
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Para realizar um pedido de material de consumo ao Almoxarifado Central, deve-se solicitar perfil de usuário, por meio do encaminhamento de um Documento de Oficialização de Demanda de Desenvolvimento de Sistemas (DOD) à SeTIC. Após a liberação do perfil, realizar os procedimentos descritos a seguir.
CRIAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO CENTRAL
O primeiro passo após a liberação do perfil de usuário é acessar o sistema solar
a) No módulo 'Pedidos', menu 'Materiais', selecione o submenu 'Material de Consumo', em seguida acione o botão 'Novo' para abrir a tela 'Pedido de Material de Consumo';
b) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):
- Órgão*: sigla e descrição do órgão. O sistema preenche automaticamente com o órgão do usuário;
- Setor solicitante*: sigla e descrição do setor solicitante;
- Setor destino*: sigla e descrição do setor destino;
- Almoxarifado*: sigla e descrição do almoxarifado;
- Emissão: data de emissão do pedido
- Expediente*: código e descrição do documento de expediente relacionado ao pedido;
- Nº: número do documento de expediente;
- Centro de Custo: código e descrição do centro de custo relacionado ao pedido
- Descrição resumida*: descrição de informações relevantes sobre o pedido de material de consumo;
- Justificativa: justificativa do pedido;
- Observações: observação adicional a respeito do pedido;
- Solicitante*: funcionário responsável pelo pedido;
c) Se for necessário, acione os botões de consulta posicionados ao lado dos referidos campos;
d) Selecione a opção “Pedido urgente” para que o pedido seja registrado como urgente;
e) Preencha os campos disponíveis como parâmetros para o cadastro:
GRUPO MATERIAIS
- Material*: identificação do material;
- Embalagem*: tipo de embalagem. Ao selecionar o material, este campo é preenchido automaticamente;
- Qtde*: quantidade de material solicitado;
- Detalhes: observação sobre o material;
- Especificação: especificação do material;
f) Acione o botão 'Confirmar' para adicionar os dados na tabela;
g) Há três modos para cadastrar materiais: acionando o botão 'Catálogo', 'Copiar Pedido' ou o botão 'Adicionar';
h) Para verificar mais detalhes sobre o material, acione o ícone 'T';
i) Para verificar mais detalhes, selecione o registro, acionando o ícone 'lápis'. Ao clicar no ícone indicado, será aberta uma tela com todas as informações referentes a este item para consulta e edição;
j) Para excluir um item da tabela, acione o ícone 'X';
k) Acione o botão 'Salvar' para armazenar os dados no sistema;
l) Para cancelar o registro, acione o botão 'Cancelar';
m) Confira os dados do pedido e clique no botão enviar para encaminhar o pedido para aprovação da chefia imediata, que deverá aprová-lo para que o sistema o direcione para a fila de trabalho da Coordenadoria de Almoxarifado Central.
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APROVAÇÃO DO PEDIDO DE MATERIAL DO ALMOXARIFADO
Após a criação do pedido de material de consumo, esse deverá ser aprovado pela chefia imediata do servidor que realizou o cadastro do pedido, por meio do acesso à sua fila de trabalho no Sistema de Processos Administrativos (SPA), tarefa 'Aprovar pedido'. Predefinição:Topo
RECEBIMENTO DO MATERIAL DO ALMOXARIFADO
O material de consumo deve ser recebido por servidor devidamente designado para tal atividade pelo ordenador de despesas da Unidade, o qual deverá realizar a conferência do material no momento do recebimento, armazenando-o de forma adequada no depósito setorial até a completa distribuição para as subunidades.
O servidor responsável pelo depósito deverá manter controle das entradas e saídas de material e observar procedimentos relativos ao correto armazenamento e manuseio dos mesmos.
Somente após a confirmação do recebimento do pedido no sistema será possível efetuar novo pedido.
Desta forma, a sequência de etapas relacionadas ao pedido de material do Almoxarifado Central consiste em:
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Resume-se assim o fluxo:
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PEDIDOS DE INCLUSÃO/REVISÃO DE COTAS DOS MATERIAIS
As Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota (quantidade) mensal para solicitar cada um dos materiais fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Caso seja necessário solicitar inclusão ou revisão as cotas de uma Unidade, é preciso encaminhar uma Solicitação Digital à Direção do Departamento de Compras por meio do módulo SPA do Sistema SOLAR para a fila DCOM/PROAD, com a autorização expressa do/a Ordenador/a de Despesas, solicitando a inclusão ou revisão das cotas e justificando a necessidade e quantidade item a item.
Os parâmetros para concessão de cotas estão disponíveis na Portaria Normativa nº 2/2016/PROAD
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Para encaminhar o pedido:
- Verifique com o/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante se há saldo financeiro para realizar o pedido de inclusão ou de revisão de cota;
- Havendo saldo, enviar uma Solicitação Digital para a fila DCOM/PROAD contendo:
- Código e descrição do/s item/ns;
- Justificativa;
- Autorização do/a Ordenador/a de Despesas (uma vez que há utilização de recursos da referida Unidade).
O pedido será analisado pela Direção e, caso seja deferido, seguirá para atendimento da Coordenadoria do Almoxarifado Central.
| CRIAÇÃO DE PEDIDOS DE INCLUSÃO/REVISÃO DE COTAS DOS MATERIAIS |
Passo a passo:
a) No módulo 'SPA' do Sistema SOLAR, selecione 'Cadastro de solicitação digital' ;
b) Preencha os campos obrigatórios como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):
- Setor de abertura*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Setor de origem*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Interessado na UFSC*: Preencher com os dados da chefia do setor;
- Grupo de assunto*: 328 - Solicitação;
- Assunto*: 1301 - Solicitação - Materiais;
- Detalhamento: Solicitação de Revisão de Cota ou Solicitação de Cota;
- Município/campus: Preenchido automaticamente pelo sistema.
c) Clique em 'Próximo' e confira as informações;
d) Clique em 'Concluir cadastro';
e) Selecione 'Peças' caso queira inserir um documento informando o/s código/s e descrição do/s item/ns, justificativa do pedido e demais documentos que se façam necessários.
f) Clique em 'Encaminhar':
- Motivo tramitação: 'Para providências';
- Encaminhamento:
- Caso não tenha sido anexado um arquivo às peças da Solicitação, será preciso descrever neste campo as informações relevantes sobre o pedido, como: justificativa, códigos e dados dos materiais, quantidades para a cota mensal, número de servidores atendidos etc.,
- Caso um ofício e outros documentos tenham sido anexados às peças da Solicitação, basta preencher este campo com um breve despacho, como por exemplo: 'Para análise e providências'.
- Tarefa: encaminhar para outro setor;
- Setor:
- Se a solicitação de cota extra já estiver autorizada pela unidade gestora (que possui saldo financeiro), tramitar para a fila DCOM/PROAD;
- Se a solicitação de cota extra ainda não possuir autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, será preciso encaminhar a Solicitação Digital primeiramente para o/a Ordenador/a de Despesas e depois, havendo sua aprovação expressa, para a fila DCOM/PROAD.
g) Clique em 'Encaminhar'.
SOLICITAÇÃO DE COTA EXTRA
A "cota extra" tem por objetivo atender a demandas pontuais de materiais de consumo distribuídos pelo Almoxarifado Central. Desta forma, não há a necessidade de manutenção de uma cota fixa mensal para atendimento de uma necessidade que ocorre uma vez ao ano, por exemplo.
Para encaminhar solicitação de materiais distribuídos pelo Almoxarifado Central por meio de cota extra, deve-se:
- Verificar com o/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante se há saldo financeiro para solicitar a cota extra;
- Havendo saldo, enviar uma Solicitação Digital para DCOM/PROAD contendo a necessidade, justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, uma vez que há utilização de recursos da cota de Almoxarifado da referida Unidade. Recomenda-se que tal justificativa e autorização do/a Ordenador/a de Despesas sejam feitas por meio de Ofício endereçado à Direção do DCOM.
A solicitação será analisada pela Direção e, caso seja deferida, seguirá para atendimento da Coordenadoria do Almoxarifado Central (CAC/DCOM).
| CRIAÇÃO DE SOLICITAÇÃO DE MATERIAL POR COTA EXTRA |
Passo a passo:
a) No módulo 'SPA' do Sistema SOLAR, selecione 'Cadastro de solicitação digital' ;
b) Preencha os campos obrigatórios como parâmetros para o cadastro (o asterisco sinaliza os campos de preenchimento obrigatório):
- Setor de abertura*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Setor de origem*: O sistema preenche automaticamente com o setor do usuário;
- Interessado na UFSC*: Preencher com os dados da chefia do setor;
- Grupo de assunto*: 328 - Solicitação;
- Assunto*: 1301 - Solicitação - Materiais;
- Detalhamento: Solicitação de Cota Extra;
- Município/campus: Preenchido automaticamente pelo sistema.
c) Clique em 'Próximo' e confira as informações;
d) Clique em 'Concluir cadastro';
e) Selecione 'Peças' e adicione ofício endereçado ao DCOM com a necessidade e justificativa do pedido e demais documentos que se façam necessários.
f) Clique em 'Encaminhar':
- Motivo tramitação: 'Para providências';
- Encaminhamento:
- Caso não tenha sido anexado um ofício às peças da Solicitação, é preciso descrever as informações relevantes sobre o pedido de material de consumo, como: justificativa para a solicitação, códigos e dados dos materiais, quantidades, expectativa de tempo de utilização do/s material/ais, número de servidores/estudantes atendidos etc.,
- Caso um ofício e outros documentos tenham sido anexados às peças da Solicitação, basta preencher este campo com um breve despacho, como por exemplo: 'Para análise e providências'.
- Tarefa: encaminhar para outro setor;
- Setor:
- Se a solicitação de cota extra já estiver autorizada pela unidade gestora (que possui saldo financeiro), preencher com DCOM/PROAD;
- Se a solicitação de cota extra ainda não possuir autorização do/a Ordenador/a de Despesas da Unidade requisitante, será preciso encaminhar a Solicitação Digital primeiramente para a unidade gestora e depois, havendo aprovação, para DCOM/PROAD.
g) Clique em 'Encaminhar'.