Autorização de Fornecimento: mudanças entre as edições

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'''ORIENTAÇÕES INICIAIS E DOCUMENTAÇÃO'''
{{relacionados|
*[[Pregão Eletrônico]]
*[[Procedimentos prévios à licitação]]
*[[Pesquisa de preços]]
*[[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#Termo_de_Referência|Termo de Referência]]
*[[Ata de Registro de Preços]]
#[[Autorização de Fornecimento]]
}}
<tabs>
<tab name="Orientações gerais">
Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:


* Em cada  AF, deve constar apenas um único Pregão;
* O valor mínimo '''por item''' deve ser respeitado de acordo com o respectivo '''Termo de Referência''', com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
* Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.
</tab>


Ao considerarmos um processo licitatório SRP, após a elaboração do Termo de Referência, o encaminhamento dos cientes, o envio do processo à PROAD e toda a fase externa, ocorrerá a homologação do certame na PROAD, indicando os fornecedores para os quais os respectivos itens envolvidos foram adjudicados. Mostra quem “venceu” a licitação, conforme itens e valores lá dispostos. Em seguida, no DCOM, haverá publicação do resultado no DOU, bem como confecção e encaminhamento das Atas de Registro de Preços aos “vencedores”. Quando os fornecedores retornarem as ARPs devidamente assinadas, a Direção do DCOM informará a vigência do Pregão no SIAFI e a, partir de então, o Pregão, a data de vigência, as ARPs e o relatório de homologação constarão no site do DCOM em “Atas – SRP – Materiais Permanentes” ou “Atas – SRP – Materiais de Consumo”.
<tab name="Recursos orçamentários">
{{aviso|alerta|'''Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente'''.


''Material de consumo: Acompanhamento contínuo do '''duodécimo''' por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.''


[[Arquivo:Af001.png|1000px]]
''Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN '''Nota de Dotação''' para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número '''sequencial''' da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).''}}
[[Arquivo:Af002.png|1000px]]
</tab>
[[Arquivo:Af003.png|1000px]]
[[Arquivo:Af004.png|1000px]]
[[Arquivo:Af006.png|1000px]]


<tab name="Carona interna">
Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):


''Nesse momento, será possível solicitar os itens que se deseja adquirir. Mas solicitar denovo? Já não indiquei minha demanda no início do processo? Não é o suficiente?''  
* nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
* ainda, sendo aplicável, necessário inserir '''e-mail de concordância do fornecedor''' para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).
</tab>


Importante recordar as hipóteses de utilização do sistema de registro de preços, art. 3 do D7892, em suma, não haver como precisar quantitativos, aquisição parcelada e necessidade de contratações frequentes. Inclusive prescinde de comprovação orçamentária a instrução do processo licitação através de SRP, com amparo no art. 16 do D7892. Dessa forma, após conclusão do processo não haverá aquisição automática e será necessário motivar, conforme '''necessidade e disponibilidade orçamentária da Unidade''', pedido(s) para aquisição dos itens ao longo da vigência do Pregão (12 meses). Para consolidar o entendimento, portanto, necessário gravar que são '''dois momentos''': no primeiro é consolidada a demanda das Unidades; no segundo, somente a partir do momento em que as informações do Pregão estiverem disponíveis no site do DCOM, verifica-se o que será possível solicitar de fato (empenhar) de tudo aquilo que foi previsto e consolidado na demanda inicial, conforme necessidade da Unidade.
<tab name="Item permanente">
Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):


* necessário inserir o '''[https://docs.google.com/document/d/1DdIf1Bn0wqMvDrrooRmL7m_GlzsafOc9I5oRUx5up9c/edit?usp=sharing Formulário de Tombamento];'''
* necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).
</tab>


''OK, então vamos lá! O que preciso ter em mãos antes de formalizar meu pedido de empenho?''
<tab name="Item com contrato">
Caso o pedido seja de um item que exige contrato:


Inicialmente, atentar ao '''prazo máximo para encaminhamento''' dos pedidos de empenho ao DCOM. Anualmente o prazo estipulado é sempre na última sexta-feira do mês de setembro. Em seguida, '''verificar se o pregão está vigente''', bem como identificar os itens e quantitativos pretendidos. Necessário inclusive averiguar a questão orçamentária: se há '''recurso disponível para a aquisição'''. É imprescindível o '''acompanhamento por parte da Unidade dos seus orçamentos, saldos e duodécimos'''. Isso para evitar encaminhar pedidos de empenho sem liberação orçamentária, que serão devolvidos para correção. No caso de '''material de consumo''', solicita-se a '''indicação do Centro de Custo''' em formulário específico, assim como '''informação no despacho''' do pedido apontando se o recurso sairá do '''duodécimo da Unidade ou de determinada Nota de Dotação (ND)'''. No caso de '''material permanente''', a situação é a mesma, mas não cabe utilização de duodécimo, portanto é imprescindível encaminhar o pedido de empenho para o fluxo “liberação orçamentária” antes de “encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho”, porque é obrigatório haver ND, fornecida pela Superintendência de Orçamento (SO/SEPLAN) caso haja recurso disponível da Unidade. Não há necessidade de saber tecnicamente o que é ND, apenas que, nos casos de material permanente, será obrigatório constar o número da ND no despacho para o DCOM. '''Tudo ficará mais fácil de entender quando chegarmos no passo a passo da instrução do pedido.'''
* necessário anexar '''[https://contratos.ufsc.br/novo-termo-de-indicacao-de-gestores-e-fiscais-orientacao/ Formulário de Indicação de Fiscais de Contratos Terceirizados]''': dúvidas sobre o preenchimento deste formulário devem ser tratadas diretamente com o '''Departamento de Projetos, Contratos e Convênios''' (DPC/PROAD).
Posteriormente, '''identificar se os itens solicitados são realmente do próprio requisitante, constando na demanda inicial da Unidade para composição dos quantitativos para a licitação'''. ''Como assim?'' Digamos que sou do Campus Blumenau e na fase inicial da primeira etapa do Calendário de Compras preenchi a planilha fechada com 10 unidades para o item XYZ. Assim que o Pregão estiver disponível para empenho, se eu solicitar até 10 unidades do item XYZ significa que de fato os itens que pedi correspondem à demanda inicial indicada. Essa é a situação ideal e poupa o requerente de trabalhos adicionais, além de indicar planejamento e organização. Já na outra situação, continuando no mesmo exemplo, digamos que o Campus Curitibanos também tenha solicitado 10 unidades do item XYZ, poderá o Campus Blumenau solicitar 20 unidades para empenho? '''Somente caso houver autorização''' de Curitibanos, '''que pode ser por e-mail''', afinal eram somente 10 unidades para Blumenau. Outro exemplo, caso somente Joinville peça o item ABC e Araranguá tenha interesse, '''além da autorização''' de Joinville, será necessário '''autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta do TR'''. Isso porque se o item é exclusivo de Joinville, o local de entrega deste será em Joinville. À luz do princípio de vinculação ao instrumento convocatório (L8666), o fornecedor não é obrigado a entregar em qualquer outro local senão Joinville.


{{aviso|info|O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:
# Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
# Garantia estendida, superior a 12 meses}}


''Já que tenho que ficar atento às restrições de solicitar o empenho de itens de outras Unidades, como sei quem demandou o que inicialmente e em que quantidades?''  
Para conferir se há contrato: consultar o '''processo licitatório'''  no SOLAR, acessar a '''Pasta Digital''' e buscar peça intitulada '''Minuta de Contrato''', verificando quais itens estão indicados neste documento.
</tab>


Basta consultar o processo no SOLAR, ir na pasta digital e procurar pelo último '''Relatório Resumo da Licitação'''. Lá constarão todos os itens e quantitativos por local de entrega, conforme demanda inicial das Unidades para instrução do processo. Outra forma possível, porém menos detalhada e mais superficial, é buscar na pasta digital pelo “Edital”, achar Anexo I (TR) e verificar item que versa sobre '''prorrogação do prazo de entrega'''.
<tab name="Pregões de TIC - Ministério da Economia (SGD/ME)">
Conforme disposições do Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento feitas pelas Unidades, encaminhado por e-mail e ChatUFSC às Unidades, empenhos de material que envolvam itens de TIC, oriundos do Ministério da Economia (SGD/ME) e que não seguem o rito da AF, serão processados de forma autônoma pelas Unidades requisitantes, desvinculados dos prazos do Calendário, com base nas orientações no Manual de Compras (Seção ‘Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs: https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Orienta%C3%A7%C3%B5es_adicionais_%C3%A0s_do_DCF_para_gera%C3%A7%C3%A3o_de_SNEs ’ > Subseção – Aquisição de itens de TIC – participante em pregão de outro órgão).  


</tab>
</tabs>


[[Arquivo:Af009.png|1000px]]
==Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)==
[[Arquivo:Af010.png|1000px]]
Para emitir o pedido de <u>'''Autorização de Fornecimento (AF)'''</u>, necessário seguir os seguintes passos:
[[Arquivo:Af011.png|1000px]]


1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> '''Novo'''


''O ordenador de despesas da minha Unidade precisa ter ciência do pedido que encaminharei?''
(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).
[[Arquivo:12.png|centro|miniaturadaimagem|1035x1035px]]
2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa '''1 - Dados''' do pedido. Os principais dados dessa etapa são:


Certamente, inclusive deve constar sua assinatura no '''Formulário de Solicitação de Empenho de Material''', disponível no site do DCOM, seção Formulários. Esse documento obrigatório deve ser devidamente preenchido, assinado pelo ordenador e constar na pasta digital do pedido de empenho, independentemente da natureza do material ser consumo ou permanente. Caso houver dúvidas no preenchimento, constam orientações no próprio documento.
* '''Setor origem:''' Este campo refere-se ao setor de origem <u>do item</u> (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
{| class="wikitable"
|+
|Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em <nowiki>https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml</nowiki>
Observação:


Informar o CPF e vínculo


[[Arquivo:Af022.png|1000px]]
Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.
|}
* '''Interessado''': Requerente ou ordenador de despesas;
* '''Categoria''':  7 - Licitação (Somente para material);
* '''Objeto''': Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
* '''Justificativa''' (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
[[Arquivo:1 - dado.png|centro|miniaturadaimagem|883x883px|Preenchimento da Etapa 1 - Dados]]
Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.


3. Na '''Etapa 2 - Lotes/itens''': Botão Adicionar para inclusão de Itens:
[[Arquivo:Adicionar.png|centro|miniaturadaimagem|827x827px|Etapa 2 - Lotes/Itens]]


''Mais alguma coisa antes de começarmos a colocar os dados no sistema?''
4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.


Tem sim, apenas mais um detalhe. Caso o item solicitado exija contrato, solicita-se a '''inclusão do formulário de fiscais''' devidamente preenchido – a ser obtido no site do DPC (http://dpc.proad.ufsc.br), seção “Formulários” – na pasta digital do pedido de empenho. ''Contrato, como assim?'' Para identificar se o item exige contrato, é '''necessário consultar na pasta digital do processo licitatório por “Minuta de Contrato” e conferir os itens lá presentes'''. Caso não exista o referido documento, nenhum item exige contrato. Caso constar o documento e o item solicitado estiver contemplado na “Minuta de Contrato” significa que exige contrato e indica que será necessário incluir o formulário de fiscais no pedido. Seguindo assim, não tem erro. Contextualizando, a exigência de contrato no certame se faz necessária no caso de haver obrigações futuras, a exemplo de prazos de entrega superior a 30 (trinta) dias e garantia superior a 12 (doze) meses. Alguns certames vigentes ainda requerem contrato em virtude do valor total homologado dos itens exceder R$ 80.000,00, mas tal exigência não mais se aplica para os novos processos, conforme Acórdão 1234/2018/TCU.
Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.  


'''ATENÇÃO''': Utilizar somente um pregão por AF.


[[Arquivo:Af005.png|1000px]]
Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.
[[Arquivo:Pesquisa PE.png|centro|commoldura|Consulta de itens]]
5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa
[[Arquivo:Quantidade.png|centro|miniaturadaimagem|998x998px|Preenchimento do campo "Quantidade pedida"]]


6. '''Etapa 3 – Entrega''': Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos


'''ATENÇÃO:''' Inserir um '''ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM.''' Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.
[[Arquivo:1.png|centro|miniaturadaimagem|908x908px]]
[[Arquivo:2.png|centro|miniaturadaimagem|747x747px]]
[[Arquivo:3.png|centro|miniaturadaimagem|894x894px]]
7. '''Etapa 4 – Concluir''': Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.[[Arquivo:Envio.png|centro|miniaturadaimagem|820x820px]]
[[Arquivo:SD.png|centro|miniaturadaimagem|824x824px|borda]]
8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:


'''CONSOLIDAÇÃO DO PEDIDO DE EMPENHO'''
* Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, <u>o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar</u>, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
** ''Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em [[SOLICITAÇÃO DE EMPENHO#Setor%20requerente%20-%20Revisar%20pedido%20de%20carona%20devolvido%20para%20ajuste|Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste]].''
** ''Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.''


* Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).
9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.
[[Arquivo:Emitir.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px]]


''Já verifiquei que estou dentro do prazo para encaminhamento, quero solicitar um item exclusivo de outra Unidade, pregão está vigente, tenho as autorizações da Unidade para empenho e do fornecedor para entrega, tenho recurso disponível, tenho o formulário de solicitação de material preenchido e assinado pelo ordenador de despesas e incluí o formulário de fiscais em virtude do item constar na minuta de contrato da pasta digital do processo licitatório.  
10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: '''Carona interna''', '''Item permanente''' ou '''Item com contrato'''.
Como formalizo o pedido de empenho?''
Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).
[[Arquivo:Abas AFs.png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.
[[Arquivo:Inserir .png|centro|miniaturadaimagem404x404px]]


Para iniciar, acessar '''SOLAR -> Menu -> Pedidos -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo'''. Encaminhamentos diversos do citado não serão aceitos e processados.
11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):
[[Arquivo:Gerar .png|centro|miniaturadaimagem|829x829px|Acessar Itens]]
[[Arquivo:Emite af.png|centro|miniaturadaimagem|830x830px|Gerar, inserir data, salvar e voltar]]


{{aviso|ok|A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento|}}
[[Arquivo:AF valida.png|centro|miniaturadaimagem|862x862px|Coluna AF validadada para ambos fornecedores]]


[[Arquivo:Af012.png|1000px]]
12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para  '''SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária'''. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.  


{{destaque|alerta|Caso seja pedido de material de '''consumo''' que utilizará como recurso o '''duodécimo''' da Unidade, desconsiderar esta etapa.}}


Em seguida, preenchimento obrigatório dos campos: “Interessado”, que pode ser o número SIAPE tanto do requerente quanto do ordenador de despesas; “Categoria”, sendo 4 para consumo e 5 permanente (assim que haver mudança de fluxo será número único, 7 para licitação); “Objeto”, que deve contemplar nº do Pregão e Ano, assim como Unidade demandantes, exemplo: “PE 344/2017 – CBS”; e, por fim, “Justificativa”. Clicar nos botões “Salvar” e “Próxima Etapa”.
13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba '''Encaminhar'', '''''selecionar a ação '''''"Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". '''''O '''despacho''' deverá conter as seguintes informações:  


* '''''Centro de Custo''''' <u>E</u> ''Dados do recurso:''
** ''<u>Para material de consumo,</u> informar os seguintes dados orçamentários: '''<u>UGR, PTRES, Fonte e Atividade</u>''';''
** ''<u>Para material permanente ou casos específicos</u>: nº sequencial da nota de dotação;''


[[Arquivo:Af013.png|1000px]]
* ''Local de Entrega, informando o CEP''
* ''Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail''
* ''Se a entrega será '''parcelada ou total'''''
* '''''Finalidade do(s) item(ns)''' (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)''


14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.
[[Arquivo:Enviar CAEX.png|centro|miniaturadaimagem|896x896px]]


Hora de '''incluir os itens pretendidos'''. Clicar em "Adicionar".
{{aviso|ok|Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).
*Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.}}


==Ajuste de Autorização de Fornecimento==
Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:


[[Arquivo:Af014.png|1000px]]
* Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para '''Emitir AF''' (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
* Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila '''Revisar AF''' onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
* Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
* Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.


== Carona interna ==


Aparecerá uma tabela com várias informações, mas as principais são a '''primeira coluna (Edital)''', que indica o número do Pregão; e a '''segunda (Item)''', com o número do item. Com base no levantamento prévio dos itens a serem adquiridos por parte das Unidades, os números dos itens e do Pregão deverão estar em mãos. Primeiro passo é consultar no campo Edital ao inserir o nº do Pregão, sob a seguinte formatação: PE000 + nº PE com três dígitos + Ano do PE. Exemplo: Pregão 123/2018. ''Como digitar?'' PE0001232018. Automaticamente o sistema o deixará assim: PE-000123/2018. Outro exemplo: Pregão 46/2018. ''Como digitar?'' PE0000462018. Automaticamente o sistema o deixará assim: PE-000123/2018. A partir daí, clicar em "Procurar" e surgirão os itens do referido Pregão que ainda tiverem saldo, inclusive há uma coluna específica indicando-o. Dessa forma, se o item pesquisado não constar dentre os itens do Pregão, é porque está sem saldo e portanto não poderá ser solicitado. '''Selecionar os itens pretendidos com (V) e clicar em "Selecionar"'''. Convém ressaltar que '''os resultados da busca não mostram ordem linear dos itens''', portanto haverá casos em que será necessário ir selecionando itens com (V) de página em página - abaixo dos resultados é possível navegar entre as páginas.
<tabs>
<tab name="Setor detentor do saldo">
Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)


'''A busca pode ser combinada também'''. Novo exemplo, digamos que o requerente tenha interesse nos itens 1 e 2 do PE 46/2018. ''Como proceder?'' Inserir no campo Edital o termo PE0000462018 e no campo item o número 1. Trará como único resultado o item desejado. Selecionar o resultado com (V) e repetir o procedimento, mas trocando o campo item pelo número 2. Novamente teremos um único resultado; devemos selecioná-lo com (V) e clicar em "Selecionar".
1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.
[[Arquivo:Autorizar.png|centro|miniaturadaimagem|901x901px|Autorização de uso de saldo]]
2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.


Atentar ao fato da necessidade de encaminhamento de um pedido de empenho (AF) por pregão. Isso significa que '''dentro do pedido não devem constar itens de Pregões diferentes, somente de um único PE'''.
3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:
[[Arquivo:Pasta digital.png|centro|miniaturadaimagem|774x774px|Informações do pedido - Pasta digital ]]
4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:
[[Arquivo:Guia encaminhar.png|centro|miniaturadaimagem|775x775px|Encaminhamento do pedido de autorização]]
</tab>


<tab name="Setor requerente">
Revisar pedido de carona devolvido para ajuste


[[Arquivo:Af015.png|1000px]]
Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:
[[Arquivo:13.png|centro|miniaturadaimagem|842x842px]]
Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.


Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Cancelar pedido AF'''.


Na próxima tela constarão os itens selecionados anteriormente, exatamente na sequência em que foram selecionados. Isso porque a coluna "itens" agora nos indica justamente isso, a ordem dos itens selecionados, do primeiro em diante, e não possui relação alguma com o número dos itens do Pregão - o que ocorria na coluna "itens" da tela anterior. Exemplo: foram selecionados os itens 20 e 30 do PE 46/2018. Quando visualizarmos a tela dos selecionados, constarão como itens 1 e 2. Objetivo é '''alertar as Unidades''' para que não haja confusão e erros na instrução do pedido. A partir daí, preenchem-se os '''quantitativos para cada item''', clica-se em "Salvar" e em "Próxima Etapa".
Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):


[[Arquivo:14.png|centro|miniaturadaimagem|833x833px]]


[[Arquivo:Af016.png|1000px]]
Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.


Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo '''Solicitar Autorização Novamente'''.
[[Arquivo:16.png|centro|miniaturadaimagem|985x985px]]
Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.


Clicar em "Local de entrega" e procurar pelo local de entrega referente à Unidade requisitante. Exemplo, caso seja Joinville, buscar por "Joinville" ou "JVE", caso seja Centro Tecnológico, buscar por "Centro Tecnológico" ou "CTC". Selecionar as opções no botão "selecionar".
Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.
</tab>
</tabs>


==Processo de empenho==
Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.


[[Arquivo:Af017.png|1000px]]
* Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.


Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o '''ordenador de despesas da UGR''' informada no despacho da AF e usada no empenho realize a '''assinatura da SNE'''.


Após, clicar em "Aplicar para Todos", "Salvar", "Próxima Etapa" e "Enviar". Necessário anotar o número em vermelho do pedido para acompanhamento do requerente e consultas posteriores no sistema.
Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:
[[Arquivo:Envio DCF.png|centro|miniaturadaimagem|1155x1155px]]
{|
|Se o '''Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer'''


Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


[[Arquivo:Af018.png|1000px]]
Encaminhamento: “Para registro de empenho.”


Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


'''Primeira parte do pedido foi feita. Agora vamos para a segunda.'''  
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se o '''Pregão estiver prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)


Ir para a '''"Fila de trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Emitir AF"'''. Receber o pedido de empenho (AF) emitido e, em seguida, '''clicar nos botões em forma de lápis da coluna "Itens"'''.
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.


[[Arquivo:Af019.png|1000px]]
Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se houver '''certidão prestes a vencer''' (constará no título do arquivo da SNE)
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Clicar em '''"Gerar"''', preencher com o campo '''data''' com o termo '''//''', clicar em "Salvar" e "Voltar". Repetir com os demais fornecedores.
Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.


Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


[[Arquivo:Af020.png|1000px]]
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|-
|Se constar '''CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES''' no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC
Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1


Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.


Assim que o campos da coluna "AF" estiverem com (V), '''será necessário clicar em "Pasta digital" e inserir os arquivos atinentes ao pedido''', conforme citado no início do presente manual.
Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”


Peça obrigatória é o '''formulário de solicitação de nota de empenho''', disponível no site do DCOM, seção "Formulários"; caso os itens pertencerem a outras Unidades e contemplarem locais de entrega distintos, devem constar a autorização da Unidade motivadora do PE, bem como autorização do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (TR).
Setor: Preencher com o setor SE/DCF
|}




[[Arquivo:Af021.png|1000px]]
O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.


 
* Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
Clicar em "Encaminhar", selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho" e incluir obrigatoriamente no despacho as seguintes informações:
* Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.
 
{{aviso|info|O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.}}
- Local de Entrega;
 
- Responsável pelo Recebimento;
 
- Ramal;
 
- E-mail;
 
- Cota da Unidade (material de consumo) ou nº sequencial da nota de dotação (material permanente);
 
- Demais observações.
 
 
Acionar "Encaminhar" novamente para de fato enviar o pedido de empenho adiante.
 
 
[[Arquivo:Af023.png|1000px]]
 
 
Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Caso estiver devidamente instruído, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada". Havendo necessidade de correção, o pedido será devolvido ao requerente, que deverá visualizá-lo na tarefa "Emitir AF" e efetuar os ajustes diretamente por lá. Ressalta-se que '''a tramitação se dá por tarefas do fluxo (SCL), pré-definidas, sem relação com os processos recebidos e não recebidos do SPA.'''
 
 
[[Arquivo:Af024.png|1000px]]
 
 
 
''Acabei de receber o pedido de volta para ajustes como devo proceder?''
 
Tudo depende do tipo de ajuste necessário.  
 
(em construção)
 
[[Arquivo:Cancelar AF2.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF3.PNG|600px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF4.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF5.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF6.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF7.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF75.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF8.PNG|1000px]]
 
[[Arquivo:Cancelar AF9.PNG|1000px]]
 
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Edição atual tal como às 16h14min de 9 de setembro de 2025

Assuntos relacionadosocultar

Antes de iniciar a emissão de um pedido de Autorização de Fornecimento, necessário atentar-se para as situações apresentadas a seguir e nas abas ao lado:

  • Em cada AF, deve constar apenas um único Pregão;
  • O valor mínimo por item deve ser respeitado de acordo com o respectivo Termo de Referência, com exceção daqueles os quais o valor total registrado ou o saldo remanescente seja abaixo deste. Neste caso, deverá ser solicitada a quantidade total disponível do item;
  • Em caso de encaminhamento de AFs de Pregões a vencer, o prazo para envio do pedido de empenho pela Unidade é de 15 (quinze) dias úteis antes da expiração da vigência da ata (validade da ata). Ainda assim, não é garantido o atendimento, considerando que há vários fatores alheios ao DCOM que podem dificultar ou até mesmo inviabilizar a emissão do empenho. Nesses casos e nos demais cujo término da vigência encontra-se próximo, é imprescindível encaminhar e-mail à caex@contato.ufsc.br, informando o número da AF e a situação.

Os recursos não devem mais ser alocados na UGR do DCOM, mas sim devem estar disponíveis na UGR do setor requerente.

Material de consumo: Acompanhamento contínuo do duodécimo por parte da Unidade através do MATL (Aba Centro de Custo -> Consulta Saldo de Cotas -> Cota: Divisão de Material -> Preencher Centro de Custo -> Consultar -> Ver coluna “Saldo) ou consulta direta à SO/SEPLAN.

Material permanente: Solicitar à SO/SEPLAN Nota de Dotação para compra de material permanente via Solicitação Digital. O número sequencial da Nota de Dotação deve ser informado no último despacho (no momento do encaminhamento “ao gestor de solicitações para emissão de empenho”).

Sendo o caso de carona interna (setor requerente não possui saldo e utilizará de outro setor):

  • nos primeiros campos da AF será necessário informar o setor de origem do saldo. Assim que emitida a AF, esta será encaminhada para o setor informado, que deverá autorizar (ou não) o uso do saldo;
  • ainda, sendo aplicável, necessário inserir e-mail de concordância do fornecedor para entrega em localidade distinta da prevista no Termo de Referência (antes, verificar no TR/Edital se já não está prevista entrega para sua localidade).

Sendo o caso de pedido de item(ns) permanente(s):

  • necessário inserir o Formulário de Tombamento;
  • necessário informar o número da ND no despacho de encaminhamento da AF à CAEX (ND deve ser solicitada via Solicitação Digital, diretamente à SEPLAN).

Caso o pedido seja de um item que exige contrato:

O contrato é exigido quando há obrigações futuras por parte do fornecedor:

  1. Prazo de Entrega superior a 30 dias corridos
  2. Garantia estendida, superior a 12 meses

Para conferir se há contrato: consultar o processo licitatório no SOLAR, acessar a Pasta Digital e buscar peça intitulada Minuta de Contrato, verificando quais itens estão indicados neste documento.

Conforme disposições do Calendário de Envio de Autorizações de Fornecimento feitas pelas Unidades, encaminhado por e-mail e ChatUFSC às Unidades, empenhos de material que envolvam itens de TIC, oriundos do Ministério da Economia (SGD/ME) e que não seguem o rito da AF, serão processados de forma autônoma pelas Unidades requisitantes, desvinculados dos prazos do Calendário, com base nas orientações no Manual de Compras (Seção ‘Orientações adicionais às do DCF para geração de SNEs: https://compras.wiki.ufsc.br/index.php/Orienta%C3%A7%C3%B5es_adicionais_%C3%A0s_do_DCF_para_gera%C3%A7%C3%A3o_de_SNEs ’ > Subseção – Aquisição de itens de TIC – participante em pregão de outro órgão).

Emissão de Autorização de Fornecimento (AF)

Para emitir o pedido de Autorização de Fornecimento (AF), necessário seguir os seguintes passos:

1. Acessar o Sistema Solar, em MENU -> módulo Pedidos -> Materiais -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Novo

(Antes de solicitar autorização ao módulo via chamado à SETIC, verifique se já não possui esse acesso).

12.png

2. Na próxima tela, será realizado o preenchimento da etapa 1 - Dados do pedido. Os principais dados dessa etapa são:

  • Setor origem: Este campo refere-se ao setor de origem do item (ou itens) que será pedido. Aparecerá automaticamente preenchido pelo sistema com o setor de lotação do servidor que está realizando o pedido, porém, caso o pedido seja um caso de CARONA INTERNA, o campo deve ser alterado para o setor que possui saldo do item;
Os usuários que não tiverem outros setores disponíveis em Setor origem, devem solicitar acesso em https://suporte.egestao.ufsc.br/autosservico/solicitar.xhtml

Observação:

Informar o CPF e vínculo

Selecionar a opção INCLUIR SETOR-ORIGEM PARA PEDIDO DE AF e informar o setor que se deseja ter acesso.

  • Interessado: Requerente ou ordenador de despesas;
  • Categoria: 7 - Licitação (Somente para material);
  • Objeto: Informar centro requisitante e número/ano do Pregão;
  • Justificativa (Exemplos: Material para uso nas aulas de xxx; Material de expediente para uso na coordenadoria de apoio administrativo).
Preenchimento da Etapa 1 - Dados

Preenchidas esses campos, deve-se clicar em Salvar -> Próxima etapa.

3. Na Etapa 2 - Lotes/itens: Botão Adicionar para inclusão de Itens:

Etapa 2 - Lotes/Itens

4. Na tela para adicionar itens, somente aparecerão os itens que tem como requerente o setor informado no campo "Setor Origem" da etapa 1.

Para realizar a pesquisa do pregão/item, deve-se preencher os campos: Edital (PE000 + nº PE + Ano do PE) e Nº do Item, se preferir.

ATENÇÃO: Utilizar somente um pregão por AF.

Assim que os resultados aparecerem, basta selecionar o item (ou itens) desejado, e clicar em Selecionar.

Consulta de itens

5. Ainda na Etapa 2 - Lotes/itens, deve-se inserir o quantitativo dos itens. Após, Salvar -> Próxima Etapa

Preenchimento do campo "Quantidade pedida"

6. Etapa 3 – Entrega: Locais de entrega – Preencher imóvel e setor -> aplicar para todos

ATENÇÃO: Inserir um ÚNICO LOCAL DE ENTREGA COM O QUANTITATIVO TOTAL DE CADA ITEM. Tal ação é fundamental para evitar erros e inconsistências de importações do dados no sistema, que podem trazer prejuízos à aquisição.

1.png
2.png
3.png

7. Etapa 4 – Concluir: Enviar e anotar o número do protocolo – esse número corresponde ao número da solicitação da AF.

Envio.png
SD.png

8. Após emitido o pedido, deve-se atentar ao seguinte:

  • Se o pedido emitido é um caso de CARONA INTERNA, ao clicar em enviar, a AF será encaminhada para o setor de origem do item (ou itens), conforme informado no campo Setor origem, na Etapa 1 - Dados. Nesse caso, o setor que está emitindo a AF precisa aguardar o Setor origem autorizar, ou não, o uso do saldo, independentemente de se encontrar ou não na iminência do vencimento do Pregão.
    • Se o pedido for negado ou forem solicitados ajustes, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Revisar AF. Nesta situação, deve-se seguir as orientações disponíveis em Setor requerente - Revisar pedido de carona devolvido para ajuste.
    • Quando o pedido for autorizado, aparecerá em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Emitir AF.
  • Se o pedido não é um caso de carona interna, ou seja, o item (ou itens) inserido no pedido é do próprio setor que está emitindo a AF, o pedido irá aparecer em Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF. Caso essa opção não apareça no perfil de quem está emitindo a AF, significa que essa pessoa não possui permissão para autorizar. Logo, o pedido aparecerá na fila de servidores com essa permissão (provavelmente a chefia superior).

9. Estando o pedido no menu Emitir AF, deve-se clicar no pedido de realizar o seu recebimento.

Emitir.png

10. Na pasta digital, deve-se anexar a documentação necessária, conforme as instruções para cada caso específico: Carona interna, Item permanente ou Item com contrato. Para ler as instruções de cada caso específico, basta acessar a aba pertinente no topo da página (ao lado das Orientações gerais).

Acessar Itens

Se não houver documento para ser anexado, pode-se passar diretamente para a próxima etapa.

miniaturadaimagem404x404px

11. Acessar aba Emissão de AF -> Itens: botão Gerar -> preencher Data -> Salvar -> Voltar (Repetir este passo para todos os fornecedores):

Acessar Itens
Gerar, inserir data, salvar e voltar

A Coluna AF deve estar validada para prosseguir com o encaminhamento

Coluna AF validadada para ambos fornecedores

12. Nos casos de pedidos de material permanente ou determinados pedidos de material de consumo nos quais não será possível utilizar o duodécimo da Unidade, é necessário abrir uma Solicitação Digital e encaminhar para SO/SEPLAN para realizar dotação orçamentária. Após o recurso ser alocado informar o número do sequencial da nota de dotação no despacho da AF.

Caso seja pedido de material de consumo que utilizará como recurso o duodécimo da Unidade, desconsiderar esta etapa.

13. Com o pedido na fila Emitir AF, deve-se, na aba Encaminhar, selecionar a ação "Encaminhar ao gestor de solicitações para emissão de empenho". O despacho deverá conter as seguintes informações:

  • Centro de Custo E Dados do recurso:
    • Para material de consumo, informar os seguintes dados orçamentários: UGR, PTRES, Fonte e Atividade;
    • Para material permanente ou casos específicos: nº sequencial da nota de dotação;
  • Local de Entrega, informando o CEP
  • Responsável pelo Recebimento, Telefone Completo (48 3721-RAMAL), e E-mail
  • Se a entrega será parcelada ou total
  • Finalidade do(s) item(ns) (de forma simplificada, para definição da natureza de despesa contábil do empenho, como por exemplo: para utilização em aula, para utilização em laboratório, material de expediente, entre outras)

14. Após o preenchimento do despacho, acionar o botão Encaminhar.

Enviar CAEX.png

Dessa forma, o pedido chegará à CAEX pela tarefa "Solicitar emissão de empenho" e será analisado pela equipe. Após a emissão do empenho, enviaremos à Unidade pela tarefa "Compra realizada", informando o número da Solicitação de Nota de Empenho (SNE).

  • Fluxo para o caso de necessidade de ajustes encontra-se em desenvolvimento.

Ajuste de Autorização de Fornecimento

Nos casos em que a AF é devolvido pela CAEX para ajustes, nos casos em que for necessário excluir item ou alterar quantitativo:

  • Quando a AF for devolvida ao requerente para ajustes, seguirá para Emitir AF (guia Emissão de AF), local em que a Unidade deve ir no ícone de editar (lápis) dos fornecedores e cancelar as AFs correspondentes (caso seja apenas um fornecedor, é necessário clicar no botão Cancelar AF).
  • Depois, deve encaminhar o pedido via fluxo "Ajustar AF". Com isso, a AF vai para a fila Revisar AF onde, na aba Ajuste Itens, deverá ajustar os itens e os quantitativos, inclusive ajustando os locais de entrega e clicando em Salvar ao final.
  • Próximo passo é encaminhar a AF para Autorizar AF;
  • Depois de autorizada (novamente) pelo setor origem, retornará a Emitir AF, onde o requerente então emite as AFs no lapizinho de cada fornecedor e encaminha à CAEX para empenho.

Carona interna

Analisar pedido de carona interna (autorizar/reprovar/solicitar ajustes)

1. Quando um setor emitir uma AF de item (ou itens) que pertece ao seu setor, o pedido aparecerá na guia "Fila de trabalho" -> Compras e Licitações -> Pedido de Autorização de Fornecimento -> Autorizar AF.

Autorização de uso de saldo

2. Ao clicar sobre o pedido, deve-se realizar o recebimento da AF e prosseguir para a análise.

3. Na guia Pasta Digital podem ser visualizadas as informações do pedido, para que então se possa decidir sobre a possibilidade de autorizar o uso do saldo:

Informações do pedido - Pasta digital

4. Feita a análise e tomada a decisão sobre a autorização, deve-se clicar na guia Encaminhar, e selecionar o fluxo conforme decisão:

Encaminhamento do pedido de autorização

Revisar pedido de carona devolvido para ajuste

Se o setor origem do item devolver o pedido com o fluxo "Reprovar ou solicitar ajustes", ele aparecerá na tela Fila de Trabalho -> Compras e Licitações -> Pedido de autorização de fornecimento -> Revisar AF:

13.png

Acessando o pedido, deve-se ir na guia Pasta Digital e conferir o despacho emitido pelo setor origem.

Se o pedido foi devolvido pelo setor origem com negativa de uso do saldo, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Cancelar pedido AF.

Se o setor origem solicitou algum ajuste no item (exclusão de item, redução de quantidade, ou outras situações) deve-se acessar a guia Ajuste Pedido e ajustar os dados conforme necessário (em Dados, Item ou Entrega):

14.png

Atentar para que a coluna Situação esteja validada. Sem isso, o sistema não permitirá encaminhar a AF novamente.

Realizados os ajustes, deve-se ir na guia Encaminhamento, e selecionar o fluxo Solicitar Autorização Novamente.

16.png

Ao encaminhar, o pedido retorna para o setor origem do item para nova análise.

Se aprovado, vai para a fila Emitir AF. Caso apresente novamente problemas, irá novamente para a fila Revisar AF.

Processo de empenho

Com a SNE emitida, a CAEX será responsável por criar o processo de empenho inserindo a SNE e os demais documentos cabíveis.

  • Com relação as certidões que são encaminhadas em anexo ao processo de empenho, devem ser observadas os vencimentos de: Receita Federal e PGFN, FGTS, Trabalhista e Estadual.

Tal processo será encaminhado ao setor requerente da respectiva SNE para que o ordenador de despesas da UGR informada no despacho da AF e usada no empenho realize a assinatura da SNE.

Com a SNE assinada, o setor requerente deve realizar o envio do processo de empenho ao setor SE/DCF, conforme orientações:

Envio DCF.png
Se o Pregão não estiver prestes a vencer E se nenhuma certidão estiver prestes vencer

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: “Para registro de empenho.”

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se o Pregão estiver prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: PE vence em X/X/XXXX (preencher com a data do início do título da SNE). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se houver certidão prestes a vencer (constará no título do arquivo da SNE)

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Certidão vence em X/X/XXXX (preencher com a data que está no título da SNE ao lado de “certidão vence”). Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF

Se constar CAPES-URGENTE ou URGENTE-CAPES no título da SNE ou o local que constar no título for PROPG.UFSC

Motivo Tramitação: Clicar na “lupa” -> escolher  a opção “1”:  Para providências OU só digitar a opção: 1

Encaminhamento: URGENTE: Limite para registro do empenho (recursos CAPES) é 21/11/2021. Para registro do empenho.

Tarefa: Escolher “Encaminhar para outro setor”

Setor: Preencher com o setor SE/DCF


O SE/DCF, após análise, fará o encaminhamento do processo de volta ao setor requerente.

  • Se a SNE foi registrada pelo DCF, o setor requerente deve fazer o envio do processo à CAEX (fila DIG/CAEX) para notificação do fornecedor;
  • Se o DCF identificou algum problema (por exemplo certidão vencida), cabe ao requerente realizar os ajustes e retornar o processo ao DCF para registro.

O processo deve retornar à CAEX, na fila DIG/CAEX, ainda durante a vigência do pregão, para notificação ao fornecedor.

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