COMPRAS PÚBLICAS

A Constituição de 1988, em seu art. 37, inciso XXI, estabelece a obrigatoriedade do procedimento licitatório, ressalvadas as hipóteses de dispensa e inexigibilidade, nas quais se enquadram aqueles casos em que existe discricionariedade para optar ou não pela realização do procedimento licitatório e os casos em que a competição é inviável.

O tema é disciplinado pela Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, segundo a qual a licitação tem como objetivos principais a obtenção da proposta mais vantajosa para a administração pública, através da competitividade entre os licitantes, e a garantia de condições igualitárias a todos que queiram concorrer pela celebração do contrato com a administração e que preencham os requisitos pré-estabelecidos, atendendo ao princípio da isonomia.

Para satisfazer a esses objetivos a legislação contempla seis diferentes modalidades de licitação, das quais cinco estão elencadas no art. 22 da referida lei: concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão.

No entanto, a legislação posterior à Lei 8.666 prevê, para a aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor do objeto, a licitação na modalidade pregão (instituída pela Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002), preferencialmente na forma eletrônica (regulamentada pelo Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005). O procedimento licitatório descrito pela Lei de Licitações estipula que a habilitação dos licitantes precede a classificação. A habilitação consiste na verificação da regularidade da empresa junto aos órgãos do governo (Receita Federal, INSS, FGTS), e a aceitação consiste na verificação da proposta em relação ao preço e à especificação.

No pregão, entretanto, a fase de aceitação antecede a de habilitação. Essa inversão de fases proporciona agilidade ao processo, o que viabiliza a contratação de uma forma mais econômica e eficiente, sendo a modalidade utilizada na UFSC para aquisição de bens e serviços comuns.

Assim, a distinção básica no critério de seleção da modalidade adequada é determinada pela faixa de valor do objeto para as modalidades concorrência, tomada de preços, convite, concurso e leilão, enquanto o pregão é cabível para a aquisição de bens e serviços comuns, independentemente do valor.

Cumpre ressaltar que, para a aquisição de bens e serviços complexos ou de elevada especificidade técnica e, portanto, não enquadrados como “comuns”, é vedado o pregão, devendo ser selecionada a modalidade de licitação mais adequada conforme critério de valor.

Os bens e serviços comuns aos quais a legislação se refere são todos aqueles cujos padrões de qualidade podem ser objetivamente definidos em edital, segundo as especificações usuais do mercado, normalmente disponibilizados por uma extensa gama de fornecedores, e facilmente comparáveis entre si, de modo a possibilitar a escolha pelo critério de menor preço.

A Instrução Normativa nº5, de 27 de junho de 2014, mais conhecida como IN 5/2014, dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

PREGÃO ELETRÔNICO

A forma eletrônica da modalidade pregão é regulamentada pelo Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, e operacionalizada pelo portal de compras do Governo Federal. Para os órgãos da Administração Pública Federal, direta e indireta, o pregão deve ser realizado preferencialmente na forma eletrônica.

Conforme dispõe o referido Decreto, o pregão é a modalidade de licitação destinada à aquisição de bens e serviços comuns, qualquer que seja o valor do objeto, no âmbito da União.

Na forma eletrônica a disputa pelo fornecimento de bens ou serviços comuns é realizada a distância em sessão pública, por meio de sistema que promova a comunicação pela internet. Na UFSC, o Departamento responsável pela realização do pregão eletrônico, fase externa do processo licitatório, é o Departamento de Licitações.

O pregão eletrônico pode ocorrer para fornecimento imediato (pronta-entrega) ou para registro de preços, conforme veremos a seguir.

O Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC), respeitando as normas internas e as legislações vigentes, através de suas Coordenadorias, tem por objetivo analisar, orientar, acompanhar, controlar e administrar todos os processos relativos a serviços da Universidade Federal de Santa Catarina. Fonte: PROAD

Fornecimento imediato (Pronta-entrega)

Nesse procedimento, após a realização do certame (licitação) o objeto é atribuído (adjudicado) ao vencedor, oportunidade em que é celebrado contrato entre o órgão e o fornecedor.

O referido contrato é corporificado na Nota de Empenho, cuja solicitação é realizada pelo Departamento de Compras imediatamente após a finalização da licitação e sem a necessidade da solicitação de emissão de nota de empenho pelo requerente do material.

No caso de material permanente, necessita-se de alocação de recursos; no caso de consumo, o valor é subtraído do duodécimo mensal da unidade requerente ou da fonte de recurso informada na Nota de Dotação anexada ao processo. Por esse motivo, deverá haver disponibilidade orçamentária no momento do encaminhamento do processo até a emissão da solicitação da nota de empenho. Em seguida, o processo físico com a solicitação de nota de empenho é encaminhado ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) para registro no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).

Por convenção, esse procedimento de aquisição é denominado "pregão a pronta-entrega" ou ainda "pregão tradicional".

Sistema de Registro de Preços (SRP)

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração. O art. 3º do Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, substancialmente alterado pelo Decreto nº 8.250, de 23 de maio de 2014, versa sobre os casos em que o SRP poderá ser adotado:

Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:

I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes; II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;

III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou

IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração .

A principal diferença entre o pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega) e o pregão com SRP é que neste não existe a imediata contratação do objeto com emissão da Nota de Empenho, mas apenas o registro dos preços ofertados por meio da assinatura da respectiva Ata de Registro de Preços (ARP).

Dessa forma, com a adoção do SRP, a Administração não assume o compromisso de contratação, nem mesmo de quantitativos mínimos, pois a existência de preços registrados não a obriga a firmar o contrato.

Por meio do SRP, a contratação pode ser realizada imediatamente após a assinatura da ARP ou posteriormente, quando do surgimento da necessidade, desde que não seja ultrapassado o período de validade de doze meses da ARP. O licitante compromete-se a manter, durante o prazo definido, a disponibilidade do produto nos quantitativos máximos pretendidos.

Importante também é o fato de que, com o pregão com SRP, não há a necessidade de reserva orçamentária. A indicação de dotação orçamentária para as aquisições procedentes de ARP deverá ser demonstrada somente no momento da solicitação de empenho pelo requerente. Vale ressaltar que esse fato não desobriga a Administração de averiguar, previamente ao pregão, a possibilidade de disponibilização de recursos para aquisição após a finalização do processo.

Dentre as principais vantagens do SRP para a Administração Pública, destacam-se:

• Redução de formação de estoque e ocupação de espaço útil;
• Possibilidade de aquisição de produtos frescos ou recém fabricados;
• Não obrigatoriedade de aquisição;
• Redução do risco desperdício de material por deterioração ou avaria;
• Redução do número de processos licitatórios e economia de custos de publicação de seus respectivos atos administrativos;
• Direcionamento dos recursos às necessidades imediatas;
• Redução do risco de fracionamento de despesa.

• Consulte aqui as Atas de Registro de Preços de Materiais de consumo disponíveis
• Consulte aqui as Atas de Registro de Preços de Materiais Permanentes disponíveis

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AGRUPAMENTO DE ITENS EM LOTES

Conforme o art. 15, inciso IV, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, “as compras, sempre que possível, deverão ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade”. No entanto, se diversos produtos podem ser vendidos pelo mesmo fornecedor por sua similaridade, eles poderão ser licitados em um mesmo lote sem que haja perda de competitividade.

O agrupamento em lotes deve permitir que o grupo de itens formados possibilite a participação da maior gama de fornecedores possível. Assim, devem ser formados conjuntos de itens que caracterizem segmentos comerciais distintos, criando-se grupos que, em seu conjunto, possam oferecer maior flexibilidade ao fornecedor na composição do preço global dos vários itens em um lote .

Os itens podem ser agrupados por lote para que uma única empresa seja contratada, visando à padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como a um melhor gerenciamento dos contratos. Além disso, o agrupamento por lote gera vantagens para a Administração, na medida em que implica um aumento de quantitativos e redução de preços a serem pagos, obtendo-se economia de escala.

Entre os benefícios do agrupamento por lote, destacam-se os seguintes:

• Características semelhantes e comuns ao mercado dos produtos;
• Vantagens operacionais;
• Facilidade de controle e maior precisão nas requisições;
• Melhor gerenciamento dos contratos;
• Redução no número de contratos e de fornecedores, gerando menor custo operacional;
• Padronização dos produtos adquiridos;
• Redução de preços devido à economia de escala e ao aumento do poder de negociação de compra.

Entretanto, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013:

A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas .

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SOLICITAÇÃO DE AMOSTRA

A solicitação de amostras deve ser realizada com cautela, pois gera custos adicionais ao fornecedor e torna o pregão mais moroso. Dessa forma, a regra, a priori, é não solicitar amostra.

Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência da amostra deverá ser aprovada pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá informar obrigatoriamente:

• Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
• Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
• Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).