Catálogo de materiais
Para a aquisição de materiais é necessária a especificação clara, sucinta e correta do objeto a ser adquirido, de forma a demonstrar os requisitos mínimos necessários para atendimento ao objetivo da aquisição, sem direcionar a uma marca específica (ao menos sem justificativa fundamentada e amparada legalmente).
Para fins administrativos, no Catálogo de Materiais da UFSC, há a divisão em dois grandes grupos:
- Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
- Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, normalmente perdem sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.
A Portaria 232/2023/PROAD criou a Comissão Permanente de Classificação Contábil de materiais no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina para estabelecer as diretrizes de classificação contábil de materiais de consumo e bens permanentes.
Dentro desses dois grandes grupos há subdivisões por afinidade de material, denominadas de 'subgrupos' ou 'famílias'.
Exemplos:
- O código 099.15.291524 é referente a:
- material de consumo (099)
- pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15)
- seus últimos seis dígitos (291524) dizem respeito a um item específico (fungicida)
- pertencente à família dos materiais agropecuários (099.15)
- material de consumo (099)
- O código 077.42.292098, por sua vez, designa um
- material permanente (077)
- pertencente à família do mobiliário em geral (077.42)
- seus últimos seis dígitos (292098) dizem respeito a um item específico (cadeira escolar com prancheta)
- pertencente à família do mobiliário em geral (077.42)
- material permanente (077)
Há alguns códigos especiais cuja solicitação pode ser feita em casos específicos:
- 051 - Almoxarifado Central
- 201 - Restaurante Universitário (RU)
- 202 - Imprensa Universitária (IU)
- 203 - Prefeitura Universitária (PU)
Para classificação de serviços, o Departamento de Projetos, Contratos e Convênios (DPC) deve ser consultado.
Para consultar itens já catalogados, acesso o Sistema Solar e selecione no Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"
Após, selecione em "Relatório" (1) a opção "por descrição do material" e preencha os seguintes campos:
- Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
- Ordenado por (3): selecione "Código do material"
- Parâmetros (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
- Selecione o formato PDF e clique em "Visualizar"
- Exemplo:
- Ao procurar pelo material "cadeira escritório", o sistema emitirá um relatório com todos os itens catalogados que contenham esses termos na descrição do material.
- Cabe ao usuário identificar, dentre os resultados, qual se enquadra à sua necessidade.
Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.
Caso o relatório apresente muitos resultados, é possível localizar termos em suas páginas para facilitar a localização do item desejado.
Para tanto, clique na lupa no canto superior esquerdo do relatório e digite o termo a ser buscado.
- No exemplo abaixo, o termo buscado ("espuma") aparece 14 vezes nas seis páginas do relatório.
- Basta clicar nas setas ao lado do resultado para localizar o termo ao longo do relatório.
Para consultar itens já catalogados, acesso o Sistema Solar e selecione no Módulo "Pedidos" a opção "Compra/Contratação → Catálogo de Materiais"
Após, selecione em "Relatório" (1) a opção "por grupo" e preencha os seguintes campos:
- Material (2): insira o nome ou uma descrição sucinta do item
- Ordenado por (3): selecione "Código do material"
- Parâmetros (4): selecione as opções "Imprimir somente materiais ativos" e "Imprimir especificação técnica"
- Selecione o formato PDF e clique em "Visualizar"
- Exemplo:
- Para verificar todos os materiais catalogados como "mobiliário em geral", informe o código referente (077.42)
- Para consultar todos os subgrupos disponíveis, clique na lupa e escolha o desejado
Se após a busca o item desejado não for encontrado, ou se o resultado não atender às especificações necessárias, o usuário deverá solicitar a catalogação do material ou ajuste nas informações, conforme aba ao lado.
Novas catalogações e ajustes devem ser solicitados via Portal de Atendimento Institucional (PAI).
Há dois serviços disponíveis:
- Alteração de material existente no Catálogo: para alterar a descrição resumida e/ou especificação técnica de item já catalogado e/ou código SIASG/CATMAT e/ou unidade de medida.
- Nova catalogação de material: para criar código para material ainda não catalogado.
Para avançar na padronização do Catálogo de Materiais da UFSC, pedimos que sejam observadas as seguintes orientações:
- A descrição resumida e a especificação devem ser elaboradas de forma genérica, evitando que o item se torne exclusivo para um único usuário ou setor.
- Assim, se possibilita uma melhor organização do Catálogo e facilidade na busca de códigos dos materiais.
- Exemplo:
- TESOURA CIRÚRGICA - LÂMINA TIPO RETA, PONTA ROMBA - TAMANHO 17 CM
- TESOURA CIRÚRGICA
- Quaisquer peculiaridades e detalhamentos técnicos necessários para a aquisição do item devem ser inseridas no campo detalhamento complementar do item, ou seja, não deve constar no Catálogo, e sim no pedido de compra, conforme a modalidade.
- Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:
- 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 1,5 mm, ..."
- 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 2,5 mm, ..."
- 099.07.291753 CABO ELÉTRICO FLEXÍVEL - Descrição resumida "..., espessura 4 mm, ..."
- Exemplo: para incluir três medidas de cabo flexível num processo de compra, deve ser feito da seguinte forma:
- Evite inconsistências nas catalogações e/ou entre catalogações e pedidos, como, por exemplo:
- problema: forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, sem a informação de quantas unidades compõem cada caixa/pacote ou a capacidade do frasco
- solução: informe a quantidade de itens em cada caixa/pacote e a capacidade (litros, quilogramas etc.) de cada frasco
- problema: forma de apresentação em caixas/pacotes/frascos, e, ao mesmo tempo, unidade de fornecimento em unidade avulsa (UN)
- solução: corrija a catalogação/especificação para escolher uma das duas coisas (ou em unidade avulsa ou em caixas/pacotes de X unidades, ou frascos com X capacidade)
- problema: unidade de fornecimento em unidade avulsa, mas especificação que estipula apresentação do produto em quantidade mínima superior a uma unidade avulsa
- exemplo: item cuja unidade de fornecimento é em quilos, mas na especificação consta "apresentação em frascos de 10 Kg"
- neste caso, apesar de não impedir o encaminhamento do pedido, não se poderá empenhar menos que múltiplos de 10 Kg (quantidade mínima para apresentação escolhida na especificação), mesmo que a unidade de fornecimento esteja Kg.
- ainda, o quantitativo a ser licitado deve ser obrigatoriamente múltiplo da apresentação mínima
- Ainda, observe alguns casos específicos:
- se for possível incluir no detalhamento mais do que uma especificação, a redação deve deixar claro que o fornecedor deve entregar a quantidade da especificação escolhida
- exemplo: o item é o "cabo flexível", e consta no detalhamento que pode ser de 1,5, 2,5 ou 4mm
- outro exemplo: o item é "caneta", e no detalhamento consta que ela pode ser nas "cores azul, preta ou vermelha"
- a descrição deve conter obrigatoriamente: "a ser definido pelo requerente no momento do empenho"
- ainda, obrigatoriamente, no momento do empenho deve ser informado o quantitativo seguido da especificação a ser entregue:
- exemplo: se for empenhado 30 unidades de "caneta nas cores azul, preta ou vermelha", o fornecedor pode entregar 30 unidades de qualquer cor
- ou seja, deve-se informar que se quer "30 unidades de caneta azul", ou "20 unidades de caneta preta e 10 unidades de caneta vermelha"
- se for possível aceitar mais do que uma apresentação, ficando a escolha por uma das apresentações a critério do fornecedor, sem prejuízo para o setor requerente
- exemplo: material "transistor", detalhamento "encapsulamento PTH, nomenclaturas aceitáveis: BC547, BC547A, BC547B e BC547C"
- neste caso, o fornecedor pode entregar qualquer uma das nomenclaturas
Por se tratar de especificações a critério do setor requerente (que possui conhecimento técnico do material), o requerente deve observar e justificar estes critérios, caso necessários, tendo em vista que o DCOM não tem condições de analisar tais definições