ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS
O que é uma adesão a Ata de Registro de Preços (ARP)?
É quando a UFSC pretende comprar bens de uso comum que estão nos pregões de outras instituições públicas. Como cada pregão gera uma Ata de Registro de Preços (ARP), na qual ficam registrados os dados dos itens (descrição, valor, quantidade, fornecedor, etc), dizemos que será feita uma adesão ARP.
Orientações gerais
Antes de começar a instruir o processo de adesão, verifique se a ata se enquadra nos casos abaixo, pois algumas situações não permitem o prosseguimento do processo:
1 - Se a UFSC tem ARP vigente para o item de interesse (ver ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#Quando a UFSC tem o item em ARP vigente).
2 - Se a instituição (que tem a ARP) pode permitir adesão para UFSC ( ver ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#Instituições que permitem (ou não) adesão ARP). 3 - Se a ARP tem quantidade suficiente (saldo) do item para adesão externa (ver ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#Saldo e validade na ARP de outras instituições). 4 - Se a ARP está vigente por, no mínimo, mais um mês, a partir da data de envio do pedido à CAEX/DCOM, de forma a permitir a análise/conclusão do processo e empenho do item antes do término da vigência da ARP (ver ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#Saldo e validade na ARP de outras instituições). 5 - Se a ARP tem texto indicando permissão para adesão externa (ver ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#ARP tem texto indicando permissão para adesão). |
Se o seu pedido está de acordo com as orientações acima, o processo pode seguir, então verifique a conformidade dos documentos em ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS#Documentos para instruir o processo
Quando a UFSC tem o item em ARP vigente
Por se tratar de uma excepcionalidade, a adesão a ARP de instituições públicas nem sempre será aceita como forma de aquisição de itens. Por isso, antes de pensar neste tipo de adesão é preciso ver se a UFSC tem o item nas suas próprias ARP. Podem existir três situações neste caso: 1 - O item é da própria unidade da UFSC e existe saldo na ARP. Nesta situação, a unidade deve adquirir o item do fornecedor que consta na ARP. 2 - O item é de outra unidade da UFSC e ela tem saldo na ARP. Nesta situação (chamada adesão interna), deve-se verificar se a outra unidade disponibiliza o saldo (link para EMPENHO).
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Instituições que permitem (ou não) adesão ARP
1) Antes de instruir o processo de adesão, verificar se a instituição que tem a ata se enquadra em algum dos casos mencionados no item 2.
2) A UFSC não pode aderir a ata de instituições estaduais, distritais e municipais (Art.22, § 8º, Decreto 7.892/2013 e Art.33 do Decreto 11.462/2023), e também não pode aderir as atas de empresas públicas, sociedades de economia mista e subsidiárias (Art.66, § 1º, e Art.1º da Lei 13.303/2016).
3) Sem a intenção de esgotar as possibilidades, indicamos a tabela abaixo como fonte de consulta a respeito de algumas instituições conhecidas:
PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS | |
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Administração direta (órgãos federais) | Alguns exemplos:
Exército, Marinha, Aeronáutica, MPU (engloba MPF, MPT, MTM e MP-Distrito Federal e Territórios), STM, STF, DPU, CGU, Tribunais Regionais Federais (TRTs, TREs, etc), TCU, TSE, TST, Câmara dos Deputados, Senado, Arquivo Nacional, Instituto Benjamim Constant (IBC), Instituto Nacional de Educação de Surdos (INES), Conarq, etc. |
Administração indireta (autárquia e fundações públicas) | Alguns exemplos:
Universidades federais, institutos federais, fundações universitárias federais, CEFET (RJ e MG), Cnpq, Capes, Fnde, Colégio Pedro II, agências reguladoras (Aneel, Antt, Anvisa, Anatel, etc), alguns institutos (Inep, Inmet, Inss, Inpi, Inmetro, Iphan, Ibram, etc) Funarte, Incra, superintendências (Sudam, Sudene, Sudeco, Suframa, Previc, Susepe), Ancine, Bacen, Fundação Biblioteca Nacional, Dnit, Conselhos Federais e Regionais (Contabilidade, Medicina, etc), CVM, Susep, Casa da moeda, Enap, etc. |
NÃO PODE ADERIR A ATA DE REGISTRO DE PREÇOS | |
Administração direta (órgãos estaduais, distritais e municipais) | Alguns exemplos:
Universidades Estaduais (Udesc, Uergs, etc), Secretarias Estaduais ou Municipais (secretaria de educação, secretaria de saúde, secretaria do esporte, etc), Serviço Autônomo de Água e Esgoto (SAMAE SC, SAMAE Marechal C. Rondon, etc), Assembleia Legislativa, Tribunais de Justiça estaduais (TJ-RS, TJ-SC, etc), Defensorias públicas estaduais (DPE-RS, DPE-SC, etc), Tribunais de Contas Estaduais (TCE-RJ, TCE-SP, TCE-AL, etc), Tribunais de Contas Municipais (TCM-BA, TCM-GO e TCM-PA), Tribunal de Contas dos Municípios (TCM-Rio e TCM-SP), Ministério Público Estadual (MP-RS, MP-SC, etc, exceto MPDFT que é federal), Fundações de Pesquisa estaduais (Fapesp, Fapergs, Fapemig, etc), etc. |
Administração indireta (empresa pública, sociedade de economia mista e subsidiárias) | Alguns exemplos:
Hospitais universitários (mantidos pela Ebserh), Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA), Serpro, Correios (ECT), Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil, Imbel, Bndes, Embrapa, Trensurb, Cbtu, Codevasf, Finep, Telebras, Engepron, Conab, Dataprev, etc. |
Saldo e validade na ARP de outras instituições
ARP tem texto indicando permissão para adesão
Analisar a Ata de Registro de Preços do Órgão Gerenciador de interesse e ver se ela tem texto indicando a permissão para adesão externa. Abaixo, segue um exemplo de texto que pode aparecer na Ata permitindo a adesão:
Layout gráfico da Ata de Registro de Preços | Exemplo de texto na Ata dando permissão para adesão externa |
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Observações importantes
Documentos para instruir o processo
1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, incluindo nº do PGC
O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos:
• Argumentação que expresse uma situação emergencial; e/ou
• Descrição de situação em que a universidade poderá ser onerada; e
• O não descumprimento dos prazos estipulados no Calendário de Compras; e
• Nºs PGC.
Além disso, em observância ao art. 22, § 1º-A do Decreto nº 7.892/2013, deverá
contemplar estudo que demonstre:
• O ganho de eficiência (adequação da modalidade Adesão à necessidade, em detrimento de outras modalidades para compras);
• A viabilidade (disponibilidade financeira para o atendimento da necessidade); e
• A economicidade (melhor aproveitamento dos recursos).
Conforme o Decreto nº 9.488/2018, a aprovação da solicitação de Adesão à Ata de Registro de Preços fica condicionada à apresentação de "estudo, pelos órgãos e pelas entidades que não participaram do registro de preços, que demonstre o ganho de eficiência, a viabilidade e a economicidade para a administração pública federal da utilização da ata de registro de preços".
Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME.
2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos
A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG.
Obs: Considere como exceção as soluções de TIC.
Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail
4. Carta de resposta do fornecedor
Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item no endereço informado no ofício, bem como o quantitativo solicitado. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada.
5. E-mails trocados com o fornecedor
Incluir os e-mails trocados com o fornecedor ao processo. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes.
6. Certidão negativa emitida pelo SICAF
Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC. Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso:
Certidão de Regularidade do FGTS - No sítio eletrônico do DCOM você encontra o link direto para essa certidão.
Certidão negativa estadual e municipal do fornecedor - Para a emissão dessas certidões, consultar site do Estado e do Município onde a empresa é registrada e procurar por Certidão Negativa Emitida ou CND.
Obs: Caso o fornecedor tenha alguma sanção estadual/municipal, que consta no SICAF e no site do Município, verificar a abrangência da sanção e a data de validade. Abrangência - Se a sanção é restrita apenas ao órgão sancionador será possível fazer a adesão, pois ela não abrange a UFSC por ser federal. Se a sanção abrange a esfera federal será necessário verificar até que data a empresa está impedida de licitar, e só depois desta data será possível fazer a adesão.
7. Certidão negativa emitida pelo TCU
Verifique a vigência e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais certidões conforme o caso:
CEIS (Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas);
CNJ (Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça);
TCU (Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União).
No sítio eletrônico do DCOM já mencionado, você também encontra o link direto para cada uma das certidões.
8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação
TEXTO OCULTO
9. Ata de Registro de Preços assinada
Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir, conforme indicado abaixo, com a Ata de realização do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores. Será necessário solicitar a Ata assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador.
10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços (ou Módulo de Preços) mais o orçamento da ata de adesão
Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com a IN Nº 73/2020: Art. 5º A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
I - Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico gov.br/paineldeprecos, desde que as cotações refiram-se a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório, ou Módulo de Preços disponível no compras.gov.br/modulo.
II - Aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
III - Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso; ou
IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório.
§1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II.
Assim sendo, deve ser realizada ampla pesquisa de mercado com, no mínimo, 03 (três) preços, além da Ata escolhida para Adesão, de acordo com a IN Nº 73/2020.
QUAL A VIGÊNCIA DOS ORÇAMENTOS, DE ACORDO COM A IN Nº 73/2020?
• Preços das Atas de Registro de Preço (SISRP) obtidos no Painel de Preços: vigência no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
• Preços dos Pregões Pronta Entrega (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
• Preços das Dispensas de Licitação (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
• Orçamentos obtidos com fornecedores: vigência de até 6 (seis) meses anteriores à data de divulgação do instrumento convocatório.
11. Relatório "Detalhado" do Painel de Preços (ou Módulo de Pesquisa de Preços)
- Ao finalizar a pesquisa pelos orçamentos, é necessário salvar em pdf o Relatório Detalhado da pesquisa.
- Para obter o relatório detalhado no Painel de Preços, siga os passos abaixo:
- Para obter o relatório detalhado no Módulo de Pesquisa de Preços:
- Exemplos de Relatório Detalhado:
{
12. Mapa Comparativo de Preços (Solar)
No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão.
Passo 3 - Preencher: Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Não serão aceitos outros códigos. Materiais de consumo e permanentes devem figurar em processos separados. Detalhamento: Copiar as especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". Qt. Licitar: quantidade desejada.
Passo 7 - Preencha o CNPJ do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' e na opção 'Fornecedores', escolher 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor.
Passo 11 - Para desclassificar um preço, siga as indicações. A desclassificação ocorre por diferentes motivos. No exemplo, o preço foi desclassificado por falta de saldo na ata. Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc.
13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado
O relatório de pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo.
14. Checklist/Lista de Verificação assinada
15. Indicação da fonte orçamentária
Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos ao Departamento de Gestão Orçamentária (DGO). Existem as seguintes possibilidades de recurso: {
16. Formulário para Solicitação de Empenho de Material
O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/, e clicando em “Formulário e Checklists”, no menu direito, ou acessando o link em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, em “Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento”
Instruindo o processo de pedido de adesão no Solar
Passo 3 - Preencher: Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Não serão aceitos outros códigos. Materiais de consumo e permanentes devem figurar em processos separados. Detalhamento: Copiar as especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". Qt. Licitar: quantidade desejada.
Passo 7 - Preencha o CNPJ do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' e na opção 'Fornecedores', escolher 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor.
Passo 11 - Para desclassificar um preço, siga as indicações. A desclassificação ocorre por diferentes motivos. No exemplo, o preço foi desclassificado por falta de saldo na ata. Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc.