ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS: mudanças entre as edições
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Edição das 19h20min de 20 de outubro de 2023
 ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE A ADESÃO! |
 A adesão deve ser amplamente justificada! Necessário haver previsão no Edital para a realização de Adesão por outros órgãos da Administração Pública. A Administração Pública Federal pode recorrer à modalidade Adesão apenas de outros órgãos federais. Verificar a disponibilidade orçamentária.
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Você verificou se há ATA existente na UFSC?
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Consulte o site do DCOM e verifique se há pregão válido com o item. No menu “Atas de Registro de Preços” e, após, “Atas e Saldos de Itens – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes”, localize os pregões, as empresas, as datas de vigência e os produtos, conforme ilustrado abaixo: |
Você verificou se há saldo disponível na Ata que pretende realizar a Adesão?
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1) Acesse o link https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do
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Você verificou se é possível aderir a Ata de Registro de Preços (ARP)?
Analisar a Ata de Registro de Preços do Órgão Gerenciador de interesse e ver se ela tem texto indicando a permissão para adesão externa. Abaixo, segue um exemplo de texto que pode aparecer na Ata permitindo a adesão:
| Como é a Ata de Registro de Preços | Exemplo de texto na Ata dando permissão para adesão externa |
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Quais documentos você precisará para instruir o processo?
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01. Documento de Formalização de Demanda com justificativa e estudo de
eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, incluindo nº do PGC; 11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços (ou Módulo de Preços) 12. Mapa Comparativo de Preços (Solar) |
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1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, incluindo nº do PGC |
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O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos: Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME. |
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2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos |
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A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG. Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR |
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3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail |
Encaminhar o ofício ao fornecedor por e-mail, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante. Para obter o modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor acesse "Formulários e Checklists -> Adesão a Atas de Registro de Preços" no sítio eletrônico do DCOM http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/ conforme imagem abaixo:  |
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4. Carta de resposta do fornecedor |
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Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item no endereço informado no ofício, bem como o quantitativo solicitado. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. |
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5. E-mails trocados com o fornecedor |
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Incluir os e-mails trocados com o fornecedor ao processo. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes. |
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6. Certidão negativa emitida pelo SICAF |
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Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC. Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
Obs: Caso o fornecedor tenha alguma sanção estadual/municipal, que consta no SICAF e no site do Município, verificar a abrangência da sanção e a data de validade. Abrangência - Se a sanção é restrita apenas ao órgão sancionador será possível fazer a adesão, pois ela não abrange a UFSC por ser federal. Se a sanção abrange a esfera federal será necessário verificar até que data a empresa está impedida de licitar, e só depois desta data será possível fazer a adesão. |
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7. Certidão negativa emitida pelo TCU |
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Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
No sítio eletrônico do DCOM já mencionado, você também encontra o link direto para cada uma das certidões. |
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8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação |
 Após clicar no ícone indicado acima, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital. 
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9. Ata de Registro de Preços assinada |
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Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir, conforme indicado abaixo, com a Ata de realização do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores. Será necessário solicitar a Ata assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador.  |
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10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços (ou Módulo de Preços) mais o orçamento da ata de adesão |
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Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com a IN Nº 73/2020: Art. 5º A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não: Assim sendo, deve ser realizada ampla pesquisa de mercado com, no mínimo, 03 (três) preços, além da Ata escolhida para Adesão, de acordo com a IN Nº 73/2020. • Preços das Atas de Registro de Preço (SISRP) obtidos no Painel de Preços: vigência no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Preços dos Pregões Pronta Entrega (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Preços das Dispensas de Licitação (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Orçamentos obtidos com fornecedores: vigência de até 6 (seis) meses anteriores à data de divulgação do instrumento convocatório. |
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11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços (ou Módulo de Pesquisa de Preços) | ||||
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12. Mapa Comparativo de Preços (Solar) |
-> Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Obs: Atentar para dois fatores: a) serão aceitos somente os itens de código 077.99.000023 (caso seja material permanente) ou 099.24.000223 (caso seja material de consumo). Nenhum outro código será aceito, tendo em vista os citados serem específicos à adesão ARP; b) materiais de consumo e materiais permanentes devem figurar em processos separados. -> Detalhamento: é a cópia integral das especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". -> Qt. Licitar: quantidade que deseja do item. Clicar em CONFIRMAR e, caso haja mais itens da mesma ata, clicar em seguida em ADICIONAR e repetir os passos. Ao final, clicar em SALVAR.
 OBSERVAÇÃO: Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' e na opção 'Fornecedores', escolher 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor. 8 - Repita a etapa de "adicionar" até ter pelo menos quatro fornecedores (sendo um deles o participante da ata que pretende aderir). Ao final, clique em "SALVAR". 9 - Preencha os "PREÇOS" (obtidos no painel, ou módulo de preços), seguindo os passos abaixo: 10 - Preencher o preço unitário. O preço total completará automaticamente. Por fim, clicar em confirmar:Repetir o procedimento para todos os fornecedores. 11 - Caso precise desclassificar um preço, siga os passos:Observação: A desclassificação ocorre por diferentes motivos. Na imagem foi dado apenas um exemplo de preço desclassificado (por falta de saldo na ata). Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc. 12 - Preencha o "RESULTADO", seguindo os passos abaixo: 13 - No fim da página, clique em "Salvar resultado" e " Visualizar relatório". Confira os dados do Mapa, conforme a imagem:
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13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado |
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O relatório de pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo. |
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14. Checklist/Lista de Verificação assinada |
O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, acesse o sítio eletrônico do DCOM no link: http://dcom.proad.ufsc.br/, clique em “Formulário e Checklists” no menu superior, ou acesse o link direto em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, conforme tela abaixo: |
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15. Indicação da fonte orçamentária | ||||||||||||||||||||
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Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos ao Departamento de Gestão Orçamentária (DGO). Existem as seguintes possibilidades de recurso:
Caso tenha dúvidas se material é consumo ou permanente, consultar o Catálogo da UFSC conforme procedimentos indicados em Catálogo de materiais. Caso ainda permaneça a dúvida, consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF (http://dcf.proplan.ufsc.br/). |
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16. Formulário para Solicitação de Empenho de Material |
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O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/, e clicando em “Formulário e Checklists”, no menu direito, ou acessando o link em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, em “Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento” |
Instruindo o processo de pedido de adesão (Solar)
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Após a organização dos documentos, instruir o pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços no Solar, seguindo os passos indicados abaixo: |
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Adesão para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
O que são as contratações de solução em TIC?
As aquisições de soluções em TIC são regidas por normativas próprias e, portanto, possuem um fluxo diferenciado com relação às demais aquisições.
Solução em TIC, segundo a Instrução Normativa nº 94/2023/SGD/ME, é o “conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC, de acordo com as premissas definidas no Anexo II desta Instrução Normativa“.
Um dos pontos de destaque trata da necessidade da formação de uma Equipe de Planejamento da Contratação previamente ao encaminhamento do processo de contratação, composta por:
- 1 integrante da Área Requisitante da solução
- 1 integrante da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
- 1 integrante da Área Administrativa
Verifique o fluxograma com a sequência de tarefas a serem realizadas
Quais os primeiros passos?
Toda Unidade que possui demanda em um processo de soluções em TIC precisará, obrigatoriamente, ter representação na Equipe de Planejamento da Contratação, independentemente se possui ou não tarefa de orçamentação.
Os representantes da Equipe de Planejamento da Contratação deverão elaborar os documentos previstos em cada etapa do fluxograma acima e conforme os modelos disponibilizados. Estes documentos devem tramitar em uma solicitação digital no SPA:
- Módulo do sistema: SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
- Grupo de assunto: 106 (Documento)
- Assunto: 440 (Documento)
- Detalhamento: Documentação para aquisição de soluções em TIC para o processo 23080.0000/0000-00. Quando o fluxograma prever o encaminhamento à área de TI, deve ser utilizada a fila SETIC/SEPLAN.
Papel dos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação
Área Requisitante da solução:
- Definição do objeto da contratação;
- Elaboração do Documento de Oficialização da Demanda;
- Elaboração inicial do Estudo Técnico Preliminar da Contratação;
- Avaliação do Termo de Referência ou Projeto Básico elaborado pela área administrativa.
Área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC):
- Na UFSC, a Área de TIC é formalmente representada pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação – SeTIC, não cabendo a transferência de competências;
- Avaliação do objeto constante no Documento de Oficialização da Demanda em relação ao alinhamento da contratação ao PDTIC e ao Plano Anual de Contratações;
- Avaliação da especificação técnica do objeto constante no Documento de Oficialização da Demanda, complementando e/ou sugerindo ajustes, caso necessário;
- Análise do Estudo Técnico Preliminar da Contratação no que diz respeito às exigências legais, especialmente em relação ao cumprimento do disposto no art. 11 da Instrução Normativa nº 94, de 23 de dezembro de 2023, complementando e/ou sugerindo ajustes, se for o caso;
- Avaliação do Termo de Referência ou Projeto Básico elaborado pela área administrativa.
Área Administrativa:
- Analisar a conformidade do Documento de Oficialização da Demanda e do Estudo Técnico Preliminar da Contratação;
- Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico a partir do Estudo Técnico Preliminar da Contratação.
Orientação para compra materiais de TIC e modelos de documentos
Acesse aqui os Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas para realização da pesquisa de preços e definição de especificações técnicas, níveis de serviços, códigos de catalogação, PMC-TIC, entre outros, em observância ao art. 9º, § 6º e art. 20, § 3º da IN nº 94/2023/SGD/ME, art. 8º da IN nº 73/2020/SEGES/ME e art. 8º da IN nº 65/2021/SEGES/ME.
Após tramitada a Solicitação Digital, deverá ser instruído o processo de Adesão, sendo o mesmo procedimento adotado para contratação de outros materiais, onde se fará menção ao número da Solicitação Digital tramitada.
Modelos de artefatos (documentos) para instrução de processos de contratação de TIC
Transparência
Histórico e legislação/normativas
O trabalho de normatização para contratação de soluções de TIC pela UFSC foi realizado pela Comissão designada por meio da Portaria nº 57/2017/PROAD, posteriormente alterada pela Portaria nº 188/2019/PROAD, com base em solicitação da Controladoria-Geral da União (CGU) para aprimoramento dos procedimentos relacionados a contratação de bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação.
A partir de reuniões e avaliação da legislação correlata, foi construída a Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020 e os modelos de documentos a serem utilizados nos processos de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação pela UFSC. Durante os trabalhos, a normativa principal que trata do tema em âmbito federal foi atualizada, exigindo nova análise e alterações nas regras internas e modelos de documentos.
Os trabalhos foram finalizados em março de 2020.
- Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2023 - Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.
- Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 4 de abril de 2019 – Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
- Instrução Normativa SGD/ME nº 5, de 11 de janeiro de 2021 – Regulamenta os requisitos e procedimentos para aprovação de contratações ou de formação de atas de registro de preços, a serem efetuados por órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, relativos a bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação – TIC
- Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020 – Estabelece as competências e atividades relativas aos procedimentos técnicos e operacionais a serem observados nos processos de contratação de bens e serviços de soluções de informática no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)
- Portaria Normativa nº 351/2020/GR, de 13 de março de 2020 – Altera o preâmbulo da Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020
- Orientações da Secretaria de Governo Digital para contratação de TIC
Cursos online e gratuitos
A Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) disponibiliza cursos online e gratuitos que detalham a temática, tais como:
Planejamento da Contratação de Soluções de TIC
Estudo Técnico Preliminar Avançado para Contratação de Soluções de TIC
Análise de riscos para contratações de TIC
Termo de Referência para Contratação de TIC
Fiscalização e Gestão de Contratos de TIC
Observações importantes
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Referências