Fluxo prévio para licitações SRP
A partir de 2019, o Calendário de Compras da UFSC terá um novo formato de funcionamento. Agora, cada etapa possui um cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar, de modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos. Para se ter uma ideia, no ano de 2018 foram mais de 8 mil itens recebidos e tratados, gerando mais de 290 processos encaminhados. Isto tudo apenas para licitação, sem contar as adesões a atas de registro de preços de outros órgãos e as dispensas e inexigibilidades de licitação. Também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos propiciará o atendimento da legislação e jurisprudência atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
Estes procedimentos se aplicam a pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Os demais casos deverão ser encaminhados conforme procedimentos específicos já utilizados. Pedidos para licitação via Pregão Tradicional (Pronta Entrega) deverão ser encaminhadas diretamente por meio do Sistema Solar/SCL.
Principais motivações para a alteração da metodologia de envio das demandas de compra:
- Melhor organização das demandas recebidas;
- Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
- Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
- Evitar repetição de itens semelhantes em processos licitatórios distintos;
- Melhor organização dos itens nos processos licitatórios;
- Redução do número de processos licitatórios;
- Ganho de celeridade nos processos;
- Evitar a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da pesquisa de preços por vários requerentes para o mesmo material;
- Dentre várias outras.
Além das vantagens já elencadas, se pretende, a partir da otimização e redução do número de processos com tal metodologia, economizar mais de dois milhões de Reais anualmente para a UFSC, apenas com custas processuais, considerando a estimativa de custo de cerca de R$ 17.000,00 com cada processo, incluindo o tempo gasto com a instrução e os encaminhamentos do processo, custos com publicação, entre outros.
Desta forma, cada etapa do Calendário de Compras terá um cronograma de atividades a serem desenvolvidas pelo DCOM e pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo apresentado abaixo:
Acesse aqui o Calendário de Compras do DCOM bem como o seu cronograma de atividades.
Abaixo segue a explicação de cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras:
Definição das listas fechadas de itens
Esta é uma fase realizada pelo Departamento de Compras da nova sistemática de compras da UFSC.
Com base no histórico dos pedidos solicitados pelas Unidades requerentes, o DCOM criará planilhas de listas fechadas contendo os itens disponíveis para licitação, uma para cada da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.
Cada família de itens terá sua própria lista fechada.
Exemplo:
Etapa 1
- Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
- Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS
etc.
Etapa 2
- Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
- Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
- Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO
etc.
E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.
INSERIR FIGURA DA LISTA FECHADA
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
Nas datas previstas no Calendários de Compras, planilhas online contendo as listas fechadas serão disponibilizadas para que as Unidades requerentes preencham os quantitativos de suas demandas.
Neste momento todas as Unidades requerentes já devem estar com a relação de toda a demanda correspondente à Etapa do Calendário de Compras vigente, para apenas conferir se os itens de sua demanda serão solicitados na lista fechada ou na lista aberta.
Caso os requerentes encontrem erros nos itens das listas fechadas, poderão solicitar ao DCOM correções cabíveis nos textos, mediante justificativa a ser subjugada à análise. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para tanto, bastará selecionar a opção "Sugestão para correção?" na coluna correspondente e preencher todos os campos, inclusive o de Justificativa, onde deverá justificar os motivos da correção.
Cada Unidade requerente terá acesso para edição apenas à sua Coluna na lista fechada (devidamente nomeada) e à sua lista aberta, evitando que informações sejam inseridas/editadas equivocadamente por outra Unidade.
Caso as listas fechadas não contemplem todos os materiais necessários, as Unidades poderão informar outros itens a licitar em uma planilha específica, chamada de 'Lista Aberta'.
Em sua lista aberta correspondente, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento. Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código correspondente.
INSERIR FIGURA DE UMA (OU MAIS) LISTA ABERTA
Situação simulada para exemplo
- A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: PCT
O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que a coluna 'Unidade' está incorreta, pois o correto seria "unidade (UN)" e não "pacote (PCT)". Ele poderá informar o erro na lista aberta de sua Unidade, selecionando a opção "Sugestão para correção?" na coluna correspondente e preenchendo todos os campos com o texto correto:
077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: UN - Justificativa: A Unidade correta para o material é UNIDADE e não PEÇA.
INSERIR FIGURA ILUSTRATIVA
Consolidação das demandas solicitadas
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisadas para serem consolidadas em uma lista única pelo DCOM.
- Nas listas fechadas, os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.
- Nas listas abertas, os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:
- aceitar os itens das listas abertas (desde que sejam diferentes dos relacionados nas listas fechadas), acrescentando-os na lista final (consolidada);
- consolidar itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item, pois são o mesmo material, detalhado por cada requerente de maneira distinta);
- recusar um pedido de item, pois a demanda pode ser atendida por algum item da lista fechada, transferindo o quantitativo desses itens das listas abertas para os correspondentes nas listas fechadas.
A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização do item justifica a compra de dois ou mais itens com características semelhantes.
Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN
Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN
Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.
Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.
O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m.
Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".
Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser informado na lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z.
REFORÇANDO
- A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
- A lista aberta será analisada e a sua demanda passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se vai aceitar itens com especificações diferentes das já disponibilizadas na lista fechada.
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar em suas listas abertas os itens:
- aprovados;
- consolidados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
- recusados.
Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado, poderá questionar a análise em uma Coluna pertinente em sua lista aberta, que será acrescida nas planilhas online pelo DCOM para essa fase.
Geração dos processos
Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase os processos de compra serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').
Exemplo: A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.
A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM, criará então dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.
- E a esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos posteriores, encaminhados pelas Unidades requerentes conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase seguinte.
Divisão das tarefas de orçamentação
Com base no quantitativo solicitado por cada Unidade requerente para os itens informados nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação de todos os materiais a licitar.
As tarefas serão repassadas às Unidades por meio de um Memorando Circular encaminhado via SPA/SOLAR, informando quais itens caberá a cada uma delas realizar as Pesquisa de preço pertinentes.
Situação hipotética para exemplificar:
A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens, provenientes das demandas de três Unidades requerentes, A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.
- A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
- A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
- A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.
Prosseguindo com a situação hipotética...
Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe o DCOM envia Memorando Circular às Unidades A, B e C distribuindo as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:
- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;
- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;
- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.
Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 12 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.
OU SEJA:
- Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
- Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
- Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.
I M P O R T A N T E
- As Unidades requerentes sempre realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas listas abertas, então já podem realizar essas Pesquisas antes da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação';
- Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar a 'Quantitativo Total' informada na LISTA FINAL para família em questão.
Execução das tarefas conforme divisão
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes criarão as Pesquisas de preço e encaminharão à CAPL os pedidos de compra conforme a distribuição realizada pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Quando todos os pedidos estiverem aprovados, o processo de compra ao qual foram ajuntados será tramitado à CAEX para Elaboração do Termo de Referência.
Caso seja necessário realizar ajustes nas Pesquisas de Preço e/ou nos pedidos, as Solicitações Digitais (SDs) serão devolvidas pela equipe da CAPL, como já acontecia na antiga sistemática de pedidos de compra de materiais.
Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades serão consolidadas em uma planilha única, a qual representará um espelho dos processos gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo. A mesma também constará como peça do processo licitatório.
Quais os casos de exceção à esta regra?
Em alguns casos será admitido o envio dos pedidos pelo procedimento usual, diretamente por meio do sistema Solar/SCL. São os casos das dispensas e inexigibilidades de licitação, adesões a atas de registro de preços de outros órgãos e as exceções excepcionalíssimas autorizadas previamente pela Direção do DCOM.
Em caso de dúvida, sempre entrar em contato previamente com o DCOM, por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" do nosso sítio.