Calendário de Compras
Introdução
O DCOM elabora anualmente o Calendário de Compras da UFSC, composto pela programação dos grupos de materiais que serão licitados e em quais períodos, bem como as atividades a serem realizadas.
Este planejamento tem a finalidade de promover contratações centralizadas e compartilhadas, a fim de obter economia de escala, padronização de produtos e serviços e redução de custos processuais e evitar o fracionamento de despesas, atendendo assim a legislação[1]Art. 12, inciso VII[2]Art. 5º, inciso I e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como as exigências dos órgão de controle[3]
Além disso, há diversas vantagens, como:
- otimizar os procedimentos;
- evitar redundância de tarefas;
- aperfeiçoar o gerenciamento dos processos;
- aumentar a celeridade.
Etapas e cronograma
As Etapas do Calendário de Compras consistem nos grupos de itens que serão licitados bem como o cronograma de atividades a serem realizadas.
Os grupos de itens são definidos com base no histórico dos anos anteriores, considerando eventuais ajustes, como junção ou separação de grupos, alteração de Etapa de determinado material etc.
Já o cronograma é calculado de acordo com o calendário acadêmico do ano respectivo (considerando, quando possível, feriados, dias não letivos e recessos), para que as atividades sejam executadas em tempo hábil pelos seus responsáveis.
Nos últimos anos, as Unidades estão sendo consultadas durante a elaboração do Calendário de Compras, quando podem sugerir ajustes em materiais e prazos.
A divulgação do Calendário de Compras é realizada o mais cedo possível (no fim do ano anterior ou início do ano respectivo), de forma que as Unidades possam utilizá-lo para planejar seu trabalho durante o ano.
O Calendário de Compras está sempre disponível na página do DCOM: https://compras.ufsc.br/calendario-de-compras/
Cada Etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, conforme o fluxo a seguir:
Responsável: Unidades requerentes
Responsável: Comissões
Responsável: Unidades requerentes
Responsável: DCOM
Responsável: Unidades requerentes
Os prazos são divulgados da seguinte forma:
Definição da lista de itens
Nesta fase são disponibilizadas as listas prévias separadas por grupos de itens, que são elaboradas com base nas licitações realizadas no ano calendário anterior e são facilmente encontradas na página do Calendário de Compras.
A tarefa nesta fase é verificar se os itens demandados pela Unidade estão na lista prévia. Caso não estejam ou necessitem de correções, é necessário registrar na aba “Sugestões de itens” a “inserção” ou “correção” do item.
Passo 1: Verificar se os itens constantes na aba "Lista Prévia/Análise" atendem às necessidades da Unidade. Caso atendam, não é necessário fazer mais nada nesta etapa.
Passo 2: Caso a Lista Prévia não contenha o item demandado ou não atenda plenamente, deve-se fazer a sugestão de “inserção” ou “correção” na aba “sugestões de itens”.
Informações obrigatórias para a inserção de sugestão:
- Coluna Código do Item: o código do Catálogo de Materiais relativo ao grupo da planilha (099.01, 077.02 etc). Se o item não estiver catalogado, deve ser solicitada a sua catalogação a tempo, para que seja possível informar o código até o dia do fechamento da lista (dia útil anterior ao início da Etapa).
- Coluna Unidade de Medida: a unidade de medida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Caso a unidade de medida desejada não conste no Catálogo, deve-se solicitar a sua inclusão.
- Coluna Descrição Resumida: a descrição resumida, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a descrição resumida estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
- Coluna Especificação: a especificação, exatamente como consta no Catálogo de Materiais. Se a especificação estiver com problemas, informe a sugestão de correção na coluna adequada.
- Coluna Detalhamento (especificação complementar): campo livre, onde deve-se informar de forma clara e objetiva os requisitos mínimos necessários do material para o atendimento da necessidade. Não deve-se preencher somente informações genéricas (por exemplo: "banqueta de laboratório", sem informar medidas, material etc.), nem informações desnecessárias e subjetivas (por exemplo: informações promocionais publicadas em catálogos ou sites, como "moderno e prático", ou "perfeito para o seu laboratório", entre outros).
- Coluna Justificativa para Inserção ou Correção: NÃO É A JUSTIFICATIVA DA AQUISIÇÃO. Deve-se informar por que os itens da Lista Prévia não atendem a necessidade e o motivo da inclusão de um item diferente, ou o motivo da correção, como o erro encontrado (com a identificação única do item com erro), bem como a sugestão completa de especificação.
- Coluna Número dos itens analisados: Para ser possível informar a justificativa acima, pressupõe-se que os itens da Lista Prévia forma analisados. Assim, informar a identificação única dos itens considerados na análise (Coluna Identificação Única da Lista Prévia/Análise).
- Coluna Inserção ou Correção: informar se é inserção de um item novo, ou se deve ser corrigido um item já existente.
- Coluna Unidade Requerente: informar o setor requerente, podendo ser a Unidade, Departamento, Laboratório etc.
Nesta etapa, comissões que são formadas por servidores convidados de áreas afins aos grupos de itens trabalham na consolidação das listas, revisão das especificações dos itens e realização dos ajustes necessários no catálogo da UFSC, com o intuito de:
- Melhorar o fluxo e facilitar o trabalho das Unidades requerentes
- Melhorar a qualidade dos processos licitatórios da Universidade
- Requerentes não precisam mais solicitar alterações no Catálogo
- Reduzir as ocorrências de itens com Unidades de medidas inadequadas
- Facilitar o trabalho das equipes de apoio nos pregões
- Não há mais a fase de ciência e aprovação
Após o término dos trabalhos das comissões é possível acessar a lista de análise com os pareceres e justificativas para cada item das listas, que pode ser acessada através da aba “menu” da lista final no link: “lista comissão”
Na coluna “I” da lista da comissão é possível verificar o resultado da análise para cada item, com os seguintes status :
- “Item incluído”,
- “Consolidado com item existente”,
- “Correção efetuada no item existente”
- "Sugestão recusada”.
Na coluna “J” há a justificativa da comissão.
Esclarecimentos a respeito das análises da comissão podem ser solicitados pelo e-mail direcao.dcom@contato.ufsc.br
Inserção de demandas
Agora é o momento inserir nas listas finais geradas pelas comissões, os quantitativos demandados para cada item na coluna referente à Unidade requerente. A lista final fica disponível na página do Calendário de Compras do DCOM.
Na linha “3” da lista final há um termo “link” acima da sigla de cada Unidade requerente. O campo é utilizado pelas Unidades que utilizam a planilha auxiliar do DCOM para consolidação de suas demandas internas, neste campo é inserido o link da planilha auxiliar, de foram a vincular as planilhas. Caso haja alguma Unidade requerente interessada no uso da planilha entre em contato pelo e-mail: capl@contato.ufsc.br
A partir da coluna "Q" das listas finais há um coluna para cada requerente da UFSC inserir as demandas pelos itens
Distribuição dos pedidos
De acordo com as demandas inseridas na lista final pelas Unidades requerentes, o DCOM distribui as tarefas de orçamentação entre os requerentes demandantes dos itens e gera os pedidos de compras contendo os itens e as respectivas quantidades.
Os pedidos são direcionados às Unidades responsáveis pela orçamentação na fila “Rever Pedido”
Ajustes nos pedidos
Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.
O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.
Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:
- itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
- pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
- justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.
Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.
No fluxo prévio previsto pela metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.
Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.
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Para a correta instrução dos pedidos de compra na metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.
De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.
Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.
Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.
Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.
FIQUE ATENTO:
- Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.
- Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.
- Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.
- Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa.}}
Referências
- ↑ Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021
- ↑ Decreto n. 10.947, de 25 de janeiro de 2022
- ↑ Acórdão 1094/2018-TCU-Plenário, parágrafo 9.2: "recomendar à Universidade Federal de Santa Catarina a adoção das seguintes medidas:", parágrafo 9.2.5: "realize processo de planejamento das aquisições" (disponível na Solicitação Digital 041024/2018).