ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
O que é uma adesão a Ata de Registro de Preços (ARP)?
 | É quando a UFSC pretende comprar bens de uso comum que estão nos pregões de outras instituições públicas. Como cada pregão gera uma Ata de Registro de Preços (ARP), na qual ficam registrados os dados dos itens (descrição, valor, quantidade, fornecedor, etc), dizemos que será feita uma adesão ARP. |
Orientações gerais
 | Antes de começar a instruir o processo de adesão, verifique se a ata se enquadra nos casos abaixo, pois algumas situações não permitem o prosseguimento do processo:
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Quando a UFSC tem o item em ARP vigente
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Por se tratar de uma excepcionalidade, a adesão a ARP de instituições públicas nem sempre será aceita como forma de aquisição de itens. Por isso, antes de pensar neste tipo de adesão é preciso ver se a UFSC tem o item nas suas próprias ARP. Podem existir três situações neste caso: 1 - O item é da própria unidade da UFSC e existe saldo na ARP. Nesta situação, a unidade deve adquirir o item do fornecedor que consta na ARP. 2 - O item é de outra unidade da UFSC e ela tem saldo na ARP. Nesta situação (chamada adesão interna), deve-se verificar se a outra unidade disponibiliza o saldo (link para EMPENHO).
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Instituições que permitem (ou não) adesão ARP
 | 1) Antes de instruir o processo de adesão, verificar se a instituição que tem a ata se enquadra em algum dos casos mencionados no item 2.
2) A UFSC não pode aderir a ata de instituições estaduais, distritais e municipais (Art.22, § 8º, Decreto 7.892/2013 e Art.33 do Decreto 11.462/2023), e também não pode aderir as atas de empresas públicas, sociedades de economia mista e subsidiárias (Art.66, § 1º, e Art.1º da Lei 13.303/2016). 3) Sem a intenção de esgotar as possibilidades, indicamos a tabela abaixo como fonte de consulta a respeito de algumas instituições conhecidas:
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Saldo e validade na ARP de outras instituições
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ARP tem texto indicando permissão para adesão
 | Analisar a Ata de Registro de Preços do Órgão Gerenciador de interesse e ver se ela tem texto indicando a permissão para adesão externa. Abaixo, segue um exemplo de texto que pode aparecer na Ata permitindo a adesão:
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Observações importantes
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Documentos para instruir o processo
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1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade, com nº do PGC> O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos: 2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG. 3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail
Encaminhar o ofício ao fornecedor por e-mail, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante. Para obter o modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor acesse "Formulários e Checklists -> Adesão a Atas de Registro de Preços" no sítio eletrônico do DCOM http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/ conforme imagem abaixo:
 4. Carta de resposta do fornecedor Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item no endereço informado no ofício, bem como o quantitativo solicitado. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. 5. E-mails trocados com o fornecedor Incluir os e-mails trocados com o fornecedor ao processo. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes. 6. Certidão negativa emitida pelo SICAF Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC. Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir: Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso:
7. Certidão negativa emitida pelo TCU
Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
Verifique a vigência e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais certidões conforme o caso: 8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação TEXTO OCULTO 9. Ata de Registro de Preços assinada Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir, conforme indicado abaixo, com a Ata de realização do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores. Será necessário solicitar a Ata assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador.  10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços (ou Módulo de Preços) mais o orçamento da ata de adesão Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com a IN Nº 73/2020: Art. 5º A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não: 11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços (ou Módulo de Pesquisa de Preços)
{ 12. Mapa Comparativo de Preços (Solar)
No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão.
13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado O relatório de pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo. 14. Checklist/Lista de Verificação assinada
O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, acesse o sítio eletrônico do DCOM no link: http://dcom.proad.ufsc.br/, clique em “Formulário e Checklists” no menu superior, ou acesse o link direto em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, conforme tela abaixo:
 15. Indicação da fonte orçamentária Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos ao Departamento de Gestão Orçamentária (DGO). Existem as seguintes possibilidades de recurso: { 16. Formulário para Solicitação de Empenho de Material O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/, e clicando em “Formulário e Checklists”, no menu direito, ou acessando o link em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, em “Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento” |
Instruindo o processo de pedido de adesão no Solar
- Após a organização dos documentos, instrua o pedido de Adesão no Solar, seguindo os passos indicados no Slideshow abaixo:
Passo 1 - Para abertura de processo de adesão, no sistema Solar, acesse o Módulo do Solar “Compras & licitações” “Compras & licitações” “Pesquisa de preços”.
Passo 2 - Clique em "Novo".
Passo 3 - Clique em "Adicionar".
Passo 4 - Clique na lupa na linha “Item” para pesquisar/incluir itens e, em seguida, procurar por “Adesão”.
Passo 5 - Serão aceitos somente os itens de código 077.99.000023 (caso seja material permanente) ou 099.24.000223 (caso seja material de consumo).
Passo 6 - No campo “Detalhamento”, inserir: Número da UASG; Número do pregão; Número do item; Nome do item e Descrição detalhada tal qual especificações constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Depois, clique em Confirmar.
Passo 7 - O valor da ARP que motivou o processo de adesão também deverá constar no Mapa Comparativo de Preços e o critério da pesquisa deverá ser “Menor Valor Unitário”.
Passo 8 - Após a etapa de Pesquisa de Preços, o pedido deverá ser complementado, conforme Passo 1 – Cadastro de Pedidos de Compras. (Será necessário modificar a "Categoria" em "Informações Adicionais" colocar o número "9"). Para anexar peças, seguir Passo 5 – Anexos. Selecionar o arquivo e o tipo, informar o nome, clicar em ADICIONAR e, em seguida, SALVAR. Deve-se inserir um anexo de cada vez, nomeando-os individualmente.
