PROCESSO ADMINISTRATIVO

Atualmente há na UFSC processos vigentes de aquisição de bens e de contratação de serviços realizados tanto pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993) quanto pela nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021). A depender da Lei sob a qual foi realizada a aquisição ou contratação, um processo administrativo deverá seguir regras e fluxos distintos, motivo pelo qual há manuais distintos para cada caso. Assim, é importante, de antemão, identificar qual a Lei aplicável a determinada aquisição ou contratação, e consultar a seção pertinente ao caso concreto. Esta seção do manual contempla ambos os casos, com links para as respectivas subseções.

Clique aqui para saber como pesquisar ou acompanhar um processo.

Introdução

Um Processo Administrativo (PA) é o instrumento pelo qual a Administração Pública exerce seu poder-dever para apurar as infrações funcionais e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração. O PA apura eventuais infrações contratuais supostamente cometidas por um fornecedor e é baseado em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com cada caso.

Nele estão envolvidos os seguintes agentes:

• Unidade denunciante;
• Departamento de Compras;
• Pró-Reitoria de Administração; e,
• Comissão de Processo Administrativo. Servidores membros de CPA devem seguir as instruções deste link, bem como ler o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.

Nesta Introdução você:

1. Acessa o fluxo processual dos Processos Administrativos;
2. Aprende como encaminhar uma denúncia ao Departamento de Compras.

Processos administrativos pela Lei nº 8.666/1993

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993). Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021), veja a seção seguinte, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.

Fluxo completo e agentes de um Processo AdministrativoEncaminhar denúnciaEtapa 1 - Cadastrar Solicitação DigitalEtapa 2 - Anexar documentosEtapa 3 - Vincular processosEtapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo

Consulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.

Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

'Fase Investigatória': Setor denunciante;

'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM), Comissão de Processo Administrativo e Pró-Reitoria de Administração (PROAD);

'Fase Executória': PROAD.

Fases do Processo Administrativo

Encaminhar denúncia

Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral acaba sendo a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido.

Fase investigatória: passo-a-passo

Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Não cadastre um Processo Digital. A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.

Se um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar uma SD de denúncia para cada pregão.

Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.

Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital

Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e deve ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à fila SAA/DCOM.

No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':

Cadastro SD

Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:

1. No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
4. Detalhamento: uUtilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.

Etapa 2 - Anexar documentos

Salve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores. Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do Relatório no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento;

Preencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;

Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);

O Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Nomeie cada arquivo individualmente.

Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, prefira compactar o Edital em pasta ZIP.Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta

Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório. Nomeie cada arquivo individualmente No Relatório: Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor: Por e-mails [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Por telefone: informar todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, quem atendeu a ligação na fornecedora, o que foi informado etc.). Recomenda-se que ao enviar cobranças ao fornecedor, as Unidades consultem o relatório dos dados de contato dos fornecedores no SICAF (Menu 'Consulta > Níveis de Credenciamento > Nível I - Credenciamento') e no MATL, de modo a exaurir todas as tentativas de contato, pois, assim como há fornecedores que não atualizam os dados de contato, também há aqueles que os atualizam após as Atas de Registro de Preços serem elaboradas/assinadas. Como anexos do Relatório: Mensagens eletrônicas (e-mails) trocadas com o fornecedor [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Consultas ao SICAF e/ou CNPJ; O relatório de consulta ao SICAF para informar impedimentos deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados. Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3); Despachos do SPA relacionados à denúncia; NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho, apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas). Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 - Vincular processos) e não anexados como peça; Demais documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos e prints de tela, se houver.

Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores O GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC, documento divulgado por meio do Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no Manual de Redação da Presidência da República, informa em sua página 18 que: [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”; É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...] Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail: Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vincular processos

Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:

1. O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
2. O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.

SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.

Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.

Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:

Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:

1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':

Processos vinculados

Legenda da figura Processos vinculados:

1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O: Em casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão. Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho. Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores. Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM. A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para o usuário SAA/DCOM, setor que dará continuidade ao processo.

Processos administrativos pela Lei nº 14.133/2021

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021). Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993), veja a seção anterior, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.

Fluxo completo e agentes de um Processo AdministrativoEncaminhar denúnciaEtapa 1 - Cadastrar Solicitação DigitalEtapa 2 - Anexar documentosEtapa 3 - Vincular processosEtapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo

Consulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.

Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

'Fase Investigatória': Setor denunciante;

'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM), Comissão de Processo Administrativo e Pró-Reitoria de Administração (PROAD);

'Fase Executória': PROAD.

Fases do Processo Administrativo

Encaminhar denúncia

Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral acaba sendo a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido.

Fase investigatória: passo-a-passo

Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Não cadastre um Processo Digital. A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.

Se um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar uma SD de denúncia para cada pregão.

Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.

Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital

Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e deve ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à fila SAA/DCOM.

No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':

Cadastro SD

Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:

1. No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
4. Detalhamento: uUtilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.

Etapa 2 - Anexar documentos

Salve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores. Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do Relatório no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento;

Preencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;

Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);

O Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Nomeie cada arquivo individualmente.

Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, prefira compactar o Edital em pasta ZIP.Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta

Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório. Nomeie cada arquivo individualmente No Relatório: Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor: Por e-mails [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Por telefone: informar todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, quem atendeu a ligação na fornecedora, o que foi informado etc.). Recomenda-se que ao enviar cobranças ao fornecedor, as Unidades consultem o relatório dos dados de contato dos fornecedores no SICAF (Menu 'Consulta > Níveis de Credenciamento > Nível I - Credenciamento') e no MATL, de modo a exaurir todas as tentativas de contato, pois, assim como há fornecedores que não atualizam os dados de contato, também há aqueles que os atualizam após as Atas de Registro de Preços serem elaboradas/assinadas. Como anexos do Relatório: Mensagens eletrônicas (e-mails) trocadas com o fornecedor [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail [utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF]; Consultas ao SICAF e/ou CNPJ; O relatório de consulta ao SICAF para informar impedimentos deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados. Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3); Despachos do SPA relacionados à denúncia; NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho, apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas). Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 - Vincular processos) e não anexados como peça; Demais documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos e prints de tela, se houver.

Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores O GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC, documento divulgado por meio do Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no Manual de Redação da Presidência da República, informa em sua página 18 que: [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”; É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...] Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail: Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vincular processos

Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:

1. O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
2. O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.

SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.

Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.

Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:

Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:

1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':

Processos vinculados

Legenda da figura Processos vinculados:

1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O: Em casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão. Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho. Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores. Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM. A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para o usuário SAA/DCOM, setor que dará continuidade ao processo.