Aquisição de itens de pregões UFSC
Orientações gerais
Clique AQUI para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)
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As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.
Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.
Fluxograma para emissão das SNEs
- Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as orientações do Manual
- Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
- Acessar o SICAF em Compras.gov.br
- Emitir a certidão de Situação do Fornecedor e o Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I) de cada fornecedor
- Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
- Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
- Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
Exemplo de Relatório de Situação do Fornecedor
- Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
- Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
- Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
- Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE
Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.
- Acesse o sistema MATL
- Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
- Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
- Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
- Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
- Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
- No campo “Complemento histórico”, inserir:
- endereço completo de entrega com CEP
- Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
- Endereço de entrega para tombamento:
- Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
- Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
- Email: dgp@contato.ufsc.br
- Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
- responsáveis pelo recebimento
- telefone e e-mail
- finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
- No campo “Observação” inserir:
- número da AF
- dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
- No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
- Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
- U. gestora: 153163
- UGR: UGR DO SETOR
- Fonte: VER COM SEPLAN
- PTRES: VER COM SEPLAN
- Atividade: VER COM SEPLAN
- Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Etapa Ensino: Graduação
- Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
- Tema: Não se Aplica
- Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
- Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
- Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
- Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
- Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
- Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)
IMPORTANTE:
Após a emissão das SNEs, É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM, utilizando a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho" na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho "SNEs ns. INFORMAR O NÚMERO DAS SNES emitidas. Segue para baixa de saldo.".
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO
Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
Cadastro do Processo Digital
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
- Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
- SNE assinada pelo ordenador de despesas
- Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
- Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
- Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
- Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR
Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.
Atenção:
Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
Passo 1 - Preparação dos documentos
- Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
- Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
- Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo.
- MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
- Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.
Dados gerais
- Unidade gestora: 153163
- Evento: Empenho
Dotação Orçamentária
- UGR: informar a UGR do setor
- PTRES: conforme Nota de Dotação
- Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
- Natureza: 44905241
- Atividade: conforme Nota de Dotação
- Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
- Modalidade Empenho: Estimativo
Plano interno
- Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
- Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade: setor requerente
- Tema Público: Não se aplica
- Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
Dados da Contratação
- Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
- Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
- Modalidade de Licitação: Pregão
- Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
- Número Licitação: número do Pregão (cuidado para não confundir número do pregão com o número da Ata de Registro de Preços)
- Origem do Material: ... (código 0)
- Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
- Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
- Observação: adaptar o seguinte texto modelo:
- SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE
- Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX
- Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X
- Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX
- Entrega Total
Relação dos itens
*se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.
- Clicar em: incluir linha
- Item: preencher conforme Ata
- Código: 1 (sempre)
- Descrição: preencher conforme Ata
- Unid: UN (sempre)
- Quantidade: preencher conforme pedido
- Valor: preencher conforme Ata
- Clicar em: Inserir (no topo da tela)
Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
- Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
- Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
- Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo)
Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;
Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comuns - Notificação ao Fornecedor").
Aquisição de itens por meio de adesão
As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS.
Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.
O processo será encaminhado para a fila Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho, e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.
- MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
- Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.
Dados gerais
- Unidade gestora: 153163
- Evento: Empenho
Dotação Orçamentária
- UGR: informar a UGR do setor
- PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
- Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
- Modalidade Empenho: Estimativo
Plano interno
- Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
- Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade: setor requerente
- Tema Público: Não se aplica
- Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
Dados da Contratação
- Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
- Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
- Modalidade de Licitação: Pregão
- Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
- Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
- Origem do Material: ... (código 0)
- Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
- Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
- Observação: adaptar o seguinte texto modelo:
- Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)
- Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)
- Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC
- ND 20240XXXX ou Duodécimo
Relação dos itens *se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.
- Clicar em: incluir linha
- Item: preencher conforme Ata
- Código: 1 (sempre)
- Descrição: preencher conforme Ata
- Unid: UN (sempre)
- Quantidade: preencher conforme pedido
- Valor: preencher conforme Ata
- Clicar em: Inserir (no topo da tela)
Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
Cadastro do Processo Digital
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
Envio ao DCF para digitação
- Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
- SNE assinada pelo ordenador de despesas
- Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
- Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
- Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
- Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;
Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam em "Passos Comununs - Notificação ao Fornecedor").
Passos comuns
Retorno do DCF - Ajuste de subitem
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração.
Para tal, deve-se:
- Acessar MATL -> guia Empenho -> Solicitação de Empenho -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
- Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção Almoxarifado -> alterar de SISTEMA SOLAR para COMPRAS DIRETAS -> clicar em Alterar;
- Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em Alterar novamente.
- Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
Notificação ao fornecedor
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
- Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
- Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
- Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
- IMPORTANTE: habilite no e-mail o "Recibo de entrega" e/ou "Confirmação de leitura
- Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
- Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
- Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
- Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.
MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO
Onde localizar os números da Nota de empenho (NE) e da SNE
ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX
CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)
Solicitamos confirmação de recebimento.
Senhor(a) fornecedor(a),
Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
- PRAZO: estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
- INFORMAÇÕES PARA ENTREGA: constam no documento (SNE) anexo:
- lista dos materiais com quantidades
- valor da nota fiscal a ser gerada
- responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
- local de entrega
- número do pregão
- código da UASG
- CNPJ da UFSC
- DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA:
- DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL:
- Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
- Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
- Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.
ATENÇÃO
- Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
- Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
- Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
- Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.
CONSULTA À NOTA DE EMPENHO
- Acesse o [Portal da Transparência]
- Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
- Clique em "Adicionar" e "Consultar".
Atenciosamente,
