PROCESSO ADMINISTRATIVO: mudanças entre as edições
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Edição das 15h57min de 25 de novembro de 2024
Predefinição:Info Predefinição:Topo
PROCESSO ADMINISTRATIVO
PASSO-A-PASSO
Um Processo Administrativo (PA) aberto para apurar eventuais infrações contratuais supostamente cometidas por um fornecedor é baseado em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com cada caso e toda a legislação pertinente pode ser consultada na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: LEGISLAÇÕES.
Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral acaba sendo a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido.
Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA) |
'Fase Investigatória': Setor denunciante;
'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM), Comissão de Processo Administrativo (CPA) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD);
'Fase Executória': PROAD.
FASE INVESTIGATÓRIA
Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Predefinição:Alertapequeno
Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital
Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e deve ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à fila SAA/DCOM.
No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':
Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:
- No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
- Grupo de assunto: 222 – Processo;
- Assunto: 807 – Processo Administrativo;
- Detalhamento: uUtilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".
Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material. |
Etapa 2 - Anexar documentos
Salve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores. Predefinição:Alertapequeno;
Preencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;
Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);
O Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Predefinição:Alertapequeno;
DICA: Para evitar excesso de páginas na denúncia, compacte o arquivo do Edital e anexe a pasta zipada como peça na SD, nomeando-a de acordo.
Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório..
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Etapa 3 - Vincular processos
Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:
- O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
- O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.
Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:
Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:
- Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
- Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
- Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
- Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.
Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':
Legenda da figura Processos vinculados:
- Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
- Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.
A T E N Ç Ã O:
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Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM
Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para o usuário SAA/DCOM/PROAD, setor que dará continuidade ao processo.
FASE PROCESSUAL
Nessa fase três notificações serão enviadas à empresa fornecedora que responderá ao Processo Administrativo:
- Notificação Inicial: encaminhada pelo DCOM;
- Segunda Notificação: encaminhada pela Comissão do PA e
- Terceira Notificação: encaminhada pela PROAD.
Notificação Inicial: SAA/DCOM
Nesta etapa, munido das informações contidas na Solicitação Digital (SD) enviada pelo requerente na Fase Investigatória, o SAA/DCOM:
Autua a SD enviada pelo requerente na Fase Investigatória, transformando-a em um Processo Administrativo (PA) digital. O sistema SOLAR incorpora todas as informações e páginas da solicitação ao processo gerado a partir de sua autuação;
Notifica oficialmente o fornecedor a partir do envio de uma mensagem eletrônica (e-mail) que informa que os documentos Notificação Inicial (assinada pela Direção do DCOM), Relatório Inicial (assinado pelo SAA/DCOM) e Relatório de Notícia de Irregularidade (assinado pelo servidor da unidade requerente que iniciou o PA) seguem anexados. O prazo de cinco dias úteis para envio da Defesa Prévio da fornecedor autuado consta nos documentos encaminhados neste e-mail.
Defesa Prévia
O SAA/DCOM aguarda a manifestação do fornecedor por meio de sua Defesa Prévia no prazo de resposta informado nos anexos da Notificação.
Transcorrido o prazo de envio da Defesa Prévia do fornecedor, caso esse não tenha se manifestado ou cumprido seus deveres constantes do Edital, será dada a continuidade ao PA.
Quando ocorre envio da Defesa Prévia do fornecedor dentro do prazo estipulado, a defesa é anexada às peças do PA. O processo é então tramitado à Direção do Departamento de Compras (DCOM) para análise da manifestação do fornecedor.
A Direção do DCOM pode optar pelo arquivamento ou pelo prosseguimento do processo.
Caso a continuidade do processo seja pertinente, os trâmites necessários serão tomados para que a Comissão de Processo Administrativo (CPA) seja nomeada por Portaria de Designação de Comissão emitida pela Pró-Reitoria de Administração (conforme Portaria nº 295/PROAD/2017).
A partir da emissão da Portaria de nomeação da CPA o processo administrativo passa a ser tramitado entre a Comissão e a PROAD.
Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990[4]).
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Segunda Notificação: CPA
Após realizadas as atribuições iniciais da Comissão de Processo Administrativo, o/a Presidente deverá notificar a empresa sobre a decisão da CPA encaminhando por correio eletrônico (e-mail) os seguintes documentos:
- Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais - preenchida com os mesmos dados da Notificação Inicial enviada pelo DCOM (ou atualização conforme o SICAF, se houver).
- Predefinição:Alertapequeno (menu 'Consulta> Níveis de Cadastramento > Nível I - Credenciamento'), pois os constantes na Notificação Inicial podem ter sido atualizados pela empresa fornecedora. Os Editais preveem que todo contato com as empresas fornecedoras será realizado a partir dos dados do SICAF.;
- Relatório Conclusivo e anexos (se houver).
Em seguida, é preciso anexar como peças no processo administrativo (ambos em arquivo .PDF):
- a Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais enviado ao fornecedor;
- o Relatório Conclusivo ao fornecedor;
- a íntegra do e-mail de envio da Segunda Notificação (em arquivo .PDF) e
- a íntegra do e-mail de comprovação de recebimento da Segunda Notificação (em arquivo .PDF - ver exemplo na seção Etapa 2 - Comprovação dos fatos).
Alegações Finais
A empresa notificada terá um prazo de 10 dias corridos [7] para a apresentar alegações finais quanto à decisão da Comissão comunicada pela Segunda Notificação.
Se o fornecedor responder à Segunda Notificação os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:
- Íntegra do e-mail de resposta à Segunda Notificação (em arquivo .PDF);
- Alegações finais da empresa;
- Anexos das alegações finais (se houver) e
- Checklist referente à Comissão.
Predefinição:Alertapequeno, pois a Segunda Notificação é a oportunidade da empresa apresentar provas que possam servir de fundamento para a futura decisão do Pró-Reitor de Administração, a quem o processo administrativo será encaminhado.
Se o fornecedor não responder à Segunda Notificação, os seguintes arquivos deverão ser incluídos como peças no processo administrativo:
Após anexar todos os documentos gerados pelo trabalho da Comissão como peças do processo administrativo, o/a Presidente da Comissão deverá tramitar o processo administrativo para o setor CAA/PROAD apontando o fim dos trabalhos da CPA.
Em tese, os trabalhos dos membros da Comissão de PA encerram-se nessa etapa, podendo esses, contudo, ser convocados novamente no caso de surgimento de novos fatos, necessidade de esclarecimentos sobre o processo, ou demais demandas pertinentes ao grupo.
Terceira Notificação: PROAD
O Relatório Conclusivo, a Segunda Notificação e as Alegações Finais da empresa serão encaminhados por meio do PA à fila CAA/PROAD, apontando o fim dos trabalhos da Comissão de Processo Administrativo (CPA). A PROAD analisará a sugestão de aplicação das sanções feita pela CPA, bem como as Alegações Finais da empresa. Atualmente, os processos não são mais remetidos à Procuradoria Federal junto à UFSC para a análise jurídica da aplicabilidade das sanções, uma vez que essa manifestou-se sobre a natureza de PA por meio do Parecer Referencial quanto a Inadimplemento contratual. Ponderando as informações da CPA, da empresa processada e da Procuradoria Federal, além de julgamento próprio, a PROAD notificará o fornecedor de sua decisão na Notificação para apresentação de Defesa Recursal.
Assim como na fase da primeira notificação, é de suma importância garantir ao fornecedor amplo direito de defesa [8], que neste caso, será considerada como Defesa Prévia. O prazo de resposta do fornecedor deverá ser de cinco dias úteis. [9] Após o envio da notificação, a PROAD deverá inserir o checklist correspondente.
Caso o fornecedor notificado não se manifeste e sejam exauridas todas as possibilidades de contato com ele, assim como na Etapa Inicial de notificação realizada pelo SAA/DCOM, é possível que a PROAD publique no Diário Oficial o Edital de Notificação [10], replicando o mesmo conteúdo enviado no ofício emitido anteriormente. Durante o período disponibilizado e determinado pela Lei, o fornecedor deverá elaborar sua defesa recursal por vias formais e devidamente documentada, apresentando argumentos que corroborem seu contrapont
Análise da Defesa Recursal: PROAD
A Administração deverá atentar-se a dois pontos essenciais quanto ao envio do recurso do fornecedor: tempestividade e legitimidade. Somente podem ser aceitos recursos enviados dentro do prazo legal, que determina 5 (cinco) dias úteis, não tendo nenhuma obrigação a Administração em acatar recursos enviados fora deste prazo [11]. Vale ressaltar que o prazo final se dá da saída do documento no endereço do fornecedor (via correio eletrônico ou correio físico) e não da recepção do documento na UFSC (apenas em caso de entrega em mãos à PROAD).
Em caso de recurso intempestivo (fora do prazo), a PROAD anexará todas as peças recebidas para registro aos autos do PA, contudo sem a necessidade de análise e retorno ao fornecedor. Deve fazer constar também no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor sobre esse fato. Sendo o recurso tempestivo, a PROAD deverá analisar a sua legitimidade, ou seja, se o recurso possui consistência documental, além de apresentar apenas peças de teor oficial dentro do que determinam os pressupostos processuais (é necessário analisar se aqueles que assinam o recurso respondem legalmente pela empresa, se não há indícios de fraude, se os documentos possuem teor oficial entre outros).
Após a análise do recurso, cabe à PROAD não acatar ou acatar parcial ou integralmente o conteúdo interpelado pelo contratado. Tais decisões (considerando os pressupostos legais, as provas, os relatos, o recurso e a defesa prévia) poderão ser remetidas à Procuradoria Federal para balizar os entendimentos.
Neste ponto, a PROAD terá duas alternativas:
- Abrandar a decisão anterior: com base na defesa recursal, a Administração poderá diminuir a intensidade das sanções a serem aplicadas ou até mesmo excluí-las por completo;
- Manter ou acrescer a decisão anterior: nesse caso, o PA deverá ser encaminhado para decisão do Reitor da Universidade [12].
Caso a PROAD conclua que o fornecedor não deve ser penalizado, o PA deverá seguir para o SAA/DCOM, que continuará seu trâmite de ciência e arquivamento.
Caso contrário, a PROAD realizará a Notificação da Decisão Recursal ao fornecedor e, após, a inserirá aos autos do processo o checklist preenchido pelo Pró-Reitor de Administração.
FASE EXECUTÓRIA
Sendo o fornecedor notificado da decisão da Administração quanto à aplicação de quais sanções administrativas e seus teores, a fase executória seguirá os seguintes passos:
- A CAA/PROAD anexará aos autos do processo a memória de cálculo da multa, quando for o caso;
- A PROAD realizará a aplicação das penalidades determinadas no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor (envio da GRU para recolhimento da multa e/ou registro da advertência/suspensão/impedimento de licitar e contratar no SICAF, CINEP e CEIS), assim como efetuará a publicação das penalidades no Boletim Oficial da UFSC e no Diário Oficial da União;
- O valor das multas deverá ser recolhido por uma Guia de Recolhimento da União (GRU), encaminhada ao fornecedor apenas após o Relatório Conclusivo. Caso não haja o pagamento da GRU, o valor deverá ser cobrado na garantia do contrato, ou por desconto de créditos ou, como última instância, com a inscrição do valor em Dívida Ativa (Fundamento: artigo 86, §§2º e 3º; Artigo 87, §1º, ambos da Lei nº 8.666/93);
- Após a publicação, a PROAD encaminhará o processo ao SAA/DCOM, que por sua vez direcionará o processo à Diretoria do DCOM, para conhecimento da conclusão do mesmo;
- Após, a Direção do DCOM encaminhará o processo à Coordenadoria pertinente, para que essa possa tomar ciência e providências pertinentes (anulação ou cancelamento de empenho, registros internos etc);
- Por fim, a Coordenadoria encaminhará o processo ao SAA/DCOM.
Finalizadas as etapas citadas anteriormente, a conclusão do PA seguirá as seguintes etapas:
- A PROAD encaminhará o processo ao DCOM para ciência e arquivamento;
- O SAA/DCOM efetuará o arquivamento do processo, seguido da baixa em seus registros internos sobre o encerramento do PA.
O PA se dará assim por encerrado.
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COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)
Servidores designados para compor uma Comissão de Processo Administrativo respondem civil, penal e administrativamente pelo exercício irregular de suas atribuições, inclusive por ato omissivo ou comissivo, constituindo-se em dever funcional a participação em comissões de processo administrativo a partir da convocação pela autoridade competente (artigos 116, 121 e 124 da Lei nº 8.112/1990[4]).
A Comissão deverá atentar-se ao conteúdo do Edital do pregão do PA, principalmente no que tange a obrigações, prazos e sanções administrativas. Suas ações deverão pautar-se nas legislações vigentes aplicáveis.
Dentre as atribuições da Comissão de Processo Administrativo estão:
Análise do caso
- O Presidente da Comissão deverá convocar os demais membros para a reunião que registrará o início dos trabalhos da CPA;
- O secretário definido dentre seus membros redigirá a ata dessa reunião, que servirá como Termo de Instalação da Comissão de PA;
- A CPA tomará ciência de todo o ocorrido a partir da análise das peças da PA e reunirá provas adicionais (correios eletrônicos trocados, documentações envolvidas, publicações, protocolos, relatório de ligações etc.) além das já registradas no processo, bem como analisará a defesa prévia apresentada pelo fornecedor (se houver);
- Tais documentos nortearão a conclusão da CPA em relação à punição ou absolvição do fornecedor.
Para cumprir o Princípio da Legalidade, somente podem ser aplicadas sanções previstas em lei.
As sanções devem ser aplicadas conforme a análise de cada caso, respeitando os critérios de gravidade de cada irregularidade cometida, também como a frequência das ocorrências (Tabela 1). Portanto, é necessário analisar caso a caso antes de tomar a decisão de qual sanção deverá ser aplicada, nos termos da legislação aplicável.
O artigo Sanções Administrativas detalha todas as opções possíveis e é possível identificar as aplicabilidades e embasamentos legais para cada tipo de sanção administrativa.

Orientações adicionais sobre sanções

a) A aplicação da sanção deve obedecer ao previsto em Edital e no contrato e aos princípios da proporcionalidade e razoabilidade. Ao julgar-se o caso, deve-se levar em consideração a gravidade da infração, o prejuízo causado, a vantagem auferida ou pretendida, a consumação ou não da infração, a reincidência etc.
b) Apenas a multa pode ser aplicada conjuntamente com outra penalidade. Assim:
- Advertência isolada OU advertência + multa;
- Suspensão isolada OU suspensão + multa;
- Declaração de inidoneidade isolada OU declaração + multa;
- Impedimento de licitar e contratar isolado OU impedimento + multa.
c) De ordem prática, dependendo da conduta descrita nas leis 8.666/93[15] e 10.520/2002[16], algumas penalidades são sugeridas, levando em consideração os pressupostos da alínea (a) (Tabela 4).
d) Não é necessário comprovar dolo ou má fé para a aplicação do impedimento de licitar e contratar.
- Fundamentos: Acórdão TCU Plenário nº 754/2015[17]
- Trecho do voto da Srª Ministra Relatora Ana Arraes:
- 28. A abordagem feita pela Sefti com relação a esse tópico não merece reparos.
- Não há dúvidas de que a aplicação da sanção de inidoneidade de que trata o art. 7º da Lei 10.520/2002 independe da comprovação de dolo ou má-fé por parte do licitante.
- Basta que se incorra, sem justificativa, numa das condutas ali consignadas para que seja aplicada a pena.
e) Nota de empenho e/ou ordem de fornecimento substituem o instrumento de contrato em valores abaixo de R$ 80.000,00
- Fundamentos: Lei 8.666/93[15], art. 62.
f) A atualização dos valores para aplicação de multa deve ser baseada na taxa Selic.
g) Quando o Edital menciona contrato e o referido pregão não possui contrato, o documento a ser considerado é o empenho.
Depois de tomadas as decisões cabíveis ao caso em julgamento pela Comissão, essa deverá registrá-las no Relatório Conclusivo.
LEGISLAÇÃO APLICÁVEL
• Constituição Federal de 1988;
• Lei nº 8.112, de 1990 - Dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais;
• Lei nº 8.666, de 1993 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;
• Lei nº 10.520, de 2002 – Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;
• Lei nº 10.406, de 2002 – Institui o Código Civil;
• Lei nº 9.784, de 1999 – Regula processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;
• Decreto nº 5.450, de 2005 – Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns;
• Decreto nº 7.892, de 2013 – Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;
• Instrução Normativa MP nº 2, de 2008 – Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;
• Instrução Normativa MP nº 2, de 2010 – Estabelece normas para o funcionamento do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG;
• Instrução Normativa CGU nº 2, de 2015 – Regula o registro de informações no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS e no Cadastro Nacional de Empresas Punidas – CNEP;
• Portaria MP nº 306, de 2001 – Aprova sistema de cotação eletrônica de preços;
• Portaria MF nº 75, de 2012 – Dispõe sobre a inscrição na Dívida Ativa da União e o ajuizamento de execuções fiscais pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional;
• Portaria RFB nº 3.090, de 2011 – Atribuições e competências administrativas no processo de apuração de infração e aplicação de penalidades no âmbito da Secretaria da Receita Federal do Brasil;
• Orientações Normativas da AGU nº 48 e 49, de 2014.
Referências
- ↑ GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC
- ↑ Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC
- ↑ Manual de Redação da Presidência da República
- ↑ Ir para: a b Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990
- ↑ Lei 9.784/99, Arts. 2º e 38
- ↑ Lei 8.666/93, Arts. 109
- ↑ Lei 9.784/99, Art. 44
- ↑ Lei 9.784/99, Arts. 2º e 38
- ↑ Lei 8.666/93, Art. 109
- ↑ Lei 9.784/99, Arts. Art. 26 (...) §4º
- ↑ Lei 8.666/93, Arts. 110
- ↑ Portaria nº 1.186/GR/97/UFSC
- ↑ Constituição Federal de 1988, Art. 5º, alíneas XXXIII, XXXIV e LX
- ↑ Ir para: a b Curso de Sanções Administrativas, ESAF/PR (2016).
- ↑ Ir para: a b c Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993
- ↑ Ir para: a b Lei n. 10.520, de 17 de julho de 2002
- ↑ Acórdão Plenário TCU nº 754/2015
TEXTO VISÍVEL