Fluxo prévio para licitações SRP

De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019, o Calendário de Compras da UFSC terá um novo formato de funcionamento. Cada etapa possuirá seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.

Apenas em 2018, mais de 8 mil itens foram recebidos e tratados pela Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM, gerando mais de 290 processos licitatórios encaminhados. Nesses números, não estão contabilizadas as adesões a Atas de Registro de Preço (ARPs) de outros órgãos e nem as Dispensas e Inexigibilidades de Licitação.

Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.

I M P O R T A N T E: Não haverá mudanças para

• criar Pesquisas de preço;
• corrigir Pesquisas de preço;
• criar pedidos de compra e
• corrigir pedidos e processos de compra.

Os novos procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.

Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).

Principais benefícios advindos da alteração da metodologia de envio das demandas de compras por SRP:

• Melhorar a organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
• Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
• Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
• Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
• Melhorar a organização dos itens nos processos licitatórios;
• Redução do número de processos licitatórios;
• Ganho de celeridade nos processos;
• Evitar a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.

Além das vantagens já elencadas, quando considerada a estimativa vigente de custos processuais de aproximadamente R$ 17.000,00 por processo licitatório por SRP, a otimização e redução do número de processos a partir da nova metodologia, possibilitarão ao Departamento de Compras economizar mais de seis milhões de Reais anualmente para a UFSC.

Como já mencionado, cada etapa do Calendário de Compras terá um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:

Fluxo dos procedimentos para envio dos pedidos de compra
Responsável pela atividade:
- Laranja: Unidades requerentes
- Azul: DCOM

Acesse aqui o novo formato do Calendário de Compras do DCOM e confira os cronogramas de atividades por Etapa.

Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.

Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:

Definição das listas fechadas de itens

Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. Com base no histórico dos pedidos encaminhados pelas Unidades requerentes, a CAPL/DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada uma da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.

I M P O R T A N T E: Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa. A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados e não poderão ser editados pelas Unidades requerentes.

Cada grupo/família de itens terá sua própria lista fechada.

Exemplo: Etapa 1

• Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS
• Lista fechada para a família 099.09 - MATERIAIS DE ALVENARIA

etc.

Etapa 2

• Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
• Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
• Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
• Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO

etc.

E assim sucessivamente em cada uma das Etapas do Calendário de Compras.

Exemplo de lista fechada definida pelo DCOM

Para solicitação de materiais de grupos/famílias não contemplados em nenhuma das etapas do calendário, a coordenadoria responsável no DCOM (CAPL - capl@contato.ufsc.br) deverá ser consultada para verificação do melhor período para envio, sendo vedada a alteração de catalogação apenas para encaixe de itens em determinada etapa. A Coordenação da CAPL informará, então, em qual Etapa do Calendário os materiais deverão ser encaminhados e indicará a planilha online para inserção dos itens na lista aberta da Unidade solicitante.

Exemplo: Um setor precisa licitar um item com código inicial 099.24, ou seja, de grupo/família que não consta do Calendário de Compras. A Unidade requerente deverá enviar e-mail para capl@contato.ufsc.br informando o código do material para saber em que Etapa deverá informar sua demanda. A Coordenação da CAPL responderá informando a Etapa do Calendário e a planilha online correspondente para inserção do item 099.24 na lista aberta da Unidade solicitante.

Seguindo no exemplo, itens com código inicial 099.24 poderão ser encaminhados em diferentes Etapas do Calendário de Compras e, dentro de cada Etapa, em planilhas online distintas.

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Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes

Nas datas previstas no Cronograma de Atividades para cada grupo/família da Etapa do Calendário de Compras, uma planilha online por família será aberta para edição e divulgada no link http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/. Ao clicar no link de cada planilha, o requerente será direcionado a ela e para conseguir informar as demandas da Unidade requerente (setor), deverá estar obrigatoriamente logado na(s) conta(s) Google informada(s) para o acesso das planilhas online.

Em cada planilha online haverá:

• uma aba com um Menu com o Cronograma de Atividades da Etapa e links pertinentes;
• uma aba com a lista fechada dos materiais daquele grupo/família do Catálogo;
• abas com listas abertas, identificadas por Unidade;
• uma aba com a LISTA DE ANÁLISE das demandas informadas nas listas abertas (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada) e
• uma aba com a LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todas as demandas e identificação das tarefas de orçamentação dos itens (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada).

Novamente: cada planilha online de um grupo/família da Etapa do Calendário de Compras conterá uma lista fechada e todas as listas abertas individuais das Unidades que enviaram seus contatos à CAPL para cadastramento na nova metodologia de Compras.

Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células e abas específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:

1. sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
2. no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com, por exemplo).

Caberá a cada Unidade requerente organizar-se para

• criar e disponibilizar a(s) conta(s) de acesso às planilhas on-line ao servidores que realizam suas compras de material,
• garantir o acesso à(s) conta(s) em caso de férias, licenças, remoção ou exoneração dos servidores gestores das compras do setor, pois não haverá prorrogação dos prazos estipulados pelo Calendário de Compras da UFSC e demandas atrasadas não serão aceitas,
• solicitar previamente à PROAD para catalogar suas demandas de itens que ainda não possuem código no Catálogo de Materiais.

Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta.

I M P O R T A N T E

Ao informar a quantidade que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.

O Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração. O art. 3º do Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, substancialmente alterado pelo Decreto nº 8.250, de 23 de maio de 2014, versa sobre os casos em que o SRP poderá ser adotado:

Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.

A vigência das futuras Atas de Registro de Preços (ARP) decorrentes também poderá influenciar no quantitativo, pois é preciso solicitar a compra dos materiais tendo-se em mente não apenas o período em que serão utilizados, mas também o período em que efetivamente poderão ser empenhados. Do início do processo de compras até a assinatura da ARP do material, poderá transcorrer um período de alguns meses. Com isso, os materiais poderão ser empenhados em semestres e até mesmo exercícios fiscais distintos.

Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por

1. Pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega);
2. Adesão à Ata de Registro de Preços (se justificável);
3. Dispensa de licitação (se justificável).

A T E N Ç Ã O: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online, então recomenda-se a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. CONFIRA UMA SUGESTÃO de utilização do Excel para AJUDAR com as planilhas online clicando aqui.

LISTAS FECHADAS

Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta. Evita-se, assim, que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.

• Cada lista fechada de um grupo/família conterá materiais para os quais as Unidades requerentes poderão preencher os quantitativos de suas demandas em coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR. Na coluna pertinente a cada setor, quando não houver necessidade de algum material, será possível deixar a célula correspondente em branco, ou preenchê-la com 0 (zero).

• Nas listas fechadas, os servidores responsáveis pelas compras das Unidades requerentes deverão conferir especificações/detalhamentos dos itens solicitados, para informar eventuais correções na LISTA ABERTA de sua Unidade. A atualização/correção das especificações técnicas dos itens é de responsabilidade das Unidades requerentes.

• Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (setor) no SOLAR.

Lista fechada

LISTAS ABERTAS

Em sua lista aberta na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente. Todos os materiais informados nas listas abertas serão obrigatoriamente orçados pela Unidade que os demandou.

Nas listas abertas não serão aceitos itens

• sem código no Catálogo de Materiais da UFSC,
• sem preenchimento de todos os campos pertinentes (descrição/especificação/detalhamento, se houver/justificativa),
• com descrição/especificação diferente do que consta no Catálogo da UFSC para o item.

Escrever que o item não consta na lista fechada não é justificar sua inserção na lista aberta. A justificativa na lista aberta deve ser condizente com a justificativa fundamentada informada no Ofício de Solicitação (itens 1 a 5 da Lista de Verificação). Quando houver item semelhante na lista fechada, deve-se explicitar as razões pelas quais ainda assim será necessário adquirir material diverso.

Lista aberta

Caso os requerentes encontrem erros nos itens das listas fechadas, poderão solicitar ao DCOM correções cabíveis nos textos, mediante justificativa a ser subjugada à análise. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para indicar a correção, será preciso selecionar a opção "Sugestão de correção" na coluna correspondente, preencher o código do material, a quantidade desejada caso a justificativa do ajuste seja aceita e todos os campos da linha correspondente com os textos corrigidos. No campo 'Justificativa', deverá explicar a correção sugerida.

Exemplo

• A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: PCT

O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que a unidade de medida do item a licitar está errada, pois o correto seria "unidade (UN)" e não "pacote (PCT)". Ele poderá informar o erro ao DCOM na lista aberta de sua Unidade, selecionando a opção "Sugestão de correção" na coluna correspondente e preenchendo todos os campos à direita com o/s texto/s correto/s:

077.12.292339 - Descrição resumida: LIQUIDIFICADOR - Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W - Unidade: UN - Justificativa: A Unidade correta para o material é UNIDADE e não PEÇA.

Alteração de especificação

Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens. Após esta fase, não será mais possível a inserção de demandas por parte das Unidades requerentes para a Etapa do Calendário em questão.

Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta proceder conforme a figura a seguir:

Atalho para localizar listas abertas

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Consolidação das demandas solicitadas

Esta é uma fase interna do DCOM. Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisados pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.

Aos servidores das Unidades requerentes basta conferir as resultados da consolidação na fase de 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas', quando então terá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.

Mas para que se entenda o trabalho de consolidação desenvolvido na CAPL/DCOM, seguem algumas explicações:

• Nas listas fechadas os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.

• Nas listas abertas os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:

• • aceitar integralmente os itens das listas abertas (desde que sejam realmente diferentes dos relacionados na lista fechada e a compra seja justificável), acrescentando-os na LISTA FINAL;

• • agrupar (consolidar) itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item (quando se tratar do mesmo material detalhado por cada requerente de maneira distinta), acrescentando-os na LISTA FINAL;

• • recusar um pedido de item e sugerir que a demanda seja atendida por algum item da lista fechada, que terá o quantitativo aumentado de acordo;

• • recusar integralmente um pedido de item, pois entendeu-se que a Justificativa informada não é válida.

A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização informadas justificam a compra.

• Exemplos:

Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN

Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN

Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.

Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.

O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m. Somando-se as demandas de itens que podem ser consolidados, o quantitativo total a licitar aumenta, o que permite à UFSC um melhor poder de barganha junto aos fornecedores no futuro pregão SRP.

Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS. Unidade: RL

Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".

Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser acrescentado no item correspondente da lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z. O item seria, então, acrescentado à LISTA FINAL do grupo/família.

REFORÇANDO

• A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
• A lista aberta passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.

Ao final da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas', as Unidades requerentes poderão acessar na planilha online a aba contendo a LISTA DE ANÁLISE (com o resultado das análises das listas abertas).

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Ciência e aprovação das demandas consolidadas

Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar na aba 'LISTA DE ANÁLISE' os itens:

• aprovados/aceitos;
• consolidados/agrupados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
• recusados.

A T E N Ç Ã O: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online, então recomenda-se a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. Clique aqui e CONFIRA UMA SUGESTÃO de utilização do Excel para facilitar a busca/verificação dos itens de sua Unidade nas LISTAS DE ANÁLISE.

Como entender os resultados divulgados na LISTA DE ANÁLISE?

Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA DE ANÁLISE da planilha online de um grupo/família:

1. Leia as instruções da aba;
2. A coluna 'Resultado' apresenta a situação do item, que pode ser SIM, AGRUPADO ou NÃO:
   • SIM: o item será encaminhado para licitação;
   • AGRUPADO: o item foi agrupado a outro, podendo esse outro ser da lista fechada ou da lista aberta, e a coluna 'Análise' explica o agrupamento, indicando onde seu quantitativo foi acrescentado;
   • NÃO: o item foi recusado e a coluna 'Análise' informa o motivo.
3. A coluna 'Análise' explica a coluna 'Resultado' e dá instruções ao requerente caso ele precise realizar algo dentro do prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.

A T E N Ç Ã O: a coluna 'Análise' deverá ser consultada para todos os resultados, pois mesmo um item marcado com SIM poderá ter alguma instrução/explicação que poderá ser contestada nesta fase.

Resultados SIM com observação na coluna 'Análise'

O que fazer com os resultados divulgados na LISTA DE ANÁLISE?

• SIM: aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
• AGRUPADO: conferir na coluna 'Análise' onde sua demanda foi agrupada e aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
• NÃO: acatar ou questionar a análise.

Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado divulgado na LISTA DE ANÁLISE e deseje questionar a análise de item/itens, deverá encaminhar uma Solicitação Digital via SPA/SOLAR para o Setor CAPL/DCOM, conforme instruções a seguir e apenas no prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.

Módulo do Sistema: SPA

• Cadastro de Solicitação Digital

Grupo de assunto: 246 - Reconsideração

Assunto: 907 - Reconsideração

Detalhamento: Ciência e aprovação - 099.08 --> (informar o número do grupo/família correspondente)

No campo 'Detalhamento', sempre informe o grupo/família dos materiais a solicitar reconsideração. Encaminhe uma Solicitação Digital por código de grupo/família.

Utilize o campo "Encaminhamento" para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma Peça na Solicitação Digital.

SPAs enviados sem obedecer as instruções desta seção do Manual serão recusados.

A partir dessa fase não é mais possível nenhuma alteração nos itens por parte das Unidades requerentes.

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Geração dos processos

Esta é uma fase interna do DCOM. Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra (também chamados de 'processos 23080') serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').

Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados divisão da geração dos processos na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então terá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.

Mas para que se entenda o trabalho desenvolvido na CAPL/DCOM, elencamos algumas explicações e exemplos.

Exemplo:

- A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.

- A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM verifica que é possível criar dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.

- A esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos encaminhados posteriormente pelas Unidades requerentes, conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

E se a Unidade requerente tiver sua demanda distribuída em mais de um processo de compra?

• Na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', cada Unidade requerente deverá localizar os processos 23080 onde seus itens foram distribuídos e realizar as Pesquisas de Preço conforme os resultados apresentados na LISTA FINAL das planilhas online onde informou suas demandas. Assim, pode ser que uma Unidade requerente precise criar mais de um pedido, já que seus itens podem estar distribuídos em vários processos 23080.

- Unidades que não precisarem realizar Pesquisa de Preços deverão enviar uma solicitação digital do SPA estritamente conforme as instruções da seção 'Execução das tarefas conforme divisão'.

• Ao criar uma Pesquisa de Preços, na etapa da inserção dos itens, o campo 'Assunto' deverá ser preenchido APENAS com o texto padrão Aquisição para o processo 23080.(preencher com o número do processo ao qual o pedido foi ajuntado na etapa de Geração dos Processos). Ex.: Aquisição para o processo 23080.1234/2019-01.

• Para informações acerca da documentação obrigatória, exigida na Lista de Verificação, acesse a seção 'Execução das tarefas conforme divisão'.

VOCÊ SABIA?

• O agrupamento de itens realizado pelo DCOM em 2018, ainda que com a metodologia antiga, gerou à UFSC a economia aproximada de R$ 6,6 milhões. Nossa meta, com essa nova sistemática de pedidos, é aumentar essa economia para cerca de R$ 8,9 milhões.

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Divisão das tarefas de orçamentação

Esta é uma fase interna do DCOM. Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar.

Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados divisão das tarefas de orçamentação na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então terá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.

Mas para que se entenda o trabalho desenvolvido na CAPL/DCOM, elencamos alguns exemplos.

Exemplo:

A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens provenientes das demandas de três Unidades requerentes A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.

• A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
• A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
• A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.

Total de itens das três Unidades na fase 'Consolidação das demandas solicitadas': 22. Porém desse total, o item da lista aberta da Unidade C foi recusado.

Restaram 21 itens, sendo 19 provenientes da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e comuns aos três requerentes. Portanto, dos 21 itens que precisam ter Pesquisas de Preço realizadas, 19 são comuns aos três requerentes e as Pesquisas de Preço serão divididas entre eles e mais dois são exclusivos da lista aberta Unidade B e suas Pesquisas de Preço serão obrigatoriamente realizadas por ela.

Prosseguindo com nosso exemplo...

Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe do DCOM distribui as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:

- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;

- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;

- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.

Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 21 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.

OU SEJA:

• Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
• Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
• Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.

I M P O R T A N T E

• As Unidades requerentes sempre realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas listas abertas, então já podem realizar essas Pesquisas antes da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação';

• Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar o 'Quantitativo Total' do item, informado na LISTA FINAL.

A T E N Ç Ã O

• Não há mudanças na criação de uma pesquisa de preços e nem no encaminhamento de um pedido de compra.

• A diferença é que agora as Unidades requerentes não precisarão mais criar uma Pesquisa de preço e nem criar e encaminhar um pedido de compra contendo todos os itens que precisam licitar, apenas com aqueles que o DCOM solicitar na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.

• Ao criar a Pesquisa de Preço, ao se chegar na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o texto padrão Aquisição para o processo 23080.(preencher com o número do processo informado na LISTA FINAL).

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Execução das tarefas conforme divisão

Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades e aprovados pelo DCOM serão consolidados em uma aba contendo a LISTA FINAL, que representará um espelho dos 'processos 23080' gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo, que será anexada como peça do processo licitatório pertinente.

Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar a aba contendo a LISTA FINAL em cada planilha online em que informaram suas demandas. Nela, conseguirão verificar facilmente duas possibilidades:

1) os itens para os quais precisão realizar Pesquisa de Preço e os processos 23080 em que os pedidos resultantes serão ajuntados;

2) os itens para os quais não precisão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e sobre os quais deverão apenas encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA.

Imagem 1: Exemplo de LISTA FINAL

Legenda da imagem 'Exemplo de LISTA FINAL'

1) As colunas 'Processo', 'Responsável pela pesquisa' e 'Total' indicam respectivamente:

• o número do 'processo 23080' ao qual o futuro pedido será ajuntado após analisado e aprovado pela CAPL/DCOM;
• A Unidade requerente responsável pela realização da pesquisa de preço para o item, que deverá obrigatoriamente considerar no quantitativo do item informado na coluna 'Total';
• Total a licitar (futuramente disponível para ser empenhado apenas pelas Unidades requerentes).

2) No recorte da imagem é possível ver que a LISTA FINAL da planilha online do grupo 099.09 apresenta pela menos três 'processos 23080' diferentes e que BLUMENAU precisará realizar pesquisa de preços para itens de pelo menos dois desses processos.

3) Cada Unidade requerente deve localizar sua coluna na LISTA FECHADA para identificar para quais itens será necessário cadastrar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA, conforme instruções ao longo desta seção.

OBSERVAÇÃO importante: Caso a Unidade requerente perceba que os itens de sua demanda que NÃO precisam de pesquisa de preço estão distribuídos em 'processos 23080' nos quais ela também possui itens de sua demanda que precisam de pesquisa de preço, poderá encaminhar os documentos de todos os itens no pedido gerado pela pesquisa de preço.

Imagem 2: Exemplo de LISTA FINAL com itens para os quais NÃO será necessário criar Pesquisas de preço

No exemplo da Imagem 2, vemos que o requerente ARQ/CTC informou demanda de onze itens (destaque em vermelho). Desses, precisará criar pesquisa de preço para apenas quatro.

• Os outros sete (destaques em verde) estão distribuídos em quatro 'processos 23080' (destaques em amarelo), mas como para dois desses processos o requerente ARQ/CTC deverá criar Pesquisas de preço, em relação aos sete itens que não precisa realizar pesquisa de preço, só precisará enviar a documentação por meio de Solicitação Digital no módulo SPA para os itens 'COLA PARA MADEIRA', do processo 23080.021163/2019-05, e MASSA CORRIDA', do processo 23080.021200/2019-77.
• A documentação dos itens 'COLA CONTATO' e 'MADEIRA DE CONSTRUÇÃO...' deverá ser encaminhada junto com o pedido dos itens 'CHAPA DE COMPENSADO' e 'MADEIRA CONSTRUÇÃO', a ser posteriormente ajuntado ao processo 23080.021233/2019-17;
• A documentação dos itens 'FITA ADESIVA...', 'LIXA...n°120' e 'LIXA... nº220' deverá ser encaminhada junto com o pedido dos itens 'GANCHO METÁLICO...' e 'LIXA ... n°150', a ser posteriormente ajuntado ao processo 23080.021178/2019-65.

A CAPL/DCOM criou uma seção exclusiva para sugerir um meio de utilização do programa Excel para facilitar a identificação dos itens a pesquisar ou não.

Clique aqui e CONFIRA UMA SUGESTÃO de utilização do Excel para facilitar a busca/verificação dos itens de sua Unidade nas LISTAS FINAIS.

Sobre a possibilidade 1: Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, deverá criar uma Pesquisa de preço no módulo 'Compras e Licitações' (SCL) e encaminhar os pedido de compra resultante à CAPL.

Os pedidos resultantes das Pesquisas de Preço serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL.

Atenção: Ao criar a Pesquisa de Preço, ao se chegar na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o texto padrão Aquisição para o processo 23080.(preencher com o número do processo informado na LISTA FINAL).

Sobre a possibilidade 2: Cadastrar Solicitações Digitais contendo os documentos pertinentes às Unidades requerentes que não precisarão realizar Pesquisa de Preço:

As solicitações digitais (SPA) das Unidades que não forem designadas para realizar Pesquisa de Preços deverão ser encaminhadas obedecendo estritamente às instruções a seguir:

Imagem 3: Solicitações digitais no SPA para pedidos sem Pesquisa de Preços

Legenda:

1 Grupo de assunto: 64 - Compra

2 Assunto: 206 - Compra

3 Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual o SPA deverá ser ajuntado. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha online.

Quando a Unidade requerente verificar que itens com pesquisa e itens sem pesquisa de preço foram organizados em um mesmo 'processo 23080', a documentação dos itens sem pesquisa de preço deverá ser encaminhada juntamente com os itens com pesquisa de preço no pedido do SCL.

Pedidos e SPAs que forem encaminhados sem o correto preenchimento do campo 'ASSUNTO' serão devolvidos para ajuste.

A T E N Ç Ã O!

A documentação exigida na Lista de Verificação dos processos de licitação não sofrerá mudanças com a nova metodologia de compras!

As Unidades requerentes deverão redigir Ofícios de Solicitação de compra apenas para a sua demanda (a mesma informada nas listas fechadas e abertas das planilhas online).

Unidades que porventura não forem designadas para realizar Pesquisa de Preços deverão encaminhar para o usuário CAPL/DCOM uma solicitação digital cadastrada no módulo SPA do SOLAR, contendo toda documentação pertinente à sua demanda, conforme o padrão a seguir. Essas solicitações serão analisadas e caso necessitem de ajustes, serão devolvidas, devendo ser acompanhadas na Fila 'Não recebidos' dos 'Processos Administrativos e Protocolos', podendo ser consultadas a qualquer momento pelo módulo 'SPA > Consulta de Processos/Solicitações' do SOLAR.

Imagem 4: Documentos obrigatórios

Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo nos prazos estabelecidos, sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.

I M P O R T A N T E: Não houve mudanças na nova metodologia de pedidos para

• elaborar documentação conforme a Lista de Verificação;
• criar Pesquisas de preço;
• corrigir Pesquisas de preço;
• criar pedidos de compra e
• corrigir pedidos e processos de compra.

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Exceções à regra

Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.

São os casos de

• dispensas e inexigibilidades de licitação;
• licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
• adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
• pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
• raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.

Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.

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