Fluxo prévio para licitações SRP: mudanças entre as edições
| Linha 386: | Linha 386: | ||
==Exceções à regra== | ==Exceções à regra== | ||
Em | Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio. | ||
[[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]São os casos de | [[Arquivo:Dedo apontando.png|30px]]São os casos de | ||
Edição das 11h53min de 8 de março de 2019
De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019, o Calendário de Compras da UFSC terá um novo formato de funcionamento. Cada etapa possuirá seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.
Apenas em 2018, mais de 8 mil itens foram recebidos e tratados pela Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM, gerando mais de 290 processos licitatórios encaminhados. Nesses números, não estão contabilizadas as adesões a Atas de Registro de Preço (ARPs) de outros órgãos e nem as Dispensas e Inexigibilidades de Licitação.
Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
Os novos procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.
Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).
Principais benefícios advindos da alteração da metodologia de envio das demandas de compras por SRP:
- Melhorar a organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
- Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
- Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
- Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
- Melhorar a organização dos itens nos processos licitatórios;
- Redução do número de processos licitatórios;
- Ganho de celeridade nos processos;
- Evitar a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.
Além das vantagens já elencadas, quando considerada a estimativa vigente de custos processuais de aproximadamente R$ 17.000,00 por processo licitatório por SRP, a otimização e redução do número de processos a partir da nova metodologia, possibilitarão ao Departamento de Compras economizar mais de seis milhões de Reais anualmente para a UFSC.
Como já mencionado, cada etapa do Calendário de Compras terá um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:
Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:
Definição das listas fechadas de itens
Na nova sistemática de compras da UFSC, esta é uma fase interna, realizada pelo Departamento de Compras.
Com base no histórico dos pedidos encaminhados pelas Unidades requerentes, o DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada uma da famílias de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.
Cada família de itens terá sua própria lista fechada.
Exemplo:
Etapa 1
- Lista fechada para a família 099.08 - MATERIAIS HIDRÁULICOS
- Lista fechada para a família 099.09 - MATERIAIS DE ALVENARIA
etc.
Etapa 2
- Lista fechada para a família 099.19 - MATERIAIS DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGENS
- Lista fechada para a família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO
- Lista fechada para a família 099.07 - MATERIAIS ELÉTRICOS
- Lista fechada para a família 077.04 - APARELHOS DE MEDIÇÃO
etc.
E assim sucessivamente em cada uma das seis Etapas do Calendário de Compras.
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
Nas datas previstas no Cronograma de Atividades para cada grupo/família da Etapa do Calendário de Compras, uma planilha online por família será aberta para edição e divulgada no link http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/. Ao clicar no link de cada planilha, o requerente será direcionado a ela e para conseguir informar as demandas da Unidade requerente (setor), deverá estar obrigatoriamente logado na(s) conta(s) Google informada(s) para o acesso das planilhas online.
Em cada planilha online haverá:
- uma aba com um Menu com o Cronograma de Atividades da Etapa e links pertinentes;
- uma aba com a lista fechada dos materiais daquele grupo/família do Catálogo;
- abas com listas abertas, identificadas por Unidade;
- uma aba com a LISTA DE ANÁLISE das demandas informadas nas listas abertas (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada) e
- uma aba com a LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todas as demandas e identificação das tarefas de orçamentação dos itens (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada).
Para famílias que não geram listas fechadas graças à natureza de seus materiais, como por exemplo, a 077.98 - MÓVEIS SOB MEDIDA, será disponibilizada uma planilha online apenas com as abas de listas abertas e as abas 'LISTA DE ANÁLISE' e 'LISTA FINAL'.
A T E N Ç Ã O!
- Cada lista fechada de um grupo/família conterá materiais para os quais as Unidades requerentes poderão preencher os quantitativos de suas demandas em coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR. Na coluna pertinente a cada setor, quando não houver necessidade de algum material, será possível deixar a célula correspondente em branco, ou preenchê-la com 0 (zero).
- Nas listas fechadas, os servidores responsáveis pelas compras das Unidades requerentes deverão conferir especificações/detalhamentos dos itens solicitados, para informar eventuais correções na LISTA ABERTA de sua Unidade. A atualização/correção das especificações técnicas dos itens é de responsabilidade das Unidades requerentes.
- Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (setor) no SOLAR.
Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células e abas específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:
- sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
- no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com, por exemplo).
Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta.
Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta. Evita-se, assim, que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.
Em sua lista aberta na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente. Todos os materiais informados nas listas abertas serão obrigatoriamente orçados pela Unidade que os demandou.
Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta proceder conforme a figura a seguir:
Consolidação das demandas solicitadas
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas listas fechadas e abertas serão analisados pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.
- Nas listas fechadas os totais serão somados, para que se obtenha o total a licitar para cada item, de modo a atender todas as Unidades requerentes.
- Nas listas abertas os itens e justificativas informados serão analisados pelo DCOM, que verificará a possibilidade de:
- aceitar integralmente os itens das listas abertas (desde que sejam realmente diferentes dos relacionados na lista fechada e a compra seja justificável), acrescentando-os na LISTA FINAL;
- agrupar (consolidar) itens de listas abertas de Unidades distintas em um único item (quando se tratar do mesmo material detalhado por cada requerente de maneira distinta), acrescentando-os na LISTA FINAL;
- recusar um pedido de item e sugerir que a demanda seja atendida por algum item da lista fechada, que terá o quantitativo aumentado de acordo;
- recusar integralmente um pedido de item, pois entendeu-se que a Justificativa informada não é válida.
A análise dos itens informados na lista aberta levará em conta suas especificações e justificativas, buscando comprovar se a finalidade/utilização informadas justificam a compra.
Situação 1 - A lista fechada para a família 077.12 prevê o item 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA DE PLÁSTICO RESISTENTE - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA ENTRE 400W E 600W Unidade: UN
Mas uma Unidade requerente não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 077.12.292339 - LIQUIDIFICADOR Especificação: LIQUIDIFICADOR Detalhamento: LIQUIDIFICADOR COM JARRA E ALÇA DE VIDRO - DE 1,5 A 2L - 220V - POTÊNCIA 800W Unidade: UN
Ou seja, o servidor responsável deverá justificar as razões pelas quais o item similar da lista fechada (liquidificador com jarra plástica, com potência entre 400 a 600W) não atende às necessidades do setor, o que poderá ser acatado ou não pelo DCOM. Caso não seja acatada, seu quantitativo poderá ser somado ao do item similar da lista fechada, ou ser excluído.
Situação 2 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Mas uma 'Unidade Y' não solicita esse item na lista fechada e inclui em sua lista aberta 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA 3/4". ROLO DE 30M. Unidade: RL Justificativa: O material será utilizado para rega na Fazenda Experimental da Ressacada.
O DCOM avaliará, então, se é pertinente licitar os dois tipos de mangueira, ou se o quantitativo da Unidade requerente será somado ao do item similar da lista fechada, já que, conforme o exemplo, a necessidade de uma mangueira com 30 metros para a finalidade informada na Justificativa, também é atendida pelo mesmo material com 50m. Somando-se as demandas de itens que podem ser consolidados, o quantitativo total a licitar aumenta, o que permite à UFSC um melhor poder de barganha junto aos fornecedores no futuro pregão SRP.
Situação 3 - Na lista fechada da família 099.08 há o item
099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA
Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA
Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 3/4", ROLO COM 50 METROS.
Unidade: RL
Vamos imaginar que uma outra 'Unidade Z' preencha sua lista aberta com o item 099.08.070859 - MANGUEIRA HIDRÁULICA Especificação: MANGUEIRA HIDRÁULICA Detalhamento: MANGUEIRA PLÁSTICA CRISTAL TRANSPARENTE 1.1/4". ROLO DE 50M. Unidade: RL Justificativa: Alimentação dos tanques de peixes do Laboratório XYZ, que só aceita o diâmetro de 1" a 1.1/4".
Assim, a demanda da lista aberta da Unidade Y seria negada e o quantitativo necessário deveria ser acrescentado no item correspondente da lista fechada. Entretanto, a demanda da lista aberta da Unidade Z seria aceita, pois trata-se realmente de outro material, sem possibilidade de consolidação, já que a mangueira da lista fechada, com 3/4" não caberá nos tanques de peixe citados na justificativa da lista aberta da Unidade Z. O item seria, então, acrescentado à LISTA FINAL do grupo/família.
REFORÇANDO
- A lista fechada não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
- A lista aberta passará pela aprovação do DCOM, que vai analisar a justificativa item a item e decidir se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar na aba 'LISTA DE ANÁLISE' os itens:
- aprovados;
- consolidados com outros itens de listas fechadas, ou com itens de outras listas abertas e/ou
- recusados.
Módulo do Sistema: SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
Grupo de assunto: 246 - Reconsideração
Assunto: 907 - Reconsideração
Detalhamento: Ciência e aprovação - 099.08 --> (informar o número do grupo/família correspondente)
Utilize o campo "Encaminhamento" para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma Peça na Solicitação Digital.
Geração dos processos
Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra (23080.0000/2019-00) serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').
Exemplo: A LISTA FINAL da família 099.07 resultou em 95 itens provenientes das listas fechadas criadas pelo DCOM e dos itens informados nas listas abertas das Unidades requerentes, já aprovados na etapa de análise prevista pela seção 'Consolidação das demandas solicitadas'.
A equipe da Coordenadoria de Análise e Planejamento de Compras (CAPL) do DCOM criará então dois processos de compra (iniciados com o código 23080.), um com 50 e outro com 45 itens.
- A esses dois processos de compra serão ajuntados todos os pedidos encaminhados posteriormente pelas Unidades requerentes, conforme divisão das tarefas de orçamentação repassadas pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Divisão das tarefas de orçamentação
Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar.
Na planilha online do grupo/família em questão o requerente acessará a aba 'LISTA FINAL', que apresentará uma coluna específica para identificar a Unidade responsável por sua Pesquisa de Preço para cada um dos itens listados. Assim, o servidor responsável em cada setor conseguirá identificar os itens para os quais precisará realizar os orçamentos, identificando-os fácil e rapidamente dentre os demais.
Exemplo:
A LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO resultou na criação do processo de compra 23080.01234/2019-01, com 21 itens provenientes das demandas de três Unidades requerentes A, B e C, informadas na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes'.
- A Unidade A solicitou oito itens, todos da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO;
- A Unidade B solicitou 10 itens, sendo oito da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais dois provenientes da sua lista aberta, ambos foram aprovados pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas' e
- A Unidade C solicitou 14 itens da lista fechada da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO e mais um item em sua lista aberta, recusado pelo DCOM na análise da fase 'Consolidação das demandas solicitadas'.
Prosseguindo com nosso exemplo...
Na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação', a equipe do DCOM distribui as Pesquisas de Preço dos 21 itens da planilha online contendo a LISTA FINAL da família 099.23 - MATERIAIS DE CAMA, MESA E BANHO do seguinte modo:
- Unidade A: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 1 a 6 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação;
- Unidade B: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 7 a 11 (solicitados por ela na lista fechada) e itens 20 e 21 (solicitados em sua lista aberta) e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação ;
- Unidade C: Criará Pesquisa de preço (Mapa Comparativo) e pedido dos itens 12 a 19 e mais todos os documentos pertinentes à instrução de pedidos de licitação.
Os três pedidos enviados serão ajuntados ao processo de compra 23080.01234/2019-01, que deverá obrigatoriamente conter apenas os 21 itens divulgados na LISTA FINAL, cadastrados de modo idêntico às informações nela contida e com a Quantidade Total prevista.
OU SEJA:
- Apesar de solicitar oito itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade A realizará Pesquisa de Preço de apenas seis itens;
- Apesar de solicitar 10 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade B realizará Pesquisa de Preço de apenas sete itens;
- Apesar de solicitar 14 itens na fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes', a Unidade C realizará Pesquisa de Preço de apenas oito itens.
I M P O R T A N T E
- As Unidades requerentes sempre realizarão a Pesquisa de preço para os itens aprovados de suas listas abertas, então já podem realizar essas Pesquisas antes da fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação';
- Os itens da lista fechada comuns a mais de uma Unidade requerente serão distribuídos entre elas, sem repetição. Ou seja: cada item terá sua Pesquisa de preço realizada por uma única Unidade requerente, que deverá obrigatoriamente cotar a 'Quantitativo Total' informada na LISTA FINAL para família em questão.
Execução das tarefas conforme divisão
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes criarão as Pesquisas de preço e encaminharão os pedidos de compra à CAPL conforme a distribuição realizada pelo DCOM na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação'.
Quando todos os pedidos estiverem aprovados, o processo de compra ao qual foram ajuntados será tramitado à CAEX para Elaboração do Termo de Referência. Caso seja necessário realizar ajustes nas Pesquisas de Preço e/ou nos pedidos, as Solicitações Digitais (SDs) geradas pelos pedidos serão devolvidas pela equipe da CAPL, como já acontecia na antiga sistemática de pedidos de compra de materiais.
Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades e aprovados pelo DCOM serão consolidados em uma planilha contendo a LISTA FINAL, que representará um espelho dos processos gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo, que também será anexada como peça do processo licitatório pertinente.
A T E N Ç Ã O!
A documentação exigida na Lista de Verificação dos processos de licitação não sofrerá mudanças com a nova metodologia de compras! As Unidades requerentes deverão redigir Ofícios de Justificativa apenas para a sua demanda (a mesma informada nas listas fechadas e abertas das planilhas online). Unidades que porventura não forem designadas para realizar Pesquisa de Preços deverão encaminhar para o usuário CAPL/DCOM uma solicitação digital cadastrada no módulo SPA do SOLAR, contendo toda documentação pertinente à sua demanda e informando no despacho a qual processo de compras (23080) ela deverá ser anexada.
Exceções à regra
Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.
São os casos de
- dispensas e inexigibilidades de licitação;
- licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
- adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
- pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
- raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.
Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.