ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

O que é uma adesão a Ata de Registro de Preços (ARP)?

É quando a UFSC pretende comprar bens que estão nos pregões de outras instituições públicas. Como cada pregão gera uma Ata de Registro de Preços (ARP), na qual ficam registrados os dados dos itens (descrição, valor, quantidade, fornecedor, etc), dizemos que será feita uma Adesão ARP.

Orientações gerais

Antes de instruir o processo de adesão, verifique se a ata se enquadra nos casos abaixo, pois algumas situações não permitem o prosseguimento do processo: 1 - Se a UFSC tem ARP vigente para o item de interesse (Clique aqui). 2 - Se a instituição (que tem a ARP) pode permitir adesão para UFSC (Clique aqui). 3 - Se a ARP tem quantidade suficiente (saldo) do item para adesão externa (Clique aqui). 4 - Se a ARP está vigente por, no mínimo, mais um mês, a partir da data de envio do pedido à CAEX/DCOM, de forma a permitir a análise/conclusão do processo e empenho do item antes do término da vigência da ARP (Clique aqui). 5 - Se a ARP tem texto indicando permissão para adesão externa (Clique aqui). 6 - Se a unidade requerente tem disponibilidade orçamentária para aquisição. Se o seu pedido está de acordo com as orientações acima, o processo pode seguir, então, verifique quais documentos são necessários clicando aqui.

Quando a UFSC tem o item em ARP vigente

Por se tratar de uma excepcionalidade, a adesão à ARP de instituições públicas nem sempre será aceita para aquisição de itens. Por isso, antes é preciso ver se a UFSC tem o item nas suas próprias ARP. Podem existir três situações neste caso: 1 - O item é da própria unidade da UFSC e existe saldo na ARP. Nesta situação, a unidade deve adquirir o item do fornecedor que consta na ARP. 2 - O item é de outra unidade da UFSC e ela tem saldo na ARP. Nesta situação (chamada adesão interna), deve-se verificar se a outra unidade disponibiliza o saldo. Clique aqui para saber mais. Para consultar as ARP vigentes da UFSC e saber se tem saldo siga o passo-a-passo disposto aqui 3 - O item existe em ARP vigente na UFSC, mas não tem saldo para comprar. Neste caso, é possível pensar em adesão a ARP de outra instituição. Assim, clique aqui para continuar verificando se o seu pedido se enquadra nos demais requisitos.

Instituições que permitem (ou não) adesão ARP

1) Antes de instruir o processo de adesão, verificar se a instituição que tem a ata se enquadra em algum dos casos mencionados no item 2. 2) A UFSC não pode aderir a ata de: -> instituições estaduais, distritais e municipais (Art.22, § 8º, Decreto 7.892/2013 e Art.33 do Decreto 11.462/2023) -> empresas públicas, sociedades de economia mista e subsidiárias (Art.66, § 1º, e Art.1º da Lei 13.303/2016). 3) Sem a intenção de esgotar as possibilidades, indicamos a tabela abaixo como fonte de consulta sobre o assunto: PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS Administração direta (órgãos federais) Exemplos: Exército, Marinha, Aeronáutica, MPU (engloba MPF, MPT, MTM e MP-Distrito Federal e Territórios), STM, STF, DPU, CGU, Tribunais Regionais Federais (TRTs, TREs, etc), TCU, TSE, TST, Câmara dos Deputados, Senado, Arquivo Nacional, Instituto Benjamim Constant (IBC), Instituto Nacional de Educação de Surdos (INES), Conarq, etc. Administração indireta (autárquia e fundações públicas) Exemplos: Universidades federais, institutos federais, fundações universitárias federais, CEFET (RJ e MG), Cnpq, Capes, Fnde, Colégio Pedro II, agências reguladoras (Aneel, Antt, Anvisa, Anatel, etc), alguns institutos (Inep, Inmet, Inss, Inpi, Inmetro, Iphan, Ibram, etc) Funarte, Incra, superintendências (Sudam, Sudene, Sudeco, Suframa,  Previc, Susepe), Ancine, Bacen, Fundação Biblioteca Nacional, Dnit, Conselhos Federais e Regionais (Contabilidade, Medicina, etc), CVM, Susep, Casa da moeda, Enap, etc. NÃO PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS Administração direta (órgãos estaduais, distritais e municipais) Exemplos: Universidades Estaduais (Udesc, Uergs, etc), Secretarias Estaduais ou Municipais (secretaria de educação, secretaria de saúde, secretaria do esporte, etc), Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAMAE SC, SAMAE Marechal C. Rondon, etc), Assembleia Legislativa, Tribunais de Justiça estaduais (TJ-RS, TJ-SC, etc), Defensorias públicas estaduais (DPE-RS, DPE-SC, etc), Tribunais de Contas Estaduais (TCE-RJ, TCE-SP, TCE-AL, etc), Tribunais de Contas Municipais (TCM-BA, TCM-GO e TCM-PA), Tribunal de Contas dos Municípios (TCM-Rio e TCM-SP), Ministério Público Estadual (MP-RS, MP-SC, etc, exceto MPDFT que é  federal), Fundações de Pesquisa estaduais (Fapesp, Fapergs, Fapemig, etc), etc. Administração indireta (empresa pública, sociedade de economia mista e subsidiárias) Exemplos: Hospitais universitários (mantidos pela Ebserh), Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA), Serpro, Correios (ECT), Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil, Imbel, Bndes, Embrapa, Trensurb, Cbtu, Codevasf, Finep, Telebras, Engepron, Conab, Dataprev, etc.

Saldo e validade na ARP de outras instituições

Veja no Slideshow a seguir como verificar o saldo e a validade da ARP que pretende realizar a Adesão:

Passo 1 - Acesse o link https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do Após, clique no menu "Consultas" e, na sequência, em "Pesquisar Licitação". Passo 2 - Preencha o nº da UASG do órgão gerenciador ou o nome (clique na lupa para carregar); nº da licitação e ano, e clique em "Pesquisar". Passo 3 - Ao localizar o Pregão, clique em "Selecione". Passo 4 - Digite o número do item de seu interesse e clique em "Pesquisar". Passo 5 - Confira os dados do item e se estiver correto clique em "Selecione" para verificar a disponibilidade de saldo. Passo 6 - Nesta tela, observe o seguinte: 1 - QUANTIDADE HOMOLOGADA: A UFSC pode pedir até 50% do valor. No exemplo, são 400 unidades, logo, a UFSC pode solicitar 200; 2 - SALDO PARA ADESÃO: Este saldo pode variar, sendo a quantia disponível para todas instituições do País que desejam aderir a ATA. Portanto, se outras instituições já pediram o quantitativo, ele pode não estar mais disponível para a UFSC. No exemplo, há 420 unidades, mas a UFSC só poderá pedir 200 devido a Regra 1 (50% da quantia do Item licitado); e 3 - VALIDADE DA ATA

ARP tem texto indicando permissão para adesão

Analisar a Ata de Registro de Preços do Órgão Gerenciador e ver se ela tem texto indicando a permissão para adesão. Abaixo, segue um exemplo de texto que pode aparecer na Ata permitindo a adesão: Layout gráfico da Ata de Registro de Preços Exemplo de texto na Ata dando permissão para adesão externa

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Documentos para instruir o processo

1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade, com nº do PGC O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos: • Argumentação que expresse uma situação emergencial; e/ou • Descrição de situação em que a universidade poderá ser onerada; e • O não descumprimento dos prazos estipulados no Calendário de Compras; e • Nºs PGC. Além disso, em observância ao art. 22, § 1º-A do Decreto nº 7.892/2013, atualizado pelo Decreto nº 9.488/2018, deverá contemplar estudo que demonstre: • O ganho de eficiência (adequação da modalidade Adesão à necessidade, em detrimento de outras modalidades para compras); • A viabilidade (disponibilidade financeira para o atendimento da necessidade); e • A economicidade (melhor aproveitamento dos recursos). Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME. 2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação". Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG. Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR 3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail Anexar o Ofício enviado ao fornecedor, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Para obter o Modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor, clique aqui, localize o quadro Adesão a Atas de Registro de Preços e clique em Modelo de Ofício – de Solicitação de Adesão ARP – ao Fornecedor. 4. Carta de resposta do fornecedor Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item e seu quantitativo no endereço informado no ofício, bem informação referente aos dados bancários. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante. 5. E-mails trocados com o fornecedor Incluir os e-mails trocados com o fornecedor. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes. 6. Certidão negativa emitida pelo SICAF A Certidão do SICAF deve ser obtida pelo compras.gov. Mais informações, clique aqui Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso: Certidão de Regularidade do FGTS. Clique aqui para ter acesso. Certidão negativa estadual: Consultar site do Estado onde a empresa é registrada e procurar por Certidão Negativa Emitida ou CND. Observações: Caso o fornecedor tenha alguma sanção no SICAF, verificar a abrangência e a data de validade. Em outras palavras, quando a abrangência da sanção é restrita apenas ao órgão sancionador, será possível fazer a adesão. Se a sanção abranger a esfera federal, verificar a data do término do impedimento da empresa e só depois realizar a adesão. Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC. 7. Certidão negativa emitida pelo TCU Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM, clicando aqui. Verifique a vigência e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais certidões, conforme o caso: CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas); CNJ (Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça); TCU (Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União); CNEP (Cadastro Nacional de Empresas Punidas). Os links para acesso direto às certidões individuais também estão disponíveis no site do DCOM. 8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação Incluir no processo Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação No PAINEL DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar: 1) Edital; 2) Termo de Referência; e 3) Termo de Homologação. Após clicar no ícone indicado, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital. Se estiver usando o MÓDULO DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação. 9. Ata de Registro de Preços assinada Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir a Ata de realização do Pregão com a Ata do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores, conforme indicado na imagem ao lado. Será necessário solicitar a Ata de realização do Pregão assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador. 10. 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse Inserir no processo 04 (quatro) orçamentos, sendo um deles o da Ata de interesse. Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com o Art. 5º da IN nº 73/2020, observando as vigências em destaque a seguir: A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não: I - Painel de Preços, desde que as cotações refiram-se a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; II - Aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; III - Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso; ou IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório. §1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II. O acesso ao sistema SIASG deve ser feito junto ao DPC. Siga os passos a seguir para selecionar os orçamentos no sistema: Acesse o site https://paineldeprecos.planejamento.gov.br/ e clique em "Analisar preços de materiais". Aplique os filtros laterais e clique em "Avançar análise". Conforme indicado anteriormente, use também os seguintes filtros: Esfera: Federal; Forma da Compra: SISRP, Modalidade da Compra: Pregão. Clique em "Avançar análise". No exemplo acima, foram localizados 12 processos de compras. Para mais informações sobre o item, clique no ícone com o formato de um olho. Para excluir o item de sua pesquisa, clique no "X". Observe que os orçamentos devem possuir fornecedores distintos. No ícone com o formato de um olho também é possível verificar se a ATA encontra-se disponível para Adesão. Clique sobre ele e, na próxima tela, em "Gerenciamento de ATA". Você terá acesso à tela do SIASG, conforme explicado anteriormente. Novamente, no ícone com o formato de um olho, você terá acesso ao Edital e seus anexos (Termo de Referência e ATA). Ainda que a ATA esteja disponível, você deverá solicitar ela assinada ao órgão gerenciador ou ao fornecedor. Clicando no mesmo ícone, você também terá acesso ao termo de Homologação. Clique sobre "Informações adicionais da ATA" e, na tela seguinte, clique em "Termo de Homologação". Salve ele para posteriormente anexar ao processo junto aos demais documentos. 11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços Após selecionar os orçamentos que irão compor sua pesquisa de preços e a ATA que deseja realizar a Adesão, clique em "Gerar Relatório Detalhado". Salve o arquivo para depois inseri-lo no processo. 12. Mapa Comparativo de Preços (Solar) No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão. O Mapa Comparativo de Preços é elaborado no Solar através dos passos apresentados a seguir Passo 1 - Acesse o MÓDULO DO SISTEMA: COMPRAS & LICITAÇÕES, abra a aba COMPRAS E LICITAÇÕES e clique em PESQUISA DE PREÇO e depois no botão NOVO. Passo 2 - Preencha os campos ÓRGÃO, SETOR E ASSUNTO (deixe "divisão" e "data pesquisa" como estão). Clique em "adicionar". Passo 3 - Preencher: Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Não serão aceitos outros códigos. Materiais de consumo e permanentes devem figurar em processos separados. Detalhamento: Copiar as especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". Qt. Licitar: quantidade desejada. Passo 4 - Preencha o "LOCAL DE ENTREGA. Passo 5 - Utilize a lupa para encontrar o imóvel e o setor pertinentes. Após, clique em 'Aplicar para todos'. Passo 6 - Preencha as "FONTES" (são os fornecedores). Passo 7 - Preencha o CNPJ do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' e na opção 'Fornecedores', escolher 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor. Passo 8 - Repita a etapa de "adicionar" até ter pelo menos quatro fornecedores (sendo um deles o participante da ata que pretende aderir). Ao final, clique em "SALVAR". Passo 9 - Preencha os "PREÇOS" (obtidos no painel, ou módulo de preços). Passo 10 - Preencher o preço unitário. O preço total completará automaticamente. Por fim, clicar em confirmar. Passo 11 - Para desclassificar um preço, siga as indicações. A desclassificação ocorre por diferentes motivos. No exemplo, o preço foi desclassificado por falta de saldo na ata. Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc. Passo 12 - Preencha o "RESULTADO". Passo 13 - No fim da página, clique em "Salvar resultado" e " Visualizar relatório". Confira os dados do Mapa. Caso esteja tudo certo, salve o mapa em pdf para anexar no processo. Volte na página e clique em "GERAR COMPRA". 13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado Inserir no processo o Relatório de Pesquisa de Preços. O Relatório de Pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo. O Modelo do Relatório de Pesquisa de Preços está disponível no site do DCOM. Clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Modelo de relatório de pesquisa de preços para Adesão ARP. 14. Checklist/Lista de Verificação assinado Inserir no processo o Checklist/Lista de Verificação assinado O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Checklist Adesão. 15. Indicação da fonte orçamentária Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos a Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN). Existem as seguintes possibilidades de "recurso": Nota de Dotação (ND) para (007) Material Permanente - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexar pdf da ND no processo e informar número da ND no Checklist da adesão (item 6 do documento). Centro de Custo para (007) Material Permanente - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexar pdf da ND no processo e informar número da ND no Checklist da adesão (item 6 do documento). Centro de Custo para (099) Material de Consumo - -> Informar número do Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento). Procedimentos: 1 - No caso de Nota de Dotação deve-se solicitar que a SO/SEPLAN faça a transferência de recursos para a UGR (153773) do Departamento de Compras (DCOM). 2 - Para solicitar Nota de Dotação à SO/SEPLAN clique aqui. Caso tenha dúvidas se material é consumo ou permanente, consultar o Catálogo da UFSC . Caso ainda permaneça a dúvida, consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF. 16. Formulário para Solicitação de Empenho de Material O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos somente quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, clique aqui, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento.

Instruindo o processo de pedido de adesão no Solar

-> É necessário instruir apenas um processo no Solar por Ata de Registro de Preços (ARP).

-> Após a organização dos documentos, instrua o pedido de Adesão no Solar seguindo os passos indicados no Slideshow abaixo:

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  Passo 1 - Para abertura de processo de adesão, no sistema Solar, acesse o Módulo do Solar “Compras & licitações”  “Compras & licitações”  “Pesquisa de preços”.

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  Passo 2 - Clique em "Novo".

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  Passo 3 - Clique em "Adicionar".

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  Passo 4 - Clique na lupa na linha “Item” para pesquisar/incluir itens e, em seguida, procurar por “Adesão”.

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  Passo 5 - Serão aceitos somente os itens de código 077.99.000023 (caso seja material permanente) ou 099.24.000223 (caso seja material de consumo).

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  Passo 6 - No campo “Detalhamento”, inserir: Número da UASG; Número do pregão; Número do item; Nome do item e Descrição detalhada tal qual especificações constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Depois, clique em Confirmar.

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  Passo 7 - O valor da ARP que motivou o processo de adesão também deverá constar no Mapa Comparativo de Preços e o critério da pesquisa deverá ser “Menor Valor Unitário”.

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  Passo 8 - Após a etapa de Pesquisa de Preços, o pedido deverá ser complementado, conforme Passo 1 – Cadastro de Pedidos de Compras. (Será necessário modificar a "Categoria" em "Informações Adicionais" colocar o número "9"). Para anexar peças, seguir Passo 5 – Anexos. Selecionar o arquivo e o tipo, informar o nome, clicar em ADICIONAR e, em seguida, SALVAR. Deve-se inserir um anexo de cada vez, nomeando-os individualmente.

Obs.: Caso o órgão gerenciador da Ata não autorize a Adesão em até 5 (cinco) dias úteis, o processo será devolvido ao requerente para que este faça o contato.