PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS: mudanças entre as edições

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2 PROCEDIMENTOS PRÁTICO-OPERACIONAIS
'''Compras de materiais na UFSC'''
{{info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DOS PROCESSOS|Como acompanhar um processo de compras.]]'''}}


O processo de aquisição deve necessariamente ser instruído e formalizado através de processo administrativo. Na UFSC, nos casos de compra de material de consumo e permanente, esse processo é digital (não existe processo físico, salvo o processo de empenho) e é instruído e tramitado através do Sistema de Compras e Licitações (SCL) da UFSC.
'''O processo administrativo de aquisição de materiais de consumo ou permanentes na UFSC é todo digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR]''', onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:
#[[PESQUISA DE PREÇOS|Criar uma pesquisa de preços]] e
#[[PEDIDO DE COMPRA: SETE PASSOS|Criar e encaminhar um pedido de compra]] ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas do [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Calendário de Compras].


Esse sistema permite transparência e agilidade, na medida em que pode ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso. Permite, ainda, tramitação ágil para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa do processo, dispensando-se os serviços de malote.  
'''O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD)''' que, após aprovada pelo Ordenador de Despesas do setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Calendário de Compras], será analisada e poderá ser  
* recusada,
* devolvida ao requerente para ajustes, 
* ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.


Para requerer acesso ao sistema, o servidor da UFSC deverá preencher DOD para solicitação de acesso ao software SCL, disponível no site da SETIC, conforme instruções desse setor.
A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.  


Após obter acesso, o usuário deverá criar e encaminhar seu pedido via sistema, em conformidade com os prazos estabelecidos pelo Calendário de Compras – divulgado anualmente pelo Departamento de Compras (DCOM) – e com os procedimentos descritos a seguir, que estão elencados em passos sequenciais.
Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.  


É importante ressaltar que, os materiais de consumo fornecidos pelo Almoxarifado Central são solicitados via sistema, através do encaminhamento de “pedido de material de consumo”.
*Para solicitar '''acesso ao módulo SCL''' à [http://setic.ufsc.br/ SeTIC], proceda conforme instruções da página http://setic.ufsc.br/permissoes/.


* O Almoxarifado Central é uma coordenadoria vinculada ao Departamento de Compras que realiza os procedimentos de aquisição, recebimento, armazenagem e distribuição dos materiais de consumo de uso comum aos diversos setores da UFSC.
*Para saber como realizar pedido de compras no SCL/SOLAR, leia:
* Todas as Unidades Gestoras da UFSC dispõem de uma cota financeira que, dentre outras finalidades, pode ser utilizada para realizar pedidos de material de consumo ao Almoxarifado Central, de acordo com as cotas de materiais previamente estabelecidas.
* Deve-se zelar pela racionalização e economia dos materiais, solicitar somente o estritamente necessário para atendimento às demandas da unidade e abster-se de encaminhar pedidos de materiais que já constem em quantidade suficiente no depósito.


Os procedimentos para realização de pedidos de material de consumo disponibilizados pelo Almoxarifado Central são descritos a seguir.
**[[CATÁLOGO DE MATERIAIS|Catálogo de materiais]] - para saber como consultar os materiais de consumo e permanentes já disponíveis no catálogo da UFSC;
**[[PESQUISA DE PREÇOS|Como iniciar uma pesquisa de preços]] - para aprender a criar uma pesquisa de preços, '''etapa que antecede o pedido de compras''';
**[[PEDIDO DE COMPRA: SETE PASSOS|Como realizar um pedido de compra]] - para aprender a criar e encaminhar um pedido de compra.
 
*Para conhecer os tipos de compras realizadas pela UFSC, acesse [[COMPRAS PÚBLICAS|a página Compras Públicas]].
 
{{ok|'''Revisão de termos importantes'''
 
*'''SCL''' - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ SOLAR] onde são realizados os pedidos de compras de materiais.
 
*'''Solicitação Digital (SD)''' - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser recusada, devolvida ao requerente para ajustes, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.
 
*'''Processo administrativo de compras''' - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas [[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DOS PROCESSOS| pode ser consultado em qualquer etapa]] por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.
 
*'''[http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Calendário de Compras]''' - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O [http://dcom.proad.ufsc.br/calendario-de-compras/ Calendário de Compras] é divulgado no sítio eletrônico do DCOM '''e''' por Memorando Circular encaminhado pelo [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ módulo SPA/SOLAR] ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.
 
*'''Material de consumo e material permanente''': Ver página [[CATÁLOGO DE MATERIAIS#Grupos de materiais|'Grupos de materiais'.]]
 
*'''Pesquisa de preços''': Ver página [[PESQUISA DE PREÇOS]]}}
 
{{info|Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central e solicitados pelos setores da UFSC por meio do encaminhamento de um [[PEDIDOS DE MATERIAL DE CONSUMO DISPONIBILIZADOS PELO ALMOXARIFADO CENTRAL|pedido de material de consumo]] gerado no '''módulo Pedidos''' do sistema SOLAR.}}
 
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Edição das 11h59min de 6 de março de 2018

Compras de materiais na UFSC

Info.png

O processo administrativo de aquisição de materiais de consumo ou permanentes na UFSC é todo digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:

  1. Criar uma pesquisa de preços e
  2. Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas do Calendário de Compras.

O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo Ordenador de Despesas do setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser

  • recusada,
  • devolvida ao requerente para ajustes,
  • ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.

A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.

Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.

  • Para saber como realizar pedido de compras no SCL/SOLAR, leia:

Ok.png

Revisão de termos importantes

  • SCL - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema SOLAR onde são realizados os pedidos de compras de materiais.
  • Solicitação Digital (SD) - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser recusada, devolvida ao requerente para ajustes, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.
  • Processo administrativo de compras - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas pode ser consultado em qualquer etapa por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.
  • Calendário de Compras - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O Calendário de Compras é divulgado no sítio eletrônico do DCOM e por Memorando Circular encaminhado pelo módulo SPA/SOLAR ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.

Info.png

Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central e solicitados pelos setores da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR.

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