Autorização de Fornecimento
ORIENTAÇÕES INICIAIS
Após da assinatura das Atas de Registro de Preços (ARP) e da inserção de seus dados no SIAFI, a vigência do Pregão SRP e outras informações poderão ser consultadas, conforme instruções da seção Consulta de Atas Vigentes e Saldo de Itens.
Quando um Pregão constar na planilha 'Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes' o empenho dos itens poderá ser solicitado pelas unidades requerentes.
O fluxo a seguir busca orientar o servidor quando da necessidade de solicitar um item, considerando as questões de vigência da ata e saldo de itens:
- Verificar disponibilidade orçamentária:
Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM. Devem estar disponíveis na UGR do setor requerente.
Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.
Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente (há fluxo disponível no próprio pedido de AF). O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).
CONSULTA DE ATAS VIGENTES E SALDO DE ITENS
Caso ainda não possua o nº do pregão ou do processo e do item que se pretende empenhar e tenha dificuldade em encontrar pela planilha indicada abaixo, sugerimos a consulta da listagem geral de itens licitados por ano.
Consulta de atas vigentes
A consulta das atas vigentes deve ser realizada através da planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes.
Na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, na coluna “Pregão”, é possível encontrar o Relatório de Homologação do respectivo pregão. Este documento auxilia a encontrar os itens que estão disponíveis para aquisição e a verificar quais dos itens solicitados pelos setores no processo de origem acabaram cancelados (itens sem vencedor):
Consulta da listagem geral de itens licitados por ano
Não sendo possível encontrar o item desejado nos relatórios disponíveis na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanente, é possível realizar a busca no Sistema Solar, conforme orientações a seguir. Esta pesquisa retornará como resultado o saldo de itens em todas as Atas vigentes:
1. No Sistema Solar, selecione o módulo “Compras & Licitações”;
ATENÇÃO: É necessário possuir acesso ao módulo “Compras & Licitações” para consultar as informações abaixo. Se você não possui, peça acesso por meio da SeTIC.
2. Após, no menu “Consultas e Relatórios”, clique em “Saldo de R.P.”;
3. Na tela de consulta de saldo, informe apenas o ano de vigência a ser pesquisado e clique em “Consultar”.
ATENÇÃO: O ideal é pesquisar o ano vigente e o anterior, uma vez que as atas possuem 12 meses de vigência e podem haver atas vigentes do ano antecessor ao atual.
Você pode gerar um relatório em PDF ou XLS, entretanto, a busca é mais facilitada por meio do documento em PDF.
4. Após carregado o relatório, pressione no teclado do seu computador as teclas Ctrl + F e digite o item que você procura. No exemplo utilizamos o termo “tesoura”. Em seguida, clique em “Próximo”.
ATENÇÃO: Note que podem existir vários tipos de item para o mesmo termo, como por exemplo, tesoura de poda, cirúrgica, de escritório etc. Para tanto, cada vez que você clicar “Próximo” aparecerão mais itens, na medida em que estejam disponíveis dentre os itens vigentes daquele ano.
5. O último passo é verificar se o item está vigente (levando em consideração o prazo para pedidos de empenho) e se possui saldo. Para isso, basta verificar os dados que o próprio relatório já traz, incluindo o número do processo do pregão, o número do pregão (Nº Edital/Ofício) , o número da ata, o nome do fornecedor e o objeto do pregão.
Consulta a saldo de itens de pregões compartilhados, ou não, entre Unidades
Tendo em mãos os dados do item que se pretende adquirir (Nº do Item e Pregão/Ano), a consulta do saldo do item deve ser realizada junto ao Sistema Solar. Não serão mais elaboradas as planilhas de controle de saldo, sendo, a partir de agora, todo o saldo dos pregões controlados diretamente pelo sistema.
1. No Sistema Solar deve-se selecionar, em MENU, o módulo Pedidos -> Consultas e Relatórios -> Saldo AF:
(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
2. Na tela de “Saldo AF”, orienta-se que a busca seja feita, no mínimo, com o parâmetro “Nº edital/ofício”, onde deve ser inserido o número e ano do pregão. Outros parâmetros de pesquisa podem ser inseridos, caso sejam de conhecimento/interesse do usuário.
Sobre o resultado da pesquisa de “Saldo AF”, tem-se como informações relevantes para a consulta de saldo:
- Campo SETOR: setor de origem que demandou o item no processo licitatório;
- Campo ITEM: Nº do item no processo licitatório;
- Campo DESCRIÇÃO: descrição resumida do item;
- Campo LICITADO: quantidade total licitada para o respectivo item;
- Campo SALDO TOTAL: quantidade do total licitado que ainda está disponível para aquisição;
- Campo QT. DEF. SETOR: refere-se a quantas unidades do total licitado daquele item (campo LICITADO) foi deferida para o setor (conforme campo SETOR)
- Campo SALDO SETOR: quantas unidades do total deferido para o setor ainda está disponível para aquisição.
No caso dos itens que aparecem mais de uma vez no relatório: esses itens são os chamados “itens compartilhados”.
Neste caso, no campo LICITADO e SALDO TOTAL, a quantidade será a mesma para todos os setores que demandaram aquele item. Assim, o que cada setor deve observar, com maior cautela, são os campos “QT. DEF. SETOR” e, em especial, o campo “SALDO SETOR”, para então identificar quantas unidades estão disponíveis para solicitar.
No caso de itens que não aparecem no relatório, existem duas possibilidades:
- Todo o quantitativo licitado para o item já foi adquirido.
OU
- O item foi cancelado no momento do Pregão Eletrônico (ver anexo na planilha Atas Vigentes – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes):
AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO (AF)
- Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir (as orientações completas de fluxo encontram-se na seção “Emissão de Pedido de AF”).
"CARONA INTERNA"
- Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):
- nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
- ainda, sendo aplicável, necessário inserir e-mail de concordância do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência.
ITEM PERMANENTE
- Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):
- necessário inserir o Formulário de Tombamento;
- necessário tramitar a AF para a DGO/SEPLAN, para alocação dos recursos em Nota de Dotação (ND). Há, no fluxo da AF, a tarefa "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária".
ITEM COM CONTRATO
- Caso o pedido seja de um item que exige contrato:
- necessário anexar Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados: dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC/PROAD).
O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
2. Garantia estendida, superior a 12 meses
Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.
PREGÕES DE TIC DO MINISTÉRIO DA ECONOMIA
- Caso seja um pedido de item de pregão de TIC do ME, necessário anexar:
- OFB: Ver modelo neste link.
- Autorização da SETIC para empenho
- Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados
Fluxo para emitir pedido de AF
O fluxo a seguir demonstra, de forma concisa, o caminho a ser realizado para a emissão de pedido de Autorização de Fornecimento
Todas as instruções das principais etapas do fluxo constam nas seções a seguir.
Passo a passo para emissão de pedido de AF
Para emitir o pedido de Autorização de Fornecimento (AF), necessário seguir os seguintes passos:
1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo
(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa 1 - Dados do pedido. Os principais dados dessa etapa são:
- Setor origem: Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
| Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml
Observação: Informar o CPF e vínculo Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso. |
- Interessado: Requerente ou ordenador de despesas;
- Categoria: 7 - Licitação (Somente para material);
- Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
- Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.
3. Na Etapa 2 - Lotes/itens: Botão Adicionar para inclusão de Itens:
4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.
Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.
ATENÇÃO: Utilizar somente um pregão por AF.
Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos
ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:
- Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
- Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste.
- Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.
- Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme casos específicos (carona interna, material permanente ou item com contrato).
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento
12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário enviar o pedido pela tarefa do fluxo "Encaminhar ao DGO para realizar dotação orçamentária". No despacho, deve-se inserir as informações orçamentárias cabíveis ao pedido.
Após, o pedido retornará à fila "Emitir AF" e o requerente deve seguir conforme os próximos passos.
Caso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar esta etapa.
13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba Encaminhar, selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:
- Centro de Custo
- Dados do recurso
- Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: UGR, PTRES, Fonte e Atividade;
- Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;
- Local de Entrega, informando o CEP
- Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail
- Se a entrega será parcelada ou total
- Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)
14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
- Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.
Processo de empenho
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.
- Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.
Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o ordenador de despesas da UGR informada no despacho da AF e usada no empenho realize a assinatura da SNE.
Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
| Se o Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: “Para registro de empenho.” Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF |
| Se o Pregão estiver prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF |
| Se houver certidão prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF |
| Se constar CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher a opção “1”: Para providências OU só digitar a opção: 1 Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho. Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor” Setor: Preencher com o setor SE/DCF |
O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.
- Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
- Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.
CARONA INTERNA
Setor origem - Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertecem ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.
3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.
Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Cancelar pedido AF.
Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):
Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.
Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Solicitar Autorização Novamente.
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.
Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
RESTOS A PAGAR E ACOMPANHAMENTO CONTÍNUO DAS SOLICITAÇÕES DE EMPENHO
Regras: http://dcom.proad.ufsc.br/restos-a-pagar/
Ofício Circular: OFÍCIO CIRCULAR 12/2023/DCOM/PROAD
Anexo do Ofício Circular com o passo a passo: ANEXO – ORIENTAÇÕES RPNP
(em construção)