Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs
As orientações desta seção são complementares às orientações do Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF).
Caso sua dúvida sobre empenhos não esteja contemplada nesta página, verifique as orientações do DCF.
Aquisição de itens de pregões UFSC
Orientações gerais
Clique AQUI para vídeo com as orientações detalhadas (passo a passo)
Clique AQUI para acesso ao material do vídeo acima
As Unidades podem aproveitar o prazo máximo da SEPLAN do encerramento do exercício (em 2024 será 12/nov), bastando, neste caso, optar por emitir suas próprias SNEs, conforme o fluxograma abaixo e as abas ao lado.
Para as Unidades que desejem notificar diretamente o fornecedor para agilizar a entrega, basta seguir o Passo 4 após a digitação do empenho pelo DCF.
Passo 1 - Criação da AF
- Cadastrar pedido de Autorização de Fornecimento (AF) no Sistema SOLAR conforme as orientações do Manual
- Com a AF na fila "Autorizar AF" ou "Emitir AF", verificar o CNPJ dos fornecedores
- Acessar o SICAF em Compras.gov.br
- Emitir a certidão de Situação do Fornecedor e o Credenciamento (Níveis de Credenciamento - Nível I) de cada fornecedor
- Observar se as Certidões estão vigentes (Federal, FGTS, Trabalhista e Estadual) e se o fornecedor não está com impedimento de licitar/contratar com União (caso conste, aparecerá da segunda página em diante)
- Na dúvida se o fornecedor está em situação regular, verifique com o DCF o que é necessário para digitação do empenho
- Em caso de inconsistências, emitir individualmente as certidões vencidas
- Caso algum fornecedor esteja com alguma certidão vencida ou impedimento:
- Entre em contato com o fornecedor para que regularize a situação, se for considerado necessário
- Caso o fornecedor com problemas seja o único da AF, arquive a AF
- Se restarem outros fornecedores em situação regular, retorne a AF para ajuste, exclua os itens do fornecedor com problemas e dê andamento à AF normalmente
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - EMISSÃO DA SNE
Ao final de todo o processo, envie o Relatório de Notícia de Irregularidade conforme orientações do Manual, incluindo as certidões vencidas e o relatório do pedido de AF onde constam os itens que estavam sendo solicitados do fornecedor, para embasar abertura de Processo Administrativo de Responsabilização, por não manutenção das condições de habilitação.
Passo 2 - Emissão de SNE
- Acesse o sistema MATL
- Para instalar ou atualizar o aplicativo, acesse https://setic.ufsc.br/downloads/
- Em caso de mensagem de erro relativo a autorização/permissão/acesso, abrir chamado junto à SeTIC para verificar o motivo
- Após, acessar o menu Centro de Custo -> Geração de empenhos por Processo
- Na janela que se abre, marcar a opção "AF?"
- Inserir o número da Solicitação Digital (SD) da AF gerada no campo "Processo" e clicar em "Buscar"
- No campo “Complemento histórico”, inserir:
- endereço completo de entrega com CEP
- Obs.: Caso seja material permanente com entrega no DGP, o endereço para a entrega a ser informado é o seguinte:
- Endereço de entrega para tombamento:
- Departamento de Gestão Patrimonial (DGP)
- Rua João Pio Duarte Silva, 241 - Córrego Grande, Florianópolis - SC - CEP: 88037-000
- Email: dgp@contato.ufsc.br
- Dia e horário de entrega: de segunda a sexta-feira (dias úteis), das 09:00 às 18:00 horas
- responsáveis pelo recebimento
- telefone e e-mail
- finalidade/utilização do material (exigência do DCF)
- No campo “Observação” inserir:
- número da AF
- dados orçamentários (ND, Centro de Custo, PTRes, etc)
- No quadro intermediário, preencher os seguintes campos:
- Centro de Custo: Número do Centro de Custo da Unidade
- U. gestora: 153163
- UGR: UGR DO SETOR
- Fonte: VER COM SEPLAN
- PTRES: VER COM SEPLAN
- Atividade: VER COM SEPLAN
- Enquadramento: Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Etapa Ensino: Graduação
- Categoria: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade PI: Nome da unidade vinculada ao centro de custo
- Tema: Não se Aplica
- Obs.: dúvidas sobre dados orçamentários devem ser verificadas com a SEPLAN
- Após preencher os dados acima, clique no botão “Cálculo”
- Após surgirem as informações no quadro inferior, clicar em “Geração”
- Dessa forma a Nota Solicitação de Empenho (SNE) será gerada e aparecerá na coluna “Solicitação”
- Na sequência, clicar no botão "Empenhos" e depois em "Imprimir Empenhos" para imprimir o PDF das SNEs
- Salve a SNE informando como nome do arquivo o número da SNE e o setor (202401234 - SETOR/CENTRO)
IMPORTANTE:
Após a emissão das SNEs, É OBRIGATÓRIO o encaminhamento da AF ao DCOM, utilizando a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho" na aba "Encaminhar", e no encaminhamento insira o despacho "SNEs ns. INFORMAR O NÚMERO DAS SNES emitidas. Segue para baixa de saldo.".
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - PROCESSO DE EMPENHO
Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
Cadastro do Processo Digital
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
- Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
- SNE assinada pelo ordenador de despesas
- Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
- Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
- Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
- Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
SIGA PARA O PRÓXIMO PASSO - NOTIFICAÇÃO AO FORNECEDOR
Aquisição de itens de TIC - participante em pregão de outro órgão
Os pedidos de aquisição dos itens oriundos dos pregões do Ministério da Economia (SGD/ME) emitidos pelas unidades devem respeitar as orientações desta seção do manual.
Atenção:
Dúvidas sobre as especificações técnicas dos itens, peças processuais, saldos dos itens e maiores informações desses processos deverão ser dirimidas junto à SETIC;
Dúvidas sobre o preenchimento do Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras deverão ser dirimidas junto ao DPC.
Passo 1 - Preparação dos documentos
- Para a aquisição de itens de TIC, deve-se elaborar os seguintes documentos, que posteriormente serão juntados ao processo de empenho:
- A Ordem de Fornecimento de Bens (OFB) preenchida e assinada pelo Ordenador de Despesas;
- O Termo de Indicação de Gestores e Fiscais de Contratos Terceirizados, Fundacionais, Concessão de Espaço Público e de Compras, preenchido e assinado;
- Manifestação de autorização da SETIC referente à aquisição, podendo ser o pdf de um e-mail;
- Formulário de Tombamento preenchido e assinado;
- Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas); e
- Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF).
Passo 2 - Emissão de SNE
- Para realizar a emissão da SNE, necessário ter em mãos os seguintes dados:
- Nº da UGR solicitante e dados orçamentários completos (PTREs, Fonte, Atividade, etc.) - Para itens permanentes o recurso deve estar na natureza 449052. Caso a unidade não possua recurso nessa natureza, necessário solicitar transferência à SEPLAN;
- Indicação do nº do item, do Pregão e da Ata de Registro de Preços e os correspondentes valores unitários e totais;
- Emitir a Solicitação de Nota de Empenho (SNE) conforme passo a passo descrito abaixo;
- MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
- Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.
Dados gerais
- Unidade gestora: 153163
- Evento: Empenho
Dotação Orçamentária
- UGR: informar a UGR do setor
- PTRES: conforme Nota de Dotação
- Fonte recursos: conforme Nota de Dotação
- Natureza: 44905241
- Atividade: conforme Nota de Dotação
- Valor: na tela que abrir, informar Centro e valor total do(s) item(ns)
- Modalidade Empenho: Estimativo
Plano interno
- Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
- Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade: setor requerente
- Tema Público: Não se aplica
- Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
Dados da Contratação
- Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
- Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
- Modalidade de Licitação: Pregão
- Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
- Número Licitação: número do Pregão
- Origem do Material: ... (código 0)
- Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
- Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
- Observação: adaptar o seguinte texto modelo:
- SD XXXXX/2024 – SETOR REQUERENTE
- Aquisição como órgão participante do Pregão 0X/202X da UASG XXXXXX
- Processo origem nº (preencher com o processo do órgão gerenciador) - Ata de Registro de Preço 0X/202X
- Processo UFSC nº 23080.0XXXXX/202X-XX
- Entrega Total
Relação dos itens *se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.
- Clicar em: incluir linha
- Item: preencher conforme Ata
- Código: 1 (sempre)
- Descrição: preencher conforme Ata
- Unid: UN (sempre)
- Quantidade: preencher conforme pedido
- Valor: preencher conforme Ata
- Clicar em: Inserir (no topo da tela)
Passo 3 - Cadastro do processo de empenho
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
Com o processo criado, juntar como peças os documentos preparados anteriormente e:
- Juntar à SNE ao processo e coletar a assinatura do Ordenador de Despesas na SNE;
- Enviar o processo ao DCF (observar que as certidões do SICAF devem estar vigentes no momento do envio do processo);
- Quando o processo retornar do DCF, o setor requerente encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;
- Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao Fornecedor via e-mail, que deve conter em regra o empenho, a OFB e o contrato em anexo (orientações gerais para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").
Aquisição de itens por meio de adesão
As instruções para a adesão à ata de registro de preços de outras instituições públicas federais estão disponíveis em ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS.
Após todos os trâmites, conforme orientado no manual de adesão, o processo será encaminhado, pela CAEX, para a fila do requerente para emissão da SNE.
O processo será encaminhado para a fila Adesão de Registro de Preço -> Solicitar emissão de empenho, e as instruções para a emissão da SNE são apresentadas a seguir.
Passo 1 - Emissão de SNE
- MATL -> Empenho -> Solicitação de Empenho
- Preencher: *os campos que não constam orientação de preenchimento devem ser mantidos em branco.
Dados gerais
- Unidade gestora: 153163
- Evento: Empenho
Dotação Orçamentária
- UGR: informar a UGR do setor
- PTRES: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Fonte recursos: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Natureza: informar o código conforme classificação do item: se permanente, 449052 ou consumo, 339030. Caso já se tenha conhecimento do subelemento, informar o código completo. Caso ainda não saiba, buscar no menu *Catálogo Único -> Catálogo
- Atividade: conforme Nota de Dotação/duodécimo
- Valor: na tela que abrir, informar Centro de Custos e valor total do(s) item(ns)
- Modalidade Empenho: Estimativo
Plano interno
- Enquadramento da Despesa (exceto NDI e CA): Meta 12-GRADUAÇÃO-Elevar a taxa bruta de matrícula na educação superior
- Nível/Etapa de Ensino (exceto NDI e CA): Graduação
- Categoria de Apropriação: Gestão Administrativa da Unidade ou da Subação
- Unidade: setor requerente
- Tema Público: Não se aplica
- Alterar o campo Almoxarifado para Compras Diretas
Dados da Contratação
- Fornecedor: informar o CNPJ no campo editável
- Processo Origem: preencher com o número do processo de licitação do órgão gerenciador (não é o processo da UFSC)
- Modalidade de Licitação: Pregão
- Base legal: se o pregão foi realizado com base na Lei nº 14.133/2021, deve alterar para Lei 14.133/2021, art. 28, I
- Número Licitação: número do Pregão do órgão gerenciador
- Origem do Material: ... (código 0)
- Histórico Padrão: Valor referente a aquisições de: (código 4)
- Complemento Histórico: preencher com o local de entrega do(s) item(ns)
- Observação: adaptar o seguinte texto modelo:
- Adesão à Ata de Registro de Preços do Pregão XX/202X da UASG XXXXXX (dados do órgão de origem do pregão/item)
- Processo nº (da origem) para aquisição de (inserir nome do item)
- Processo 23080.0XXXXX/2024-XX (UFSC) – Setor/UFSC
- ND 20240XXXX ou Duodécimo
Relação dos itens *se o sistema puxar informações de algum item, deve-se excluir as informações para preencher corretamente.
- Clicar em: incluir linha
- Item: preencher conforme Ata
- Código: 1 (sempre)
- Descrição: preencher conforme Ata
- Unid: UN (sempre)
- Quantidade: preencher conforme pedido
- Valor: preencher conforme Ata
- Clicar em: Inserir (no topo da tela)
Passo 2 - Cadastro do processo de empenho
Cadastro do Processo Digital
- Em SOLAR → módulo do sistema: SPA → Cadastro de Processo Digital, preencher:
- Grupo de Assunto: 111 - Solicitação de empenho
- Assunto: 454 - Empenho
- Número da SNE: na SNE emitida no MATL (ex.: 202102525)
- Interessado na UFSC: CNPJ do fornecedor (consta na SNE emitida)
Envio ao DCF para digitação
- Após concluir o cadastro, clicar em “Peças” e anexar:
- SNE assinada pelo ordenador de despesas
- Declaração SICAF do fornecedor (e certidões adicionais eventualmente emitidas)
- Relatório de Credenciamento do fornecedor (emitido no SICAF, onde estão os e-mails a serem utilizados para notificação após o retorno do DCF)
- Formulário de Tombamento (em caso de material permanente);
- Tramitar para SE/DCF com o despacho “Para digitação”.
Quando o processo retornar do DCF, sendo aquisição de item que demanda contrato, o setor requerente deve encaminhar o processo ao DPC para elaboração do contrato;
Quando o DPC devolver o processo com o contrato, deve-se realizar a notificação de entrega ao fornecedor via e-mail (orientações gerais para notificação constam na Guia "Passo 4 - Notificação ao Fornecedor").
Passos comuns
Retorno do DCF - Ajuste de subitem
Nos processos de empenho enviados ao DCF e que retornam com solicitação de alteração do subitem, é possível que o próprio setor realize a alteração. Para tal, deve-se:
- Acessar MATL -> guia Empenho -> Solicitação de Empenho -> buscar pela SNE que deve ser alterada;
- Com a SNE aberta, deve-se buscar, no final da página, a opção Almoxarifado -> alterar de SISTEMA SOLAR para COMPRAS DIRETAS -> clicar em Alterar;
- Alterar o subitem (dois últimos dígitos do campo "Natureza" - apagar e digitar os dados informados pelo DCF) -> clicar em Alterar novamente.
- Imprimir novo PDF da SNE, solicitar assinatura do ordenador de despesas novamente e reencaminhar ao DCF.
Notificação ao fornecedor
Após a digitação do empenho pelo DCF/SEPLAN, é necessário notificar o fornecedor para que providencie a entrega do material, da seguinte forma:
- Acessar o MATL - Aba Empenho → Solicitação de Empenho → Nº da Solicitação: digitar o número da SNE → Imprimir → Salvar em PDF;
- Anexar o arquivo salvo do MATL no e-mail;
- Enviar a notificação (modelo ao final desta aba) para o(s) email(s) informado(s) no CREDENCIAMENTO SICAF, com cópia para os emails dos requerentes informados na SNE.
- Salvar o PDF da confirmação e anexar no processo de empenho (essa confirmação poderá ser necessária caso precise abrir processo administrativo contra o fornecedor)
- Manter o processo do empenho na fila do setor até a entrega e pagamento
- Caso a entrega seja no DGP, encaminhar o processo do empenho para DIBA/DGP, para aguardar a entrega e tombamento
- Sendo processo de empenho de TIC, com contrato, necessário encaminhar em anexo ao e-mail, além da SNE: OFB e Contrato.
MODELO DE E-MAIL PARA NOTIFICAÇÃO
ASSUNTO DO E-MAIL: NOTIFICAÇÃO - Nota de Empenho 2023NEXXXXXX - Referente à SNE 2023XXXXXX
CONTEÚDO DO E-MAIL (COPIE E COLE)
Solicitamos confirmação de recebimento.
Senhor(a) fornecedor(a),
Segue Solicitação de Nota de Empenho (SNE) para que se proceda com a entrega das mercadorias.
- PRAZO: estabelecido no Termo de Referência do Edital do Pregão pertinente, contado a partir da entrega deste e-mail na caixa de entrada da Contratada, independentemente de confirmação de leitura, sob penalidades da lei.
- INFORMAÇÕES PARA ENTREGA: constam no documento (SNE) anexo:
- lista dos materiais com quantidades
- valor da nota fiscal a ser gerada
- responsável pelo pedido/recebimento com dados para contato
- local de entrega
- número do pregão
- código da UASG
- CNPJ da UFSC
- DOCUMENTAÇÃO QUE DEVE ACOMPANHAR A ENTREGA:
- Duas vias da Nota Fiscal
- Declaração (Optante pelo Simples), disponível em http://dcf.proplan.ufsc.br/files/2023/03/Declara%C3%A7%C3%A3o-de-Optante-pelo-Simples-Anexo-IV-IN-1234.12-2.doc preenchida e assinada com certificação ICP-Brasil ou Gov.BR e enviada ao responsável pelo recebimento, cujo e-mail consta na SNE, ou impressa e assinada a caneta/carimbo
- Declaração do SICAF (acompanhada das eventuais certidões individuais que estejam vencidas)
- DADOS PARA EMISSÃO DA NOTA FISCAL:
- Universidade Federal de Santa Catarina - CNPJ: 83.899.526/0001-82
- Endereço: Rua Roberto Sampaio Gonzaga, S/N - Bairro: Trindade - Florianópolis/SC - CEP: 88040-900
- Observação: no caso de várias entregas referentes à mesma Nota de Empenho, devem ser emitidas Notas Fiscais separadas para cada uma das entregas.
ATENÇÃO
- Dúvidas, avisos sobre produtos, agendamento prévio obrigatório ou prorrogação de prazo de entrega deverão ser direcionados ao servidor responsável cujo nome, ramal e e-mail constam da Solicitação da Nota de Empenho (SNE), conforme Anexo I do Edital.
- Dúvidas sobre pagamentos devem ser direcionadas ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) por meio dos contatos disponíveis em http://dcf.ufsc.br
- Dúvidas sobre alterações contratuais (troca de marca, cancelamento, reequilíbrio econômico-financeiro) devem ser direcionadas conforme instruções disponíveis em http://compras.ufsc.br/alteracoes-contratuais/
- Outras dúvidas deverão ser direcionadas ao setor competente da UFSC, conforme disposto em Edital.
CONSULTA À NOTA DE EMPENHO
- Acesse o [Portal da Transparência]
- Em “Filtro” -> “Documento”, informe o número completo da Nota de Empenho (NE) informado no título deste e-mail
- Clique em "Adicionar" e "Consultar".
Atenciosamente,