Calendário de Compras: mudanças entre as edições

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=Introdução=
=Introdução=
A [https://proad.ufsc.br/ Pró-Reitoria de Administração (PROAD)] é responsável pelo {{red|'''Planejamento Institucional de Compras e Contratações'''}} na UFSC.


O DCOM elabora anualmente o Calendário de Compras da UFSC, composto pela programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos, bem como as atividades a serem realizadas.
Uma das ferramentas deste Planejamento Institucional é o [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ {{red|Calendário de Compras}}], elaborado anualmente pelo DCOM, que é composto pela '''programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos''', bem como as atividades a serem realizadas.


Este planejamento tem a finalidade de {{destaque|info|promover contratações {{red|centralizadas e compartilhadas}}, a fim de obter {{red|economia de escala}}, {{red|padronização}} de produtos e serviços e {{red|redução de custos}} processuais}} e {{destaque|info|evitar o fracionamento de despesas}}, atendendo assim a legislação{{novaleiref|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art12vii Art. 12, inciso VII]}}{{ref|decreto10947|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D10947.htm Decreto n. 10.947, de 25 de janeiro de 2022]|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D10947.htm#art5i Art. 5º, inciso I]}} e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle<ref>Acórdão 1094/2018-TCU-Plenário, parágrafo 9.2: "recomendar à Universidade Federal de Santa Catarina a adoção das seguintes medidas:", parágrafo 9.2.5: "realize processo de planejamento das aquisições" (disponível na [https://solar.egestao.ufsc.br/cpav/visualizarDocumentosProcesso.do?processoPK=46501,23080,2018&itemAba=aba_pecas Solicitação Digital 041024/2018]).</ref>
Este planejamento tem a finalidade de {{destaque|info|promover contratações {{red|centralizadas e compartilhadas}}, a fim de obter {{red|economia de escala}}, {{red|padronização}} de produtos e serviços e {{red|redução de custos}} processuais}} e {{destaque|info|evitar o fracionamento de despesas}}, atendendo assim a legislação{{novaleiref|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2021/lei/l14133.htm#art12vii Art. 12, VII]}}{{ref|decreto10947|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D10947.htm Decreto n. 10.947, de 25 de janeiro de 2022]|[https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2019-2022/2022/Decreto/D10947.htm#art5i Art. 5º, I]}} e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle.{{ref|Acordao1094|[https://pesquisa.apps.tcu.gov.br/documento/acordao-completo/*/NUMACORDAO%253A1094%2520ANOACORDAO%253A2018%2520COLEGIADO%253A%2522Plen%25C3%25A1rio%2522/DTRELEVANCIA%2520desc%252C%2520NUMACORDAOINT%2520desc/0 Acórdão 1094/2018-TCU-Plenário]: ''9.2: recomendar à Universidade Federal de Santa Catarina a adoção das seguintes medidas: 9.2.5: '''realize processo de planejamento das aquisições''''' (disponível na [https://solar.egestao.ufsc.br/cpav/visualizarDocumentosProcesso.do?processoPK{{=}}46501,23080,2018&itemAba{{=}}aba_pecas Solicitação Digital 041024/2018])}}


Além disso, há diversas vantagens, como:
Além disso, há diversas vantagens, como:
*otimizar os procedimentos;
*otimizar os procedimentos
*evitar redundância de tarefas;
*evitar redundância de tarefas
*aperfeiçoar o gerenciamento dos processos;
*aperfeiçoar o gerenciamento dos processos e
*aumentar a celeridade.
*aumentar a celeridade das análises


=Etapas e cronograma=
=Etapas e cronograma=
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Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.
Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.
Nos últimos anos, as Unidades estão sendo consultadas durante a elaboração do Calendário de Compras, quando podem sugerir ajustes em materiais e prazos.
A divulgação do Calendário de Compras é realizada o mais cedo possível (no fim do ano anterior ou início do ano respectivo), de forma que as Unidades possam utilizá-lo para planejar seu trabalho durante o ano.


O Calendário de Compras está sempre disponível na página do DCOM: [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/]
O Calendário de Compras está sempre disponível na página do DCOM: [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/]
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{{fluxo|
{{fluxo|
{{fluxo-conteudo
{{fluxo-conteudo
|Sugestões de itens
|Revisão e publicação da lista de itens
|São disponibilizadas listas prévias contendo os itens demandados no ano anterior. As listas ficam abertas para as Unidades sugerirem inclusão de itens e alterações nos já existentes.
|As listas prévias de itens serão revisadas e posteriormente divulgadas.


'''Responsável: Unidades requerentes'''
'''Responsável: DCOM'''
}}
{{fluxo-conteudo
|Definição da lista de itens
|São formadas comissões que farão a análise das sugestões da fase anterior, resultando em uma lista final para cada grupo de itens. Não há mais possibilidade de alterações.
 
'''Responsável: Comissões'''
}}
}}
{{fluxo-conteudo
{{fluxo-conteudo
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}}
}}
{{fluxo-conteudo
{{fluxo-conteudo
|Geração dos processos
|Geração dos processos e divisão das tarefas
|São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.
|São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.


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}}
}}
{{fluxo-conteudo
{{fluxo-conteudo
|Execução das tarefas
|Execução das tarefas conforme divisão
|Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.
|Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.


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Os prazos são divulgados da seguinte forma:
Os prazos são divulgados da seguinte forma:


[[Arquivo:Cronograma exemplo.gif|centro|miniaturadaimagem|751x751px]]
[[Arquivo:Calendario_cronograma.png|centro|750px|link=https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CZ6DhlmPIAdzbtkPVYJtI9BdC3zomOdVnAHSrJz1OLE/edit?gid=1548109#gid=1548109]]


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=Definição da lista de itens=
=Definição da lista de itens=
<tabs>
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* '''Coluna Unidade Requerente''': informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.
* '''Coluna Unidade Requerente''': informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.


{{Alerta|As sugestões que não atenderem às diretrizes acima '''NÃO SERÃO INCLUÍDAS NA LISTA DE ANÁLISE''', sem possibilidade de inclusão posterior.}}
{{aviso|alerta|As sugestões que não atenderem às diretrizes acima '''NÃO SERÃO INCLUÍDAS NA LISTA DE ANÁLISE''', sem possibilidade de inclusão posterior.}}
</tab>
</tab>


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* Não há mais a fase de ciência e aprovação
* Não há mais a fase de ciência e aprovação


{{info|As instruções para o trabalho das Comissões encontram-se na página [[Definição da lista de itens]]}}
{{aviso|info|As instruções para o trabalho das Comissões encontram-se na página [[Definição da lista de itens]]}}


Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”
Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”
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</tab>
</tab>
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-->


=Inserção de demandas=
=Inserção de demandas=


Agora é o momento inserir nas listas finais geradas pelas comissões, os quantitativos demandados para cada item na coluna referente à Unidade requerente. A lista final fica disponível na página do Calendário de Compras do DCOM.
Após a divulgação das "Listas Finais''' na [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ página do Calendário de Compras do DCOM] e abertura das planilhas pela CAPL, é possível informar os quantitativos demandados para cada item.


Isto é feito inserindo o valor na coluna referente à Unidade requerente, a partir da coluna "Q" das Listas Finais.


Na linha “3” da lista final há um termo “link” acima da sigla de cada Unidade requerente. O campo é utilizado pelas Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas, neste campo é inserido o link da planilha auxiliar, de foram a vincular as planilhas. Caso haja alguma Unidade requerente interessada no uso da planilha entre em contato pelo e-mail: capl@contato.ufsc.br
[[Arquivo:Lista final.gif|centro|miniaturadaimagem|1119x1119px]]
[[Arquivo:Lista final.gif|centro|miniaturadaimagem|1119x1119px]]


<hr>


A partir da coluna "Q" das listas finais há um coluna para cada requerente da UFSC inserir as demandas pelos itens
Para as Unidades que utilizam a '''planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas (a {{red|planilha setorial}})''', é necessário informar o link da planilha correspondente na linha "4" da Lista Final (célula "Link" acima da sigla de cada Unidade requerente).


{{info|Não há mais possibilidade de inclusões ou alterações de itens fora do prazo!}}
Caso haja interesse no uso da planilha setorial, [[Procedimentos prévios à licitação#Acessos e responsáveis|registre o pedido via Portal de Atendimento Institucional do DCOM]].


= Distribuição dos pedidos =
== Informações da planilha ==
De acordo com as demandas inseridas na lista final pelas Unidades requerentes, o DCOM distribui as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes dos itens e gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades.


As planilhas de inserção de demandas marcam (com cores ou alertas) algumas linhas/células conforme a situação do item:


Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila '''“Rever Pedido”'''
* '''Coluna A - Nº Item'''
** <span style="background-color: #ead1dc;">'''Não'''</span>: linha não utilizada (sem item)
** ⏳: item em fase de inserção de quantitativos pelas Unidades
** '''número''': número do item no processo, após a finalização da análise pela CAPL
** <span style="background-color: #f4c7c3;">'''EXCL.'''</span>: item excluído da licitação
** <span style="background-color: #fce8b2;">'''ERRO!'''</span>: (uso interno DCOM) item em análise ou com problema no mapa de licitações


{{info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS E PROCESSOS|Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.]]'''}}
* '''Coluna B - Qtd. Total'''
** a célula ficará em <span style="background-color: cyan;">azul</span> caso a quantidade da planilha seja diferente do processo SPA (verificado pela CAPL)


=Ajustes nos pedidos=
* '''Coluna P - Valor Total'''
** a célula ficará em <span style="background-color: #fce8b2;">amarelo</span> caso o item não atinja o valor mínimo para envio à licitação (verificado pela CAPL e, posteriormente, excluído)


Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras [https://www.youtube.com/watch?v=s-F9YepPcp0&t=11254s podem ser devolvidos] aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
* <span style="background-color: #fce8b2;">'''Linha em amarelo'''</span>
** item com demanda excluída de alguma Unidade (mas ainda encaminhado à licitação)
* <span style="background-color: #b7e1cd;">'''Linha em verde'''</span>
** item com [[Peculiaridades|peculiaridade (necessário envio de documentação extra)]]
* <span style="background-color: #f4c7c3;">'''Linha em vermelho'''</span>
** item excluído da licitação


'''O prazo para a devolução''' do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de '''05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM''' e <u>não a partir do recebimento pelo requerente</u>.
= Distribuição dos pedidos =
 
De acordo com as demandas inseridas na Lista Final pelas Unidades requerentes, o DCOM gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades e envia às [[Documentação_e_instrução_processual_de_licitações#Documentação_necessária|'''Unidades responsáveis pela orçamentação''']].
<tabs>
 
<tab name="Pedidos e processos de licitação">
 
Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:
* itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
* pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
* justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.
 
Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.
 
No [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP|fluxo prévio previsto pela metodologia de compras]], após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Execu.C3.A7.C3.A3o_das_tarefas_conforme_divis.C3.A3o|'Execução das tarefas conforme divisão']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Gera.C3.A7.C3.A3o_dos_processos|Geração dos Processos]] do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do [https://www.youtube.com/watch?v=uiyrQKX7H7U&t=2844s Termo de Referência], sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.
 
 
{{info|'''I M P O R T A N T E'''
 
Sempre que for necessário alterar os textos ou os valores da Pesquisa de Preços, será necessário [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|corrigi-la para gerar e anexar um novo Mapa Comparativo de Preços ao pedido]] e também <u>realizar os mesmos ajustes no Pedido de Compras</u>.}}
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]Dúvidas sobre [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|como corrigir a Pesquisa de Preços]] para gerar um Mapa Comparativo de Preços atualizado?  [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|Clique aqui!!!]]
</tab>
 
<tab name="Ajustes solicitados pelo requerente">
 
Para a correta instrução dos pedidos de compra na [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP|metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP)]], cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.
 
 
De posse dessas informações, na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Inser.C3.A7.C3.A3o_das_demandas_nas_listas_fechadas_e_abertas_pelas_Unidades_requerentes|'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]'''Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de ''lista aberta''''' e disponível na mesma [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ planilha ''online''] em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.
 
 
Antes de informar os itens em sua lista aberta, a [[PROCEDIMENTOS_PRÁTICO-OPERACIONAIS#EQUIPE_DE_APOIO|Equipe de Apoio]] designada por cada requerente deve <u>'''obrigatoriamente'''</u> conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.
 
{{alerta|A T E N Ç Ã O:
*Ajustes (mudança de códigos, novos quantitativos, exclusões, etc.) solicitados a pedido do requerente nos itens das listas fechadas e abertas '''somente serão permitidos nos prazos que correspondam à fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Ci.C3.AAncia_e_aprova.C3.A7.C3.A3o_das_demandas_consolidadas|'Ciência e aprovação das demandas consolidadas']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário'''.
*'''Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; solicitações de amostra; prazos de entrega; garantias e obrigações da contratada:''' O requerente poderá solicitar estes ajustes somente até a etapa de elaboração do Termo de Referência.}}
 
</tab>
 
<tab name="Ajustes solicitados pelo DCOM">
 
Após o encaminhamento do pedido na fase [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Gera.C3.A7.C3.A3o_dos_processos|'Divisão das tarefas de orçamentação']] do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa '''acompanhar diariamente''' a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.
 
 
[[Arquivo:Alert.png|50px|]] '''FIQUE ATENTO:'''
 
*Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras</u>, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório</u>, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho '''Rever Processo''' e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
 
* <u>Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços</u>, ela deve ser acessada pelo Módulo '''Compras & Licitações''', conforme instruções da seção [[PESQUISA_DE_PREÇOS#Como_editar_o_Mapa_Comparativo_de_Pre.C3.A7os_da_Pesquisa|Como corrigir a Pesquisa de Preço]].
 
* <u>Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo</u> precisam ser obrigatoriamente realizadas '''de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa'''.}}
 
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|40px]]'''[http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Acesse aqui o novo formato do Calendário de Compras do DCOM e confira os cronogramas de atividades por Etapa.]'''
 
</tab>
 
</tabs>
 
=Perguntas frequentes=
 
{{oculto
|Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?
|Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
*'''Pedido:''' trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
*'''Solicitação Digital (SD):''' são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Fluxo_pr%C3%A9vio_para_licita%C3%A7%C3%B5es_SRP#O_que_preciso_fazer_a_respeito_dos_itens_para_os_quais_n.C3.A3o_preciso_realizar_Pesquisa_de_Pre.C3.A7o.3F a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP)], que também serão agrupados ao processo de compra.
}}
 
{{oculto
|Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
|Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na [https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/ página do calendário de compras] para encontrar:
:*os itens para os quais '''precisarão realizar pesquisa de preço''' e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
 
:*os itens para os quais '''não precisarão realizar Pesquisa de Preço''' (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.</div>
}}
 
{{oculto
|Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
|Quando a Unidade localizar itens na[[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]] para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho '''Rever Pedido''' da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.
 
É possível gerar uma pesquisa de preço '''automaticamente'''. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.
 
[[Arquivo:Pedido1.png|centro|miniaturadaimagem|758x758px|Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.]]
 
 
Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.
 
[[Arquivo:Pedido2.png|centro|miniaturadaimagem|762x762px|Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.]]Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.
 
Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.
 
'''[[Pesquisa de preços|Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço]]'''.
 
Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais [[Fluxo_prévio_para_licitações_SRP#Quais_s.C3.A3o_os_documentos_que_devem_ser_elaborados_nessa_etapa.3F|'''documentos necessários''']], serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de [[FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP#Geração dos processos|'Geração dos processos']] e informados na [[FLUXO_PR%C3%89VIO_PARA_LICITA%C3%87%C3%95ES_SRP#Entendendo_a_Lista_Final| LISTA FINAL]]</div>
}}
 
{{oculto
|Quais são os documentos que devem ser elaborados nessa etapa?
|Além do '''Estudo Técnico Preliminar (ETP)''', já elaborado anteriormente na fase de inserção das demandas nas Listas '''''por todas as Unidades que possuem demanda em um processo''''', há alguns documentos que devem compor os pedidos de compra na fase de Execução das Tarefas:
*'''[https://docs.google.com/document/d/1Tz-gvZun4h54NXtUpU5FMfkv2vaUkxTIEDyRb7E_muI/edit Ofício de Justificativa:]''' É o documento que auxilia o DCOM a consolidar a formalização das demandas das Unidades requerentes. Portanto, '''''cada Unidade que possui demanda em algum processo deve elaborar esse documento, independentemente se possui ou não tarefa de pesquisa de preços'''''. Apesar de o DCOM disponibilizar um modelo para facilitar a sua elaboração, o Ofício não é um formulário, e sim um documento que deve conter a justificativa para a demanda daquele processo e o alinhamento com o Planejamento de Contratações, por meio da informação dos números dos DFDs digitais referentes à demanda incluídos no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).
*[https://docs.google.com/document/d/1_7GzrxNmmGB1c3AUcyfWjIBMbf2hDiUdQZ8k3kkfTKc/edit '''Relatório de Pesquisa de Preços:'''] Trata-se do documento que registra, em detalhes, os procedimentos adotados para a [https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Pesquisa_de_pre%C3%A7os Pesquisa de Preços] dos itens. '''''Apenas a Unidade que realiza pesquisa de preços elabora o Relatório''''', considerando '''''toda a demanda compartilhada das Unidades referente aos itens para os quais possui tarefa de orçamentação.''''' ''Deve constar <u>apenas um Relatório por Unidade requente por pedido*</u>'';
*'''Mapa Comparativo de Preços:''' É um documento gerado automaticamente pelo sistema Solar, na finalização de uma pesquisa de preços. Como seu nome sugere, o mapa serve para comparar os preços obtidos para cada item. No caso de itens cuja pesquisa obteve todos os orçamentos no Painel de Preços, o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no pedido utilizando o CNPJ do Ministério da Economia: 00.394.460/0001-41. No caso de itens cuja pesquisa obteve orçamentos de fontes mistas, deve-se utilizar a planilha de cálculo para inserir os dados das empresas e seus respectivos valores; essa planilha deve ser inserida ao pedido, e o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no mapa comparativo utilizando o CNPJ da UFSC: 83.899.526/0001-82. Para a geração do Mapa no sistema deve ser utilizado o critério “média dos valores”. '''''Também é um documento a ser verificado apenas por Unidades que possuem tarefa de orçamentação''''';
*'''[https://docs.google.com/document/d/1S7QajwnYJSrNaVzQSHTsQ4TLNc4qdlPoDDdcqFdbYoM/edit?usp=sharing Formulário de Indicação da Equipe de Apoio:]''' Esse documento, '''''elaborado pelas Unidades que fazem orçamentação em um processo''''', serve para indicar membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão. Essa equipe auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes. Portanto, é importante que as indicações levem em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. ''Deve constar <u>apenas um Formulário por Unidade requente por pedido*</u>''.
*'''[https://docs.google.com/document/d/1i_NypxZAUh5wxdbl0me5w-8dLKtzc3ahq4y8Oy7D4Sg/edit Lista de Verificação (checklist):] Este formulário, '''''preenchido pelas Unidades que realizam pesquisa de preço''''', serve para que sejam verificados se todos os pontos obrigatórios referentes ao pedido de compras foram atendidos. Deve ser assinado pelo servidor responsável pelo seu preenchimento.''' ''Deve constar <u>apenas um checklist por Unidade requente por pedido*</u>'''''.'''</div>
 
{{aviso|info|Estes procedimentos dizem respeito apenas aos '''pedidos para licitação por meio do [[COMPRAS PÚBLICAS#Sistema de Registro de Preços (SRP)|Sistema de Registro de Preços - SRP]]'''.
'''Clique [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Exce.C3.A7.C3.B5es_.C3.A0_regra|aqui]] para conhecer as [[FLUXO_PRÉVIO_PARA_LICITAÇÕES_SRP#Exce.C3.A7.C3.B5es_.C3.A0_regra|exceções''']].
 
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]] Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por [[COMPRAS PÚBLICAS#Fornecimento imediato (Pronta-entrega)|Pregão Tradicional (Pronta Entrega)]].}}
 
{{aviso|erro|Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, <u>não haverá possibilidade de prorrogação</u>, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade <u>será recusada</u> automaticamente.}}
 
<br />[[Arquivo:Avisoimportante.png|400px|center]]
 
[[Arquivo:List.png|100px|left]]'''PLANEJE SUAS DEMANDAS:'''
 
Sempre que possível as [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ listas prévias serão disponibilizadas]  no início do Calendário de Compras, para que as Unidades possam '''planejar antecipadamente os pedidos futuros''', ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.
}}
 
{{oculto
|Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?
|Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.
 
{{aviso|alerta|'''ATENÇÃO''': Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.}}
 
<u>Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:</u>
* Acessar o Solar, no módulo '''WFLOW''';
* Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
* Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
* Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
* Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.
 
 
<u>Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:</u>
* Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em '''Fila de Trabalho''';
* Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.
 
 
{{aviso|info|Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.
 
{{red|'''DICA!'''}} Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!}}
}}
 
{{oculto
|O que são peculiaridades?
|Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:
 
*'''''Agrupamento em lotes:''''' alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Agrupamento de itens em lotes|nesse tópico]];
 
*'''''Personalização de itens*:''''' determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com Peculiaridades]) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;
 
*'''''Pedido de amostra:''''' trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. [[PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS#Solicitação de amostra|Verifique mais informações aqui]];
 
*'''''Habilitação e critério de aceitação:''''' certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
*'''''Fabricação sob medida*:''''' alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,
 
*'''''Demais peculiaridades:''''' certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.  <br />
 
Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma '''fase específica do pregão''', especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item ('''aceitação'''), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor ('''habilitação''') e determinadas exigências e obrigações da contratada ('''execução'''). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico '''[https://compras.wiki.ufsc.br/index.php?title=PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISI%C3%87%C3%83O_DE_MATERIAIS#Documentos_pass.C3.ADveis_de_exig.C3.AAncia_aos_fornecedores_em_cada_etapa_da_licita.C3.A7.C3.A3o Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação]'''.
 
 
* Para tais itens, o pedido deve conter '''documentos adicionais anexados ao pedido'''.''
 
'''''Personalização:''' Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo:'' ''caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;''
 
'''''Fabricação sob medida:''' Projeto básico. Exemplo:'' ''caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).''
 
 
 
'''IMPORTANTE:''' '''Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!'''
 
Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final
 
 
Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:
* Se o item com peculiaridade não está '''sinalizado na LISTA FINAL''' (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
* Preencher obrigatoriamente o documento [https://docs.google.com/document/d/10io2XqGn0GOB0A0bKwEkd4s_o66WQwoPCtvsO31QmBc/edit Itens com peculiaridades] com os itens que possuem determinadas peculiaridades;
* A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.
 
Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM
 
{{aviso|alerta|'''Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe o pedido com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, {{red|toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).}}'''}}
}}
 
{{oculto
|E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?
|{{aviso|erro|<u>Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária</u> ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, <u>toda a sua demanda será desconsiderada</u> do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.}}
 
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
}}
 
{{oculto
|Como proceder no caso de soluções em TIC?
|{{aviso|info|Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].}}
 
Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a '''elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.''' 


[[Arquivo:Prototype.png|50px|]] Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].
Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila '''"Rever Pedido"'''


 
As '''demais Unidades que não são responsáveis pela orçamentação''', contudo, [[Documentação_e_instrução_processual_de_licitações#Documentação_necessária|também devem encaminhar a documentação relativa à sua demanda]].
Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. '''Cada documento é elaborado em um período próprio''', conforme explicado pelo [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''fluxograma''' na página sobre Contratação de soluções de TIC.]
 
Portanto, '''sempre verifique previamente e com atenção''' quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''] como essas solicitações devem ser registradas).
 
Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.
 
 
[[Arquivo:Alert.png|40px]]  As '''soluções em TIC''' também possuem detalhes específicos sobre a [[Pesquisa de preços|'''pesquisa de preços''']].
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Quem deve elaborar estes documentos?'''
* Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Como esses documentos são encaminhados?'''
 
Verifique como preceder na [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].
 
Estes documentos '''devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma''', '''antes do envio à CAPL/DCOM''' durante a etapa de envio das orçamentações ([http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ "Autuação e complementação do processo" no fluxograma]).
 
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?'''
* Na etapa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ "Autuação e complementação do processo" do fluxograma], as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
** as '''Unidades <u>que possuem</u> tarefa de orçamentação''' devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC '''e também''' um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
** as '''Unidades <u>que não possuem</u> tarefa de orçamentação''' precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
* Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições
 
[[Arquivo:Desktop.png|30x30px|ligação=https://compras.wiki.ufsc.br/index.php%3Ftitle=Arquivo:Desktop.png|alt=]] '''Preciso elaborar o DFD?'''
 
Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.
 
{{aviso|info|Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa [http://dcom.proad.ufsc.br/contratacao-ti/ '''página sobre Contratação de soluções de TIC'''].}}
 
}}


{{referencias}}
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Edição atual tal como às 13h46min de 19 de março de 2025

Introdução

A Pró-Reitoria de Administração (PROAD) é responsável pelo Planejamento Institucional de Compras e Contratações na UFSC.

Uma das ferramentas deste Planejamento Institucional é o Calendário de Compras, elaborado anualmente pelo DCOM, que é composto pela programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos, bem como as atividades a serem realizadas.

Este planejamento tem a finalidade de promover contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais e evitar o fracionamento de despesas, atendendo assim a legislação[1]Art. 12, VII[2]Art. 5º, I e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle.[3]

Além disso, há diversas vantagens, como:

  • otimizar os procedimentos
  • evitar redundância de tarefas
  • aperfeiçoar o gerenciamento dos processos e
  • aumentar a celeridade das análises

Etapas e cronograma

As Etapas do Calendário de Compras consistem nos grupos de itens que serão licitados bem como o cronograma de atividades a serem realizadas.

Os grupos de itens são definidos com base no histórico dos anos anteriores, considerando eventuais ajustes, como junção ou separação de grupos, alteração de Etapa de determinado material etc.

Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.

O Calendário de Compras está sempre disponível na página do DCOM: https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/

Cada Etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, conforme o fluxo a seguir:


Revisão e publicação da lista de itens
As listas prévias de itens serão revisadas e posteriormente divulgadas.

Responsável: DCOM

Inserção das demandas
São disponibilizadas as listas finais para inserção dos quantitativos demandados para os itens.

Responsável: Unidades requerentes

Geração dos processos e divisão das tarefas
São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.

Responsável: DCOM

Execução das tarefas conforme divisão
Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.

Responsável: Unidades requerentes


Os prazos são divulgados da seguinte forma:

Calendario cronograma.png


Inserção de demandas

Após a divulgação das "Listas Finais na página do Calendário de Compras do DCOM e abertura das planilhas pela CAPL, é possível informar os quantitativos demandados para cada item.

Isto é feito inserindo o valor na coluna referente à Unidade requerente, a partir da coluna "Q" das Listas Finais.

Lista final.gif

Para as Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas (a planilha setorial), é necessário informar o link da planilha correspondente na linha "4" da Lista Final (célula "Link" acima da sigla de cada Unidade requerente).

Caso haja interesse no uso da planilha setorial, registre o pedido via Portal de Atendimento Institucional do DCOM.

Informações da planilha

As planilhas de inserção de demandas marcam (com cores ou alertas) algumas linhas/células conforme a situação do item:

  • Coluna A - Nº Item
    • Não: linha não utilizada (sem item)
    • ⏳: item em fase de inserção de quantitativos pelas Unidades
    • número: número do item no processo, após a finalização da análise pela CAPL
    • EXCL.: item excluído da licitação
    • ERRO!: (uso interno DCOM) item em análise ou com problema no mapa de licitações
  • Coluna B - Qtd. Total
    • a célula ficará em azul caso a quantidade da planilha seja diferente do processo SPA (verificado pela CAPL)
  • Coluna P - Valor Total
    • a célula ficará em amarelo caso o item não atinja o valor mínimo para envio à licitação (verificado pela CAPL e, posteriormente, excluído)

Distribuição dos pedidos

De acordo com as demandas inseridas na Lista Final pelas Unidades requerentes, o DCOM gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades e envia às Unidades responsáveis pela orçamentação.

Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila "Rever Pedido"

As demais Unidades que não são responsáveis pela orçamentação, contudo, também devem encaminhar a documentação relativa à sua demanda.

Referências

  1. ↑ Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
  2. ↑ Decreto n. 10.947, de 25 de janeiro de 2022
  3. ↑ Acórdão 1094/2018-TCU-Plenário: 9.2: recomendar à Universidade Federal de Santa Catarina a adoção das seguintes medidas: 9.2.5: realize processo de planejamento das aquisições (disponível na Solicitação Digital 041024/2018)

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