DOAÇÕES E EMPRÉSTIMOS
Introdução
A entrada no Brasil de bens remetidos do exterior, mesmo quando não se trata de uma aquisição, envolve a liberação alfandegária junto à Receita Federal e, eventualmente, outros órgãos anuentes, tais como Anvisa, Inmetro, Ministério da Agricultura, Ibama, CNEN, entre outros.
Nestes casos, enquadram-se:
- as doações à UFSC de materiais permanentes por instituições estrangeiras, públicas ou privadas; e
- os empréstimos temporários de materiais permanentes de propriedade de instituições estrangeiras, públicas ou privadas, para uso na UFSC e posterior devolução à origem.
O recebimento de tais materiais na UFSC depende, basicamente, de dois processos (que detalharemos mais adiante):
- análise e autorização do recebimento do material pela UFSC (doação ou empréstimo); e
- análise e autorização para a expedição do material na instituição estrangeira de origem, para posterior liberação na alfândega brasileira e entrega na UFSC (logística da importação).
Problemas ocasionados pelo envio sem o prévio conhecimento da CIE
Mesmo que a remessa seja efetuada via courier (FedEx, DHL, UPS etc.), a instituição estrangeira de origem pode (às vezes sem esta intenção) enviar o material para desembaraço formal (quando é necessária a atuação de um despachante). Além disso, a Receita Federal pode, a qualquer momento, fazer verificações adicionais por amostragem ou estabelecer novos critérios para suas análises.
Ou seja: se já foram enviados equipamentos diversas vezes à Universidade via courier e nunca houve problemas, não é necessariamente porque o processo foi feito da maneira adequada, e sim devido ao fato de a Receita Federal não tê-los selecionado para análise criteriosa. Lembre-se de que a legislação pode sofrer alterações, e podem ser necessários novos procedimentos que não eram executados anteriormente.
Nestes casos em que a Receita Federal faz a verificação da remessa, há prazos que devem ser cumpridos (sob risco de multa, apreensão e/ou perdimento do material) e são necessários procedimentos por parte da CIE, e eventualmente por outros setores da Universidade.
Além disso, há custos financeiros envolvido na liberação alfandegária, tais como:
- tributos;
- despesas administrativas das empresas de courier;
- honorários do despachante aduaneiro;
- armazenagem e capatazia dos Terminais de Carga dos aeroportos;
- frete no caso de trânsito aduaneiro ou eventual devolução;
- multas e penalidades aplicadas devido a problemas na documentação;
- outros custos não previstos.
Tais custos e penalizações decorrentes do envio de materiais sem a autorização prévia da CIE ou do não seguimento das instruções dadas pela CIE, serão de responsabilidade do servidor técnico ou docente destinatário da remessa (ou o responsável pelos alunos destinatários), não excluída a possibilidade de envio do processo à Corregedoria-Geral para apuração de responsabilidade.
Estes envios sem o prévio conhecimento e autorização da CIE, que toma ciência do problema somente no momento da retenção pela Receita Federal, interferem no andamento de outros processos (enviados dentro dos prazos previamente estabelecidos), e não têm garantia do sucesso na liberação.
Há a dificuldade adicional de coordenação dos diversos agentes envolvidos (instituição estrangeira, aeroportos, courier, despachantes, servidores requerentes, etc) em pouco tempo para tentar cumprir os prazos. Mesmo nos casos em que se possa atuar em tempo hábil, o processo pode ter vindo com problemas não passíveis de serem solucionados, e a única alternativa seria a devolução do material à origem para instrução adequada da documentação (o que também pode gerar custos adicionais).
Em alguns casos, os materiais podem ser confiscados, e posteriormente leiloados ou destruídos, ocasionando, além do prejuízo financeiro, danos à imagem da Universidade junto a instituições estrangeiras.
Materiais enviados para o nome do servidor técnico ou docente (ou de alunos vinculados a estes) ou trazidos na bagagem, serão considerados como sendo da pessoa física e não da UFSC e, desta forma, não caberá à CIE intervir.
Procedimentos prévios
Antes da expedição do material permanente pela instituição estrangeira, é necessário solicitar ao DGP a análise do processo de doação ou de empréstimo e aguardar a sua conclusão. Além disso, é necessário solicitar junto à CIE uma estimativa de custos envolvidos no envio e posterior liberação do material no Brasil.
Estimativa de custos
Tendo em vista que os custos serão assumidos pelo requerente, deve ser feita previamente uma estimativa das despesas relacionadas à logística necessária para trazer os bens da origem até à Universidade (frete internacional, desembaraço alfandegário, armazenagem e capatazia nos Terminais de Cargas, entre outros).
Para tanto, basta enviar um e-mail à CIE (importacao@contato.ufsc.br), com as informações abaixo:
- bens a serem transportados (nome resumido/comercial e breve descrição do material)
- detalhes do material (se contém material biológico, radioativo, baterias, etc)
- detalhes do processo:
- fonte de recurso
- finalidade
- local de uso
- se será utilizado em pesquisa científica
- se há um prazo limite ou prazo desejável para o material chegar à UFSC
- endereço de origem (endereço, cidade e país)
- dimensões e peso bruto da carga já embalada (estimativa), bem como material da embalagem (papelão, plástico, madeira, etc)
- valor dos bens na moeda estrangeira (estimativa)
- anexar documentos que já estejam disponíveis (orçamentos, fichas de segurança, catálogos, etc.)
Doação
Os procedimentos para o recebimento de bens em doação estão no sítio do DGP: https://benspermanentes.ufsc.br/resumo-orientacoes-recebimentos-e-saidas-de-bens/
Empréstimo
Observação: o termo empréstimo utilizado nesta seção pode se referir a outras modalidades, como cessão temporária, comodato, empréstimo etc. Porém, sempre significando que o material será utilizado temporariamente na UFSC e ao final será devolvido à origem. A análise deste enquadramento será feita pelo DGP.
Segundo informações do DGP, o fluxo preliminar é o seguinte:
- Abrir um Processo Digital no SPA.
- Para cadastramento do processo no SPA, os campos deverão ser preenchidos com as seguintes informações:
- Interessado: Coordenador do projeto;
- Grupo de assunto: 63 – Comodato;
- Assunto: 205 – Comodato;
- Detalhamento: Termo de Comodato Celebrado entre (nome das Instituições).
- Inserir como peças neste processo:
- Memorando ao Reitor, ao Pró-Reitor de Administração ou ao Diretor do DGP/PROAD contendo as justificativas para o Contrato de Comodato, contendo inclusive a comprovação da dotação orçamentária para cobrir as despesas decorrentes do contrato (memorando deverá ser assinado pelo requerente e com anuência do Diretor do Centro de Ensino/Agente Patrimonial Nato);
- Convênio ou Termo de Cooperação ou Comprovante de Aquisição do bem (se for o caso);
- Notas Fiscais e Valor atual do bem na Comodante/Cedente (informado no Contrato ou anexo ao contrato);
- Planilha para tombamento, discriminando detalhadamente as Características dos Bens/Serviços ( http://dgp.proad.ufsc.br/files/2014/08/Planilha-para-Tombamentofomatada.xls);
- Minuta do Termo de Comodato/Cessão (com vigência igual ou superior ao vencimento do convênio, em caso de bens de terceiro);
- Carta de Anuência em caso de bem pertencente à um terceiro órgão.
- Encaminhar ao DIPROJ/DGP/PROAD.
Maiores esclarecimentos sobre os procedimentos deste item, devem ser verificados junto ao DGP.
Procedimentos para o transporte
Após a aprovação da doação ou do empréstimo, deve ser instruído pelo requerente um processo digital no sistema SPA, para que a CIE inicie os procedimentos para o transporte, conforme especificidades do processo.
Documentação necessária
- Ofício à CIE solicitando os procedimentos e liberações necessárias para o material chegar ao destino final, com no mínimo as seguintes informações:
- informações sobre o material;
- número do processo de aprovação do recebimento do material pela UFSC;
- detalhes sobre o frete internacional (se será pago pela origem ou pela UFSC, qual empresa escolhida, local de entrega na UFSC etc.);
- detalhes sobre a fonte de recurso e o responsável pelo pagamento das demais despesas estimadas;
- se for o caso de empréstimo temporário, prazo para retorno; e
- demais informações que julgar importantes.
- Invoice, orçamento, fatura, proforma invoice etc. referentes ao material
Fluxo do processo de importação
Para proceder à abertura de processo digital, acesse o sistema Solar, Menu, módulo SPA e clique em Cadastro de Processo Digital. Preencha os campos da seguinte forma:
- Interessado na UFSC
- insira os dados do servidor requerente (não do fornecedor)
- Grupo de Assunto
- 143 (Importação)
- Assunto
- 559 (Importação)
- Detalhamento
- Solicitamos análise do presente processo visando a importação de material permanente doado/emprestado à UFSC por nome da instituição estrangeira a ser utilizado no informar o nome do Centro/Departamento/setor/programa ou laboratório beneficiado.
Para finalizar, clique em Próximo, confira os dados e clique em Concluir cadastro.
Para anexar a documentação, na aba Peças, clique no botão Inserir Peça, depois siga as instruções na tela.
Deve-se inserir um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo. Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação, antes de qualquer análise.
Logo após, encaminhe o processo para CIE/DCOM, sem informar usuário específico.
O processo será analisado pela equipe da CIE. Caso haja alguma inconformidade, o processo será retornado ao setor de origem com as informações para correção constantes no despacho.
De acordo com as especificidades do processo, a CIE verificará os procedimentos necessários à entrega do material ao requerente, solicitando a documentação adicional e os recursos para pagamento.