Fluxo prévio para licitações SRP

Fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços

De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, o Departamento de Compras elabora anualmente o Calendário de Compras da UFSC. Cada etapa possui seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar. Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.

Cada etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:

Todas essas atividades já são pré-programadas pelo DCOM no Calendário de Compras e divulgadas na página https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ em cada uma de suas etapas, com prazos iniciais e finais, como no exemplo do quadro a seguir:

Acesso às planilhas online (Google Drive)

Para autorização do acesso restrito e exclusivo às abas e colunas específicas para registro das sugestões e demandas de cada Unidade, serão necessários dois e-mails:

Use e-mails setoriais compartilhados. Não serão autorizados e-mails pessoais.

Sugerimos a criação de um e-mail exclusivo para esta atividade: compras.setor@contato.ufsc.br.

• http://chamados.setic.ufsc.br
• Serviço: E-mail - correio eletrônico
• Necessidade: Criar e-mail @contato.ufsc.br

• e-mail setorial (@contato.ufsc.br) para as comunicações; e
• e-mail setorial Google para acesso às planilhas de inserção de demandas e de sugestões de itens.
  • caso haja diversos requerentes internos na Unidade, o DCOM sugere uma planilha para organizar as demandas. Solicite-a via e-mail capl@contato.ufsc.br
  • para autorizar outros e-mails para sugestões, envie e-mail para capl@contato.ufsc.br que será cadastrado um Google Groups para ser gerenciado pela Unidade.

Dicas

• Habilite sua conta Google vinculada ao e-mail @ufsc.br: siga as orientações da SeTIC.

• Como as planilhas do Google são salvas automaticamente, verifique na parte superior da página se as suas alterações estão sendo salvas. Não feche a aba/janela antes de garantir que tudo foi salvo.

Sugestões de Itens

Nesta fase são disponibilizadas as listas prévias separadas por grupos de itens, que são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior e são facilmente encontradas na página do Calendário de Compras.

A tarefa nesta fase é verificar se os itens demandados pela Unidade estão na lista prévia. Caso não estejam ou necessitem de correções, é necessário registrar na aba “Sugestões de itens” a “inserção” ou “correção” do item.

Passo 1: Verificar se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade. Caso atendam, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.

Passo 2: Caso a Lista Prévia não contenha o item demandado ou não atenda plenamente, deve-se fazer a sugestão de “inserção” ou “correção” na aba “sugestões de itens”.

Informações obrigatórias para a inserção de sugestão:

• Coluna Código do Item: o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação a tempo, para que seja possível informar o código até o dia do fechamento da lista (dia útil anterior ao início da Etapa).
• Coluna Unidade de Medida: a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
• Coluna Descrição Resumida: a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
• Coluna Especificação: a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
• Coluna Detalhamento (especificação complementar): campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
• Coluna Justificativa para Inserção ou Correção: NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
• Coluna Número dos itens analisados: Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
• Coluna Inserção ou Correção: informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
• Coluna Unidade Requerente: informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.

As sugestões que não atenderem às diretrizes acima NÃO SERÃO INCLUÍDAS NA LISTA DE ANÁLISE, sem possibilidade de inclusão posterior.

Definição da Lista de Itens

Nesta etapa, comissões que são formadas por servidores convidados de áreas afins aos grupos de itens trabalham na consolidação das listas, revisão das especificações dos itens e realização dos ajustes necessários no catálogo da UFSC, com o intuito de:

• Melhorar o fluxo e facilitar o trabalho das Unidades requerentes

• Melhorar a qualidade dos processos licitatórios da Universidade

• Requerentes não precisam mais solicitar alterações no Catálogo

• Reduzir as ocorrências de itens com Unidades de medidas inadequadas

• Facilitar o trabalho das equipes de apoio nos pregões

• Não há mais a fase de ciência e aprovação

As instruções para o trabalho das Comissões encontram-se na página Definição da lista de itens

Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”

Na coluna “I” da lista da comissão é possível verificar o resultado da análise para cada item, com os seguintes status :

• “Item incluído”,

• “Consolidado com item existente”,

• “Correção efetuada no item existente”

• "Sugestão recusada”.

Na coluna “J” há a justificativa da comissão.

Esclarecimentos a respeito das análises da comissão podem ser solicitados pelo e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br

Inserção das demandas

Agora é o momento inserir nas listas finais geradas pelas comissões, os quantitativos demandados para cada item na coluna referente à Unidade requerente. A lista final fica disponível na página do Calendário de Compras do DCOM.

Na linha “3” da lista final há um termo “link” acima da sigla de cada Unidade requerente. O campo é utilizado pelas Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas, neste campo é inserido o link da planilha auxiliar, de foram a vincular as planilhas. Caso haja alguma Unidade requerente interessada no uso da planilha entre em contato pelo e-mail: capl@contato.ufsc.br

A partir da coluna "Q" das listas finais há um coluna para cada requerente da UFSC inserir as demandas pelos itens

Não há mais possibilidade de inclusões ou alterações de itens fora do prazo!

Geração dos Processos

De acordo com as demandas inseridas na lista final pelas Unidades requerentes, o DCOM distribui as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes dos itens e gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades.

Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila “Rever Pedido”

Execução das Tarefas

Agora é a fase de instrução dos pedidos de compras.

Unidades SEM responsabilidade de Orçamentação

Documentos que tramitam via Sistema de Processos Administrativos (SPA)

Criar uma Solicitação Digital (SD)

Grupo de assunto: 64 - Compra

Assunto: 206 - Compra

Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser ajuntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha.

Anexar:

• Ofício de Justificativa

• Estudos Técnicos Preliminares (ETP)

Encaminhar para CAPL/DCOM

Unidades COM a tarefa de Orçamentação

O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila “Rever Pedido” do SCL

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

https://compras.ufsc.br/formularios/

• Ofício de Justificativa (atualizado)
• Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
• Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
• Checklist (atualizado)
• ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
• Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
• Orçamentação para os itens e documentos relacionados

Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?

Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:

• Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
• Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que também serão agrupados ao processo de compra.

Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?

Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do calendário de compras para encontrar:

• os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;

• os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.

Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?

Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.

É possível gerar uma pesquisa de preço automaticamente. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.

Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.

Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.

Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.

Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.

Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.

Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço.

Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL

Quais são os documentos que devem ser elaborados nessa etapa?

Além do Estudo Técnico Preliminar (ETP), já elaborado anteriormente na fase de inserção das demandas nas Listas por todas as Unidades que possuem demanda em um processo, há alguns documentos que devem compor os pedidos de compra na fase de Execução das Tarefas:

• Ofício de Justificativa: É o documento que auxilia o DCOM a consolidar a formalização das demandas das Unidades requerentes. Portanto, cada Unidade que possui demanda em algum processo deve elaborar esse documento, independentemente se possui ou não tarefa de pesquisa de preços. Apesar de o DCOM disponibilizar um modelo para facilitar a sua elaboração, o Ofício não é um formulário, e sim um documento que deve conter a justificativa para a demanda daquele processo e o alinhamento com o Planejamento de Contratações, por meio da informação dos números dos DFDs digitais referentes à demanda incluídos no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).
• Relatório de Pesquisa de Preços: Trata-se do documento que registra, em detalhes, os procedimentos adotados para a Pesquisa de Preços dos itens. Apenas a Unidade que realiza pesquisa de preços elabora o Relatório, considerando toda a demanda compartilhada das Unidades referente aos itens para os quais possui tarefa de orçamentação. Deve constar apenas um Relatório por Unidade requente por pedido*;
• Mapa Comparativo de Preços: É um documento gerado automaticamente pelo sistema Solar, na finalização de uma pesquisa de preços. Como seu nome sugere, o mapa serve para comparar os preços obtidos para cada item. No caso de itens cuja pesquisa obteve todos os orçamentos no Painel de Preços, o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no pedido utilizando o CNPJ do Ministério da Economia: 00.394.460/0001-41. No caso de itens cuja pesquisa obteve orçamentos de fontes mistas, deve-se utilizar a planilha de cálculo para inserir os dados das empresas e seus respectivos valores; essa planilha deve ser inserida ao pedido, e o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no mapa comparativo utilizando o CNPJ da UFSC: 83.899.526/0001-82. Para a geração do Mapa no sistema deve ser utilizado o critério “média dos valores”. Também é um documento a ser verificado apenas por Unidades que possuem tarefa de orçamentação;
• Formulário de Indicação da Equipe de Apoio: Esse documento, elaborado pelas Unidades que fazem orçamentação em um processo, serve para indicar membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão. Essa equipe auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes. Portanto, é importante que as indicações levem em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. Deve constar apenas um Formulário por Unidade requente por pedido*.
• Lista de Verificação (checklist): Este formulário, preenchido pelas Unidades que realizam pesquisa de preço, serve para que sejam verificados se todos os pontos obrigatórios referentes ao pedido de compras foram atendidos. Deve ser assinado pelo servidor responsável pelo seu preenchimento. Deve constar apenas um checklist por Unidade requente por pedido*.

Estes procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.

Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).

Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.

PLANEJE SUAS DEMANDAS:

Sempre que possível as listas prévias serão disponibilizadas no início do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.

Quem deve elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?

O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o atendimento à Instrução Normativa nº 58, de 08 de agosto de 2022 da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia. Este estudo nada mais é do que o levantamento de dados e informações acerca do que constitui a demanda em um formulário digital disponibilizado pelo Ministério da Economia. Segundo a IN, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação". Agora, para que o Edital possa ser publicado no Comprasnet, é necessário que haja antes o registro dos ETP no sistema ETP Digital.

Como o Estudo Técnico Preliminar trata de uma análise anterior à execução das compras em si, o ETP deve ser elaborado antes mesmo da inserção das demandas. Este estudo serve para a definição de qual modalidade deverá ser usada para a aquisição dos materiais (que, historicamente, são comprados via Sistema de Registro de Preços), bem como a futura utilização dos materiais e o registro da memória de cálculo (como se chegou à estimativa dos quantitativos a serem adquiridos). O ETP deve ser elaborado por grupo de itens conforme a divisão realizada no Calendário de Compras. Por exemplo, se a Unidade possui demanda de itens no grupo 099.12 – Gêneros Alimentícios, ela deverá elaborar o seu respectivo ETP sobre essa demanda. E por se tratar de um estudo atrelado diretamente à demanda da Unidade, cada Unidade que possui demanda em um grupo de itens deverá elaborar o seu ETP. Ou seja, na prática, teremos um ETP para cada Unidade requerente em cada grupo de itens no qual possui itens a serem adquiridos.

E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?

Ao informar o quantitativo que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração. Ele diz que:

Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

A legislação não prevê, portanto, a aquisição de uma unidade de um material pelo sistema SRP.

Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por

1. Pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega);
2. Adesão à Ata de Registro de Preços (se justificável);
3. Dispensa de licitação (se justificável).

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Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens. Após esta fase, não será mais possível a inserção de demandas por parte das Unidades requerentes para a Etapa do Calendário em questão.

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Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?

Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.

ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.

Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:

• Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
• Ir em Configurações => Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
• Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
• Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
• Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.

Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:

• Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
• Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.

Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.

DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!

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O que são peculiaridades?

Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:

• Agrupamento em lotes: alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada nesse tópico;

• Personalização de itens*: determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento Itens com Peculiaridades) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;

• Pedido de amostra: trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui;

• Habilitação e critério de aceitação: certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
• Fabricação sob medida*: alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,

• Demais peculiaridades: certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.
  

Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação.

* Para tais itens, o pedido deve conter documentos adicionais anexados ao pedido.

Personalização: Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;

Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).

IMPORTANTE: Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!

Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final

Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:

• Se o item com peculiaridade não está sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
• Preencher obrigatoriamente o documento Itens com peculiaridades com os itens que possuem determinadas peculiaridades;
• A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.

Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM

Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe o pedido com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).

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E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?

Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.

Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.

Como proceder no caso de soluções em TIC?

Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.

Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.

Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. Cada documento é elaborado em um período próprio, conforme explicado pelo fluxograma na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).

Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.

As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.

Quem deve elaborar estes documentos?

• Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.

Como esses documentos são encaminhados?

Verifique como preceder na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma, antes do envio à CAPL/DCOM durante a etapa de envio das orçamentações ("Autuação e complementação do processo" no fluxograma).

Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?

• Na etapa "Autuação e complementação do processo" do fluxograma, as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
  • as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
  • as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
• Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições

Preciso elaborar o DFD?

Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.

Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.

VALE O REFORÇO: PLANEJE SUAS DEMANDAS!

Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros.

Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. A CAPL/DCOM analisará todos os pedidos e SDs e os agrupará ao processo pertinente, que será encaminhado para a próxima etapa: a elaboração do Termo de Referência.

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Exceções à regra

Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.

São os casos de

• dispensas e inexigibilidades de licitação;
• adesões a atas de registro de preços de outros órgãos; e
• raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.

• Pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária; e
• licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega)

devem ser encaminhados obedecendo a alocação dos grupos de itens no Calendário de Compras, bem como obedecer os prazos de cada etapa e atividade.

Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.

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