Calendário de Compras

Introdução

A Pró-Reitoria de Administração (PROAD) é responsável pelo Planejamento Institucional de Compras e Contratações na UFSC.

Uma das ferramentas deste Planejamento Institucional é o Calendário de Compras, elaborado anualmente pelo DCOM, que é composto pela programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos, bem como as atividades a serem realizadas.

Este planejamento tem a finalidade de promover contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais e evitar o fracionamento de despesas, atendendo assim a legislação^{Art. 12, VIIArt. 5º, I} e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle.

Além disso, há diversas vantagens, como:

• otimizar os procedimentos
• evitar redundância de tarefas
• aperfeiçoar o gerenciamento dos processos e
• aumentar a celeridade das análises

Etapas e cronograma

As Etapas do Calendário de Compras consistem nos grupos de itens que serão licitados bem como o cronograma de atividades a serem realizadas.

Os grupos de itens são definidos com base no histórico dos anos anteriores, considerando eventuais ajustes, como junção ou separação de grupos, alteração de Etapa de determinado material etc.

Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.

O Calendário de Compras está sempre disponível na página do DCOM: https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/

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Cada Etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, conforme o fluxo a seguir:

Revisão e publicação da lista de itens

As listas prévias de itens serão revisadas e posteriormente divulgadas.

Responsáveis: Comissões de Análise e CAPL

Inserção das demandas

São disponibilizadas as listas finais para inserção dos quantitativos demandados para os itens.

Responsável: Unidades requerentes

Geração dos processos e divisão das tarefas

São divididas as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes e gerados os pedidos de compras, que são encaminhados para as Unidades com tarefas de orçamentação.

Responsável: DCOM

Execução das tarefas conforme divisão

Execução das tarefas de orçamentação e instrução dos pedidos e SDs, de acordo com a responsabilidade dividida na fase anterior.

Responsável: Unidades requerentes

Os prazos são divulgados da seguinte forma:

Definição das listas de itens

ComeçandoAcessoLista de SugestõesLista de AnáliseRevisão

1. Acesse a página do Calendário de Compras e localize a lista prévia da etapa a ser analisada.
2. Acesse a planilha referente ao grupo desejado de materiais que você vai analisar.
3. Acesse a aba "Lista de Análise" da planilha.

1. O acesso é liberado apenas na coluna O, onde você deve colocar seu nome e sua observação sobre aquele item.
   • Se houver algum problema no acesso, enviar e-mail para capl@contato.ufsc.br

1. As sugestões do ano anterior serão verificadas pelo DCOM e incluídas na lista de análise juntamente com os itens da lista prévia.

Primeira semana de análise pela Comissão

1. Para cada item, há um número de Identificação Única. Use-o para referenciar as suas observações, se for necessário. Não use o número da linha, pois ela pode mudar.
   • A numeração segue o seguinte padrão: 1000 para itens licitados no ano anterior; 2000 para itens excluídos do processo antes de ir para a licitação; 3000 para itens que estavam na lista final porém não tiveram demanda; 4000 para as inclusões excepcionais via PAI e 5000 para itens sugeridos no ano anterior.
2. A coluna "Detalhamento (especificação complementar)" deve ser analisada nos seguintes elementos:
   • Se o detalhamento é completo o suficiente para que o item licitado corresponda às características e qualidade necessária para o atendimento da necessidade.
   • Verifique se o item e as suas especificações estão de acordo com a realidade de mercado, formas de comercialização, formas de apresentação (embalagem, frasco, unidade, litros, 100 ml, 250 ml etc), bem como atendimento a normas.
   • Verifique se a unidade de medida está condizente com o detalhamento. Exemplo: unidade de medida em litros e detalhamento indicando que o material será entregue em frascos de 500 ml podem gerar dúvidas no momento do pregão.
   • Verifique se a "Descrição resumida" e a "Especificação" não podem ser simplificadas. O ideal é que estas informações sejam as mais genéricas possíveis, sendo o "Detalhamento" onde estarão as características do item.
   • Lembre-se: É vedado o direcionamento de marca! Portanto, o detalhamento não pode ser de tal forma que somente uma marca possa atendê-lo. É possível, contudo, indicar marca(s) de referência.
   • Se o detalhamento não contém informações desnecessárias que possam diminuir a concorrência ou até impedir a aquisição do item.
3. Analise, também, se há itens repetidos, ou itens que possam ser consolidados em um só.
   • Se há vários itens com detalhamentos muito similares, com exceção de algumas características (cores, medidas etc.), verifique se não é possível consolidá-los e que as características sejam definidas no momento do empenho.
   • Exemplo: caneta esferográfica azul, vermelha e preta tem preços muito similares, senão iguais, e tem as mesmas características. Ao invés de serem licitadas em 3 itens distintos, são licitadas em um único item, e o detalhamento informa que a cor (azul, vermelha e preta) serão definidas no momento do empenho.
4. Coloque suas observações na coluna OBSERVAÇÕES COMISSÃO (Coluna O).
5. Se for necessário, escreva junto com a sua observação um recado para outro colega da Comissão, que poderá auxiliar nas definições do mesmo item.
6. Aguarde a consolidação das observações pelo DCOM.

Segunda semana de análise pela Comissão

1. A CAPL fará a consolidação das informações
2. Havendo pertinência, o item será ajustado/excluído.

Itens não presentes nas Listas Finais (Calendário 2025)

Sugestões para 2026Situações excepcionais e emergenciais

As Listas Finais são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior, considerando o resultado da licitação e após a tarefa contínua de aperfeiçoamento das especificações e das informações em geral.

Atendendo às normativas do Governo Federal^{Art. 12, VIIArt. 5º, I}, a inclusão de itens ou atualização dos existentes será analisada e encaminhada no ano seguinte.

Para tanto, siga as seguintes orientações:

• verifique, no Calendário de Compras, as listas prévias separadas por grupos de itens
• verifique se os itens a serem demandados pela Unidade estão nas listas prévias.
  • se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.
  • caso não estejam ou necessitem de correções, registre na aba “Sugestões para 2026” a “inserção” ou “correção” do item.

• Informações obrigatórias para a inserção de sugestão
  • Colunas Nome, Siape e e-mail do servidor que irá participar da Comissão:
    • informação do servidor que participará das Comissões que irão analisar os itens da lista prévia.
  • Coluna Código do Item:
    • o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação.
  • Coluna Unidade de Medida:
    • a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
  • Coluna SIASG/CATMAT:
    • código SIASG/CATMAT mais adequado ao item informado.
  • Coluna Descrição Resumida:
    • a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
  • Coluna Especificação:
    • a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
  • Coluna Detalhamento (especificação complementar):
    • campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
  • Coluna Justificativa para Inserção ou Correção:
    • NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
  • Coluna Número dos itens analisados:
    • Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
  • Coluna Inserção ou Correção:
    • informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
  • Coluna Unidade Requerente:
    • informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.

As sugestões que não atenderem às diretrizes acima NÃO SERÃO INCLUÍDAS NA LISTA DE ANÁLISE, sem possibilidade de inclusão posterior.

Se houver alguma necessidade excepcional e/ou urgente/emergencial que tenha surgido durante o ano de execução do PCA e que não possa aguardar o seu encaminhamento no ano seguinte, abra um chamado no Portal de Atendimento Institucional, no serviço Pedidos de compras - ajustes/Inclusão excepcional de item.

No campo Justificativa informe, além do motivo pelo qual a demanda não pode aguardar, a atividade essencial prejudicada e qual o prejuízo identificado, o número do DFD Digital do Sistema PGC inserido no ano anterior ou justificativa para o seu não cadastramento nos prazos definidos pelo Governo Federal.

ATENÇÃO

O pedido deve ser enviado com todas as informações e justificativas solicitadas até o dia útil anterior ao início da Etapa do Calendário de Compras no qual o item seria inserido.

Inserção de demandas

Após a divulgação das "Listas Finais na página do Calendário de Compras do DCOM e abertura das planilhas pela CAPL, é possível informar os quantitativos demandados para cada item.

Isto é feito inserindo o valor na coluna referente à Unidade requerente, a partir da coluna "Q" das Listas Finais.

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Para as Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas (a planilha setorial), é necessário informar o link da planilha correspondente na linha "4" da Lista Final (célula "Link" acima da sigla de cada Unidade requerente).

Caso haja interesse no uso da planilha setorial, registre o pedido via Portal de Atendimento Institucional do DCOM.

Informações da planilha

As planilhas de inserção de demandas marcam (com cores ou alertas) algumas linhas/células conforme a situação do item:

• Coluna A - Nº Item
  • Não: linha não utilizada (sem item)
  • ⏳: item em fase de inserção de quantitativos pelas Unidades
  • número: número do item no processo, após a finalização da análise pela CAPL
  • EXCL.: item excluído da licitação
  • ERRO!: (uso interno DCOM) item em análise ou com problema no mapa de licitações

• Coluna B - Qtd. Total
  • a célula ficará em azul caso a quantidade da planilha seja diferente do processo SPA (verificado pela CAPL)

• Coluna P - Valor Total
  • a célula ficará em amarelo caso o item não atinja o valor mínimo para envio à licitação (verificado pela CAPL e, posteriormente, excluído)

• Linha em amarelo
  • item com demanda excluída de alguma Unidade (mas ainda encaminhado à licitação)
• Linha em verde
  • item com peculiaridade (necessário envio de documentação extra)
• Linha em vermelho
  • item excluído da licitação

Distribuição dos pedidos

De acordo com as demandas inseridas na Lista Final pelas Unidades requerentes, o DCOM gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades e envia às Unidades responsáveis pela orçamentação.

Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila "Rever Pedido"

As demais Unidades que não são responsáveis pela orçamentação, contudo, também devem encaminhar a documentação relativa à sua demanda.