Fluxo prévio para licitações SRP: mudanças entre as edições
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Edição das 13h48min de 24 de janeiro de 2019
De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019, o Calendário de Compras da UFSC terá um novo formato de funcionamento. Cada etapa possuirá seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.
Apenas em 2018, foram recebidos e tratados mais de 8 mil itens, gerando mais de 290 processos licitatórios encaminhados. Nesses números, não estão contabilizadas as adesões a Atas de Registro de Preço (ARPs) de outros órgãos e nem as Dispensas e Inexigibilidades de Licitação.
Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
Principais benefícios advindos da alteração da metodologia de envio das demandas de compras por SRP:
- Melhorar a organização das demandas recebidas das Unidades de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
- Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
- Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
- Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
- Melhorar a organização dos itens nos processos licitatórios;
- Redução do número de processos licitatórios;
- Ganho de celeridade nos processos;
- Evitar a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.
Como já mencionado, cada etapa do Calendário de Compras terá um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:
Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:
Definição das listas fechadas de itens
Esta é uma fase realizada pelo Departamento de Compras da nova sistemática de compras da UFSC.
Com base no histórico dos pedidos solicitados pelas Unidades requerentes, o DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada uma da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.
Exemplo:
Etapa 1
- Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
- Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS
etc.
Etapa 2
- Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
- Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
- Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO
etc.
E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
A T E N Ç Ã O
- Cada lista fechada de um grupo/família conterá todos os materiais disponíveis para que as Unidades requerentes preencham os quantitativos de suas demandas em coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR.
- Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (Setor) no SOLAR.
Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para poder conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta.
Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta, também devidamente nomeada. Evita-se, assim, que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.
Em sua lista aberta específica na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente.
Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta proceder conforme a figura a seguir:
Consolidação das demandas solicitadas
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisadas pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.
- Nas listas fechadas, os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.
- Nas listas abertas, os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:
- aceitar integralmente os itens das listas abertas (desde que sejam realmente diferentes dos relacionados na lista fechada e a compra seja justificável), acrescentando-os na LISTA FINAL;
- agrupar (consolidar) itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item (quando se tratar do mesmo material detalhado por cada requerente de maneira distinta), acrescentando-os na LISTA FINAL;
- recusar um pedido de item e sugerir que a demanda seja atendida por algum item da lista fechada, que terá o quantitativo aumentado de acordo;
- recusar integralmente um pedido de item, pois entendeu-se que a Justificativa informada não é válida.
A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização informadas justificam a compra.
Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN
Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN
Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.
Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.
O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m. Somando-se as demandas de itens que podem ser consolidados, o quantitativo total a licitar aumenta, o que permite à UFSC um melhor poder de barganha junto aos fornecedores no futuro pregão SRP.
Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".
Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser acrescentado no item correspondente da lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z. O item seria, então, acrescentado à LISTA FINAL do grupo/família.
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar os itens:
- aprovados;
- consolidados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
- recusados.
Módulo do Sistema: SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
Grupo de assunto: 246 - Reconsideração
Assunto: 907 - Reconsideração
Detalhamento: Ciência e aprovação - 099.08 --> (informar o número do grupo/família correspondente)
Utilize o campo "Encaminhamento" para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma Peça na Solicitação Digital.
Geração dos processos
Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra (23080.0000/2019-00) serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').
Exemplo: A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.
A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM criará então dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.
- A esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos encaminhados posteriormente pelas Unidades requerentes, conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Divisão das tarefas de orçamentação
A planilha online com a LISTA FINAL do grupo/família em questão apresentará uma coluna específica para identificar para cada um dos itens listados, a Unidade responsável por sua Pesquisa de Preço. Assim, o servidor responsável em cada setor poderá identificar os itens para os quais precisará realizar os orçamentos, identificando-os fácil e rapidamente dentre os demais.
Exemplo:
A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens provenientes das demandas de três Unidades requerentes A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.
- A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
- A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
- A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.
Prosseguindo com nosso exemplo...
Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe o DCOM distribui as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:
- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;
- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;
- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.
Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 12 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.
OU SEJA:
- Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
- Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
- Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.
Execução das tarefas conforme divisão
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes criarão as Pesquisas de preço e encaminharão à CAPL os pedidos de compra conforme a distribuição realizada pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Quando todos os pedidos estiverem aprovados, o processo de compra ao qual foram ajuntados será tramitado à CAEX para Elaboração do Termo de Referência.
Caso seja necessário realizar ajustes nas Pesquisas de Preço e/ou nos pedidos, as Solicitações Digitais (SDs) geradas pelos pedidos serão devolvidas pela equipe da CAPL, como já acontecia na antiga sistemática de pedidos de compra de materiais.
Exceções à regra
Em alguma situações será admitido o envio dos pedidos pelo procedimento usual, diretamente por meio do Sistema Solar/SCL. São os casos das dispensas e inexigibilidades de licitação, licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega), adesões a atas de registro de preços de outros órgãos e as raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.