PROCESSO ADMINISTRATIVO

PROCESSO ADMINISTRATIVO

COMO INICIAR UM PA

Um Processo Administrativo (PA) apura eventuais infrações contratuais supostamente cometidas por um fornecedor e é baseado em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com cada caso.

Esta seção do Manual de Compras trata apenas do passo-a-passo para ajudar servidores a ensejar a abertura da [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO#FASE_INVESTIGATÓRIA|fase investigatória de PAs pelo Departamento de Compras (DCOM/PROAD).

Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral acaba sendo a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido.

O fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente podem ser consultados na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.

Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

'Fase Investigatória': Setor denunciante;

'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM), Comissão de Processo Administrativo e Pró-Reitoria de Administração (PROAD);

'Fase Executória': PROAD.

Fases do Processo Administrativo

Fase investigatória

Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Predefinição:Alertapequeno

Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital

Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e deve ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à fila SAA/DCOM.

No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':

Cadastro SD

Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:

1. No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
4. Detalhamento: uUtilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.

Etapa 2 - Anexar documentos

Salve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores. Predefinição:Alertapequeno;

Preencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;

Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);

O Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Predefinição:Alertapequeno;

DICA: Para evitar excesso de páginas na denúncia, compacte o arquivo do Edital e anexe a pasta zipada como peça na SD, nomeando-a de acordo.

Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório..

Informações pertinentes para comprovação dos fatos: Descrição detalhada das tentativas de contato por meio eletrônico (e-mails) com o fornecedor (mandar imprimir as mensagens em arquivo .PDF); Comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail; Descrição detalhada das tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, quem atendeu a ligação na empresa fornecedor, o que foi informado etc.), se houver; Todos os documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos, se houver; Recomenda-se que ao enviar cobranças ao fornecedor, as Unidades consultem o relatório dos dados de contato dos fornecedores no SICAF (Menu 'Consulta > Níveis de Credenciamento > Nível I - Credenciamento') e no MATL, de modo a exaurir todas as tentativas de contato, pois, assim como há fornecedores que não atualizam os dados de contato, também há aqueles que os atualizam após as Atas de Registro de Preços serem elaboradas.

Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores O GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC, documento divulgado por meio do Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no Manual de Redação da Presidência da República, informa em sua página 18 que: [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”; É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...] Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail: Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vincular processos

Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:

1. O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
2. O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.

Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:

Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:

1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':

Processos vinculados

Legenda da figura Processos vinculados:

1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O: Em casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão. Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho. Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores. Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM. A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para o usuário SAA/DCOM, setor que dará continuidade ao processo.

FASE PROCESSUAL

Nessa fase três notificações serão enviadas à empresa fornecedora que responderá ao Processo Administrativo:

• Notificação Inicial: encaminhada pelo DCOM;
• Segunda Notificação: encaminhada pela Comissão do PA e
• Terceira Notificação: encaminhada pela PROAD.

O fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente podem ser consultados na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.