PROCESSO ADMINISTRATIVO: mudanças entre as edições

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{{info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS E PROCESSOS|Clique aqui para saber como acompanhar um processo.]]'''}}
{{aviso|alerta|Atualmente há na UFSC processos vigentes de aquisição de bens e de contratação de serviços realizados tanto pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm Lei nº 8.666/1993]) quanto pela nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2021/Lei/L14133.htm Lei nº 14.133/2021]).
= Introdução =


[[Arquivo:Fluxo.png|1000px|thumbnail|Diagrama do Processo Administrativo]]
Conforme [https://compras.wiki.ufsc.br/images/6/6e/Parecer_03.SEAI.UFSC.2026.pdf Parecer nº 3/SEAI/UFSC/2026], os processos administrativos referentes a aquisições por ambas as Leis devem seguir o mesmo fluxo processual estabelecido pela [https://compras.wiki.ufsc.br/images/f/f9/PORTARIA_NORMATIVA_N%C2%BA_527_2026_GR.pdf Portaria Normativa nº 527/2026/GR] (alterada pela [https://compras.wiki.ufsc.br/images/5/5e/PORTARIA_NORMATIVA_N%C2%BA_530_2026_GR.pdf Portaria Normativa nº 530/2026/GR]), salvo aqueles em que já houve decisão pela PROAD, ou seja, em que a participação das Comissões de Processo Administrativo já se encerraram. Em processos que se iniciaram antes da publicação das referidas Portarias Normativas não há necessidade de serem refeitos atos já praticados, devendo ser seguidos os novos fluxos para os atos ainda não praticados.


Quando o setor requerente do material (de consumo ou permanente) identifica indícios de algum descumprimento por parte do fornecedor de obrigações previstas em Edital, ou na legislação vigente, deve ensejar a abertura de um Processo Administrativo (PA) <ref>[http://www.unifesp.br/reitoria/etagae/images/legislacao/TCU_n_754_2015.pdf Acórdão Plenário TCU nº 754/2015], itens 9.5 e 9.5.1</ref>, que servirá como ferramenta de acompanhamento e apuração dos fatos, observando o princípio da motivação<ref>[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei 9.784/99], Art. 2º</ref>.
Entretanto, no que tange a sanções aplicáveis, devem ser seguidas as respectivas Leis aplicáveis ao caso concreto (8.666/1993 ou 14.133/2021) motivo pelo qual mantemos seções distintas para cada Lei neste manual.  


<strong>O PA é um instrumento pelo qual a Administração Pública exerce seu poder-dever para apurar as infrações funcionais e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração.</strong>
Assim, é importante, de antemão, identificar qual a Lei aplicável a determinada aquisição ou contratação, e consultar a seção pertinente ao caso concreto. Tal informação está disponível tanto no edital '''publicado''' para um Pregão Eletrônico quanto nas Atas de Registro de Preço oriundas deste Pregão. Ambos os documentos estão disponíveis no Processo Digital da licitação, no Sistema SPA.


Trata-se, portanto, de um instrumento norteador para que sejam garantidas todas as etapas necessárias e exigidas por lei para ambas as partes. As tramitações seguem as normativas da Lei nº 9.784/99 para aplicação das sanções administrativas previstas nas Leis 8.666/93 e 10.520/2002.
Esta seção do manual contempla ambos os casos, com links para as respectivas subseções.}}


De modo geral, um PA aberto para apurar eventuais infrações contratuais por parte de um fornecedor é baseado em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com cada caso, conforme será visto mais adiante.
{{aviso|info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS E PROCESSOS|Clique aqui para saber como pesquisar ou acompanhar um processo.]]'''}}


Uma vez aplicadas as sanções administrativas previstas em lei e edital de pregão, elas podem possuir duas finalidades:
=Introdução=


* Preventiva:
Um Processo Administrativo (PA) é o instrumento pelo qual a Administração Pública exerce seu ''poder-dever'' para apurar infrações e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração (fornecedores de materiais e prestadores de serviço, por exemplo). Esta seção do Manual de Compras versa sobre PAs que apuram eventuais infrações contratuais supostamente cometidas por fornecedores, baseados em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com o caso concreto.  
** Atua antes da prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
** Baseia-se na previsão legal, Editalícia e contratual das sanções;
** Busca prevenir a prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
** Busca evitar a reincidência do licitante/contratado já punido.


* Repressiva:
Em um PA estão envolvidos os seguintes agentes:
** Atua depois da prática do descumprimento da lei, do Edital ou do contrato;
** Baseia-se na sanção aplicada concretamente;
** Busca ressarcir o mal causado.


Para que o PA seja iniciado e a infração investigada, contudo, é necessário que haja um relator da situação, que de modo geral acaba sendo o setor requerente do material e aquele que identifica a irregularidade.
* Unidade denunciante;
Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital do pregão deverá comunicar o DCOM acerca do ocorrido, conforme o tópico [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO#FASE_INVESTIGAT.C3.93RIA| 'Fase Investigatória']].
* Departamento de Compras;
* Pró-Reitoria de Administração;
* Reitoria (em caso de recurso à 3<sup>a</sup> instância recursal), e;
* [[COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)|Comissão de Processo Administrativo]]. [[Arquivo:Icone correto 2.jpg|30px]]Servidores membros de CPA devem seguir as instruções [[COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)|deste link]], bem como ler o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção''' [[PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES]].


[[Arquivo:Etp.png|30px]]Nesta Introdução você:


<table border="1" cellpadding="2">
# Acessa o fluxo processual dos Processos Administrativos;
<caption><b>Documentos utilizados no PA</b></caption>
# Aprende como encaminhar uma denúncia ao Departamento de Compras.
<tr><th><span style="color:red">Setor denunciante</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]</td>
<tr><th><span style="color:#0000FF">Setor de Apoio Administrativo (DCOM)</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório Inicial]</td>
<tr><th><span style="color:#0000FF">Setor de Apoio Administrativo (DCOM)</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação Inicial]</tr>
<tr><th><span style="color:#0000FF">Setor de Apoio Administrativo (DCOM)</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Checklist da Unidade Processante]</tr>
<tr><th><span style="color:red">Comissão</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Termo de Instalação da Comissão de PA]</tr>
<tr><th><span style="color:red">Comissão</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório Conclusivo]</tr>
<tr><th><span style="color:red">Comissão</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação à empresa para apresentação das Alegações Finais]</tr>
<tr><th><span style="color:red">Comissão</span></th><td>[http://proad.ufsc.br/files/2018/11/FORMUL%C3%81RIO-E-CHECKLIST-dividido-Comiss%C3%A3o.docx Checklist da Comissão]</tr>
<tr><th><span style="color:blue">Coordenadoria de Apoio Administrativo (PROAD)</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação para apresentação de Defesa Recursal]</tr>
<tr><th><span style="color:blue">Coordenadoria de Apoio Administrativo (PROAD)</span></th><td>[http://proad.ufsc.br/files/2018/11/FORMUL%C3%81RIO-E-CHECKLIST-dividido-PROAD.docx Checklist da PROAD]</tr>
<tr><th><span style="color:blue">Coordenadoria de Apoio Administrativo (PROAD)</span></th><td>[http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação da Decisão Recursal]</tr>
<tr><th><span style="color:blue">Pró-Reitor de Administração (PROAD)</span></th><td>[http://proad.ufsc.br/files/2018/11/Checklist-pro-reitor.pdf Checklist preenchido pelo Pró-Reitor de Administração]</tr>
</table>


=FASE INVESTIGATÓRIA=
=Processos administrativos pela Lei nº 8.666/1993=


A primeira fase do processo se dá pelo registro formal dos fatos e posterior comunicação ao DCOM.
'''As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm Lei nº 8.666/1993]).''' Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2021/Lei/L14133.htm Lei nº 14.133/2021]), veja a seção seguinte, nesta mesma página. Note que os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas '''há diferenças importantes relativas às sanções aplicáveis.


==Abertura e Vinculação da Solicitação Digital==
<tabs>
=== Etapa 1 - Solicitação Digital ===
<tab name="Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo">
O setor requerente deverá cadastrar uma Solicitação Digital no Sistema de Processos Administrativos (SPA), enviando essa demanda ao DCOM, para que este proceda à notificação do fornecedor (Figura 1).
==Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo==


[[Arquivo:figura1.png|thumbnail|Figura 1: Modelo de cadastro de solicitação digital]]
[[Arquivo:Copy (1).png|30px]]'''Consulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção''' [[PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES]].


''Legenda:''
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
<tr><td style="background-color:#add8e6>'''<u>Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)</u>'''
</td></tr></table>


# Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Investigatória| 'Fase Investigatória']]: Unidade denunciante (setor requerente);
# Grupo de assunto: 222 – Processo;
# Assunto: 807 – Processo Administrativo;
# Detalhamento: Utilizar o texto padrão ''"Notificação do fornecedor (mencionar razão social do fornecedor) por suposta inadimplência contratual, referente ao pregão xxx/201x (resumo do motivo do processo.
#* Ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc)"''.


=== Etapa 2 - Adicionar Provas ===
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Processual| 'Fase Processual']]: Departamento de Compras (DCOM); [[COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)|Comissão de Processo Administrativo]]; Pró-Reitoria de Administração (PROAD), como segunda instância recursal; e Reitor, como terceira instância recursal.
Depois de realizado o cadastro da solicitação digital, o requerente deverá anexar todas as informações referentes ao assunto (correspondências eletrônicas trocadas, tentativas de contato, documentos, relatórios, entre outros). Além disso, fica a cargo do requerente relatar os fatos no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]. O histórico e o detalhamento do ocorrido serão fundamentais para os trabalhos da futura comissão do PA.
Anexados os documentos necessários, o requerente deverá realizar a vinculação à solicitação digital o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho relacionado(s) e o número do processo do pregão correspondente. Essa etapa deverá ser realizada antes mesmo do encaminhamento da solicitação ao Setor de Apoio Administrativo do DCOM (SAA/DCOM).  


{{info|Como a solicitação digital é, no caso, o atual registro a ser trabalhado, é dentro dela que se vinculam os demais processos relacionados (de empenho e do pregão), conforme demonstra a Figura 2.}}
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Executória| 'Fase Executória']]: Departamento de Compras (DCOM) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD).
[[Arquivo:Fluxo - CAIE (pós PN 527-2026-GR).jpg|center|thumb|1200px||Fases do Processo Administrativo]]
</tab>
<tab name="Encaminhar denúncia">
==Encaminhar denúncia==


[[Arquivo:figura2.png|thumbnail|Figura 2: Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital]]
Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral é a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deve comunicar o DCOM acerca do ocorrido.


''Legenda:''
==Fase investigatória: passo-a-passo==


# Vinculação: seção do SPA para realizar vinculações;  
Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando <u>exclusivamente</u> uma Solicitação Digital (SD). {{destaque|alerta|'''Não''' cadastre um Processo Digital. '''A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.'''}}
# Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;  
 
# Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
[[Arquivo:Icone correto 2.jpg|30px]]Se um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar <u>uma SD de denúncia para cada pregão</u>.
# Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.
 
Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.
</tab>
<tab name="Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital">
===Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital===
 
Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e devem ser encaminhados <u>exclusivamente</u> por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM).
 
[[Arquivo:Etp.png|30px]]No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':
 
[[Arquivo:Cadastro SD.png|center|frame|Cadastro SD]]
 
<u>Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações</u>:
 
# No campo '''Interessado na UFSC''': informar o '''CNPJ do fornecedor''' ('''nunca''' um CPF);  
# '''Grupo de assunto''': 222 – Processo;  
# '''Assunto''': 807 – Processo Administrativo;
# '''Detalhamento''': <u>Utilizar o texto padrão</u> ''"Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)"''.
 
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
<tr><td style="background-color:#add8e6">
'''<u>Exemplo</u>''':
Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 2 - Anexar documentos">
===Etapa 2 - Anexar documentos===
 
[[Arquivo:Etp.png|30px]]Salve o modelo do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando '''endereços eletrônicos setoriais da Unidade e <u>não de servidores</u>'''.
 
{{aviso|alerta|Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório] no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento.}}


=== Etapa 3 - Encaminhar o Processo ===
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Preencha o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;
Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustração (Figura 3):


[[Arquivo:figura3.png|thumbnail|Figura 3: Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital]]
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção '''[[Assinaturas]]''');


''Legenda:''
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]O [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Deve-se inserir {{destaque|alerta|um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo}}.
# Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
# Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.


{{alerta|'''EM CASOS DE ADESÃO:''' Caso a denúncia seja relativa a um processo de adesão, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão, a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. O edital consta no processo de adesão, além de vincular o processo digital da adesão à solicitação digital da denúncia.}}
[[Arquivo:Icone correto 2.jpg|30px]]Caso a denúncia seja relativa a um processo [[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#INSTRU.C3.87.C3.83O_DO_PROCESSO_DE_ADES.C3.83O_A_ARP|de adesão]] externa, é necessário '''anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão''' (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, {{dica|prefira compactar o Edital em pasta ZIP.|Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta}}


Com a solicitação cadastrada e os processos vinculados, o requerente encaminhará a solicitação à fila SAA/DCOM/PROAD, na qual o SAA/DCOM dará continuidade ao processo.
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="100%">
<tr><td style="background-color:add8e6">
'''[[Arquivo:Website.png|35px]] Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório'''. {{destaque|alerta|<u>Nomeie cada arquivo individualmente, de acordo com seu conteúdo.</u>}}


{{alerta|Em determinadas situações a emissão de empenho poderá ser negada pelas Coordenadorias do DCOM, isso porque alguma irregularidade vigente ou algum PA em andamento contra o fornecedor pode impedir estas emissões. Nestes casos, orienta-se que o requerente registre uma solicitação digital para fins de notificação e abertura de PA contra o fornecedor, vinculando a esta nova solicitação o número da solicitação de emissão de empenho, além do número do processo do pregão. Sugere-se também que seja anexada a negativa recebida pela Coordenadoria, onde constará o motivo de impedimento da emissão do empenho. A solicitação deve ser registrada nos moldes explanados neste tópico e seguir o fluxo para a fila SAA/DCOM/PROAD. Esta medida é importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte do fornecedor.}}
::*No [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]:
:::*Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor:
::::*Quando as tentativas de contato ocorrerem por ''e-mail'', anexe cópias dos e-mails enviados, seus respectivos comprovantes de recebimento e eventuais respostas dos fornecedores. Utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail.
::::*Quando as tentativas de contato ocorrerem por telefone, informe todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, nome e cargo da pessoa atendeu a ligação no fornecedor, o que foi informado etc.).
::::::{{destaque|alerta|Recomenda-se que, ao enviar mensagens aos fornecedores, as Unidades consultem os dados atualizados de contato dos mesmos, tanto no sistema MATL e quanto no '''Relatório de Credenciamento''' emitido dentro do sistema [https://www3.comprasnet.gov.br/sicaf-web SICAF], de modo a exaurir todas as opções de contato.}}
::*Como anexos do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]:
::::*Mensagens eletrônicas (''e-mails'') trocadas com o fornecedor (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
::::*Comprovantes de recebimento/de leitura de ''e-mail'' gerados pelo ''webmail'' (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
::::*Consultas ao SICAF e/ou CNPJ;
::::::{{destaque|info|O relatório de consulta ao SICAF para <u>informar impedimentos</u> deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados.}}
::::*Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3 desta seção);
::::*Despachos do SPA relacionados à denúncia;
::::*[[Arquivo:Erro.png|30px]] '''NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho'''. Anexe apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas).
::::*[[Arquivo:Aviso.png|30px]] Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 desta seção) e '''não''' anexados como peça;
::::*Demais documentos que comprovem os fatos descritos no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade], inclusive fotos e ''prints'' de tela, se houver.


=FASE PROCESSUAL=
</td></tr></table>


Nesta etapa, munido das informações contidas na solicitação digital, o SAA/DCOM verificará previamente se, dentre os Processos Administrativos em andamento, já existe algum registro para o mesmo fornecedor tratando do mesmo assunto. Caso haja, o SAA/DCOM verificará também o status atual do PA existente.
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="100%">
Se o PA já existente ainda não possuir uma Comissão nomeada por Portaria emitida pela PROAD, o SAA/DCOM buscará anexar as peças da demanda recém-recebida ao PA existente.  
<tr><td style="background-color:add8e6">
[[Arquivo:748464.png|35px]] '''Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores'''


Contudo, caso não haja PA existente para o mesmo fornecedor, ou o PA que por ventura exista já possua uma Comissão nomeada pela PROAD, o SAA/DCOM prosseguirá com a verificação das peças enviadas pelo requerente e fará a autuação da Solicitação Digital, transformando-a em PA digital, fazendo com que todas as informações nela contidas sejam incorporadas ao PA.
*O [https://arquivos.ufsc.br/f/0da6523b75ad4c82b263/ GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC], documento divulgado por meio do [https://arquivos.ufsc.br/f/8befa731548a43de9afd/ Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC] para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no [http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf Manual de Redação da Presidência da República], informa em sua página 18 que:


{{alerta|Excepcionalmente em casos de irregularidade de certidões no SICAF, não será necessário autuar a Solicitação Digital em PA, cabendo apenas a notificação ao fornecedor num primeiro momento, concedendo-lhe o <u>prazo de cinco dias úteis para regularização e comprovação do fato</u>. Caso não ocorra a regularização dentro desse prazo, seguir-se-á com a autuação e o andamento do PA (esse caso se aplica apenas às Coordenadorias do DCOM e ao Departamento de Contabilidade e Finanças - DCF).}}
:::*[...] '''''O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial''', utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”'';
:::*'''''É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina''' o e-mail na primeira linha da assinatura''; [...]


Na etapa seguinte, o SAA/DCOM informará via correio eletrônico à Coordenadoria pertinente a respeito da abertura do PA (contendo informações como o número do PA, o nome do fornecedor e a motivação).
*Exemplo de comprovante de recebimento de ''e-mail'':
[[Arquivo:Comprovante de recebimento.PNG|left|thumb|200px|Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.]]
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 3 - Vincular processos">
===Etapa 3 - Vincular processos===


Em seguida, o SAA/DCOM notificará o fornecedor por meio da [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação Inicial]. Esse documento atenderá às diretrizes contidas no Edital respectivo, mencionando os itens correspondentes, o número do processo, assim como informará os prazos para manifestação do fornecedor. Em anexo à Notificação Inicial, o SAA/DCOM deverá elaborar o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório Inicial], discorrendo sobre os fatos relatados no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e encaminhando-o ao fornecedor como anexo da Notificação Inicial.
[[Arquivo:Etp.png|30px]]Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:


O SAA/DCOM deverá verificar o Edital do referido pregão antes de realizar o envio da Notificação, uma vez que, caso o pregão não preveja envio de notificação por correio eletrônico, será necessário notificar o fornecedor via Correios, com Aviso de Recebimento (AR), respeitando as diretrizes do Edital. Caso o Edital preveja envio de notificação por correio eletrônico, o SAA/DCOM incluirá em cópia os endereços eletrônicos do servidor e/ou do setor requerente que relatou a ocorrência, para que fique ciente do andamento da sua solicitação, bem como para que possua o número do processo para eventuais consultas.
# O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
# O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.


==Primeira Notificação e Defesa Prévia==
{{destaque|alerta|SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.}}


Durante a etapa de notificação, o SAA/DCOM deverá aguardar a manifestação do fornecedor por meio de sua Defesa Prévia ou a expiração do prazo de resposta. Cabe, ainda ao SAA/DCOM, garantir que a Notificação ao fornecedor tenha sido confirmada por este, ou que foram exauridas todas as tentativas de contato, realizando assim a notificação no Diário Oficial da União, procedimento efetuado diretamente pela Coordenadoria Administrativa da Pró-Reitoria de Administração (CAA/PROAD).
{{destaque|alerta|Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.}}


Decorrido o prazo de resposta do fornecedor e, caso esse não tenha se manifestado ou cumprido seus deveres constantes do Edital, será dada a continuidade ao PA.  
Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:
[[Arquivo:figura2.png|center|thumb|7000px||Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital]]


Ficará a cargo do SAA/DCOM a inclusão do ''checklist''<ref>[http://proad.ufsc.br/checklist  Checklists PROAD]</ref> referente à [http://proad.ufsc.br/files/2018/11/Checklist-unidade-processante.pdf Unidade Processante], a fim de garantir que todas as etapas até a primeira notificação foram cumpridas. Diante do exposto, o SAA/DCOM encaminhará o PA à Direção do DCOM, que analisará a manifestação do fornecedor e decidirá se o PA terá continuidade. Caso o PA prossiga, a Direção fará a indicação dos membros da Comissão do Processo Administrativo (CPA), que avaliará as peças do PA e prosseguirá com seu andamento.
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]''Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:''


{{info|É de suma importância garantir ao fornecedor amplo direito de defesa <ref>[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei 9.784/99], Arts. 2º e 38</ref>, que neste caso, será considerada como Defesa Prévia. <u>O prazo de resposta do fornecedor deverá ser de cinco dias úteis</u>. <ref>[http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm Lei 8.666/93], Arts. 109</ref>}}
# Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
# Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
# Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
# Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.


==Comissão do Processo Administrativo (CPA)==
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':


Cabe à Direção do DCOM a indicação dos membros da Comissão e o encaminhamento do PA à PROAD (conforme Portaria nº 295/PROAD/2017), que realizará a emissão da Portaria de Designação da Comissão.  
[[Arquivo:figura3.png|center|thumb|7000px||Processos vinculados]]
Dentre as atribuições da Comissão do Processo Administrativo estão:


=== Análise do caso ===
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]''Legenda da figura Processos vinculados:''
# Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
# Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.


O Presidente da Comissão deverá convocar os demais membros para uma reunião, o que registrará o início dos trabalhos da CPA.
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
Em seguida, o secretário definido dentre os membros redigirá a ata da reunião, que servirá como [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Termo de Instalação da Comissão de PA].
<tr><td style="background-color:add8e6">
A comissão tomará ciência de todo o ocorrido durante o Processo e reunirá provas adicionais (correios eletrônicos trocados, documentações envolvidas, publicações, protocolos, relatório de ligações etc.) além das já registradas, bem como analisará a defesa prévia apresentada pelo fornecedor.
'''<u>A T E N Ç Ã O</u>''':
Tais documentos nortearão a conclusão da CPA em relação à punição ou absolvição do fornecedor.


=== Sanções Administrativas ===
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Em casos [[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#INSTRU.C3.87.C3.83O_DO_PROCESSO_DE_ADES.C3.83O_A_ARP|de adesão]] é preciso vincular o processo digital da adesão.


[[Arquivo:tabela1.png|frame|Tabela 1 - Sanções previstas em lei para Processos Administrativos <ref>Curso de Sanções Administrativas, ESAF/PR (2016).</ref>]]


Para cumprir o princípio da legalidade, somente podem ser aplicadas sanções previstas em lei.  
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho.  
As sanções devem ser aplicadas conforme a análise de cada caso, respeitando os critérios de gravidade de cada irregularidade cometida, também como a frequência das ocorrências (Tabela 1).
Portanto, é necessário analisar caso a caso antes de tomar a decisão de qual sanção deverá ser aplicada, nos termos da legislação aplicável.
O artigo [[Sancoes_Administrativas|Sanções Administrativas]] detalha todas as opções possíveis e é possível identificar as aplicabilidades e embasamentos legais para cada tipo de sanção administrativa.


=== Orientações adicionais sobre sanções administrativas ===
::*Nesses casos, <u>orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão</u>. '''Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores'''.


[[Arquivo:tabela4.png|frame|Tabela 4 - Sugestões de aplicações de sanção administrativa <ref>Curso de Sanções Administrativas, ESAF/PR (2016).</ref>]]
::*Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM.


a) A aplicação da sanção deve obedecer ao previsto em Edital e no contrato e aos princípios da '''proporcionalidade''' e '''razoabilidade'''.  
::*A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.  
Ao julgar-se o caso, deve-se levar em consideração a gravidade da infração, o prejuízo causado, a vantagem auferida ou pretendida, a consumação ou não da infração, a reincidência etc.
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM">
===Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM===


b) Apenas a '''multa''' pode ser aplicada conjuntamente com outra penalidade. Assim:
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para a CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM), setor que dará continuidade ao processo.
* Advertência isolada <u>OU</u> advertência + multa;
* Suspensão isolada <u>OU</u> suspensão + multa;
* Declaração de inidoneidade isolada <u>OU</u> declaração + multa;
* Impedimento de licitar e contratar isolado <u>OU</u> impedimento + multa.
::Fundamentos: Lei nº 8.666/93, art. 87, §2º; Lei nº 10.520/2002, parte final do artigo 7º.


c) De ordem prática, dependendo da conduta descrita nas leis 8.666/93 e 10.520/2002, algumas penalidades são '''sugeridas''', levando em consideração os pressupostos da alínea (a) (Tabela 4).
</tab>
</tabs>


d) Não é necessário comprovar dolo ou má fé para a aplicação do '''impedimento de licitar e contratar'''.
=Processos administrativos pela Lei nº 14.133/2021=


::Fundamentos: Acórdão TCU Plenário nº 754/2015
'''As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2019-2022/2021/Lei/L14133.htm Lei nº 14.133/2021]).''' Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública ([https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l8666cons.htm Lei nº 8.666/1993]), veja a seção anterior, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.
::Trecho do voto da Srª Ministra Relatora Ana Arraes:
:::''28. A abordagem feita pela Sefti com relação a esse tópico não merece reparos.''
:::''Não há dúvidas de que a aplicação da sanção de inidoneidade de que trata o art. 7º da Lei 10.520/2002 independe da comprovação de dolo ou má-fé por parte do licitante.''
:::''Basta que se incorra, sem justificativa, numa das condutas ali consignadas para que seja aplicada a pena.''


e) '''Nota de empenho''' e/ou ordem de fornecimento substituem o instrumento de contrato em valores abaixo de R$ 80.000,00
<tabs>
<tab name="Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo">
==Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo==


::Fundamentos: Lei 8.666/93, art. 62.
[[Arquivo:Copy (1).png|30px]]'''Consulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção''' [[PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES]].


f) A '''atualização dos valores''' para aplicação de multa deve ser baseada na '''taxa Selic'''.
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
<tr><td style="background-color:#add8e6>'''<u>Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)</u>'''
</td></tr></table>


g) Quando o Edital menciona '''contrato''' e o referido pregão não possui contrato, o documento a ser considerado é o '''empenho'''.
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Investigatória_2| 'Fase Investigatória']]: Unidade denunciante (setor requerente);


Depois de tomadas as decisões cabíveis ao caso em julgamento pela Comissão, essa deverá registrá-las no [http://dcom.proad.ufsc.br/files/2016/12/5-Relat%C3%B3rio-Conclusivo-1.docx Relatório Conclusivo].
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Processual_2| 'Fase Processual']]: Departamento de Compras (DCOM); [[COMISSÃO DE PROCESSO ADMINISTRATIVO (CPA)|Comissão de Processo Administrativo]]; Pró-Reitoria de Administração (PROAD), como segunda instância recursal; e Reitor, como terceira instância recursal.


=== Segunda Notificação e Alegações Finais ===
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]] [[PROCESSO_ADMINISTRATIVO:_FLUXO_COMPLETO_E_LEGISLAÇÕES#Fase_Executória_2| 'Fase Executória']]: Departamento de Compras (DCOM) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD).
[[Arquivo:Fluxo - CAIE (pós PN 527-2026-GR).jpg|center|thumb|1200px||Fases do Processo Administrativo]]
</tab>
<tab name="Encaminhar denúncia">
==Encaminhar denúncia==


Após a etapa anterior, a Comissão deverá [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA notificar a empresa sobre sua decisão] e apresentar-lhe o Relatório Conclusivo. A notificação pode ser realizada via e-mail (aquele registrado no Contrato ou na Ata de Registro de Preços).  A empresa notificada terá 10 dias <ref>[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei 9.784/99], Art. 44</ref> para a apresentação das alegações finais quanto à decisão da Comissão e tais alegações deverão ser incluídas aos autos do processo, juntamente com o comprovante de envio da notificação e o comprovante de recebimento pelo fornecedor notificado.
Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral é a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deve comunicar o DCOM acerca do ocorrido.


{{info|Das alegações finais a Comissão não precisará apresentar manifestação, nem alterar o conteúdo do Relatório Conclusivo, pois é apenas uma oportunidade da empresa apresentar outras provas que possam servir de fundamento para a decisão do Pró-Reitor.}}
==Fase investigatória: passo-a-passo==


Após os passos anteriores, o ''checklist'' referente à [http://proad.ufsc.br/checklist/ Comissão] deverá ser incluído no processo. Em tese, os trabalhos dos membros da Comissão de PA encerram-se nesta etapa, podendo esses, contudo, ser convocados novamente no caso de surgimento de novos fatos, necessidade de esclarecimentos sobre o processo, ou demais demandas pertinentes ao grupo. O Relatório Conclusivo será enviado à fila CAA/PROAD apontando o fim dos trabalhos da CPA.
Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando <u>exclusivamente</u> uma Solicitação Digital (SD). {{destaque|alerta|'''Não''' cadastre um Processo Digital. '''A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.'''}}


{{info|Há, no mínimo, três documentos obrigatórios a ser elaborados e inseridos no processo pela Comissão: o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Termo de Instalação da Comissão de PA], o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório Conclusivo] e o [http://proad.ufsc.br/checklist/ Checklist]. Entretanto, quando a Comissão julgar necessário fornecer mais informações sobre o caso, pode haver mais documentos, como atas de reunião e notificações ao fornecedor.}}
[[Arquivo:Icone correto 2.jpg|30px]]Se um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar <u>uma SD de denúncia para cada pregão</u>.


{{alerta|A Comissão deverá atentar-se a todo o conteúdo do Edital correspondente ao PA, principalmente no que tange a obrigações, prazos e sanções administrativas. As ações deverão pautar-se nas legislações vigentes aplicáveis.}}
Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.
</tab>
<tab name="Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital">
===Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital===


===Terceira Notificação e Defesa Recursal===
Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e devem ser encaminhados <u>exclusivamente</u> por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM).


O Relatório Conclusivo, a Segunda Notificação e as Alegações Finais da empresa serão encaminhados por meio do PA à fila CAA/PROAD, apontando o fim dos trabalhos da Comissão do Processo Administrativo (CPA). A PROAD analisará a sugestão de aplicação das sanções feita pela CPA, bem como as Alegações Finais da empresa. Atualmente, os processos não são mais remetidos à Procuradoria Federal junto à UFSC para a análise jurídica da aplicabilidade das sanções, uma vez que essa manifestou-se sobre a natureza de PA por meio do [http://proad.ufsc.br/files/2018/11/Correspond%C3%AAncia-MEM-C-7_PC_PF_2018-Parecer-Referencial-Inadimplemento-contratual.pdf Parecer Referencial quanto a Inadimplemento contratual]. Ponderando as informações da CPA, da empresa processada e da Procuradoria Federal, além de julgamento próprio, a PROAD notificará o fornecedor de sua decisão na [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação para apresentação de Defesa Recursal].
[[Arquivo:Etp.png|30px]]No SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':


Assim como na fase da primeira notificação, é de suma importância garantir ao fornecedor amplo direito de defesa <ref>[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei 9.784/99], Arts. 2º e 38</ref>, que neste caso, será considerada como Defesa Prévia. O prazo de resposta do fornecedor deverá ser de cinco dias úteis. <ref>[http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm Lei 8.666/93], Art. 109</ref> Após o envio da notificação, a PROAD deverá inserir o [http://proad.ufsc.br/checklist/ checklist correspondente.]
[[Arquivo:Cadastro SD.png|center|frame|Cadastro SD]]


Caso o fornecedor notificado não se manifeste e sejam exauridas todas as possibilidades de contato com ele, assim como na Etapa Inicial de notificação realizada pelo SAA/DCOM, é possível que a PROAD publique no Diário Oficial o Edital de Notificação <ref>[http://www.planalto.gov.br/Ccivil_03/leis/L9784.htm Lei 9.784/99], Arts. Art. 26 (...) §4º</ref>, replicando o mesmo conteúdo enviado no ofício emitido anteriormente. Durante o período disponibilizado e determinado pela Lei, o fornecedor deverá elaborar sua defesa recursal por vias formais e devidamente documentada, apresentando argumentos que corroborem seu contraponto.
<u>Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações</u>:


===Análise da Defesa Recursal===
# No campo '''Interessado na UFSC''': informar o '''CNPJ do fornecedor''' ('''nunca''' um CPF);
# '''Grupo de assunto''': 222 – Processo;
# '''Assunto''': 807 – Processo Administrativo;
# '''Detalhamento''': <u>Utilizar o texto padrão</u> ''"Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)"''.


A Administração deverá atentar-se a dois pontos essenciais quanto ao envio do recurso do fornecedor: '''tempestividade''' e '''legitimidade'''. Somente podem ser aceitos recursos enviados dentro do prazo legal, que determina 5 (cinco) dias úteis, não tendo nenhuma obrigação a Administração em acatar recursos enviados fora deste prazo <ref>[http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm Lei 8.666/93], Arts. 110</ref>. <u>Vale ressaltar que o prazo final se dá da saída do documento no endereço do fornecedor (via correio eletrônico ou correio físico) e não da recepção do documento na UFSC (apenas em caso de entrega em mãos à PROAD)</u>.
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
<tr><td style="background-color:#add8e6">
Em caso de recurso intempestivo (fora do prazo), a PROAD anexará todas as peças recebidas para registro aos autos do PA, contudo sem a necessidade de análise e retorno ao fornecedor. Deve fazer constar também no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor sobre esse fato. Sendo o recurso tempestivo, a PROAD deverá analisar a sua legitimidade, ou seja, se o recurso possui consistência documental, além de apresentar apenas peças de teor oficial dentro do que determinam os pressupostos processuais (é necessário analisar se aqueles que assinam o recurso respondem legalmente pela empresa, se não há indícios de fraude, se os documentos possuem teor oficial entre outros).
'''<u>Exemplo</u>''':
Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 2 - Anexar documentos">
===Etapa 2 - Anexar documentos===


Após a análise do recurso, cabe à PROAD não acatar ou acatar parcial ou integralmente o conteúdo interpelado pelo contratado. Tais decisões (considerando os pressupostos legais, as provas, os relatos, o recurso e a defesa prévia) poderão ser remetidas à Procuradoria Federal para balizar os entendimentos.  
[[Arquivo:Etp.png|30px]]Salve o modelo do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando '''endereços eletrônicos setoriais da Unidade e <u>não de servidores</u>'''.  


Neste ponto, a PROAD terá duas alternativas:
{{aviso|alerta|Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório] no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento.}}


# Abrandar a decisão anterior: com base na defesa recursal, a Administração poderá diminuir a intensidade das sanções a serem aplicadas ou até mesmo excluí-las por completo;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Preencha o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;
# Manter ou acrescer a decisão anterior: nesse caso, o PA deverá ser encaminhado para decisão do Reitor da Universidade <ref>Portaria nº 1.186/GR/97/UFSC</ref>.


Caso a PROAD conclua que o fornecedor não deve ser penalizado, o PA deverá seguir para o SAA/DCOM, que continuará seu trâmite de ciência e arquivamento.
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Assine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção '''[[Assinaturas]]''');


Caso contrário, a PROAD realizará a [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Notificação da Decisão Recursal] ao fornecedor e, após, a inserirá aos autos do processo o [http://proad.ufsc.br/checklist/ checklist preenchido pelo Pró-Reitor de Administração].
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]O [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade] e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Deve-se inserir {{destaque|alerta|um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo}}.


=FASE EXECUTÓRIA=
[[Arquivo:Icone correto 2.jpg|30px]]Caso a denúncia seja relativa a um processo [[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#INSTRU.C3.87.C3.83O_DO_PROCESSO_DE_ADES.C3.83O_A_ARP|de adesão]] externa, é necessário '''anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão''' (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, {{dica|prefira compactar o Edital em pasta ZIP.|Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta}}


Sendo o fornecedor notificado da decisão da Administração quanto à aplicação de quais sanções administrativas e seus teores, a fase executória seguirá os seguintes passos:
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="100%">
# A CAA/PROAD anexará aos autos do processo a memória de cálculo da multa, quando for o caso;
<tr><td style="background-color:add8e6">
# A PROAD realizará a aplicação das penalidades determinadas no Despacho Conclusivo do Pró-Reitor (envio da GRU para recolhimento da multa e/ou registro da advertência/suspensão/impedimento de licitar e contratar no SICAF, CINEP e CEIS), assim como efetuará a publicação das penalidades no Boletim Oficial da UFSC e no Diário Oficial da União;
'''[[Arquivo:Website.png|35px]] Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório'''. {{destaque|alerta|<u>Nomeie cada arquivo individualmente, de acordo com seu conteúdo.</u>}}
# O valor das multas deverá ser recolhido por uma Guia de Recolhimento da União (GRU), encaminhada ao fornecedor apenas após o Relatório Conclusivo. Caso não haja o pagamento da GRU, o valor deverá ser cobrado na garantia do contrato, ou por desconto de créditos ou, como última instância, com a inscrição do valor em Dívida Ativa (Fundamento: artigo 86, §§2º e 3º; Artigo 87, §1º, ambos da Lei nº 8.666/93);
# Após a publicação, a PROAD encaminhará o processo ao SAA/DCOM, que por sua vez direcionará o processo à Diretoria do DCOM, para conhecimento da conclusão do mesmo;
# Após, a Direção do DCOM encaminhará o processo à Coordenadoria pertinente, para que essa possa tomar ciência e providências pertinentes (anulação ou cancelamento de empenho, registros internos etc);
# Por fim, a Coordenadoria encaminhará o processo ao SAA/DCOM.


Finalizadas as etapas citadas anteriormente, a conclusão do PA seguirá as seguintes etapas:
::*No [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]:
* O SAA/DCOM elaborará o [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Termo de Encerramento do Processo] e o anexará ao PA;  
:::*Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor:
* O SAA/DCOM efetuará o arquivamento do processo, seguido da baixa em seus registros internos sobre o encerramento do PA.
::::*Quando as tentativas de contato ocorrerem por ''e-mail'', anexe cópias dos e-mails enviados, seus respectivos comprovantes de recebimento e eventuais respostas dos fornecedores. Utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail.
::::*Quando as tentativas de contato ocorrerem por telefone, informe todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, nome e cargo da pessoa atendeu a ligação no fornecedor, o que foi informado etc.).
::::::{{destaque|alerta|Recomenda-se que, ao enviar mensagens aos fornecedores, as Unidades consultem os dados atualizados de contato dos mesmos, tanto no sistema MATL e quanto no '''Relatório de Credenciamento''' emitido dentro do sistema [https://www3.comprasnet.gov.br/sicaf-web SICAF], de modo a exaurir todas as opções de contato.}}
::*Como anexos do [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade]:
::::*Mensagens eletrônicas (''e-mails'') trocadas com o fornecedor (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
::::*Comprovantes de recebimento/de leitura de ''e-mail'' gerados pelo ''webmail'' (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
::::*Consultas ao SICAF e/ou CNPJ;
::::::{{destaque|info|O relatório de consulta ao SICAF para <u>informar impedimentos</u> deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados.}}
::::*Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3 desta seção);
::::*Despachos do SPA relacionados à denúncia;
::::*[[Arquivo:Erro.png|30px]] '''NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho'''. Anexe apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas).
::::*[[Arquivo:Aviso.png|30px]] Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 desta seção) e '''não''' anexados como peça;
::::*Demais documentos que comprovem os fatos descritos no [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Relatório de Notícia de Irregularidade], inclusive fotos e ''prints'' de tela, se houver.


O PA se dará assim por encerrado.
</td></tr></table>


{{info|A qualquer momento durante e após o PA, se houver interesse expresso à Administração, todo o teor deverá ser tornado público ao interessado direto (no caso, o fornecedor processado). Já a publicidade irrestrita ocorre após decorridos todos os recursos e a decisão final por parte da Administração, garantindo que os atos sejam acompanhados por qualquer cidadão e que seja exercido sobre eles controle de legalidade e moralidade <ref>[https://www2.senado.leg.br/bdsf/bitstream/handle/id/518231/CF88_Livro_EC91_2016.pdf] Constituição Federal de 1988, Art. 5º, alíneas XXXIII, XXXIV e LX</ref>. Caso qualquer outro fornecedor ou cidadão solicite ter acesso ao conteúdo completo do processo (após a sua finalização), deverá solicitar formalmente à [http://proad.ufsc.br/vistas-aos-processos Pró-Reitoria de Administração (PROAD).]}}
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="100%">
<tr><td style="background-color:add8e6">
[[Arquivo:748464.png|35px]] '''Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores'''


=MODELOS DE DOCUMENTOS UTILIZADOS=
*O [https://arquivos.ufsc.br/f/0da6523b75ad4c82b263/ GUIA PRÁTICO DE ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS E ATOS NORMATIVOS NA UFSC], documento divulgado por meio do [https://arquivos.ufsc.br/f/8befa731548a43de9afd/ Ofício Circular 5/2020/GR/UFSC] para orientar os servidores da instituição acerca da adequação de seus expedientes ao disposto no [http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf Manual de Redação da Presidência da República], informa em sua página 18 que:


A lista de modelos de documentos utilizáveis durante as etapas do PA encontram-se disponíveis no site do DCOM, na seção [http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/#PA Formulários e Checklists].
:::*[...] '''''O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial''', utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”'';
:::*'''''É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina''' o e-mail na primeira linha da assinatura''; [...]


*Exemplo de comprovante de recebimento de ''e-mail'':
[[Arquivo:Comprovante de recebimento.PNG|left|thumb|200px|Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.]]
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 3 - Vincular processos">
===Etapa 3 - Vincular processos===


{{info|'''[[CONSULTA E ACOMPANHAMENTO DE PEDIDOS E PROCESSOS|Clique aqui para saber como acompanhar um processo.]]'''}}
[[Arquivo:Etp.png|30px]]Vincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:


=Legislação Aplicável=
# O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
# O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.


• '''Constituição Federal de 1988''';
{{destaque|alerta|SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.}}


• '''Lei nº 8.666, de 1993''' – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública;
{{destaque|alerta|Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.}}


• '''Lei nº 10.520, de 2002''' – Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns;
Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:
[[Arquivo:figura2.png|center|thumb|7000px||Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital]]


'''Lei nº 10.406, de 2002''' – Institui o Código Civil;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]''Legenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:''


• '''Lei nº 9.784, de 1999''' – Regula processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;
# Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
# Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
# Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);  
# Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.


• '''Decreto nº 5.450, de 2005''' – Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Depois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':


• '''Decreto nº 7.892, de 2013''' – Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993;
[[Arquivo:figura3.png|center|thumb|7000px||Processos vinculados]]


'''Instrução Normativa MP nº 2, de 2008''' – Dispõe sobre regras e diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]''Legenda da figura Processos vinculados:''
# Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
# Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.


'''Instrução Normativa MP nº 2, de 2010''' – Estabelece normas para o funcionamento do Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores - SICAF no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG;
<br><table border="1" style="border-color:#FFFFFF" cellspacing="0" cellpadding="5" width="proportional">
<tr><td style="background-color:add8e6">
'''<u>A T E N Ç Ã O</u>''':


• '''Instrução Normativa CGU nº 2, de 2015''' – Regula o registro de informações no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas – CEIS e no Cadastro Nacional de Empresas Punidas – CNEP;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Em casos [[PROCEDIMENTOS_PARA_A_AQUISIÇÃO_DE_MATERIAIS#INSTRU.C3.87.C3.83O_DO_PROCESSO_DE_ADES.C3.83O_A_ARP|de adesão]] é preciso vincular o processo digital da adesão.


• '''Portaria MP nº 306, de 2001''' – Aprova sistema de cotação eletrônica de preços;


• '''Portaria MF nº 75, de 2012''' – Dispõe sobre a inscrição na Dívida Ativa da União e o ajuizamento de execuções fiscais pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional;
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Em determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho.


'''Portaria RFB nº 3.090, de 2011''' – Atribuições e competências administrativas no processo de apuração de infração e aplicação de penalidades no âmbito da Secretaria da Receita Federal do Brasil;
::*Nesses casos, <u>orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão</u>. '''Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores'''.


• '''Orientações Normativas da AGU''' nº 48 e 49, de 2014.
::*Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM.


=Referências=
::*A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.
<div style="font-size:80%">
</td></tr></table>
</tab>
<tab name="Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM">
===Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM===


<references />
[[Arquivo:Seta-bullet4.JPG]]Uma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para a CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM), setor que dará continuidade ao processo.


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Edição atual tal como às 18h26min de 30 de março de 2026

Atualmente há na UFSC processos vigentes de aquisição de bens e de contratação de serviços realizados tanto pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993) quanto pela nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021).

Conforme Parecer nº 3/SEAI/UFSC/2026, os processos administrativos referentes a aquisições por ambas as Leis devem seguir o mesmo fluxo processual estabelecido pela Portaria Normativa nº 527/2026/GR (alterada pela Portaria Normativa nº 530/2026/GR), salvo aqueles em que já houve decisão pela PROAD, ou seja, em que a participação das Comissões de Processo Administrativo já se encerraram. Em processos que se iniciaram antes da publicação das referidas Portarias Normativas não há necessidade de serem refeitos atos já praticados, devendo ser seguidos os novos fluxos para os atos ainda não praticados.

Entretanto, no que tange a sanções aplicáveis, devem ser seguidas as respectivas Leis aplicáveis ao caso concreto (8.666/1993 ou 14.133/2021) motivo pelo qual mantemos seções distintas para cada Lei neste manual.

Assim, é importante, de antemão, identificar qual a Lei aplicável a determinada aquisição ou contratação, e consultar a seção pertinente ao caso concreto. Tal informação está disponível tanto no edital publicado para um Pregão Eletrônico quanto nas Atas de Registro de Preço oriundas deste Pregão. Ambos os documentos estão disponíveis no Processo Digital da licitação, no Sistema SPA.

Esta seção do manual contempla ambos os casos, com links para as respectivas subseções.

Introdução

Um Processo Administrativo (PA) é o instrumento pelo qual a Administração Pública exerce seu poder-dever para apurar infrações e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração (fornecedores de materiais e prestadores de serviço, por exemplo). Esta seção do Manual de Compras versa sobre PAs que apuram eventuais infrações contratuais supostamente cometidas por fornecedores, baseados em sanções administrativas de tipologias distintas, cada qual a ser aplicada de acordo com o caso concreto.

Em um PA estão envolvidos os seguintes agentes:

Etp.pngNesta Introdução você:

  1. Acessa o fluxo processual dos Processos Administrativos;
  2. Aprende como encaminhar uma denúncia ao Departamento de Compras.

Processos administrativos pela Lei nº 8.666/1993

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993). Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021), veja a seção seguinte, nesta mesma página. Note que os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas às sanções aplicáveis.

Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo

Copy (1).pngConsulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.


Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

Seta-bullet4.JPG 'Fase Investigatória': Unidade denunciante (setor requerente);

Seta-bullet4.JPG 'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM); Comissão de Processo Administrativo; Pró-Reitoria de Administração (PROAD), como segunda instância recursal; e Reitor, como terceira instância recursal.

Seta-bullet4.JPG 'Fase Executória': Departamento de Compras (DCOM) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD).

Fases do Processo Administrativo

Encaminhar denúncia

Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral é a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deve comunicar o DCOM acerca do ocorrido.

Fase investigatória: passo-a-passo

Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Não cadastre um Processo Digital. A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.

Icone correto 2.jpgSe um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar uma SD de denúncia para cada pregão.

Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.

Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital

Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e devem ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM).

Etp.pngNo SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':

Cadastro SD

Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:

  1. No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
  2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
  3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
  4. Detalhamento: Utilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.

Etapa 2 - Anexar documentos

Etp.pngSalve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores.

Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do Relatório no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento.

Seta-bullet4.JPGPreencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;

Seta-bullet4.JPGAssine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);

Seta-bullet4.JPGO Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Deve-se inserir um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo.

Icone correto 2.jpgCaso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, prefira compactar o Edital em pasta ZIP.Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta


Website.png Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório. Nomeie cada arquivo individualmente, de acordo com seu conteúdo.

  • Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor:
  • Quando as tentativas de contato ocorrerem por e-mail, anexe cópias dos e-mails enviados, seus respectivos comprovantes de recebimento e eventuais respostas dos fornecedores. Utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail.
  • Quando as tentativas de contato ocorrerem por telefone, informe todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, nome e cargo da pessoa atendeu a ligação no fornecedor, o que foi informado etc.).
Recomenda-se que, ao enviar mensagens aos fornecedores, as Unidades consultem os dados atualizados de contato dos mesmos, tanto no sistema MATL e quanto no Relatório de Credenciamento emitido dentro do sistema SICAF, de modo a exaurir todas as opções de contato.
  • Mensagens eletrônicas (e-mails) trocadas com o fornecedor (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
  • Comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
  • Consultas ao SICAF e/ou CNPJ;
O relatório de consulta ao SICAF para informar impedimentos deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados.
  • Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3 desta seção);
  • Despachos do SPA relacionados à denúncia;
  • Erro.png NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho. Anexe apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas).
  • Aviso.png Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 desta seção) e não anexados como peça;
  • Demais documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos e prints de tela, se houver.

748464.png Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores

  • [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”;
  • É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...]
  • Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail:
Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vincular processos

Etp.pngVincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:

  1. O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
  2. O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.

SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.

Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.

Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:

Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Seta-bullet4.JPGLegenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:

  1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
  2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
  3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
  4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Seta-bullet4.JPGDepois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':

Processos vinculados

Seta-bullet4.JPGLegenda da figura Processos vinculados:

  1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
  2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O:

Seta-bullet4.JPGEm casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão.


Seta-bullet4.JPGEm determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho.

  • Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores.
  • Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM.
  • A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Seta-bullet4.JPGUma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para a CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM), setor que dará continuidade ao processo.

Processos administrativos pela Lei nº 14.133/2021

As informações abaixo dizem respeito a processos administrativos referentes a aquisições de bens e contratações de serviços realizadas sob o manto da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/2021). Para processos administrativos referentes a aquisições e contratações realizadas pela antiga Lei que disciplinava licitações e contratos da Administração Pública (Lei nº 8.666/1993), veja a seção anterior, nesta mesma página. Note que, neste momento, os fluxos dos processos administrativos nos dois casos são bastante similares, mas há diferenças importantes relativas aos prazos processuais.

Fluxo completo e agentes de um Processo Administrativo

Copy (1).pngConsulte o fluxo completo dos processos administrativo e a legislação pertinente na seção PROCESSO ADMINISTRATIVO: FLUXO COMPLETO E LEGISLAÇÕES.


Fases e agentes de um Processo Administrativo (PA)

Seta-bullet4.JPG 'Fase Investigatória': Unidade denunciante (setor requerente);

Seta-bullet4.JPG 'Fase Processual': Departamento de Compras (DCOM); Comissão de Processo Administrativo; Pró-Reitoria de Administração (PROAD), como segunda instância recursal; e Reitor, como terceira instância recursal.

Seta-bullet4.JPG 'Fase Executória': Departamento de Compras (DCOM) e Pró-Reitoria de Administração (PROAD).

Fases do Processo Administrativo

Encaminhar denúncia

Para que um PA seja iniciado e a suposta infração seja investigada, é necessário haver um relator da suposta irregularidade identificada, que de modo geral é a Unidade requerente do material. Porém, qualquer servidor que tenha observado irregularidades no cumprimento do Edital de um pregão deve comunicar o DCOM acerca do ocorrido.

Fase investigatória: passo-a-passo

Solicite abertura de um Processo Administrativo (PA) cadastrando exclusivamente uma Solicitação Digital (SD). Não cadastre um Processo Digital. A denúncia deve ser encaminhada exclusivamente por meio de uma SD.

Icone correto 2.jpgSe um mesmo fornecedor supostamente cometer irregularidades em pregões distintos, ainda que as irregularidades sejam iguais será preciso encaminhar uma SD de denúncia para cada pregão.

Confira as quatro etapas de uma denúncia nas abas desta seção.

Etapa 1 - Cadastrar Solicitação Digital

Fica a cargo da Unidade requerente relatar os fatos no Relatório de Notícia de Irregularidade e anexar a ele documentos comprobatórios do relato. O Relatório e seus anexos compõem a denúncia e devem ser encaminhados exclusivamente por meio de uma Solicitação Digital tramitada pelo sistema SOLAR à CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM).

Etp.pngNo SOLAR, escolha o módulo 'Sistema de Processos Administrativos (SPA)' e depois clique em 'Cadastro de Solicitação Digital', conforme a figura 'Cadastro SD':

Cadastro SD

Preencha os dados da SD utilizando as seguintes informações:

  1. No campo Interessado na UFSC: informar o CNPJ do fornecedor (nunca um CPF);
  2. Grupo de assunto: 222 – Processo;
  3. Assunto: 807 – Processo Administrativo;
  4. Detalhamento: Utilizar o texto padrão "Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor (mencionar razão social do fornecedor), referente à Ata de Registro de Preços nº XXX/20xx do pregão nº xxx/20xx por (resumo do motivo do processo, por ex.: 'Não entrega'; 'Não assinatura da ata'; 'Entrega irregular' etc.)".

Exemplo: Apuração de suposta inadimplência contratual cometida pelo fornecedor RAZÃO SOCIAL, referente à Ata de Registro de Preços nº 1987/2019 do pregão nº 475/2019, por não entrega de material.

Etapa 2 - Anexar documentos

Etp.pngSalve o modelo do Relatório de Notícia de Irregularidade e edite seus dados de cabeçalho e rodapé com as informações da Unidade requerente, sempre informando endereços eletrônicos setoriais da Unidade e não de servidores.

Ao iniciar uma denúncia, procure baixar o arquivo do Relatório no link http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, pois podem ocorrer atualizações do documento.

Seta-bullet4.JPGPreencha o Relatório de Notícia de Irregularidade procurando narrar o máximo de fatos possíveis acerca da denúncia. O Relatório de Notícia de Irregularidade deve elencar os anexos que comprovem os fatos nele descritos;

Seta-bullet4.JPGAssine o Relatório utilizando os certificados digitais válidos (conforme instruções da seção Assinaturas);

Seta-bullet4.JPGO Relatório de Notícia de Irregularidade e demais documentos nele citados como 'Anexos ao relatório' devem ser inseridos como peças na SD cadastrada na Etapa 1. Deve-se inserir um documento de cada vez, nomeado de acordo com seu conteúdo.

Icone correto 2.jpgCaso a denúncia seja relativa a um processo de adesão externa, é necessário anexar o Edital original do órgão que realizou o pregão (o documento consta no processo de adesão), a fim de serem analisadas as penalidades previstas no instrumento convocatório. Para evitar excesso de páginas na Solicitação Digital, prefira compactar o Edital em pasta ZIP.Para compactar o arquivo do Edital para ZIP no Windows 11: 1.Localize o arquivo; 2.Clique nele com o botão direito do mouse; 3. Selecione "Compactar para" e depois, "Arquivo ZIP". O arquivo compactado será salvo na mesma pasta


Website.png Informações/anexos pertinentes para comprovação dos fatos descritos no Relatório. Nomeie cada arquivo individualmente, de acordo com seu conteúdo.

  • Descrição detalhada das tentativas de contato com o fornecedor:
  • Quando as tentativas de contato ocorrerem por e-mail, anexe cópias dos e-mails enviados, seus respectivos comprovantes de recebimento e eventuais respostas dos fornecedores. Utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail.
  • Quando as tentativas de contato ocorrerem por telefone, informe todas tentativas de contato telefônico contendo o máximo de informações possível (quem ligou, para qual número, em que data e horário, nome e cargo da pessoa atendeu a ligação no fornecedor, o que foi informado etc.).
Recomenda-se que, ao enviar mensagens aos fornecedores, as Unidades consultem os dados atualizados de contato dos mesmos, tanto no sistema MATL e quanto no Relatório de Credenciamento emitido dentro do sistema SICAF, de modo a exaurir todas as opções de contato.
  • Mensagens eletrônicas (e-mails) trocadas com o fornecedor (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
  • Comprovantes de recebimento/de leitura de e-mail gerados pelo webmail (utilize a opção 'Imprimir > Salvar como PDF' no webmail);
  • Consultas ao SICAF e/ou CNPJ;
O relatório de consulta ao SICAF para informar impedimentos deve ser o disponível no menu 'Consulta > Situação do Fornecedor > Ocorrências Impeditivas Vigentes', que apresenta as datas de início e de fim do(s) impedimento(s) registrados.
  • Ata de Registro de Preços em questão (disponível no processo de compra a vincular na Etapa 3 desta seção);
  • Despachos do SPA relacionados à denúncia;
  • Erro.png NÃO é necessário anexar todas as peças de Autorizações de Fornecimento ou de Processos de Empenho. Anexe apenas as peças que esclareçam os fatos, como despachos do DCF/SEPLAN ou da CAEX/DCOM informando que o fornecedor possui condições de habilitação irregulares (impedimentos ou certidões negativas expiradas).
  • Aviso.png Processos de empenho devem ser vinculados à solicitação digital (ver Etapa 3 desta seção) e não anexados como peça;
  • Demais documentos que comprovem os fatos descritos no Relatório de Notícia de Irregularidade, inclusive fotos e prints de tela, se houver.

748464.png Orientações sobre e-mails trocados com fornecedores

  • [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”;
  • É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...]
  • Exemplo de comprovante de recebimento de e-mail:
Obs.: deve-se anexar a íntegra do comprovante de recebimento.

Etapa 3 - Vincular processos

Etp.pngVincule à solicitação digital (SD) gerada na Etapa 1:

  1. O processo de compra que gerou o pregão ao qual se refere a denúncia;
  2. O(s) processo(s) de empenho dos materiais envolvidos na denúncia.

SDs que não contenham os processos pertinentes vinculados serão recusadas.

Do mesmo modo, SDs cujas peças não estejam nominadas individualmente, ou que não contenham todas as peças necessárias, serão devolvidas para ajuste.

Siga as orientações da figura a seguir e de sua legenda para vincular os processos:

Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital

Seta-bullet4.JPGLegenda da figura Modelo de vinculação dos processos de empenho à solicitação digital:

  1. Vinculação: para realizar as vinculações acesse no SOLAR o Módulo do Sistema: SPA > Processo > Vinculação;
  2. Solicitação: informe a solicitação recém-cadastrada;
  3. Processo: informe o(s) número(s) do(s) processo(s) de empenho correspondente(s) à(s) demanda(s);
  4. Confirmar: clique em “Confirmar” para adicionar cada um dos processos de empenho.

Seta-bullet4.JPGDepois de confirmado, o processo aparecerá na lista de vinculados, conforme ilustrado na figura 'Processos vinculados':

Processos vinculados

Seta-bullet4.JPGLegenda da figura Processos vinculados:

  1. Vinculação pendente: dados da(s) vinculação(ões) confirmada(s);
  2. Salvar: após a vinculação dos processos, clique em “salvar” para finalizar o processo.

A T E N Ç Ã O:

Seta-bullet4.JPGEm casos de adesão é preciso vincular o processo digital da adesão.


Seta-bullet4.JPGEm determinadas situações a Autorização de Fornecimento (AF) que precede a emissão de empenhos poderá ser recusada pela Coordenadoria responsável no DCOM, por haver alguma irregularidade que impeça a emissão de empenho.

  • Nesses casos, orienta-se que o requerente solicite a abertura de PA contra o fornecedor em questão. Essa medida é muito importante, pois registra os prejuízos sofridos pela Administração pela falta do fornecimento do material adjudicado e cria um histórico de ocorrências por parte dos fornecedores.
  • Para solicitar a abertura do PA, proceda conforme as Etapas descritas nesta seção do Manual e além de vincular o processo de compra que originou o pregão, vincule a solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM.
  • A página da solicitação de emissão de empenho recusada pelo DCOM (onde consta o motivo de impedimento da emissão do empenho) deverá ser anexada como peça à solicitação digital de abertura de PA.

Etapa 4 - Encaminhar a SD ao DCOM

Seta-bullet4.JPGUma vez finalizadas as Etapas 2 e 3, tramite a SD gerada para a CAIE/DCOM (fila no SPA: SAA/DCOM), setor que dará continuidade ao processo.