Documentação e instrução processual de licitações
De quais itens preciso providenciar a documentação?
As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do Calendário de Compras para encontrar:
- os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos SPA (iniciando com 23080) em que os pedidos com essas pesquisas serão juntados;
- os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.
Documentação necessária
Documentos comuns a todos os processos licitatórios
Documento | Orientações | Quem deve fazer e como enviar? | Fundamentação |
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Estudos Técnicos Preliminares (ETP) |
Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD |
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Ofício de Justificativa |
Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD |
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Pesquisa de preços |
Responsável pelos orçamentos: via Pedido |
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Indicação da Equipe de Apoio |
A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. |
Responsável pelos orçamentos: via Pedido |
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Lista de Verificação (checklist) |
Responsável pelos orçamentos: via Pedido |
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Documentos adicionais para situações excepcionais
Documento | Orientações | Quem deve fazer e como enviar? | Fundamentação |
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Peculiaridades |
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Quando for o caso: Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD |
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Documento de Formalização da Demanda |
Apenas para os pregões pronta-entrega |
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Comprovante de disponibilidade do recurso |
Nota de Dotação[9], Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.) |
Apenas para os pregões pronta-entrega |
Instrução processual
Responsáveis pelos orçamentos | Demais requerentes |
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Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
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Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:
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Atenção: Deve-se inserir os documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo.
Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.
Prazos
Considerando que:
- os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
- que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
- que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
- que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
- que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
- que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
- que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,
os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras não serão prorrogados, evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes
As Unidades que não cumprirem os prazos definidos poderão ter sua demanda excluída do processo.
Ajustes
Ajustes solicitados pelo DCOM
Ajustes solicitados pelo DCOM
Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
Por este motivo, é necessário acompanhar diariamente[11]Art. 7º a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:
- Se foi solicitado um ajuste no Pedido de Compras:
- receba o pedido na Fila de Trabalho Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido
- verifique na aba Pasta Digital o último despacho do DCOM
- ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
- após todos os ajustes terem sido efetuados:
- na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
- no campo Despacho informe sobre o cumprimento do despacho e clique em Encaminhar
- Se foi solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços:
- ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme orientações da seção Mapa Comparativo de Preços
- todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa
- o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias
- O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 (cinco) dias úteis[2]Art. 24 a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
- Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.
- NÃO É POSSÍVEL a alteração de itens, especificações e quantitativos, ou de desistência do item, fora do cronograma do Calendário de Compras.
Solicitação de ajustes pela Unidade requerente
Solicitação de ajustes pela Unidade requerente
- Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o PAI - Portal de Atendimento Institucional
- Alteração de detalhamento do item demandado
- Alteração de quantitativo demandado para o item
- Exclusão da demanda de determinado item da Unidade
- Prorrogação do prazo para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
- As solicitações encaminhadas por e-mail serão recusadas
- A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
- Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI
Referências
- ↑ Instrução Normativa SEGES n. 58, de 8 de agosto de 2022
- ↑ a b c Lei n. 9.784, de 29 de janeiro de 1999 e suas alterações
- ↑ a b c Orientação Normativa SEGES n. 2, de 06 de junho de 2016 e suas alterações
- ↑ a b c Disponível no SPA, processo 23080.057098/2016-03, pp. 34-37, parágrafos 21-30
- ↑ Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021.
- ↑ a b c Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
- ↑ Decreto n. 11.246, de 27 de outubro de 2022
- ↑ Ofício Circular n. 32/2023/PROAD
- ↑ A Nota de Dotação, emitida pela Superintendência de Orçamento/Seplan, apresenta informações sobre a liberação de recursos e identifica os valores disponíveis, a fonte de recursos, plano interno e Unidade Gestora Responsável.
- ↑ Lei n. 4.320, de 17 de março de 1964 e suas alterações
- ↑ Portaria Normativa 467/2023/GR - Ferramentas institucionais de comunicação