Fluxo prévio para licitações SRP

De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019, o Calendário de Compras da UFSC terá um novo formato de funcionamento. Cada etapa possuirá seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.

Apenas em 2018, mais de 8 mil itens foram recebidos e tratados pela Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM, gerando mais de 290 processos licitatórios encaminhados. Nesses números, não estão contabilizadas as adesões a Atas de Registro de Preço (ARPs) de outros órgãos e nem as Dispensas e Inexigibilidades de Licitação.

Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.

I M P O R T A N T E: Não haverá mudanças para

• criar Pesquisas de preço;
• corrigir Pesquisas de preço;
• criar pedidos de compra e
• corrigir pedidos e processos de compra.

Os novos procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.

Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).

Principais benefícios advindos da alteração da metodologia de envio das demandas de compras por SRP:

• Melhorar a organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
• Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
• Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
• Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
• Melhorar a organização dos itens nos processos licitatórios;
• Redução do número de processos licitatórios;
• Ganho de celeridade nos processos;
• Evitar a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.

Além das vantagens já elencadas, quando considerada a estimativa vigente de custos processuais de aproximadamente R$ 17.000,00 por processo licitatório por SRP, a otimização e redução do número de processos a partir da nova metodologia, possibilitarão ao Departamento de Compras economizar mais de seis milhões de Reais anualmente para a UFSC.

Como já mencionado, cada etapa do Calendário de Compras terá um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:

Fluxo dos procedimentos para envio dos pedidos de compra
Responsável pela atividade:
- Laranja: Unidades requerentes
- Azul: DCOM

Acesse aqui o novo formato do Calendário de Compras do DCOM e confira os cronogramas de atividades por Etapa.

Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.

Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:

Definição das listas fechadas de itens

Esta é uma fase realizada pelo Departamento de Compras da nova sistemática de compras da UFSC.

Com base no histórico dos pedidos solicitados pelas Unidades requerentes, o DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada uma da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.

I M P O R T A N T E: Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa. A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados e não poderão ser editados pelas Unidades requerentes.

Cada família de itens terá sua própria lista fechada.

Exemplo: Etapa 1

• Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
• Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS

etc.

Etapa 2

• Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
• Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
• Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO

etc.

E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.

Exemplo de lista fechada definida pelo DCOM

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Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes

Nas datas previstas no Calendários de Compras, uma planilha online para cada grupo/família da Etapa pertinente será aberta para edição. Cada planilha online terá uma aba com um Menu com o Cronograma da Etapa, links de atalho e instruções; uma aba com a lista fechada listando os materiais daquele grupo/família do Catálogo e várias abas com listas abertas, identificadas por Unidade.

A T E N Ç Ã O

• Cada lista fechada de um grupo/família conterá todos os materiais disponíveis para que as Unidades requerentes preencham os quantitativos de suas demandas em coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR.

• Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (Setor) no SOLAR.

Novamente: cada planilha online de um grupo/família da Etapa do Calendário de Compras conterá uma lista fechada e todas as listas abertas individuais das Unidades que enviaram seus contatos para cadastramento na nova metodologia de Compras.

Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:

1. sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
2. no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com, por exemplo).

Caberá a cada Unidade requerente organizar-se no que diz respeito à criação e disponibilização da(s) conta(s) de acesso às planilhas on-line, bem como pelo acesso a ela(s) em caso de férias ou licença dos servidores gestores das compras do setor, pois não haverá prorrogação dos prazos estipulados pelo Calendário de Compras da UFSC e demandas atrasadas não serão aceitas.

Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para poder conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta.

Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta, também devidamente nomeada. Evita-se, assim, que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.

Lista fechada

Em sua lista aberta específica na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente.

Lista aberta

Caso os requerentes encontrem erros nos itens das listas fechadas, poderão solicitar ao DCOM correções cabíveis nos textos, mediante justificativa a ser subjugada à análise. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para indicar a correção, será preciso selecionar a opção "Sugestão de correção" na coluna correspondente, preencher o código do material e todos os campos da linha correspondente com os textos corrigidos. No campo 'Justificativa', deverá explicar a correção sugerida.

Exemplo

• A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: PCT

O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que a unidade de medida do item a licitar está errada, pois o correto seria "unidade (UN)" e não "pacote (PCT)". Ele poderá informar o erro ao DCOM na lista aberta de sua Unidade, selecionando a opção "Sugestão de correção" na coluna correspondente e preenchendo todos os campos à direita com o/s texto/s correto/s:

077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: UN - Justificativa: A Unidade correta para o material é UNIDADE e não PEÇA.

Alteração de especificação

Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens. Após esta fase, não será mais possível a inserção de demandas por parte das Unidades requerentes para a Etapa do Calendário em questão.

Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta proceder conforme a figura a seguir:

Atalho para localizar listas abertas

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Consolidação das demandas solicitadas

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisados pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.

• Nas listas fechadas os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.

• Nas listas abertas os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:

• • aceitar integralmente os itens das listas abertas (desde que sejam realmente diferentes dos relacionados na lista fechada e a compra seja justificável), acrescentando-os na LISTA FINAL;

• • agrupar (consolidar) itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item (quando se tratar do mesmo material detalhado por cada requerente de maneira distinta), acrescentando-os na LISTA FINAL;

• • recusar um pedido de item e sugerir que a demanda seja atendida por algum item da lista fechada, que terá o quantitativo aumentado de acordo;

• • recusar integralmente um pedido de item, pois entendeu-se que a Justificativa informada não é válida.

A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização informadas justificam a compra.

• Exemplos:

Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN

Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN

Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.

Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.

O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m. Somando-se as demandas de itens que podem ser consolidados, o quantitativo total a licitar aumenta, o que permite à UFSC um melhor poder de barganha junto aos fornecedores no futuro pregão SRP.

Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".

Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser acrescentado no item correspondente da lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z. O item seria, então, acrescentado à LISTA FINAL do grupo/família.

REFORÇANDO

• A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
• A lista aberta passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.

Ao final da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas', as Unidades requerentes poderão acessar na planilha online a aba contendo a LISTA DE ANÁLISE (com o resultado das análises das listas abertas) e a aba contendo a LISTA FINAL (com o resultado da consolidação de todos os itens aprovados pela análise do DCOM e a distribuição das tarefas de Pesquisa de Preços por Unidade).

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Ciência e aprovação das demandas consolidadas

Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar os itens:

• aprovados;
• consolidados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
• recusados.

Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado divulgado na LISTA DE ANÁLISE, deverá encaminhar uma Solicitação Digital via SPA/SOLAR para o Setor CAPL/DCOM, conforme instruções a seguir e apenas nos dois dias de prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.

Módulo do Sistema: SPA

• Cadastro de Solicitação Digital

Grupo de assunto: 246 - Reconsideração

Assunto: 907 - Reconsideração

Detalhamento: Ciência e aprovação - 099.08 --> (informar o número do grupo/família correspondente)

No campo 'Detalhamento', sempre informe o grupo/família dos materiais a solicitar reconsideração. Encaminhe uma Solicitação Digital por código de grupo/família.

Utilize o campo "Encaminhamento" para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma Peça na Solicitação Digital.

A partir dessa fase não é mais possível nenhuma alteração nos itens por parte das Unidades requerentes.

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Geração dos processos

Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra (23080.0000/2019-00) serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').

Exemplo: A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.

A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM criará então dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.

• A esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos encaminhados posteriormente pelas Unidades requerentes, conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

• O agrupamento de itens realizado pelo DCOM em 2018, ainda que com a metodologia antiga, gerou à UFSC a economia aproximada de R$ 6,6 milhões. Nossa meta, com essa nova sistemática de pedidos, é aumentar essa economia para cerca de R$ 8,9 milhões.

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Divisão das tarefas de orçamentação

Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar.

A planilha online com a LISTA FINAL do grupo/família em questão apresentará uma coluna específica para identificar para cada um dos itens listados, a Unidade responsável por sua Pesquisa de Preço. Assim, o servidor responsável em cada setor poderá identificar os itens para os quais precisará realizar os orçamentos, identificando-os fácil e rapidamente dentre os demais.

Em seus pedidos, as Unidades deverão encaminhar, como já faziam até 2018, todos os documentos pertinentes à instrução de um pedido de licitação, sempre conforme a última versão da 'Lista de Verificação – Licitação (SRP/Fornecimento imediato)' disponível na página do DCOM.

Exemplo:

A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens provenientes das demandas de três Unidades requerentes A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.

• A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
• A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
• A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.

Total de itens das três Unidades na fase 'Consolidação das demandas solicitadas': 22. Porém desse total, o item da lista aberta da Unidade C foi recusado.

Restaram 21 itens, sendo 19 provenientes da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e comuns aos três requerentes. Portanto, dos 21 itens que precisam ter Pesquisas de Preço realizadas, 19 são comuns aos três requerentes e as Pesquisas de Preço serão divididas entre eles e mais dois são exclusivos da lista aberta Unidade B e suas Pesquisas de Preço serão obrigatoriamente realizadas por ela.

Prosseguindo com nosso exemplo...

Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe o DCOM distribui as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:

- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;

- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;

- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.

Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 21 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.

OU SEJA:

• Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
• Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
• Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.

I M P O R T A N T E

• As Unidades requerentes sempre realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas listas abertas, então já podem realizar essas Pesquisas antes da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação';

• Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar a 'Quantitativo Total' informada na LISTA FINAL para família em questão.

A T E N Ç Ã O

• Não há mudanças na criação de uma pesquisa de preços e nem no encaminhamento de um pedido de compra.
• A diferença é que agora as Unidades requerentes não precisarão mais criar uma Pesquisa de preço e nem criar e encaminhar um pedido de compra contendo todos os itens que precisam licitar, apenas com aqueles que o DCOM solicitar na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

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Execução das tarefas conforme divisão

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase em cada Etapa, as Unidades requerentes criarão as Pesquisas de preço e encaminharão à CAPL os pedidos de compra conforme a distribuição realizada pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

Os pedidos serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos'.

Quando todos os pedidos estiverem aprovados, o processo de compra ao qual foram ajuntados será tramitado à CAEX para Elaboração do Termo de Referência.

Caso seja necessário realizar ajustes nas Pesquisas de Preço e/ou nos pedidos, as Solicitações Digitais (SDs) geradas pelos pedidos serão devolvidas pela equipe da CAPL, como já acontecia na antiga sistemática de pedidos de compra de materiais.

I M P O R T A N T E !! Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo nos prazos estabelecidos, sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.

Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades serão consolidados em uma planilha única, a qual representará um espelho dos processos gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo, que também será anexada como peça do processo licitatório pertinente.

I M P O R T A N T E: Não haverá mudanças para

• criar Pesquisas de preço;
• corrigir Pesquisas de preço;
• criar pedidos de compra e
• corrigir pedidos e processos de compra.

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Exceções à regra

Em alguma situações será admitido o envio dos pedidos pelo procedimento usual, diretamente por meio do Sistema Solar/SCL.

São os casos de

• dispensas e inexigibilidades de licitação;
• licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
• adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
• pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
• raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.

Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.

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