Pesquisa de preços

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Na UFSC, assim como em toda administração pública federal direta, autárquica e fundacional, as aquisições de bens devem ser precedidas de pesquisa de preços.[1]Art. 1º

As orientações a seguir são destinadas inicialmente à pesquisa para a obtenção do preço estimado para os processos licitatórios, mas também podem servir como orientação a fornecedores que precisam comprovar o valor de mercado de itens para os quais solicitam substituição de marca.

Ao final da página, estarão as orientações complementares específicas para os processos de dispensa e inexigibilidade de licitação, adesão a ARPs, bem como para soluções em TIC.

Fontes para coleta de preços

É possível a coleta de preços de várias fontes, ou parâmetros, empregados de forma combinada (preferencialmente) ou não[1]Art. 5º[2].

As mais utilizadas são:

Parâmetro Onde obter Obrigatoriedade Vigência Fundamentação
  • Sistemas oficiais de governo
Módulo Pesquisa de Preços Compras.gov.br.png Prioritário, sendo obrigatória a justificativa para a sua não utilização embora não haja vigência definida, deve-se analisar criticamente a adequação do valor obtido. Sugere-se que não seja superior a 1 ano anterior à publicação do EditalA validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados IN 65/2021[1]Art. 5º, I e § 1º
  • Mídia especializada
  • Sítios eletrônicos especializados
  • Sítios eletrônicos de domínio público
Sítios eletrônicos Pode ser utilizado em conjunto com os demais preços, desde que justificada a não utilização dos sistemas oficiais de governo e contratações similares da Administração Pública 6 meses anteriores à publicação do EditalA validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados, ou seja, não anteriores à 3 meses do envio para análise IN 65/2021[1]Art. 5º, III
  • Pesquisa direta com fornecedores
Solicitação formal aos fornecedores Pode ser utilizado em conjunto com os demais preços, desde que justificada a não utilização dos sistemas oficiais de governo e contratações similares da Administração Pública 6 meses anteriores à publicação do EditalA validade dos documentos deve persistir ao longo do processo de compra, logo, resultados com vigências que possam ser encerradas durante o processo não devem ser utilizados, ou seja, não anteriores à 3 meses do envio para análise IN 65/2021[1]Art. 5º, IV

Módulo Pesquisa de Preços (Compras.gov.br)

Sítios eletrônicos

Solicitação formal aos fornecedores

Análise crítica

Uma pesquisa de preços elaborada inadequadamente poderá resultar em gastos excessivos (valor de referência muito alto), ou em licitações desertas (sem propostas), por conta de valor de referência muito baixo.

Além de gastos públicos desnecessários com processos fracassados, uma pesquisa sem a devida atenção pode resultar em retrabalho (por conta da recondução dos itens em outros processos) e atraso na aquisição.

A pesquisa de preços é fundamental para que as licitações estipulem um valor de referência condizente com o valor de mercado de cada material.

É necessário que sempre seja feita com base em uma análise crítica[1]Art. 6º, § 4º, isto é, que o pesquisador dos preços se certifique de que aquele conjunto de orçamentos realmente representa os valores praticados no mercado.

Ainda, as situações encontradas e consideradas devem ser registradas no Relatório de Pesquisa de Preços.

Seguem algumas situações que devem ser consideradas:

Esta lista não é exaustiva e o caso concreto deve ser analisado de forma completa pelo pesquisador.

  • Os preços, ainda que obtidos de fontes legítimas, devem ser desconsiderados caso sejam inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados[1]Art. 6º e § 3º
  • Verifique se os orçamentos de fato tratam do item pesquisado
  • Verifique se a unidade de medida do item pesquisado está de acordo com a do preço obtido (aba ao lado)
  • Verifique a qualidade das fontes (mesmo dentro do Compras.gov.br) e se a pesquisa pode ser ampliadaAinda que a legislação mencione um mínimo de três orçamentos, muitas vezes um leque maior de preços pode dar maior garantia em um preço de mercado mais condizente com a realidade[2]
  • Em períodos de instabilidade econômica, cabe avaliar se os preços obtidos ainda são exequíveis, uma vez que muitas vezes eles retratam uma realidade de mercado que pode ter sido altamente afetada nos últimos meses
  • Quando for classificar seus orçamentos em média, mediana, média saneada ou menor preço (aba ao lado), verifique se a metodologia é a mais adequada para o conjunto de preços obtido.
  • Quanto à variação dos preços obtidos para um mesmo item[1]Art. 6º, § 4º:
    • ainda que a margem de 100% seja um parâmetro largamente utilizado nas pesquisas entre as Unidades requerentes, ela não deve ser encarada como parâmetro único para a avaliação dos preços obtidos na pesquisa
    • adicionalmente, devem ser considerados outros critérios, como o próprio tipo de material, o valor unitário, a diferença monetária entre os orçamentos, dentre outros
    • em certos casos uma diferença de, por exemplo, 10%, 20% ou 30% entre o maior e o menor valor pode representar um desvio excessivo ou mesmo divergência de especificações

Quando a unidade de medida do item pesquisado não for consistente com a do preço obtido, deve-se analisar se é possível aceitá-lo, tendo em vista as condições comerciais eventualmente diferenciadas[1]Art. 4º.

Caso se decida mesmo assim pela utilização do preço, é preciso providenciar uma tabela de conversão, conforme o exemplo abaixo:

  • Item pesquisado: Sabonete líquido. Apresentação em frascos de 500mℓ.
  • Preço obtido: Sabonete líquido. Preço por mℓ: R$ 0,05
  • Conversão:
Unidade de medida do orçamento: mℓ
Valor original do orçamento: R$ 0,05
Unidade de conversão: 500mℓ
Cálculo: R$ 0,05 por mℓ x 500 mℓ = R$ 25,00
Valor após a conversão: R$ 25,00 (valor a ser inserido no Mapa Comparativo de Preços)

Após obter um conjunto de três ou mais preços, de um ou mais parâmetros, desconsiderados os inexequíveis, inconsistentes ou excessivamente elevados, o preço estimado deve ser definido com base na média, mediana ou menor preço dentre eles[1]Art. 6º.

  • Quando única fonte de pesquisa for o Módulo de Pesquisa de Preços (Compras.gov.br), o valor não poderá ser superior à mediana[1]Art. 6º, § 6º.
Ou seja, se a média for maior que a mediana, deve ser utilizada a mediana.
  • A média é recomendada para distribuições numéricas normais, onde se observa baixa quantidade de valores discrepantes.
Ou seja, a média é recomendada a um conjunto de preços que não sejam muito diferentes entre si, já que valores discrepantes (para cima ou para baixo) podem influenciar muito no preço médio obtido.
  • A mediana é geralmente adotada para distribuições numéricas distorcidas, onde se busca localizar o valor central que divide os dados.
Quando os preços para um mesmo item não são tão uniformes, encontrar o preço do meio praticado pode ser a melhor escolha quanto à metodologia.
  • O menor preço geralmente é praticado em aquisições diretas, como a dispensa ou inexigibilidade de licitação, uma vez que a concorrência se dá de forma direta por meio da obtenção dos orçamentos.
Isto é, uma vez que a empresa atenda aos requisitos legais e técnicos, a proposta de menor valor é a executada pelo órgão.

Quando forem utilizadas fontes externas (sites e fornecedores) não incluídas no Módulo de Pesquisa de Preços (Compras.gov.br), a definição da metodologia de média, mediana e menor preço deve ser feito em planilha própria.

Para facilitar a atividade, o DCOM disponibiliza uma planilha de cálculo, que deve ser preenchida item a item e anexada ao pedido.

Nesta planilha, é possível realizar a análise de duas formas:

  • Na primeira aba, pode ser feita o cálculo simples do menor valor, da média e da mediana dos valores preenchidos.
  • Na segunda aba, pode ser calculada a média saneada[4].
A média saneada permite uma análise a partir do cálculo do Coeficiente de Variação (CV) dos valores ali inseridos.
Este coeficiente orienta pela exclusão (expurgo) dos valores discrepantes até que se tenha um conjunto de preços mais uniforme, que gerará, então, a chamada média saneada.
No preenchimento da planilha, aqueles que estiverem discrepantes ficarão marcados em amarelo e, enquanto o CV for maior do que 25%, o resultado será "Expurgar valores".
Após o expurgo dos valores discrepantes, a média saneada será apresentada no campo correspondente.
O detalhamento de que preços foram expurgados para a obtenção da média saneada deve constar no Relatório de Pesquisa de Preços.

Composição da pesquisa

Somente Módulo de Pesquisa de Preços (Compras.gov.br) Compras.gov.br combinados com sítios eletrônicos e/ou consulta direta a fornecedores Somente sítios eletrônicos e/ou consulta direta a fornecedores

Quando forem utilizados apenas os preços obtidos no Módulo de Pesquisa de Preços do Compras.gov.br.png, organize a pesquisa de preços da seguinte forma:

  • NÃO utilize o Relatório de Pesquisa de Preços
  • NÃO utilize a planilha auxiliar para cálculo de média/mediana
  • utilize o modelo de Nota Técnica para inserir as informações no sistema
  • imprima o relatório resumido

Quando forem utilizados os preços obtidos no Módulo de Pesquisa de Preços do Compras.gov.br.png e também os obtidos em sítios eletrônicos e/ou consulta direta a fornecedores, organize a pesquisa de preços da seguinte forma:

  • Insira os preços obtidos no Módulo de Pesquisa de Preços
  • NÃO utilize o Relatório de Pesquisa de Preços
  • NÃO utilize a planilha auxiliar para cálculo de média/mediana
  • utilize o modelo de Nota Técnica para inserir as informações no sistema
  • imprima o relatório resumido

Quando forem utilizados apenas os preços obtidos em sítios eletrônicos e/ou consulta direta a fornecedores, organize a pesquisa de preços da seguinte forma:

  • justifique a não utilização de preços obtidos no Módulo de Pesquisa de Preços do Compras.gov.br.png
  • utilize o Relatório de Pesquisa de Preços
  • utilize a planilha auxiliar para cálculo de média/mediana

Mapa Comparativo de Preços

É um documento gerado automaticamente pelo Sistema Solar na finalização de uma pesquisa de preços, servindo para alimentar o sistema com os preços obtidos para cada item.

Siga as orientações abaixo, conforme o caso:

Licitação - Pedidos gerados pelo DCOM

Dispensa e inexigibilidade - Pedidos gerados pela Unidade requerente

Relatório de Pesquisa de Preços

As atividades, metodologias, críticas e resultados da pesquisa de preços para a aquisição de bens devem ser materializadas no documento[1]Art. 3º que se convencionou chamar de Relatório de Pesquisa de Preços.

O DCOM disponibiliza um modelo que serve como guia para o registro das informações.

Orientações específicas

Na dispensa de licitação, em razão do valor, o procedimento de pesquisa de preços é, ao mesmo tempo, o procedimento de escolha da proposta mais vantajosa. Como a licitação é possível (com exceção do caso de inexigibilidade), a ideia de submeter ao maior número possível de interessados à oportunidade de negócio também vigora. Será realizada a compra daquele fornecedor que apresentar a menor cotação, considerando-se menor valor item a item, e não o valor global do orçamento.

Os orçamentos deverão ser, preferencialmente, fornecidos por empresas da região, e os requisitos para que sejam aceitos são maiores, dado que qualquer inconsistência pode ensejar inexecução contratual e/ou anulação do empenho.

Portanto, para processos de dispensa e inexigibilidade de licitação não podem ser utilizados preços obtidos em Atas de Registro de Preço, Painel de Preços ou sítios eletrônicos, uma vez que as aquisições serão feitas diretamente dos orçamentos obtidos diretamente com os fornecedores e que constam no processo.

Com exceção do caso de fornecedor exclusivo, cada item do pedido de compras deverá contemplar, no mínimo, três orçamentos de fornecedores distintos.

Cada um desses orçamentos deverá conter, no mínimo, os seguintes dados:

  • Razão Social do fornecedor;
  • CNPJ;
  • Endereço completo da empresa (também disponível no site da Receita Federal);
  • Contato da empresa (telefone, responsável e e-mail);
  • Data de emissão;
  • Validade da proposta (ainda vigente);
  • Características dos itens cotados (nome, especificação técnica, unidade de medida etc.);
  • Quantidade a ser adquirida, valor unitário e valor total;
Caso o detalhamento do item informe que a instalação está prevista, ela também deverá constar no orçamento como por conta do fornecedor.
  • Frete pago (CIF);
  • Dados bancários do fornecedor (ao menos do que apresentou a menor proposta);
  • Confirmação de que o fornecedor aceita pagamento por empenho ou similar.
  • Assinatura

Disponibilizamos um Formulário de pedido de orçamento que pode facilitar a obtenção de preços juntamente ao fornecedor.

Além dos orçamentos, é preciso anexar no Sistema Solar o e-mail de solicitação de orçamento enviado pela UFSC aos fornecedores de modo a que seja possível conferir exatamente o que foi orçado. Caso a descrição do item tenha sido enviada como anexo ao e-mail, este anexo também deve ser inserido como peça do processo.

Todos os orçamentos devem ser anexados na pasta digital do processo nomeados por item ou por fornecedor e seus valores devem ser inseridos no Mapa Comparativo de Preços. Portanto:

  1. não serão permitidos preços inseridos apenas no Mapa Comparativo cujos orçamentos não estejam anexados ao processo;
  2. não serão considerados orçamentos anexados ao processo cujos valores não estejam inseridos no Mapa Comparativo;
  3. não devem ser anexados orçamentos, ou quaisquer outros documentos, que não sejam pertinentes aos itens que estão sendo solicitados na compra.

Especificamente para a aquisição de Soluções em TIC, deve-se realizar preferencialmente a pesquisa de preços por meio dos Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas. Os catálogos servem tanto para a realização da pesquisa de preços quanto para a definição de especificações técnicas, níveis de serviços, códigos de catalogação, PMC-TIC, entre outros, em observância ao art. 9º, § 7º e art. 20, § 3º da IN nº 1/2019/SGD/ME, art. 8º da IN nº 73/2020/SEGES/ME e art. 8º da IN nº 65/2021/SEGES/ME.

Referências

  1. Ir para: a b c d e f g h i j k l m n o p q r Instrução Normativa SEGES n. 65, de 7 de julho de 2021
  2. Ir para: a b Acórdão TCU 718/2018 - Plenário: 9.3. determinar [...] que, nas futuras licitações, o Ministério da Cultura se abstenha de incorrer nas seguintes irregularidades: 9.3.2. pesquisa de preços com base unicamente na solicitação de 3 (três) propostas de fornecedores [...]
  3. Portaria Normativa 467/2023/GR - Ferramentas institucionais de comunicação
  4. Tratamento estatístico aplicado à pesquisa de preços