Procedimentos prévios à licitação

Antes de começar

De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.

• Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
• Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.

Predefinição:Ok

Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Esses materiais específicos de consumo (como de expediente, limpeza, café e açúcar, por exemplo), deverão ser solicitados pelos setores/unidades da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR. Materiais que não são exatamente os mesmos, mas que possam ser substituídos por aqueles fornecidos pelo Almoxarifado, também deverão ser solicitados desta forma.

Predefinição:Info

Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente.

Todo processo de compras na UFSC é digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:

1. Identificar se a licitação será pelo Sistema de Registro de Preços ou Pronta Entrega;
2. Criar uma pesquisa de preços; e
3. Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas e instruções do documento Calendário de Compras.

• Quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços, tirando as exceções, os pedidos são originados pelas planilhas online disponibilizadas no sítio do DCOM.

• Quando se tratar de uma licitação Pronta Entrega, ou exceções do SRP, o pedido já é enviado diretamente pelo SCL.

Diferenças entre o Pregão Registro de Preços e o Pronta Entrega

O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo servidor com perfil de 'Aprovação de Pedidos de Compras' no setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser

• devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada,
• ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.

A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.

Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.

Fluxo de tramitação dos pregões eletrônicos

• Para solicitar acesso ao módulo SCL à SeTIC, proceda conforme instruções da página http://setic.ufsc.br/permissoes/.
• Para conhecer os tipos de compras de materiais realizadas pela UFSC, acesse a página Compras Públicas.
• Para saber como realizar pedido de compra de material no SCL/SOLAR, leia:

• • Catálogo de materiais - para saber como consultar os materiais de consumo e permanentes já disponíveis no catálogo da UFSC;
  • Fluxo prévio para licitações SRP - para saber como enviar as demandas por meio de sistemática própria para este tipo de licitação;
  • Como iniciar uma pesquisa de preços - para aprender a criar uma pesquisa de preços, etapa que antecede o pedido de compras;
  • Como realizar um pedido de compra - para aprender a criar e encaminhar um pedido de compra.

Acessos e responsáveis

Acesso às planilhas online (Google Drive)Responsável pelo setorFérias e ausências

Para autorização do acesso restrito e exclusivo às abas e colunas específicas para registro das sugestões e demandas de cada Unidade, serão necessários dois e-mails:

• e-mail setorial (@contato.ufsc.br) para as comunicações; e
• e-mail setorial Google para acesso às planilhas de inserção de demandas e de sugestões de itens.
  • caso haja diversos requerentes internos na Unidade, o DCOM tem disponível uma planilha para organizar as demandas setoriais.
  • para autorizar outros e-mails para sugestões, o DCOM cadastrará um Google Groups para ser gerenciado pela Unidade.

Faça cadastramento ou atualização dos e-mails, além da solicitação da planilha setorial ou do grupo para sugestões, via Portal de Atendimento Institucional do DCOM:

Portal de Atendimento Institucional

Mantenha sempre atualizados os dados do servidor responsável pelas compras do Setor.

Este passo é essencial, pois os pedidos gerados são encaminhados diretamente à fila de trabalho "Rever pedido" do servidor responsável.

Assim, evitam-se transtornos caso os pedidos fiquem inacessíveis nas filas inadequadas.

ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.

Em caso de ausência, verifique as orientações da próxima aba.

A atualização do responsável pelo Setor é feita por meio do Portal de Atendimento Institucional do DCOM:

Portal de Atendimento Institucional

Nas férias e demais ausências do responsável pelas compras do Setor, além da orientação para o acesso às contas de e-mail compartilhadas, sugerimos que seja compartilhada a fila de trabalho com o servidor que ficará responsável temporariamente ou com os demais servidores do setor que auxiliam na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.

Desta forma, evitam-se transtornos caso os pedidos fiquem inacessíveis nas filas de servidores ausentes. Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.

Isto pode ser feito por meio do Módulo WFLOW do Sistema Solar, conforme abaixo:

• Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:
  • Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
  • Ir em Configurações > Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
  • Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
  • Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
  • Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.

• Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:
  • Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
  • Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.

Compartilhamento da fila de trabalho

O sistema SCL mostrará somente os pedidos e processos relacionados às compras, podendo ser compartilhado sem demais problemas com os colegas do Setor.

Os processos administrativos (SPA) encaminhados à fila pessoal do servidor não ficarão disponíveis, mantendo-se a sua privacidade.

Situações excepcionais

Soluções em Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC

Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.

Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.

Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. Cada documento é elaborado em um período próprio, conforme explicado pelo fluxograma na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).

Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.

As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.

Quem deve elaborar estes documentos?

• Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.

Como esses documentos são encaminhados?

Verifique como preceder na página sobre Contratação de soluções de TIC.

Estes documentos devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma, antes do envio à CAPL/DCOM durante a etapa de envio das orçamentações ("Autuação e complementação do processo" no fluxograma).

Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?

• Na etapa "Autuação e complementação do processo" do fluxograma, as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
  • as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
  • as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
• Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições

Preciso elaborar o DFD?

Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.

Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.

Demanda fora do Calendário de Compras

Nos caso em que é necessária a aquisição por meio de licitação pronta-entrega, ou em casos excepcionais nos quais o material ou grupo de material não foi incluído nas Etapas do Calendário de Compras, entre em contato com a CAPL para verificar a possibilidade e os procedimentos para encaminhamento da demanda.

Itens fracassados ou desertos

Eventualmente, alguns itens que são conduzidos por licitação podem ter seu resultado fracassado (sem vencedor definido por problemas na aceitação) ou deserto (sem recebimento de proposta). Nestas situações, os itens poderão ser reconduzidos em novo processo licitatório, adesão ou até mesmo via dispensa de licitação, com ressalvas.

Em relação aos itens fracassados, é importante verificar o motivo de ter fracassado. É sempre válido analisar a especificação e detalhamento do item para saber se está sendo solicitado algo que não está de acordo com o que é oferecido no mercado ou mesmo se os orçamentos informados dizem respeito à especificação utilizada para o item. Se o problema estiver no item, não cabe encaminhar outro processo licitatório sem a realização prévia dos ajustes no item e na pesquisa de preços, uma vez que a chance deste item fracassar novamente é alta. Um novo processo licitatório para a recondução de itens fracassados deverá ser reencaminhado dentro do prazo de 30 dias após a homologação do resultado do pregão anterior. Contudo, a CAPL/DCOM deve ser consultada previamente, uma vez que alguns pontos (como o valor total dos itens a serem reconduzidos) deverá ser levado em consideração antes da autuação de um novo processo licitatório. Ademais, este novo processo licitatório não poderá incluir novos itens.

A revisão dos detalhes dos itens no caso de licitação deserta também são importantes. É comum que problemas nas pesquisas de preços acabem frustrando o recebimento de propostas de um determinado item, uma vez que não se pode estabelecer um preço limite adequado, sendo considerado inexequível pelas empresas concorrentes. Além disso, problemas nas especificações do item podem fazer com que o mercado não possa atender ao solicitado no Edital. Os itens sem recebimento de proposta também podem ser reconduzidos, nos mesmos moldes dos itens fracassados. Entretanto, caso o item, por três vezes em licitações anteriores, ainda permaneça com resultado “deserto”, poderá ser motivada uma dispensa de licitação. Entretanto, para justificar a compra, além da necessidade da aquisição, é obrigatório comprovar no processo as três tentativas anteriores de licitar o item e os três resultados desertos. Do mesmo modo, a CAPL/DCOM precisará ser consultada anteriormente.