Fluxo prévio para licitações SRP: mudanças entre as edições
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''' | #Se os itens <u>com pesquisa</u> e itens <u>sem pesquisa de preço</u> de uma Unidade requerente foram organizados em um mesmo 'processo 23080', a justificativa para compra dos itens sem pesquisa de preço deverá ser encaminhada juntamente com os itens com pesquisa de preço no '''pedido do SCL'''. Ou seja: o Ofício de Justificativa deverá obrigatoriamente se referir sobre a compra de todos os itens daquele processo: '''com e sem pesquisa de preço'''; | ||
#Se os itens que <u>não precisam de pesquisa de preço</u> estiverem em um 'processo 23080.' em que você não tem mais nenhum item, você deve '''cadastrar uma Solicitação Digital exatamente conforme as instruções desta seção''' (após 'Exemplos de como trabalhar os resultados da planilha'), contendo os documentos pertinentes às <u>Unidades requerentes que '''não''' precisarão realizar Pesquisa de Preço</u>. | |||
Na prática, {{red|'''deve constar um Ofício de Justificativa}} (e apenas um) de cada Unidade {{red|para cada processo}} do qual ela possui demanda'''. | |||
{{alerta|'''Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe a SD com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, {{red|toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).}}'''}} | |||
=== '''Exemplos de como trabalhar com os resultados da Lista Final''' === | === '''Exemplos de como trabalhar com os resultados da Lista Final''' === | ||
Edição das 16h26min de 30 de março de 2020
Fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços
De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019 o Calendário de Compras da UFSC passou a ter um novo formato de funcionamento. Cada etapa possui seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar.Esse novo método de compras possibilita também economia financeira para a instituição. Graças à implantação dessa nova metodologia em 2019, foi possível reduzir o número de processos licitatórios com aumento de itens encaminhados para pregão, o que resultou em um aumento de mais de dois milhões de Reais da economia com custas processuais, por conta da otimização dos processos em relação a 2018, totalizando o valor de R$ 16.658.148,80 de economia desde o ano de 2016 (dados até 2019). Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
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IMPORTANTE - Procedimentos ainda vigentes: |
Principais benefícios advindos desta metodologia de envio das demandas de compras por SRP:
- Melhora da organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
- Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
- Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
- Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
- Melhora da organização dos itens nos processos licitatórios;
- Redução do número de processos licitatórios;
- Redução com custas processuais;
- Maior poder de barganha com os competidores;
- Ganho de celeridade nos processos;
- Evita a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.
Cada etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:
Na prática, todas essas atividades já são pré-programadas pelo DCOM no Calendário de Compras em cada uma de suas etapas, com prazos iniciais e finais, como no exemplo do quadro a seguir:
Predefinição:Ok
Predefinição:Erro
Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:
Definição das listas fechadas de itens
PLANEJE SUAS DEMANDAS:
Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.
REVISE OS ITENS:
A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados com base nos processos de compra anteriores, entretanto é necessário que cada Unidade revise e identifique a necessidade de alteração prévia destas informações (especialmente as informações do catálogo, como a unidade de medida, a descrição resumida e a especificação), uma vez que não poderão ser editados diretamente pelas Unidades requerentes e necessitam ser ajustados conforme instruções abaixo. Lembre-se que apenas o campo "Detalhamento" e "Quantidade" são livres para edição durante a inserção das demandas, todo o restante é atrelado ao regsitro pe´vio no catálogo de itens do SCL.
FLUXO PRÉVIO PARA LICITAÇÕES SRP
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
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O que acontece nessa fase?
Nas datas previstas no Cronograma de Atividades para cada grupo/família da Etapa do Calendário de Compras, uma planilha online por família será aberta para edição e divulgada na página do Calendário de Compras. Ao clicar no link de cada planilha, o requerente será direcionado a ela e para conseguir informar as demandas da Unidade requerente (setor), deverá estar obrigatoriamente logado na(s) conta(s) Google informada(s) para o acesso das planilhas online.
DICA! Participe da lista de e-mails informativos do Calendário de Compras do DCOM. Clique aqui para se inscrever e receber e-mails de alerta sobre os prazos do calendário e eventuais alterações! Você poderá solicitar o cancelamento da inscrição quando quiser, pelo mesmo endereço.
O que encontrarei nas planilhas online?
Em cada planilha online haverá:
- uma aba com um MENU com o Cronograma de Atividades da Etapa e links pertinentes;
- uma aba com a LISTA FECHADA dos materiais daquele grupo/família do Catálogo;
- abas com LISTAS ABERTAS, identificadas por Unidade;
- uma aba com a LISTA DE ANÁLISE das demandas informadas nas listas abertas (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada) e
- uma aba com a LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todas as demandas e identificação das tarefas de orçamentação dos itens (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada).
Abaixo você verá os prints de cada uma dessas telas, acompanhado da explicação de cada uma delas.
Como consigo acesso para editar planilhas online?
Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células e abas específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:
- sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
- no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com, por exemplo). O DCOM não liberará acesso para contas pessoais do Google, da UFSC ou de qualquer outro provedor.
Predefinição:Alertapequeno até o 5º dia útil anterior ao início do prazo da fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de Atividades de cada Etapa.
ORGANIZE-SE COM ANTECEDÊNCIA! É tarefa de cada Unidade requerente:
- criar e disponibilizar a(s) conta(s) de acesso às planilhas on-line ao servidores que realizam suas compras de material,
- garantir o acesso à(s) conta(s) em caso de férias, licenças, remoção ou exoneração dos servidores gestores das compras do setor, pois não haverá prorrogação dos prazos estipulados pelo Calendário de Compras da UFSC e demandas atrasadas não serão aceitas,
- solicitar previamente à PROAD para catalogar suas demandas de itens que ainda não possuem código no Catálogo de Materiais, bem como corrigir eventuais inconsistências nas unidades de medida, descrições e especificações.
- acessar a página do Calendário de Compras para acompanhar as planilhas ao longo do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário.
| Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta. |
O que é preciso considerar ao calcular o quantitativo das demandas de materiais?
A vigência das futuras Atas de Registro de Preços (ARP) decorrentes também poderá influenciar no quantitativo, pois é preciso solicitar a compra dos materiais tendo-se em mente não apenas o período em que serão utilizados, mas também o período em que efetivamente poderão ser empenhados. Do início do processo de compras até a assinatura da ARP do material, poderá transcorrer um período de alguns meses. Com isso, os materiais poderão ser empenhados em semestres e até mesmo exercícios fiscais distintos. Portanto, mais uma vez, organize-se e planeje suas demandas!
E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?
Ao informar o quantitativo que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.
O Sistema de Registro de Preços (SRP)[1] é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração.[2] Ele diz que:
Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.
A legislação não prevê, portanto, a aquisição de uma unidade de um material pelo sistema SRP.
Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por
- Pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega);
- Adesão à Ata de Registro de Preços (se justificável);
- Dispensa de licitação (se justificável).
Tudo o que preciso saber sobre o Menu
Cada grupo/família de itens terá sua própria planilha online. As planilhas serão divulgadas na página do Calendário de Compras conforme forem sendo disponibilizadas. A primeira aba que você encontrará será a MENU, contendo uma série de informações, como o cronograma de atividades da etapa, alguns links de uso em comum para consulta e informação, bem como uma síntese dos itens inseridos na planilha.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Fechadas
Após acessar ao Menu, você encontrará na aba seguinte a LISTA FECHADA. Logo acima há algumas instruções, reforçando a necessidade de revisão e eventual alteração de alguns itens com antecedência.
ELEMENTOS DA LISTA FECHADA:
- Total fechada: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
- Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais
- Unidade de medida: Unidade pela qual pode ser apresentado aquele item (ex.: UN - unidade, RL - rolo, CX - caixa etc) conforme o catálogo de materiais
- Descrição Resumida: Resumo (título) do item conforme o catálogo de materiais
- Especificação: Informação adicional acerca do item conforme o catálogo de materiais
- Detalhamento (especificação complementar): Todas as informações técnicas necessárias que garantem a qualidade e o atendimento do item à demanda da Unidade requerente
- Valor unitário: Valor extraído, por meio de um relatório do SCL, de aquisições do ano anterior, para auxiliar na tomada de preços pelas Unidades requerentes bem como na análise dos itens pela CAPL/DCOM
- Siglas das unidades requerentes: Colunas nas quais cada Unidade requerente irá inserir suas demandas referentes a cada item apresentado na LISTA FECHADA.
Note que grifamos em VERMELHO os campos em que a Unidade requerente deverá verificar a necessidade de alteração prévia. Esses campos não podem ser alterados manualmente, pois são vinculados ao catálogo de materiais. Para isso, verifique o procedimento do setor de catalogação (PROAD).
Também grifamos em NEGRITO o campo de detalhamento, pois ele e extremamente importante para que seu item não tenha maiores chances de fracasso na licitação. Nesse campo, todos os detalhes técnicos devem ser inseridos, eles nortearão futuramente a CAEX/DCOM e a Equipe de Apoio na elaboração do Termo de Referência (um documento anexo ao Edital que estabelece todas as regras técnicas que devem ser atendidas pelos fornecedores).
PREENCHENDO A LISTA FECHADA:
Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta. Assim evitamos que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.
Cada lista fechada de um grupo/família conterá materiais para os quais as Unidades requerentes poderão preencher os quantitativos de suas demandas em uma coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR. Na coluna pertinente a cada setor, quando não houver necessidade de algum material, será possível deixar a célula correspondente em branco.
E se o material que uma unidade precisa comprar não consta nas Listas Fechadas?
- Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de LISTA ABERTA e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (setor) no SOLAR.
- Materiais com o código exclusivo da Prefeitura (203) poderão ser informados em listas abertas de planilhas correspondentes. Para isso, é necessário consultar previamente a Prefeitura por meio de uma Solicitação Digital (SPA) verificando se a mesma possui tal material para disponibilização; caso contrário, o número desta Solicitação Digital deverá constar no campo 'Justificativa'.
- Para solicitação de materiais de grupos/famílias não contemplados em nenhuma das etapas do calendário, a coordenadoria responsável no DCOM (CAPL - capl@contato.ufsc.br) deverá ser consultada previamente para verificação do melhor período para envio, sendo vedada a alteração de catalogação apenas para encaixe de itens em determinada etapa. A Coordenação da CAPL informará, então, em qual Etapa do Calendário os materiais deverão ser encaminhados e indicará a planilha online para inserção dos itens na lista aberta da Unidade solicitante.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Abertas
Em sua lista aberta na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente. Todos os materiais informados nas listas abertas serão obrigatoriamente orçados pela Unidade que os demandou.
Nas listas abertas não serão aceitos itens:
- sem código no Catálogo de Materiais da UFSC,
- sem preenchimento de todos os campos pertinentes (descrição/especificação/detalhamento, se houver/justificativa),
- com descrição/especificação diferente do que consta no Catálogo da UFSC para o item;
- com detalhamento que seja incompatível/contradizente com a descrição/especificação/unidade de medida.
Encontrei erros nos materiais da Lista Fechada! E agora?
Caso os requerentes encontrem erros nos detalhamentos dos itens das listas fechadas, deverão solicitar ao DCOM correções necessárias nos textos, mediante justificativa a ser analisada. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para indicar a correção, a Unidade requerente deverá inserir sua demanda apenas na lista aberta, preenchendo o código do material, a quantidade desejada caso a justificativa do ajuste seja aceita e todos os campos da linha correspondente com os textos corrigidos. No campo 'Justificativa', deverá explicar a correção sugerida.
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EXEMPLO: A lista fechada para a família 077.12 prevê o item
O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que faltam informações importantes no detalhamento como a voltagem e a potência do produto. Ele poderá informar o erro ao DCOM na lista aberta de sua Unidade, preenchendo todos os campos à direita com o/s texto/s correto/s:
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No caso de indicação de correção no detalhamento, a Unidade requerente não deverá inserir sua demanda na lista fechada e apenas na lista aberta.
Entretanto, o DCOM não realiza alterações nas unidades de medida, descrições e especificações do item, uma vez que essa é uma atividade realizada pelo setor de catalogação (PROAD). Neste sentido, é imprescindível que a Unidade requerente faça a conferência dos itens no catálogo (Solar) antes de inseri-los nas listas abertas.
Como encontro a Lista Aberta da minha Unidade em uma planilha online?
Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta clicar na seta ao lado da palavra Menu, conforme a figura a seguir:
Consolidação das demandas solicitadas
Aos servidores das Unidades requerentes basta conferir os resultados da consolidação na fase de 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.
A LISTA FECHADA não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
- A LISTA ABERTA passará pela aprovação da CAPL/DCOM, que analisará a justificativa item a item e decidirá se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.}}
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
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O que acontece nessa fase?
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar na aba 'LISTA DE ANÁLISE' os itens:
- aprovados/aceitos;
- consolidados/agrupados com outros itens de Listas Fechadas, ou com itens de outras Listas Abertas
- recusados.
O que não pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Alteração de códigos/descrições/especificações dos itens;
Inclusão de itens;
Correção/troca/inclusão de códigos;
Alteração de unidades de medida.
O que pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Troca ou complementação de detalhamentos;
Exclusão de item;
Alteração de quantitativo;
Como entender os resultados divulgados na Lista de Análise
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA DE ANÁLISE da planilha online de um grupo/família:
Leia atentamente as instruções da aba;
A coluna 'Resultado' apresenta a situação do item, que pode ser SIM, AGRUPADO ou NÃO:
- SIM: o item será encaminhado para licitação;
- AGRUPADO: o item foi agrupado a outro, podendo esse outro ser da lista fechada ou da lista aberta, e a coluna 'Análise' explica o agrupamento, indicando onde seu quantitativo foi acrescentado;
- NÃO: o item foi recusado e a coluna 'Análise' informa o motivo.
A coluna 'Análise' explica a coluna 'Resultado' e dá instruções ao requerente caso ele precise realizar algo dentro do prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.
O que fazer com os resultados divulgados na Lista de Análise?
- SIM: aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
- AGRUPADO: conferir na coluna 'Análise' onde sua demanda foi agrupada e aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
- NÃO: acatar ou questionar a análise.
Como questionar resultados divulgados na Lista de Análise?
Como cadastrar a solicitação digital no SPA?
Módulo do Sistema: Solar/SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
- Grupo de assunto: 246 - Reconsideração
- Assunto: 907 - Reconsideração
- Detalhamento: Ciência e aprovação - grupo de itens. Exemplo: Ciência e aprovação - 099.08
- Encaminhamento: Utilize o campo para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração com todas as informações necessárias e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma peça na Solicitação Digital (para isso, utilize um documento do Word, por exemplo).
| SPAs enviados sem obedecer as instruções desta seção do Manual serão recusados.
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Geração dos processos
Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados da geração dos processos na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir. Para um melhor entendimento, consulte a seção 'Execução das tarefas conforme divisão'.
Divisão das tarefas de orçamentação
Com a atual metodologia, em que as demandas semelhantes de todas as Unidades requerentes da UFSC são agrupadas, não há mais a necessidade de cada Unidade realizar o orçamento (pesquisa de preços) para cada item que pretende comprar. Desta forma, a divisão desta tarefa acaba gerando (na maioria dos casos) um menor número de trabalho a ser feito pelas Unidades requerentes. Assim, a CAPL/DCOM seleciona quais Unidades realizarão a tarefa de orçamentação de determinados itens, considerando toda a demanda da UFSC para estes itens (definida anteriormente na Lista Final, o que será visto a seguir).
Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados divisão das tarefas de orçamentação na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então terá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.
IMPORTANTE!
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Execução das tarefas conforme divisão
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O que acontece nessa fase?
Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades e aprovados pelo DCOM foram consolidados em uma aba contendo a LISTA FINAL, que representa um espelho dos 'processos 23080' gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo. A LISTA FINAL será anexada como peça do processo licitatório pertinente.
As Unidades devem localizar seus itens nos processos criados pela CAPL para saber se deverão realizar pesquisas de preço, ou não. Para saber como proceder em cada uma dessas situações, por favor continue a leitura desta seção.
Entendendo a Lista Final
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA FINAL da planilha online de um grupo/família:
ELEMENTOS IMPORTANTES DA LISTA FINAL:
- Qtd. Total: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
- Processo: Número do processo no qual aquele item foi incluído
- Responsável pela Pesquisa: Unidade requerente responsável pela realização da Pesquisa de Preço daquele item
- Item comp.: Indica se aquele item é compartilhado ou não com mais Unidades
- Item excl.: Indica se aquele item foi excluído
- Dem. excl.: Indica se a demanda de alguma Unidade para aquele item foi excluída
- Pecul.: Indica se aquele item possui alguma peculiaridade (lote, personalização, amostra, garantia ou prazo de entrega diferenciado, compartilhado com outro órgão, exigências de aceitação ou habilitação etc)
- Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais (fundo azul indica material de consumo, fundo laranja indica material permanente)
LEGENDA
As colunas 'Qtd. Total', 'Processo' e 'Responsável pela pesquisa' indicam respectivamente:
- Total a licitar (futuramente disponível para ser empenhado apenas pelas Unidades requerentes);
- o número do 'processo 23080' ao qual o futuro pedido será ajuntado após analisado e aprovado pela CAPL/DCOM;
- A Unidade requerente responsável pela realização da pesquisa de preço para o item, que deverá obrigatoriamente considerar no quantitativo do item informado na coluna 'Qtd. Total'.
No recorte da imagem é possível ver que a LISTA FINAL da planilha online do grupo 099.15 apresenta pela menos dois 'processos 23080' diferentes e que CURITIBANOS precisará realizar pesquisa de preços para itens de dois desses processos.
Cada Unidade requerente deve localizar sua coluna na LISTA FECHADA para identificar para quais itens será necessário enviar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA, conforme instruções ao longo desta seção. No exemplo da imagem, ARARANGUÁ e ARQ/CTC possuem demanda no item 099.15.2291174 (linha 16), que será orçado por CURITIBANOS. Nestes casos, a Unidade deverá encaminhar um SPA justificando a sua demanda, como será visto mais a frente.
Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
Nas datas previstas no Calendários de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar a aba contendo a LISTA FINAL em cada planilha online em que informaram suas demandas para encontrar:
- os itens para os quais precisão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
- os itens para os quais não precisão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.
Como eu crio um pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço
Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, deverá criar uma Pesquisa de preço no módulo 'Compras e Licitações' (SCL) e encaminhar os pedido de compra resultante à CAPL.
Os pedidos resultantes das Pesquisas de Preço serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL.
O que eu preciso conferir nos orçamentos?
O DCOM dispõe de um modelo de relatório de Pesquisa de Preço para licitação, que auxilia na conferência de todas as informações necessárias.
Entretanto, para informações mais completas, confira nosso artigo com Informações sobre orçamentos para saber mais sobre os tiopos de orçamentos válidos, fontes, validades etc.
O que preciso fazer a respeito dos itens para os quais não preciso realizar Pesquisa de Preço?
Aqui há duas possibilidades:
- Se os itens com pesquisa e itens sem pesquisa de preço de uma Unidade requerente foram organizados em um mesmo 'processo 23080', a justificativa para compra dos itens sem pesquisa de preço deverá ser encaminhada juntamente com os itens com pesquisa de preço no pedido do SCL. Ou seja: o Ofício de Justificativa deverá obrigatoriamente se referir sobre a compra de todos os itens daquele processo: com e sem pesquisa de preço;
- Se os itens que não precisam de pesquisa de preço estiverem em um 'processo 23080.' em que você não tem mais nenhum item, você deve cadastrar uma Solicitação Digital exatamente conforme as instruções desta seção (após 'Exemplos de como trabalhar os resultados da planilha'), contendo os documentos pertinentes às Unidades requerentes que não precisarão realizar Pesquisa de Preço.
Na prática, deve constar um Ofício de Justificativa (e apenas um) de cada Unidade para cada processo do qual ela possui demanda.
Exemplos de como trabalhar com os resultados da Lista Final
 Imagem 2: Exemplo de LISTA FINAL com itens para os quais NÃO será necessário criar Pesquisas de preço
Na fase de 'Inserção das demandas', a Unidade requerente XYZ informou na planilha online '099.09 Materiais de Alvenaria' que precisava de 34 itens. Na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', verifica na LISTA FINAL que dos seus 34 itens:
Para o processo 23080.1234/2019-01, a Unidade XYZ deverá:
Para o processo 23080.8910/2019-15, a Unidade XYZ deverá:
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As solicitações digitais (SPA) das Unidades que não forem designadas para realizar Pesquisa de Preços deverão ser encaminhadas obedecendo estritamente às instruções a seguir:
Legenda:
1 Grupo de assunto: 64 - Compra
2 Assunto: 206 - Compra
3 Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual o SPA deverá ser ajuntado. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha online.
Como fica a documentação da Lista de Verificação (checklist)?
A T E N Ç Ã O! A documentação exigida na Lista de Verificação dos processos de licitação não sofrerá mudanças com a nova metodologia de compras!
As Unidades requerentes deverão redigir Ofícios de Solicitação de compra apenas para a sua demanda (a mesma informada nas listas fechadas e abertas das planilhas online). Não é necessário encaminhar Lista de Verificação e demais documentos.- Unidades que porventura não forem designadas para realizar Pesquisa de Preços deverão encaminhar para o usuário CAPL/DCOM uma solicitação digital cadastrada no módulo SPA do SOLAR, contendo toda documentação pertinente à sua demanda, conforme o padrão a seguir. Essas solicitações serão analisadas e caso necessitem de ajustes, serão devolvidas, devendo ser acompanhadas na Fila 'Não recebidos' dos 'Processos Administrativos e Protocolos', podendo ser consultadas a qualquer momento pelo módulo 'SPA > Consulta de Processos/Solicitações' do SOLAR.
E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SPAs no prazo?
E se for preciso excluir demandas?
Deve ser enviado um e-mail para capl@contato.ufsc.br assim que a necessidade de exclusão for verificada, pois as exclusões demandam uma série de ações, como atualização das planilhas online, redistribuição das tarefas de orçamentação (quando houver), comunicação da exclusão às unidades que precisarão realizar a pesquisa de preço por conta da exclusão etc.
O e-mail deve obrigatoriamente informar:
- Número do 'processo 23080.' ao qual material foi destinado;
- Código do material no catálogo da UFSC;
- Quantidade a excluir
- Justificativa para exclusão
| REFORÇANDO: |
|
Não houve mudanças na nova metodologia de pedidos para |
Exceções à regra
Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.
São os casos de
- dispensas e inexigibilidades de licitação;
- licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
- adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
- pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
- raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.