Calendário de Compras

Introdução

De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, o Departamento de Compras elabora anualmente o Calendário de Compras da UFSC.

Cada etapa possui seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.

Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.

Cada etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:

Sugestões de itens

São disponibilizadas listas prévias contendo os itens demandados no ano anterior. As listas ficam abertas para as Unidades sugerirem inclusão de itens e alterações nos já existentes.

Responsável: Unidades requerentes

Definição da lista de itens

São formadas comissões que farão a análise das sugestões da fase anterior, resultando em uma lista final para cada grupo de itens. Não há mais possibilidade de alterações.

Responsável: Comissões

Inserção das demandas

São disponibilizadas as listas finais para inserção dos quantitativos demandados para os itens.

Responsável: Unidades requerentes

Geração dos processos

São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.

Responsável: DCOM

Execução das tarefas

Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.

Responsável: Unidades requerentes

Todas essas atividades já são pré-programadas pelo DCOM no Calendário de Compras e divulgadas na página https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ em cada uma de suas etapas, com prazos iniciais e finais, como no exemplo do quadro a seguir:

Arquivo:Cronograma exemplo.gif

Definição da lista de itens

Sugestões de ItensDefinição da Lista de Itens

Nesta fase são disponibilizadas as listas prévias separadas por grupos de itens, que são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior e são facilmente encontradas na página do Calendário de Compras.

A tarefa nesta fase é verificar se os itens demandados pela Unidade estão na lista prévia. Caso não estejam ou necessitem de correções, é necessário registrar na aba “Sugestões de itens” a “inserção” ou “correção” do item.

Passo 1: Verificar se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade. Caso atendam, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.

Passo 2: Caso a Lista Prévia não contenha o item demandado ou não atenda plenamente, deve-se fazer a sugestão de “inserção” ou “correção” na aba “sugestões de itens”.

Informações obrigatórias para a inserção de sugestão:

• Coluna Código do Item: o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação a tempo, para que seja possível informar o código até o dia do fechamento da lista (dia útil anterior ao início da Etapa).
• Coluna Unidade de Medida: a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
• Coluna Descrição Resumida: a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
• Coluna Especificação: a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
• Coluna Detalhamento (especificação complementar): campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
• Coluna Justificativa para Inserção ou Correção: NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
• Coluna Número dos itens analisados: Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
• Coluna Inserção ou Correção: informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
• Coluna Unidade Requerente: informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.

Nesta etapa, comissões que são formadas por servidores convidados de áreas afins aos grupos de itens trabalham na consolidação das listas, revisão das especificações dos itens e realização dos ajustes necessários no catálogo da UFSC, com o intuito de:

• Melhorar o fluxo e facilitar o trabalho das Unidades requerentes

• Melhorar a qualidade dos processos licitatórios da Universidade

• Requerentes não precisam mais solicitar alterações no Catálogo

• Reduzir as ocorrências de itens com Unidades de medidas inadequadas

• Facilitar o trabalho das equipes de apoio nos pregões

• Não há mais a fase de ciência e aprovação

Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”

Na coluna “I” da lista da comissão é possível verificar o resultado da análise para cada item, com os seguintes status :

• “Item incluído”,

• “Consolidado com item existente”,

• “Correção efetuada no item existente”

• "Sugestão recusada”.

Na coluna “J” há a justificativa da comissão.

Esclarecimentos a respeito das análises da comissão podem ser solicitados pelo e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br