1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade, com nº do PGC
O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos:
• Argumentação que expresse uma situação emergencial; e/ou
• Descrição de situação em que a universidade poderá ser onerada; e
• O não descumprimento dos prazos estipulados no Calendário de Compras; e
• Nºs PGC.
Além disso, em observância ao art. 22, § 1º-A do Decreto nº 7.892/2013, atualizado pelo Decreto nº 9.488/2018, deverá
contemplar estudo que demonstre:
• O ganho de eficiência (adequação da modalidade Adesão à necessidade, em detrimento de outras modalidades para compras);
• A viabilidade (disponibilidade financeira para o atendimento da necessidade); e
• A economicidade (melhor aproveitamento dos recursos).
Predefinição:Alerta
2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos
A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG.
Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR
3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail
Anexar o Ofício enviado ao fornecedor, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Para obter o Modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor, clique aqui, localize o quadro Adesão a Atas de Registro de Preços e clique em Modelo de Ofício – de Solicitação de Adesão ARP – ao Fornecedor.
4. Carta de resposta do fornecedor
Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item e seu quantitativo no endereço informado no ofício, bem informação referente aos dados bancários. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante.
5. E-mails trocados com o fornecedor
Incluir os e-mails trocados com o fornecedor. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes.
6. Certidão negativa emitida pelo SICAF
A Certidão do SICAF deve ser obtida pelo compras.gov. Mais informações, clique aqui
Verifique a vigência da declaração e caso algum item esteja vencido ou muito próximo da validade, acrescente as demais declarações conforme o caso:
Certidão de Regularidade do FGTS. Clique aqui para ter acesso.
Certidão negativa estadual: Consultar site do Estado onde a empresa é registrada e procurar por Certidão Negativa Emitida ou CND.
Observações:
- Caso o fornecedor tenha alguma sanção no SICAF, verificar a abrangência e a data de validade. Em outras palavras, quando a abrangência da sanção é restrita apenas ao órgão sancionador, será possível fazer a adesão. Se a sanção abranger a esfera federal, verificar a data do término do impedimento da empresa e só depois realizar a adesão.
- Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC.
7. Certidão negativa emitida pelo TCU
8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação
Incluir no processo Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação No PAINEL DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar:
1) Edital;
2) Termo de Referência; e
3) Termo de Homologação.
Após clicar no ícone indicado, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital.
Se estiver usando o MÓDULO DE PREÇOS, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação.
9. Ata de Registro de Preços assinada
Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor.
Importante não confundir a Ata de realização do Pregão com a Ata do Pregão,
documento onde são registrados os lances dos fornecedores, conforme indicado
na imagem ao lado.
Será necessário solicitar a Ata de realização do Pregão assinada diretamente ao
fornecedor ou ao órgão gerenciador.
10. 04 (quatro) orçamentos do Módulo de Preços, sendo um deles o da Ata de interesse
Inserir no processo 04 (quatro) orçamentos do Módulo de Pesquisa de Preços) sendo um deles o da Ata de interesse.
Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com o Art. 5º da IN nº 73/2020, observando as vigências em destaque a seguir:
A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não:
I - Painel de Preços, desde que as cotações refiram-se a aquisições ou contratações firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
II - Aquisições e contratações similares de outros entes públicos, firmadas no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório;
III - Dados de pesquisa publicada em mídia especializada, de sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que atualizados no momento da pesquisa e compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório, contendo a data e hora de acesso; ou
IV - pesquisa direta com fornecedores, mediante solicitação formal de cotação, desde que os orçamentos considerados estejam compreendidos no intervalo de até 6 (seis) meses de antecedência da data de divulgação do instrumento convocatório.
§1º Deverão ser priorizados os parâmetros estabelecidos nos incisos I e II.
O acesso ao sistema SIASG deve ser feito junto ao DPC.
Siga os passos a seguir para selecionar os orçamentos no sistema:
Passo 2 - Preencha com cpf e senha.
Passo 3 - No menu superior/à direita, procure e clique em "Pequisa de Preços".
Passo 4 - Para iniciar uma pesquisa clique em “Nova pesquisa”
Passo 5 - No menu "Informações Básicas" preencher título e observações.
Passo 6 - No menu "Itens" clique em "Adicionar item". A seguir, pesquise o item pela descrição ou pelo código SIASG.
Passo 7 - Selecione o item desejado pelos filtros das colunas da esquerda e do centro. Clique em "Ações" para ver detalhes do item.
Passo 8 - Informe a quantidade de itens na coluna da esquerda e selecione o material na coluna central (clicando no sinal +).
Passo 9 - Clicar no ícone "Editar cotação do item".
11. Relatório "Detalhado" do Módulo de Pesquisa de Preços
Inserir no processo o Relatório Detalhado do Módulo de Pesquisa de Preços
Para obter o relatório detalhado no Módulo de Pesquisa de Preços, após seguir
a indicação dos passos 1 e 2 da imagem abaixo, clique em "imprimir pdf" na
página seguinte:
12. Mapa Comparativo de Preços (Solar)
No Mapa Comparativo de Preços deverão constar os três orçamentos e os três fornecedores obtidos no Painel de Preços (ou Módulo de Preços,) segundo a IN Nº 73/2020, além do orçamento e do fornecedor da Ata de Registro de Preços que se pretende realizar a Adesão.
- O Mapa Comparativo de Preços é elaborado no Solar através dos passos apresentados a seguir
Passo 1 - Acesse o MÓDULO DO SISTEMA: COMPRAS & LICITAÇÕES, abra a aba COMPRAS E LICITAÇÕES e clique em PESQUISA DE PREÇO e depois no botão NOVO.
Passo 2 - Preencha os campos ÓRGÃO, SETOR E ASSUNTO (deixe "divisão" e "data pesquisa" como estão). Clique em "adicionar".
Passo 3 - Preencher: Item: Digitar o código do item (077.99.000023 para permanente OU 099.24.000223 para consumo) e apertar botão TAB do teclado ou clicar na lupa. Não serão aceitos outros códigos. Materiais de consumo e permanentes devem figurar em processos separados. Detalhamento: Copiar as especificações do item constantes no Termo de Referência do Edital do órgão gerenciador. Colocar "Número da UASG", "Número do pregão", "Número do item", "Nome do item", "Descrição detalhada do item". Qt. Licitar: quantidade desejada.
Passo 4 - Preencha o "LOCAL DE ENTREGA.
Passo 5 - Utilize a lupa para encontrar o imóvel e o setor pertinentes. Após, clique em 'Aplicar para todos'.
Passo 6 - Preencha as "FONTES" (são os fornecedores).
Passo 7 - Preencha o CNPJ do fornecedor. Caso o fornecedor ainda não esteja cadastrado no sistema, deve-se acessar o módulo 'Compras & Licitações' e na opção 'Fornecedores', escolher 'Cadastro de Fornecedores' e clicar em 'Novo', prosseguindo com a inserção das informações necessárias até o final do processo de cadastro de um novo fornecedor.
Passo 8 - Repita a etapa de "adicionar" até ter pelo menos quatro fornecedores (sendo um deles o participante da ata que pretende aderir). Ao final, clique em "SALVAR".
Passo 9 - Preencha os "PREÇOS" (obtidos no painel, ou módulo de preços).
Passo 10 - Preencher o preço unitário. O preço total completará automaticamente. Por fim, clicar em confirmar.
Passo 11 - Para desclassificar um preço, siga as indicações. A desclassificação ocorre por diferentes motivos. No exemplo, o preço foi desclassificado por falta de saldo na ata. Ou seja, é possível usar o preço de uma ata para compor o mapa, mas depois desclassificá-lo. Outros motivos de desclassificação são: fornecedor não quer fornecer o item para órgão externo; a ata tem texto afirmando que não é possível adesão externa; características do item não se adequam ao desejado; a ata é da esfera estadual/municipal/outros, etc.
Passo 12 - Preencha o "RESULTADO".
Passo 13 - No fim da página, clique em "Salvar resultado" e " Visualizar relatório". Confira os dados do Mapa. Caso esteja tudo certo, salve o mapa em pdf para anexar no processo. Volte na página e clique em "GERAR COMPRA".
13. Relatório da Pesquisa de Preços assinado
Inserir no processo o Relatório de Pesquisa de Preços.
O Relatório de Pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão.
Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo.
O Modelo do Relatório de Pesquisa de Preços está disponível no site do DCOM. Clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Modelo de relatório de pesquisa de preços para Adesão ARP.
14. Checklist/Lista de Verificação assinado
Inserir no processo o Checklist/Lista de Verificação assinado
O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, clique aqui para ter acesso, localize "Adesão a Atas de Registro de Preços" e clique em Checklist Adesão.
15. Indicação da fonte orçamentária
Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos a Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN).
Existem as seguintes possibilidades de "recurso":
Nota de Dotação (ND) para (007) Material Permanente - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexar pdf da ND no processo e informar número da ND no Checklist da adesão (item 6 do documento).
Centro de Custo para (007) Material Permanente - -> Pedir ND para SO/SEPLAN, anexar pdf da ND no processo e informar número da ND no Checklist da adesão (item 6 do documento).
Centro de Custo para (099) Material de Consumo - -> Informar número do Centro de Custo no Checklist da adesão (item 6 do documento).
Procedimentos:
1 - No caso de Nota de Dotação deve-se solicitar que a SO/SEPLAN faça a transferência de recursos para a UGR (153773) do Departamento de Compras (DCOM).
2 - Para solicitar Nota de Dotação à SO/SEPLAN clique aqui.
Caso tenha dúvidas se material é consumo ou permanente, consultar o Catálogo da UFSC . Caso ainda permaneça a dúvida, consultar o Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF.
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