O DCOM elabora anualmente o Calendário de Compras da UFSC, composto pela programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos, bem como as atividades a serem realizadas.
Este planejamento tem a finalidade de promover contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais e evitar o fracionamento de despesas, atendendo assim a legislação[1]Art. 12, inciso VII[2]Art. 5º, inciso I e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle[3]
Além disso, há diversas vantagens, como:
otimizar os procedimentos;
evitar redundância de tarefas;
aperfeiçoar o gerenciamento dos processos;
aumentar a celeridade.
Etapas e cronograma
As Etapas do Calendário de Compras consistem nos grupos de itens que serão licitados bem como o cronograma de atividades a serem realizadas.
Os grupos de itens são definidos com base no histórico dos anos anteriores, considerando eventuais ajustes, como junção ou separação de grupos, alteração de Etapa de determinado material etc.
Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.
Nos últimos anos, as Unidades estão sendo consultadas durante a elaboração do Calendário de Compras, quando podem sugerir ajustes em materiais e prazos.
A divulgação do Calendário de Compras é realizada o mais cedo possível (no fim do ano anterior ou início do ano respectivo), de forma que as Unidades possam utilizá-lo para planejar seu trabalho durante o ano.
Cada Etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, conforme o fluxo a seguir:
Sugestões de itens
São disponibilizadas listas prévias contendo os itens demandados no ano anterior. As listas ficam abertas para as Unidades sugerirem inclusão de itens e alterações nos já existentes.
Responsável: Unidades requerentes
Definição da lista de itens
São formadas comissões que farão a análise das sugestões da fase anterior, resultando em uma lista final para cada grupo de itens. Não há mais possibilidade de alterações.
Responsável: Comissões
Inserção das demandas
São disponibilizadas as listas finais para inserção dos quantitativos demandados para os itens.
Responsável: Unidades requerentes
Geração dos processos
São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.
Responsável: DCOM
Execução das tarefas
Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.
Nesta fase são disponibilizadas as listas prévias separadas por grupos de itens, que são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior e são facilmente encontradas na página do Calendário de Compras.
A tarefa nesta fase é verificar se os itens demandados pela Unidade estão na lista prévia. Caso não estejam ou necessitem de correções, é necessário registrar na aba “Sugestões de itens” a “inserção” ou “correção” do item.
Passo 1: Verificar se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade. Caso atendam, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.
Passo 2: Caso a Lista Prévia não contenha o item demandado ou não atenda plenamente, deve-se fazer a sugestão de “inserção” ou “correção” na aba “sugestões de itens”.
Informações obrigatórias para a inserção de sugestão:
Coluna Código do Item: o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação a tempo, para que seja possível informar o código até o dia do fechamento da lista (dia útil anterior ao início da Etapa).
Coluna Unidade de Medida: a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
Coluna Descrição Resumida: a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
Coluna Especificação: a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
Coluna Detalhamento (especificação complementar): campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
Coluna Justificativa para Inserção ou Correção: NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
Coluna Número dos itens analisados: Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
Coluna Inserção ou Correção: informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
Coluna Unidade Requerente: informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.
Nesta etapa, comissões que são formadas por servidores convidados de áreas afins aos grupos de itens trabalham na consolidação das listas, revisão das especificações dos itens e realização dos ajustes necessários no catálogo da UFSC, com o intuito de:
Melhorar o fluxo e facilitar o trabalho das Unidades requerentes
Melhorar a qualidade dos processos licitatórios da Universidade
Requerentes não precisam mais solicitar alterações no Catálogo
Reduzir as ocorrências de itens com Unidades de medidas inadequadas
Facilitar o trabalho das equipes de apoio nos pregões
Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”
Na coluna “I” da lista da comissão é possível verificar o resultado da análise para cada item, com os seguintes status :
“Item incluído”,
“Consolidado com item existente”,
“Correção efetuada no item existente”
"Sugestão recusada”.
Na coluna “J” há a justificativa da comissão.
Esclarecimentos a respeito das análises da comissão podem ser solicitados pelo e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br
Inserção de demandas
Agora é o momento inserir nas listas finais geradas pelas comissões, os quantitativos demandados para cada item na coluna referente à Unidade requerente. A lista final fica disponível na página do Calendário de Compras do DCOM.
Na linha “3” da lista final há um termo “link” acima da sigla de cada Unidade requerente. O campo é utilizado pelas Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas, neste campo é inserido o link da planilha auxiliar, de foram a vincular as planilhas. Caso haja alguma Unidade requerente interessada no uso da planilha entre em contato pelo e-mail: capl@contato.ufsc.br
A partir da coluna "Q" das listas finais há um coluna para cada requerente da UFSC inserir as demandas pelos itens
De acordo com as demandas inseridas na lista final pelas Unidades requerentes, o DCOM distribui as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes dos itens e gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades.
Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila “Rever Pedido”
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?
Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do calendário de compras para encontrar:
os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.
Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.
É possível gerar uma pesquisa de preço automaticamente. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.
Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.
Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.
Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.
Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.
Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.
Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL
Quais são os documentos que devem ser elaborados nessa etapa?
TEXTO OCULTO
Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?
Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.
ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.
Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:
Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.
Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:
Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.
Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.
DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!
O que são peculiaridades?
TEXTO OCULTO
E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?
Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.
Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).
Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.
As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.
Quem deve elaborar estes documentos?
Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.
as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições
Preciso elaborar o DFD?
Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.
↑Acórdão 1094/2018-TCU-Plenário, parágrafo 9.2: "recomendar à Universidade Federal de Santa Catarina a adoção das seguintes medidas:", parágrafo 9.2.5: "realize processo de planejamento das aquisições" (disponível na Solicitação Digital 041024/2018).
