Ajustes nos pedidos e processos

Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.

Após a análise realizada pela equipe do DCOM, os pedidos de compras ou processos podem ser devolvidos ao setor requerente com indicação dos ajustes necessários à correta instrução.

O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados atendidos é de 10 dias corridos, contados a partir do momento do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.

Pedidos e processos de licitação

Ao chegarem na fila 'Montar Processo', os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a identificar a existência da documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:

• itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
• pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
• instrução correta da natureza dos materiais (consumo ou permanente);
• justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.

Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para que ele proceda com os ajustes necessários, conforme despacho.

No fluxo prévio previsto pela nova metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelas Unidades requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, ele será ajuntado ao processo de compras (23080.00000/ano-00) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do Cronograma de cada Etapa do Calendário, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para análise da Pesquisa de Preços.

Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL/DCOM devolverá os pedidos para que os requerentes realizem os ajustes necessários conforme despacho.

I M P O R T A N T E

Sempre que os ajustes solicitados forem relacionados com alterações em textos ou valores da Pesquisa de Preços, será necessário corrigi-la para gerar e anexar um novo Mapa Comparativo de Preços ao processo e também realizar esses ajustes de modo idêntico no Pedido. Também será obrigatório solicitar à Equipe de Apoio que revise e aprove os ajustes, para que possa assinar a 'Declaração de conferência de ajustes', que deverá ser anexada ao pedido tantas vezes quanto ele for devolvido para correção.

Baixe sempre a última atualização da Declaração de conferência de ajustes no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/ e preencha todos os campos.

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Ajustes solicitados pelo requerente

Para a correta instrução dos pedidos de compra na nova metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada Unidade requerente precisa realizar um planejamento com antecedência suficiente de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir as especificações dos itens que serão solicitados.

De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades poderão, então, consultar as listas fechadas de cada grupo/família (Ex. Lista fechada 099.08, Lista fechada 077.04 etc.) e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.

Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (Setor) no SOLAR.

Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada Unidade requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão especificados corretamente.

A T E N Ç Ã O:

• Ajustes (mudança de códigos, novos quantitativos, exclusões etc.) solicitados a pedido do requerente nos itens das listas fechadas e abertas somente serão permitidos nos prazos que correspondam à fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma de cada Etapa do Calendário.
• Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada: O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.

Ajustes solicitados pelo DCOM

Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada Unidade requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Sistema Solar para verificar se ele não retornou para ajuste.

FIQUE ATENTO:

• Os dez dias de prazo para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.

• Se for solicitado um ajuste no pedido de compra, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas diretamente nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste no processo licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas diretamente nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.

R E F O R Ç A N D O: Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços (Mapa Comparativo) precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do pedido/processo de compra e vice-versa.

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