Catálogo de materiais
Grupos de materiais
A especificação clara, sucinta e correta do objeto é fundamental para o sucesso de qualquer aquisição e deve demonstrar os requisitos mínimos do que se deseja adquirir, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Dessa forma, caso não exista uma ata de registro de preços (ARP) vigente para o material que se pretende adquirir, a consulta ao catálogo digital da UFSC é o primeiro passo para iniciar um pedido de aquisição.
Para aprender a realizar compras setoriais por meio do Sistema SOLAR, é fundamental o entendimento da metodologia de organização dos materiais nos sistemas da UFSC, que, para fins administrativos, são separados em dois grandes grupos:
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
Exemplos:
- O código 099.15.291524 é referente a um material de consumo (099) pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (fungicida);
- O código 077.42.292098, por sua vez, designa um material permanente (077) pertencente à família do mobiliário em geral (077.42). Seus últimos seis dígitos dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta).
Consulta ao catálogo
Para consultar itens já catalogados, basta acessar MENU → PEDIDOS → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS:
Obs: também é possível acessar MENU → ALMOXARIFADO → COMPRA/CONTRATAÇÃO → CATÁLOGO DE MATERIAIS.
A consulta pode ser realizada pela descrição do item (nome de identificação do material permanente ou consumo) ou pelos grupos específicos citados anteriormente.
Consulta pela descrição do item
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR DESCRIÇÃO DO MATERIAL (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item;
- Ordenado por (3): selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros (4): selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material. Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
Consulta pelo grupo de materiais
Após entrar no catálogo, selecione a opção POR GRUPO (1) na caixa de seleção RELATÓRIO e preencha os seguintes campos obrigatórios:
- Grupo (2): insira o grupo e subgrupo do item;
- Ordenado por: selecione CÓDIGO DO MATERIAL;
- Parâmetros: selecione as opções IMPRIMIR SOMENTE MATERIAIS ATIVOS e IMPRIMIR ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA;
- Selecione o modo de apresentação em PDF e clique em VISUALIZAR.
Exemplo:
O item "cadeira de escritório" é caracterizado como material permanente ("Grupo 077") do subgrupo mobiliários em geral ("Subgrupo 42"). Dessa forma, sua pesquisa no Relatório deve ser feita pelo código "077.42".:
Pedido de catalogação
A fase de especificação e catalogação do material é o primeiro passo para realização do pedido de compras.
Na UFSC, a Pró-Reitoria de Administração (PROAD) (conforme Memorando Circular nº 7/2018/PROAD, de 23/jul/18) é responsável pela fase de catalogação de materiais, cadastrando itens e/ou atualizando itens no sistema de compras.
Orientações sobre esta fase dos pedidos de compra de materiais devem ser obtidas no sítio eletrônico da PROAD, menu "Catalogação de materiais e serviços".
