Fluxo prévio para licitações SRP: mudanças entre as edições
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Edição das 19h04min de 10 de dezembro de 2021
Fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços
De modo a otimizar os procedimentos, evitar redundância de tarefas, aperfeiçoar os controles e aumentar a celeridade dos processos, a partir de 2019 o Calendário de Compras da UFSC passou a ter um novo formato de funcionamento. Cada etapa possui seu Cronograma de atividades, incluindo um fluxo prévio à inserção das informações no Sistema Solar. Esse novo método de compras possibilita também economia financeira para a instituição. Graças à implantação dessa nova metodologia em 2019, foi possível reduzir o número de processos licitatórios com aumento de itens encaminhados para pregão, o que resultou em um aumento de mais de dois milhões de Reais da economia com custas processuais, por conta da otimização dos processos em relação a 2018, totalizando o valor de R$ 26.086.984,00 de economia desde o ano de 2016 (dados até 2020). Além de todas as vantagens de otimização dos procedimentos, também é importante destacar que o melhor gerenciamento dos processos continuará a ajudar a UFSC a atender a legislação e jurisprudência de compras públicas atuais, bem como o atendimento das exigências dos órgão de controle.
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IMPORTANTE - Procedimentos ainda vigentes: |
Estes procedimentos dizem respeito apenas aos pedidos para licitação por meio do Sistema de Registro de Preços - SRP. Clique aqui para conhecer as exceções.
Os demais casos deverão ser encaminhados conforme metodologias específicas já utilizadas, inclusive os pedidos para licitação por Pregão Tradicional (Pronta Entrega).
Principais benefícios advindos desta metodologia de envio das demandas de compras por SRP:
- Melhora da organização das demandas recebidas das Unidades requerentes (setores) de toda a UFSC, provenientes de seus distintos campi;
- Melhora qualitativa na análise dos processos e, por consequência, na instrução processual;
- Evitar falhas processuais que ocasionam compras por meio de dispensa, adesão, ou mesmo a falta do material, prejudicando o desenvolvimento das atividades para as quais os materiais se destinariam;
- Evitar repetição de itens idênticos, ou semelhantes que poderiam ser consolidados, previamente distribuídos em processos licitatórios distintos;
- Melhora da organização dos itens nos processos licitatórios;
- Redução do número de processos licitatórios;
- Redução com custas processuais;
- Maior poder de barganha com os competidores;
- Ganho de celeridade nos processos;
- Evita a consecução de tarefas redundantes como, por exemplo, a realização da Pesquisa de Preço por vários requerentes para o mesmo material, dentre outras.
Considerando a estimativa vigente de custos processuais de aproximadamente R$ 17.000,00 por processo licitatório, a otimização e redução do número de processos possibilita ao Departamento de Compras economizar mais de 6 milhões de Reais anualmente para a UFSC.
Cada etapa do Calendário de Compras possui um cronograma de atividades, em que algumas serão desenvolvidas exclusivamente pelo DCOM e outras, apenas pelas Unidades requerentes, conforme o fluxo a seguir:
Na prática, todas essas atividades já são pré-programadas pelo DCOM no Calendário de Compras em cada uma de suas etapas, com prazos iniciais e finais, como no exemplo do quadro a seguir:
Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.
Acompanhe as instruções sobre cada uma das atividades do cronograma das etapas do Calendário de Compras. Recomendamos a leitura sequencial, mas você pode utilizar o índice abaixo para acessar pontualmente a cada uma delas:
Definição das listas fechadas de itens
Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. Com base no histórico dos pedidos encaminhados pelas Unidades requerentes, a CAPL/DCOM criará planilhas online com uma lista fechada contendo os itens disponíveis para licitação para cada um dos grupos de materiais pertinentes às Etapas do Calendário de Compras.
PLANEJE SUAS DEMANDAS:
Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros, ordenando suas demandas de materiais para informá-las nos prazos correspondentes a cada Etapa.
REVISE OS ITENS:
A especificação e detalhamento dos itens das listas fechadas serão padronizados com base nos processos de compra anteriores, entretanto é necessário que cada Unidade revise e identifique a necessidade de alteração prévia destas informações (especialmente as informações do catálogo, como a unidade de medida, a descrição resumida e a especificação), uma vez que não poderão ser editados diretamente pelas Unidades requerentes e necessitam ser ajustados conforme instruções abaixo. Lembre-se que apenas o campo "Detalhamento" e "Quantidade" são livres para edição durante a inserção das demandas, todo o restante é atrelado ao registro prévio no catálogo de itens do SCL. Revisar o item é essencial para garantir que as suas características técnicas atendem plenamente à demanda, por isso, faça sempre uma revisão minuciosa.
Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes
ATENÇÃO: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online! Por isso, recomendamos a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. Clique aqui e confira a nossa sugestão de como utilizar o Excel para facilitar a busca/verificação da demanda de itens da sua Unidade.
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Ao sugerir a alteração de detalhamento em algum item da LISTA FECHADA, a Unidade requerente deverá inserir a sua demanda na LISTA ABERTA, informando o detalhamento correto/adequado e informando a necessidade de alteração no campo 'justificativa'.
O que acontece nessa fase?
Há duas atividades principais nessa fase: a inserção das demandas nas Listas e a elaboração do Estudo Técnico Preliminar (ETP).
O que preciso saber antes de inserir as demandas nas listas?
É extremamente importante e obrigatório que as demandas tenham um planejamento prévio. Além disso, é preciso justificar de forma bem clara e objetiva como se chegou ao quantitativo estimado para cada item, ou seja, com base em que cálculos e informações se definiu quanto de cada material será comprado. Essas justificativas deverão constar no Estudo Técnico Preliminar (ETP) e, ao mesmo tempo, sugere-se que conste também posteriormente no Documento de Formalização da Demanda (DFD). No ETP, é necessário incluir a Memória de Cálculo destas demandas, de forma a justificar as razões pelas quais a Unidade está solicitando aqueles itens e como chegou ao quantitativo desejado. Portanto, antes de inserir os quantitativos dos itens nas planilhas, certifique-se de que estes cálculos e justificativas foram providenciados.
Quem deve elaborar o Estudo Técnico Preliminar (ETP)?
Confira também o Guia Rápido sobre o Estudo Técnico Preliminar.
O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o atendimento à Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020 da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia[Legislação 1]. Este estudo nada mais é do que o levantamento de dados e informações acerca do que constitui a demanda em um formulário digital disponibilizado pelo Ministério da Economia. Segundo a IN, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação". Agora, para que o Edital possa ser publicado no Comprasnet, é necessário que haja antes o registro dos ETP no sistema ETP Digital.
Como o Estudo Técnico Preliminar trata de uma análise anterior à execução das compras em si, o ETP deve ser elaborado antes mesmo da inserção das demandas nas Listas Fechada e Aberta. Este estudo serve para a definição de qual modalidade deverá ser usada para a aquisição dos materiais (que, historicamente, são comprados via Sistema de Registro de Preços), bem como a futura utilização dos materiais e o registro da memória de cálculo (como se chegou à estimativa dos quantitativos a serem adquiridos). O ETP deve ser elaborado por grupo de itens conforme a divisão realizada no Calendário de Compras. Por exemplo, se a Unidade possui demanda de itens no grupo 099.12 – Gêneros Alimentícios, ela deverá elaborar o seu respectivo ETP sobre essa demanda. E por se tratar de um estudo atrelado diretamente à demanda da Unidade, cada Unidade que possui demanda em um grupo de itens deverá elaborar o seu ETP. Ou seja, na prática, teremos um ETP para cada Unidade requerente em cada grupo de itens no qual possui itens a serem adquiridos.
Uma vez elaborado o ETP no sistema ETP Digital, este sistema gera um número. Este número deverá ser informado pela Unidade na Lista Fechada do grupo de itens relacionado durante a fase de inserção das demandas, no campo logo abaixo da sigla de cada Unidade requerente.
O ETP Digital é dispensável para as soluções em TIC, uma vez que para a aquisição destes materiais há um modelo próprio de ETP, a ser visto a seguir.
IMPORTANTE: Caso não haja a informação do número do ETP da Unidade na Lista Fechada até o fim da fase de inserção das demandas, a demanda desta Unidade para este grupo de itens será desconsiderada nas fases posteriores dos processos.
Para mais informações sobre o ETP (conceito, como solicitar acesso etc), acesse a página específica aqui do Manual.
O ETP será encaminhado futuramente à CAPL, por meio de protocolos digitais (chamados aqui de pedido ou SD) durante a Execução das tarefas conforme divisão.
Como faço a inserção das demandas nas Listas?
Nas datas previstas no Cronograma de Atividades para cada grupo/família da Etapa do Calendário de Compras, uma planilha online por família será aberta para edição e divulgada na página do Calendário de Compras. Ao clicar no link de cada planilha, o requerente será direcionado a ela e para conseguir informar as demandas da Unidade requerente (setor), deverá estar obrigatoriamente logado na(s) conta(s) Google informada(s) para o acesso das planilhas online.
DICA! Participe da lista de e-mails informativos do Calendário de Compras do DCOM. Clique aqui para se inscrever e receber e-mails de alerta sobre os prazos do calendário e eventuais alterações! Você poderá solicitar o cancelamento da inscrição quando quiser, pelo mesmo endereço.
O que encontrarei nas planilhas online?
Em cada planilha online haverá:
- uma aba com um MENU com o Cronograma de Atividades da Etapa e links pertinentes;
- uma aba com a LISTA FECHADA dos materiais daquele grupo/família do Catálogo;
- abas com LISTAS ABERTAS, identificadas por Unidade;
- uma aba com a LISTA DE ANÁLISE das demandas informadas nas listas abertas (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada) e
- uma aba com a LISTA FINAL, com o resultado da consolidação de todas as demandas e identificação das tarefas de orçamentação dos itens (que será liberada apenas nos prazos em que precise ser utilizada).
Abaixo você verá os prints de cada uma dessas telas, acompanhado da explicação de cada uma delas.
NÃO SE ESQUEÇA!: Cada planilha online de um grupo/família da Etapa do Calendário de Compras conterá uma lista fechada e todas as listas abertas individuais das Unidades que enviaram seus contatos à CAPL para cadastramento na nova metodologia de Compras.
Como consigo acesso para editar planilhas online?
Para autorização do acesso restrito e exclusivo às células e abas específicas para registro das demandas de cada Unidade, as seguintes informações devem ser encaminhadas para o endereço eletrônico capl@contato.ufsc.br, com confirmação de recebimento e de leitura:
- sigla da Unidade requerente no Sistema SOLAR;
- no máximo duas contas do Google (setor@gmail.com ou setor@googlegroups.com, por exemplo). O DCOM não liberará acesso para contas pessoais do Google, da UFSC ou de qualquer outro provedor.
Qualquer e-mail pode ser utilizado para criar uma conta do Google. Assim, sugerimos a criação de tal conta das seguintes formas:
- a partir da criação de um Grupo do Google (recomendado) e a inserção, neste grupo, dos e-mails que terão acesso às planilhas. Neste caso, a administração do grupo fica a cargo do setor que o criou, sem depender da ação do DCOM para a inclusão ou exclusão de usuários. Será gerado um endereço "@googlegroups.com", o qual deverá ser enviado à CAPL para liberação do acesso. Clique aqui para saber como criar e gerenciar Grupos do Google.
- utilizando o e-mail "@contato.ufsc.br" do setor. Verifique mais informações aqui.
Note que, para compor um grupo de emails do Google, as contas de email devem estar associadas a uma conta do Google.
DICA: Você sabia que é possível integrar a sua conta @ufsc.br com o Google? Clique aqui para mais informações.
Prazo para solicitar autorizações: até o 5º dia útil anterior ao início do prazo da fase de 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de Atividades de cada Etapa.
O DCOM NÃO ENVIA E-MAILS para as contas Google das Unidades requerentes, elas são necessárias apenas para que as Unidades acessem as planilhas online.
Quais os principais pontos que devo observar para esta fase?
ORGANIZE-SE COM ANTECEDÊNCIA!
É tarefa de cada Unidade requerente:
- criar e disponibilizar a(s) conta(s) de acesso às planilhas on-line ao servidores que realizam suas compras de material,
- garantir o acesso à(s) conta(s) em caso de férias, licenças, remoção ou exoneração dos servidores gestores das compras do setor, pois não haverá prorrogação dos prazos estipulados pelo Calendário de Compras da UFSC e demandas atrasadas não serão aceitas,
- solicitar previamente à PROAD para catalogar suas demandas de itens que ainda não possuem código no Catálogo de Materiais, bem como corrigir eventuais inconsistências nas unidades de medida, descrições e especificações.
- conferir se há códigos SIASG (CATMAT) desatualizados. Quando um código SIASG não esta atualizado, isso causa impactos na publicação do pregão no momento do certame (pelo DPL/DCOM). Portanto, sempre verifique se há códigos a serem atualizados. Essa atualização geralmente é indicada nas listas fechadas e finais, em vermelho - para estes itens, a Unidade precisará buscar um código mais adequado para o seu item no CATMAT. Caso haja a necessidade de atualização deste código, esta solicitação é feita no catálogo de materiais, ou seja, precisa ser solicitada à PROAD.
- acessar a página do Calendário de Compras para acompanhar as planilhas ao longo do Cronograma de Atividades de cada Etapa do Calendário.
| Nesta fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, as Unidades requerentes já devem ter bem definida a relação de toda a demanda correspondente à Etapa em questão, para conferir se os itens de sua demanda serão solicitados integralmente na lista fechada, ou se será preciso solicitar algum item na lista aberta. |
DICA! Verifique na parte superior da página se as suas alterações estão sendo salvas. As planilhas do Google são salvas automaticamente à medida em que são feitas as alterações. Caso haja algo de errado (como indisponibilidade de internet, por exemplo), aparecerá uma mensagem como "Todas as alterações foram salvas no modo off-line" ou "Você está off-line". Neste caso, é importante verificar a causa do problema, caso contrário as alterações não ficarão disponíveis para os demais encaminhamentos.
O que é preciso considerar ao calcular o quantitativo das demandas de materiais?
A vigência das futuras Atas de Registro de Preços (ARP) decorrentes também poderá influenciar no quantitativo, pois é preciso solicitar a compra dos materiais tendo-se em mente não apenas o período em que serão utilizados, mas também o período em que efetivamente poderão ser empenhados. Do início do processo de compras até a assinatura da ARP do material, poderá transcorrer um período de alguns meses. Com isso, os materiais poderão ser empenhados em semestres e até mesmo exercícios financeiros distintos. Portanto, mais uma vez, organize-se e planeje suas demandas!
E se for preciso licitar apenas uma unidade de determinado material?
Ao informar o quantitativo que represente a demanda real dos materiais a licitar nas listas fechadas e abertas, é preciso considerar a natureza dos pregões por Sistema de Registro de Preços.
O Sistema de Registro de Preços (SRP)[1] é um conjunto de procedimentos para registro formal de preços para contratações futuras pela Administração.[2] Ele diz que:
Art. 3º O Sistema de Registro de Preços poderá ser adotado nas seguintes hipóteses:
I - quando, pelas características do bem ou serviço, houver necessidade de contratações frequentes;
II - quando for conveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida ou em regime de tarefa;
III - quando for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo; ou
IV - quando, pela natureza do objeto, não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela Administração.
A legislação não prevê, portanto, a aquisição de uma unidade de um material pelo sistema SRP.
Se após a fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' algum material possuir quantitativo igual a 1 (apenas uma unidade), o item deverá ser adquirido por
- Pregão com fornecimento imediato (pronta-entrega);
- Adesão à Ata de Registro de Preços (se justificável);
- Dispensa de licitação (se justificável).
Tudo o que preciso saber sobre o Menu
Cada grupo/família de itens terá sua própria planilha online. As planilhas serão divulgadas na página do Calendário de Compras conforme forem sendo disponibilizadas. A primeira aba que você encontrará será a MENU, contendo uma série de informações, como o cronograma de atividades da etapa, alguns links de uso em comum para consulta e informação, bem como uma síntese dos itens inseridos na planilha.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Fechadas
Após acessar ao Menu, você encontrará na aba seguinte a LISTA FECHADA. Logo acima há algumas instruções, reforçando a necessidade de revisão e eventual alteração de alguns itens com antecedência.
ELEMENTOS DA LISTA FECHADA:
- Total fechada: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
- Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais
- Unidade de medida: Unidade pela qual pode ser apresentado aquele item (ex.: UN - unidade, RL - rolo, CX - caixa etc) conforme o catálogo de materiais
- Descrição Resumida: Resumo (título) do item conforme o catálogo de materiais
- Especificação: Informação adicional acerca do item conforme o catálogo de materiais
- Detalhamento (especificação complementar): Todas as informações técnicas necessárias que garantem a qualidade e o atendimento do item à demanda da Unidade requerente
- Valor unitário: Valor extraído, por meio de um relatório do SCL, de aquisições do ano anterior, para auxiliar na tomada de preços pelas Unidades requerentes bem como na análise dos itens pela CAPL/DCOM
- Siglas das unidades requerentes: Colunas nas quais cada Unidade requerente irá inserir suas demandas referentes a cada item apresentado na LISTA FECHADA.
Note que grifamos em VERMELHO os campos em que a Unidade requerente deverá verificar a necessidade de alteração prévia. Esses campos não podem ser alterados manualmente, pois são vinculados ao catálogo de materiais. Para isso, verifique o procedimento do setor de catalogação (PROAD).
Também grifamos em NEGRITO o campo de detalhamento, pois ele é extremamente importante para que seu item não tenha maiores chances de fracasso na licitação. Nesse campo, todos os detalhes técnicos devem ser inseridos, eles nortearão futuramente a CAEX/DCOM e a Equipe de Apoio na elaboração do Termo de Referência (um documento anexo ao Edital que estabelece todas as regras técnicas que devem ser atendidas pelos fornecedores).
ITENS PRÉ-APROVADOS PARA DISPENSA: Alguns itens podem aparecer com fundo LARANJA na Lista Fechada. Esses itens, considerando os relatórios de aquisições anteriores, possuem valor unitário muito baixo e, por esse motivo, são sinalizados indicando que poderão ser recusados para encaminhamento por meio do processo de licitação. Isso porque, em casos de empenhos de valor muito baixo, frequentemente temos problemas na sua execução (como não entrega por parte dos fornecedores, por exemplo). Ou seja, a Unidade requerente poderá realizar o preenchimento da demanda na Lista Fechada, entretanto (dependendo do quantitativo e da análise) este item poderá ser recusado na LISTA DE ANÁLISE e ser encaminhado para aquisição por dispensa de licitação).
PREENCHENDO A LISTA FECHADA:
Na lista fechada da planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente conseguirá digitar as quantidades apenas na coluna identificada com sua sigla. Do mesmo modo, conseguirá informar materiais apenas em sua lista aberta. Assim evitamos que informações sejam inseridas, editadas ou apagadas equivocadamente por outros setores.
Cada lista fechada de um grupo/família conterá materiais para os quais as Unidades requerentes poderão preencher os quantitativos de suas demandas em uma coluna específica, nomeada com a sigla do Setor no SOLAR. Na coluna pertinente a cada setor, quando não houver necessidade de algum material, será possível deixar a célula correspondente em branco.
E se o material que uma unidade precisa comprar não consta nas Listas Fechadas?
- Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, as Unidades poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de LISTA ABERTA e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada Unidade requerente (setor) no SOLAR.
- Materiais com o código exclusivo da Prefeitura (203) poderão ser informados em listas abertas de planilhas correspondentes. Para isso, é necessário consultar previamente a Prefeitura por meio de uma Solicitação Digital (SPA) verificando se a mesma possui tal material para disponibilização; caso contrário, o número desta Solicitação Digital deverá constar no campo 'Justificativa'.
- Para solicitação de materiais de grupos/famílias não contemplados em nenhuma das etapas do calendário, a coordenadoria responsável no DCOM (CAPL - capl@contato.ufsc.br) deverá ser consultada previamente para verificação do melhor período para envio, sendo vedada a alteração de catalogação apenas para encaixe de itens em determinada etapa. A Coordenação da CAPL informará, então, em qual Etapa do Calendário os materiais deverão ser encaminhados e indicará a planilha online para inserção dos itens na lista aberta da Unidade solicitante.
EXCEÇÃO: A SeTIC concentra a compra dos materiais de Tecnologia de Informática listados no menu Documentos de Oficialização de Demanda (DoD) da sua página.
Tudo o que preciso saber sobre as Listas Abertas
Em sua lista aberta na planilha online de cada grupo/família, cada Unidade requerente deverá obrigatoriamente justificar cada item solicitado e seu detalhamento (caso haja). Ou seja, as Unidades deverão fundamentar os motivos pelos quais é imprescindível licitar itens com determinadas características, não previstas na lista fechada do código do grupo/família correspondente. Todos os materiais informados nas listas abertas serão obrigatoriamente orçados pela Unidade que os demandou.
Nas listas abertas não serão aceitos itens:
- sem código no Catálogo de Materiais da UFSC,
- sem preenchimento de todos os campos pertinentes (descrição/especificação/detalhamento, se houver/justificativa),
- com descrição/especificação diferente do que consta no Catálogo da UFSC para o item;
- com detalhamento que seja incompatível/contradizente com a descrição/especificação/unidade de medida.
Escrever que o item não consta na lista fechada não é justificar sua inserção na lista aberta. A justificativa na lista aberta deve ser condizente com a justificativa fundamentada informada no Documento de Formalização da Demanda. Quando houver item semelhante na lista fechada, deve-se explicitar as razões pelas quais ainda assim será necessário adquirir material diverso.
Encontrei erros nos materiais da Lista Fechada! E agora?
Caso os requerentes encontrem erros nos detalhamentos dos itens das listas fechadas, deverão solicitar ao DCOM correções necessárias nos textos, mediante justificativa a ser analisada. As sugestões de correção deverão ser informadas em campo pertinente na lista aberta de cada Unidade. Para indicar a correção, a Unidade requerente deverá inserir sua demanda apenas na lista aberta, preenchendo o código do material, a quantidade desejada caso a justificativa do ajuste seja aceita e todos os campos da linha correspondente com os textos corrigidos. No campo 'Justificativa', deverá explicar a correção sugerida.
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EXEMPLO: A lista fechada para a família 077.12 prevê o item
O servidor responsável por uma Unidade requerente verifica que faltam informações importantes no detalhamento como a voltagem e a potência do produto. Ele poderá informar o erro ao DCOM na lista aberta de sua Unidade, preenchendo todos os campos à direita com o/s texto/s correto/s:
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No caso de indicação de correção no detalhamento, a Unidade requerente não deverá inserir sua demanda na lista fechada e apenas na lista aberta.
Entretanto, o DCOM não realiza alterações nas unidades de medida, descrições e especificações do item, uma vez que essa é uma atividade realizada pelo setor de catalogação (PROAD). Neste sentido, é imprescindível que a Unidade requerente faça a conferência dos itens no catálogo (Solar) antes de inseri-los nas listas abertas.
Ao término do prazo estabelecido no cronograma, todas as listas serão bloqueadas e não será mais permitida nenhuma alteração nos itens. Após esta fase, não será mais possível a inserção de demandas por parte das Unidades requerentes para a Etapa do Calendário em questão.
Como encontro a Lista Aberta da minha Unidade em uma planilha online?
Para localizar rapidamente a lista aberta de sua unidade, basta clicar na seta ao lado da palavra Menu, conforme a figura a seguir:
Consolidação das demandas solicitadas
Esta é uma fase interna do DCOM. Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, os quantitativos e justificativas informados pelas Unidades requerentes nas Listas Fechadas e Abertas serão analisados pelo DCOM para serem consolidadas em uma LISTA FINAL.
Aos servidores das Unidades requerentes basta conferir os resultados da consolidação na fase de 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir.
A LISTA FECHADA não permite modificações na especificação e/ou detalhamento do item.
- A LISTA ABERTA passará pela aprovação da CAPL/DCOM, que analisará a justificativa item a item e decidirá se aceitará itens com especificações diferentes daquelas disponibilizadas na lista fechada correspondente.
Revisão das Listas de Análise
Assim que as Listas de Análise são criadas, agrupando todas as demandas das Unidades para aqueles grupos de itens, a CAPL/DCOM passa a realizar a conferência das demandas.
Nesta estapa, há dois tipos de revisão: análise para aprovação e análise para revisão.
Na análise para aprovação, a coordenação verifica quais itens podem ser aprovados, recusados ou agrupados. Esta sinalização é feita na Lista de Análise, conforme o tópico a seguir.
Além disso, a equipe da CAPL/DCOM realiza uma revisão dos itens, a fim de identificar possíveis incosistências nos itens. Cabe ressaltar aqui que, ainda que haja uma conferência preliminar dos itens, as descrições técnicas ainda são de responsabilidade as Unidades requerentes. A conferência tem por objetivo apenas buscar identificar possíveis necessidades de correção e revisão, como em alguns exemplos abaixo:
- A unidade de medida não existe no catalogo de materias;
- A unidade de medida menciona PACOTE, mas o detalhamento não informa quantas unidades devem constar em cada pacote;
- O detalhamento pode ser inconsistente ou insuficiente;
- O detalhamento pode estar contradizente com o catálogo de materiais.
ATENÇÃO: Esse tipo de conferência deve sempre ser feita pelas Unidades requerentes antes da inserção dos itens nas Listas Fechadas e Abertas. A responsabilidade quanto à descrição dos itens é tanto da Unidade requerente quanto das Equipes de Apoio.
Após as conferências, os resultados de cada item irão aparecer na Lista de Análise como SIM, NÃO, AGRUPADO ou REVISÃO. Cada Unidade demandante deverá verificar o resultado da sua demanda e prosseguir conforme as instruções do tópico "Ciência e aprovação das demandas consolidadas".
Ciência e aprovação das demandas consolidadas
ATENÇÃO: Não é permitido alterar a ordem de colunas e abas nas planilhas online! Por isso, recomendamos a utilização do EXCEL como apoio para lançar as demandas. Clique aqui e confira a nossa sugestão de como utilizar o Excel para facilitar a busca/verificação dos itens de sua Unidade nas LISTAS DE ANÁLISE.
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O que acontece nessa fase?
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase no Cronograma de cada Etapa, as Unidades requerentes tomarão ciência dos resultados das análises da fase de 'Consolidação das demandas solicitadas' e poderão consultar na aba 'LISTA DE ANÁLISE' os itens:
- aprovados/aceitos;
- consolidados/agrupados com outros itens de Listas Fechadas, ou com itens de outras Listas Abertas
- recusados.
O que não pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Alteração de códigos/descrições/especificações dos itens;
Inclusão de itens;
Correção/troca/inclusão de códigos;
Alteração de unidades de medida.
O que pode ser solicitado pelas Unidades requerentes nessa fase?
Troca ou complementação de detalhamentos;
Exclusão de item;
Alteração de quantitativo;
Como entender os resultados divulgados na Lista de Análise
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA DE ANÁLISE da planilha online de um grupo/família:
Leia atentamente as instruções da aba;
A coluna 'Resultado' apresenta a situação do item, que pode ser SIM, AGRUPADO ou NÃO:
- SIM: o item será encaminhado para licitação;
- AGRUPADO: o item foi agrupado a outro, podendo esse outro ser da lista fechada ou da lista aberta, e a coluna 'Análise' explica o agrupamento, indicando onde seu quantitativo foi acrescentado;
- NÃO: o item foi recusado e a coluna 'Análise' informa o motivo.
- REVISÃO: o item necessita ser revisado e a coluna 'Análise' informa o motivo.
A coluna 'Análise' explica a coluna 'Resultado' e dá instruções ao requerente caso ele precise realizar algo dentro do prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do Cronograma pertinente na Etapa do Calendário de Compras.
ATENÇÃO: a coluna 'Análise' deverá ser consultada para todos os resultados, pois mesmo um item marcado com SIM poderá ter alguma instrução/explicação que poderá ser contestada nesta fase.
DEMANDAS EXCLUÍDAS PARCIALMENTE
Cabe salientar que, em determinadas situações, o item pode permanecer aprovado mas apenas o quantitativo de algumas Unidades pode ser suprimido, por se entender que não alcançarão o valor mínimo de empenho conforme definido nos Termos de Referência. Desta forma, é imprescindível que sejam verificadas as informações contidas inclusive nos itens aprovados, uma vez que a Unidade poderá ser orientada a adquirir sua demanda por outras modalidades de compra.
Há também casos em que é indicado pelo DOCM que a Unidade consulte outra, com maior demanda para este item, a fim de que seja verificada a possibilidade da emissão de empenho em conjunto. O DCOM consulta, via email, as Unidades para que se manifestem quando julga que essa possibilidade é viável. Desta forma são evitados problemas na execução do objeto por parte do fornecedor (que frequentemente podem alegar que os custos relativos à produção e entrega do objeto não seriam vantajosos frente ao valor empenhado). Havendo a concordância registrada (via email) da Unidade consultada em se emitir o empenho em conjunto, e sendo as Unidades situadas no mesmo campus, a demanda com baixo quantitativo poderá ser mantida.
O que fazer com os resultados divulgados na Lista de Análise?
- SIM: aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
- AGRUPADO: conferir na coluna 'Análise' onde sua demanda foi agrupada e aguardar a fase 'Execução das tarefas conforme divisão';
- NÃO: acatar ou questionar a análise.
Como questionar resultados divulgados na Lista de Análise?
Caso a Unidade requerente não concorde com algum resultado divulgado na LISTA DE ANÁLISE e deseje questionar a análise de item/itens, deverá encaminhar uma Solicitação Digital via SPA/SOLAR para o Setor CAPL/DCOM, conforme instruções a seguir e apenas no prazo previsto na fase 'Ciência e aprovação das demandas consolidadas' do cronograma previsto para a Etapa do Calendário de Compras.
Como cadastrar a solicitação digital no SPA?
Módulo do Sistema: Solar/SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
- Grupo de assunto: 246 - Reconsideração
- Assunto: 907 - Reconsideração
- Detalhamento: Ciência e aprovação - grupo de itens. Exemplo: Ciência e aprovação - 099.08
- O 'Detalhamento' deve seguir obrigatoriamente esse padrão para poder ser identificado na fila da CAPL/DCOM. Solicitações fora deste padrão não serão consideradas!
- Deverá ser encaminhada uma solicitação para cada grupo/família de itens, uma vez que as reanálises são feitas por grupo de itens.
- Solicitações encaminhadas após o fim do prazo previsto para a etapa de Ciência e Aprovação não serão consideradas!
- Sempre informe a respectiva linha do item na Lista de Análise, além dos respectivo código do item, uma vez que em diversas ocasiões os códigos de item são repetidos. Desta forma o item é localizado com precisão, sem risco de manutenção equivocada em demandas nas listas.}}
- Encaminhamento: Utilize o campo para informar os dados dos materiais para os quais deseja reconsideração com todas as informações necessárias e encaminhe para o Setor CAPL/DCOM, sem selecionar Usuário. Caso ultrapasse 2000 caracteres, será preciso inserir uma peça na Solicitação Digital (para isso, utilize um documento do Word, por exemplo).
| SPAs enviados sem obedecer as instruções desta seção do Manual serão recusados.
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Como é feita a análise das solicitações encaminhadas?
Após o prazo de 'Ciência e Aprovação', todas as solicitações recebidas serão analisadas pela coordenação da CAPL/DCOM por grupo/família de itens, considerando cada justificativa e solicitação de ajuste. Caso o pedido seja acatado, o ajuste é realizado e o item comporá a LISTA FINAL. Se restam dúvidas por parte da CAPL/DCOM acerca da solicitação, a Unidade requerente poderá ser consultada para alinhamento. Caso o pedido para ajuste se refira a solicitações que já deveriam ter sido enviadas/providenciadas pelas Unidades requerentes antes dessa fase ou trate de correções e alterações que não possam ser feitas, a solicitação será devolvida, com a devida justificativa, para arquivamento. Em qualquer situação, todas as solicitações recebidas pela CAPL/DCOM durante a fase de 'Ciência e Aprovação' são devolvidas com o retorno acerca da análise.
Assim que todas as solicitações são analisadas e respondidas, os itens são ajustados na Lista Final para a composição dos processos, como será visto a seguir.
Solicitações encaminhadas fora do prazo não serão consideradas.
Geração dos processos
Esta é uma fase interna do DCOM. Procurando evitar que itens semelhantes sejam encaminhados em processos licitatórios distintos e buscando reduzir o número de processos de compra a partir da consolidação de todas as demandas encaminhadas pelas Unidades requerentes, nessa fase do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os processos de compra serão criados pelo DCOM a partir do agrupamento dos itens das LISTAS FINAIS de cada grupo/família (consolidadas a partir das listas fechadas e abertas, como já visto na seção 'Consolidação das demandas solicitadas').
Aos servidores das Unidades requerentes basta verificar os resultados da geração dos processos na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão', quando então haverá atividades a desenvolver e prazos a cumprir. Para um melhor entendimento, consulte a seção 'Execução das tarefas conforme divisão'.
VOCÊ SABIA? O agrupamento de itens realizado pelo DCOM em 2018, ainda que com a metodologia antiga, gerou à UFSC a economia aproximada de R$ 6,6 milhões, totalizando o valor de aproximado deR$ 16 milhões de economia com custas processuais desde o ano de 2016 (dados até 2019).
Divisão das tarefas de orçamentação
Esta é uma fase interna do DCOM. Com base nas demandas informadas por cada Unidade requerente nas listas fechadas e abertas, o DCOM determinará as responsabilidades de cada uma delas em relação à orçamentação (Pesquisa de Preços) de todos os materiais a licitar, gerando os pedidos de compra para as Unidades responsáveis pela orçamentação destes itens.
Com a atual metodologia, em que as demandas semelhantes de todas as Unidades requerentes da UFSC são agrupadas, não há mais a necessidade de cada Unidade realizar o orçamento (pesquisa de preços) para cada item que pretende comprar. Desta forma, a divisão desta tarefa acaba gerando (na maioria dos casos) um menor número de trabalho a ser feito pelas Unidades requerentes. Assim, a CAPL/DCOM seleciona quais Unidades realizarão a tarefa de orçamentação de determinados itens, considerando toda a demanda da UFSC para estes itens (definida anteriormente na Lista Final, o que será visto a seguir).
O que acontece nessa fase?
Após a CAPL/DCOM distribuir a tarefa de orçamentação, as Unidades requerentes receberão um pedido de compra com os itens que ficarem responsáveis pela Pesquisa de Preços. Este pedido será gerado com o quantitativo total de cada item a licitar, conforme definido na LISTA FINAL. Os servidores das Unidades requerentes devem verificar os resultados da divisão das tarefas de orçamentação e consultar a Fila de Trabalho Rever Pedido para identificar as atividades que precisarão desenvolver e prazos a cumprir na fase de 'Execução das tarefas conforme divisão'.
IMPORTANTE!
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ATENÇÃO
- Não há mudanças na criação de uma pesquisa de preços. No entanto, a inserção dos itens na Pesquisa de Preços deve seguir a ordem dos itens no Pedido de Compra que foi recebido na Fila de Trabalho 'Rever Pedido'.
- A diferença é que nesta metodologia as Unidades requerentes não precisarão mais criar um pedido de compra, pois o pedido será gerado pela CAPL na fase de 'Divisão das tarefas de orçamentação' e encaminhado para a Unidade diretamente na Fila de Trabalho Rever Pedido, contendo apenas os itens em que a Unidade ficou responsável pela pesquisa de preços.
- Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o mesmo texto informado no campo 'Objeto' do Pedido de Compra. Pesquisas de preços que não forem criadas com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificadas e não consideradas no processo licitatório!
- O Pedido de Compra gerado pela CAPL será encaminhado para a Fila de Trabalho do servidor que possuir o CPF cadastrado no DCOM como responsável pela sua Unidade para encaminhamento de pedidos de compra.
Quem consegue visualizar e editar o pedido de compra gerado pela CAPL/DCOM?
Cada Unidade requerente que deseja inserir as suas demandas nas Listas Fechada e Aberta, deve ter um CPF de um servidor cadastrado com a CAPL para receber os pedidos de compra. Como só é possível cadastrar um único CPF por Unidade, é necessário que o servidor cadastrado permita o acesso à sua Fila de Trabalho para os demais servidores do setor que poderão auxiliar na realização da pesquisa de preços e encaminhamento do pedido de compra.
ATENÇÃO: Apenas pela Fila de Trabalho do servidor com o CPF cadastrado é que será possível visualizar o pedido de compra gerado pela CAPL.
Para permitir o acesso à Fila de Trabalho:
- Acessar o Solar, no módulo WFLOW;
- Ir em Configurações => Permitir Acesso a minha Fila de Trabalho;
- Escolher o Sistema SCL - Sistema de Compras e Licitações;
- Clicar em 'Adicionar' e inserir o CPF ou o nome do servidor que terá a permissão e clicar em 'procurar';
- Assinalar o servidor e clicar em 'Selecionar' e depois 'Salvar'.
Para acessar a Fila de Trabalho de outro servidor:
- Acessar o Solar e, na barra lateral esquerda, no canto inferior da tela, clicar em Fila de Trabalho;
- Clicar na seta ao lado do seu nome e escolher o nome do servidor do qual pretende acessar a Fila de Trabalho.
Ao permitir o acesso à sua Fila de Trabalho, o outro servidor poderá visualizar todos os pedidos e processos como se estivesse visualizando a sua própria Fila de Trabalho, conseguindo receber, editar e encaminhar quaisquer pedidos ou processos. Todas as tramitações serão realizadas em nome do servidor que estiver realizando o encaminhamento.
DICA! Dar acesso à sua Fila de Trabalho para outros servidores evita que os processos fiquem parados enquanto você estiver de férias, pois qualquer outro servidor com permissão poderá tramitar tudo o que for necessário, sem precisar esperar pelo seu retorno às atividades!
Execução das tarefas conforme divisão
As soluções em TIC possuem um fluxo diferenciado em relação à metodologia! Clique aqui para obter maiores informações.
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O que acontece nessa fase?
Os itens e quantitativos solicitados por todas as Unidades e aprovados pelo DCOM foram consolidados em uma aba contendo a LISTA FINAL, que representa um espelho dos 'processos 23080' gerados pelo DCOM, contendo todas as informações relativas a saldos disponíveis para cada Unidade após a finalização do processo. A LISTA FINAL será anexada como peça do processo licitatório pertinente.
As Unidades devem localizar seus itens nos processos criados pela CAPL para saber se deverão realizar pesquisas de preço, ou não. Para saber como proceder em cada uma dessas situações, por favor continue a leitura desta seção.
Entendendo a Lista Final
Utilize a figura a seguir e suas legendas para compreender a aba LISTA FINAL da planilha online de um grupo/família:
ELEMENTOS IMPORTANTES DA LISTA FINAL:
- Qtd. Total: É a somatória do quantitativo de todas as unidades para aquele item
- Processo: Número do processo no qual aquele item foi incluído
- Responsável pela Pesquisa: Unidade requerente responsável pela realização da Pesquisa de Preço daquele item
- Item comp.: Indica se aquele item é compartilhado ou não com mais Unidades
- Item excl.: Indica se aquele item foi excluído
- Dem. excl.: Indica se a demanda de alguma Unidade para aquele item foi excluída
- Pecul.: Indica se aquele item possui alguma peculiaridade (lote, personalização, amostra, garantia ou prazo de entrega diferenciado, compartilhado com outro órgão, exigências de aceitação ou habilitação etc)
- Código do item: Código do item conforme o catálogo de materiais (fundo azul indica material de consumo, fundo laranja indica material permanente)
LEGENDA
As colunas 'Qtd. Total', 'Processo' e 'Responsável pela pesquisa' indicam respectivamente:
- Total a licitar (futuramente disponível para ser empenhado apenas pelas Unidades requerentes);
- o número do 'processo 23080' ao qual o futuro pedido será ajuntado após analisado e aprovado pela CAPL/DCOM;
- A Unidade requerente responsável pela realização da pesquisa de preço para o item, que deverá obrigatoriamente considerar no quantitativo do item informado na coluna 'Qtd. Total'.
No recorte da imagem é possível ver que a LISTA FINAL da planilha online do grupo 099.15 apresenta pela menos dois 'processos 23080' diferentes e que CURITIBANOS precisará realizar pesquisa de preços para itens de dois desses processos.
Cada Unidade requerente deve localizar sua coluna na LISTA FINAL para identificar para quais itens será necessário enviar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA, conforme instruções ao longo desta seção. No exemplo da imagem, ARARANGUÁ e ARQ/CTC possuem demanda no item 099.15.2291174 (linha 16), que será orçado por CURITIBANOS. Nestes casos, a Unidade deverá encaminhar uma solicitação digital justificando a sua demanda, como será visto mais a frente.
O que são peculiaridades?
Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são:
- Agrupamento em lotes: alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada nesse tópico;
- Personalização de itens*: determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no Documento de Formalização da Demanda) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns;
- Pedido de amostra: trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui;
- Habilitação e critério de aceitação: certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros;
- Fabricação sob medida*: alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico,
- Demais peculiaridades: certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item.
* Para tais itens, o pedido deve conter documentos adicionais anexados ao pedido.
Personalização: Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta;
Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação).
IMPORTANTE: Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas!
Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final quanto no Documento de Formalização da Demanda:
Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias:
- Se o item com peculiaridade não está sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br;
- Mencionar obrigatoriamente quais itens possuem determinadas peculiaridades no Documento de Formalização da Demanda, campo Peculiaridades;
- A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência.
Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM.
Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?
Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:
- Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
- Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que também serão agrupados ao processo de compra.
Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?
Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar a aba contendo a LISTA FINAL em cada planilha online em que informaram suas demandas para encontrar:
- os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;
- os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.
Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?
Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, deverá criar uma Pesquisa de preço no módulo 'Compras e Licitações' (SCL) e anexar o mapa comparativo de preços no pedido de compra gerado pela CAPL e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação dos itens.
Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as Pesquisas de Preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL.
ATENÇÃO: Ao criar a Pesquisa de Preço, na fase de inserção dos Itens, o campo 'Assunto' deverá ser obrigatoriamente preenchido com o mesmo texto informado no campo 'Objeto' do Pedido de Compra. Pesquisas de preços que não forem criadas com esta identificação padrão correm o risco de não serem identificadas e não consideradas no processo licitatório!
Quais são os documentos que devem ser elaborados nessa etapa?
Confira também o Guia Rápido sobre os documentos obrigatórios nos pedidos de licitação.
Além do Estudo Técnico Preliminar (ETP), já elaborado anteriormente na fase de inserção das demandas nas Listas por todas as Unidades que possuem demanda em um processo, há alguns documentos que devem compor os pedidos de compra na fase de Execução das Tarefas:
- Documento de Formalização da Demanda (DFD): É o documento que formaliza a demanda da Unidade requerente, que substituiu o antigo Ofício de Justificativa. Portanto, cada Unidade que possui demanda em algum processo deve elaborar esse documento, independentemente se possui ou não tarefa de pesquisa de preços. A Unidade deve elaborar um DFD por processo, conforme a organização dos itens realizada pelo DCOM. Assim, toda Unidade com demanda elabora o DFD, considerando apenas a demanda da própria Unidade referente ao processo. O DFD registra todas as informações que autorizam previamente a futura execução da compra e, por isso, deve ser assinado pelo Ordenador de Despesas da Unidade. O art. 3º da Portaria Normativa nº 47/2014/GR define quais cargos na UFSC possuem essa competência. Apesar de o DCOM disponibilizar um modelo para facilitar a sua elaboração, o DFD não é um formulário, e sim um documento que deve ser construído levando em consideração as informações intrínsecas da demanda da própria Unidade. No DFD também deve ser inseridas as informações referentes ao PAC/PGC, as justificativas para a aquisição, o enquadramento legal e demais informações pertinentes indicadas no próprio modelo do documento. Deve constar apenas um DFD por Unidade requente por pedido*;
- Relatório de Pesquisa de Preços: Trata-se do documento que registra, em detalhes, os procedimentos adotados para a Pesquisa de Preços dos itens. Apenas a Unidade que realiza pesquisa de preços elabora o Relatório, considerando toda a demanda compartilhada das Unidades referente aos itens para os quais possui tarefa de orçamentação. Deve conter informações sobre o período das pesquisas, as fontes dos preços, os filtros aplicados no Painel de Preços, a relação e eventuais fornecedores que foram contatados mas não retornaram com orçamentos, as eventuais desclassificações de preços, além das demais informações indicadas no modelo do documento ou que a Unidade julgue pertinentes. Deve conter a metodologia de classificação dos preços para cada item, individualmente (média, mediana ou menor preço), junto às suas respectivas justificativas. Ao mesmo tempo, no pedido, para cada item é necessário haver a demonstração da média, mediana e menor preço (seja pelo relatório do Painel de Preços ou pela planilha de cálculo). Assim como o DFD, esse documento não é um formulário, isto é, deve ser sempre elaborado conforme a realidade específica de cada pesquisa/processo. Também é necessário incluir as conclusões obtidas a partir das análises das pesquisas. Deve constar apenas um Relatório por Unidade requente por pedido*;
- Mapa Comparativo de Preços: É um documento gerado automaticamente pelo sistema Solar, na finalização de uma pesquisa de preços. Como seu nome sugere, o mapa serve para comparar os preços obtidos para cada item. No caso de itens cuja pesquisa obteve todos os orçamentos no Painel de Preços, o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no pedido utilizando o CNPJ do Ministério da Economia: 00.394.460/0001-41. No caso de itens cuja pesquisa obteve orçamentos de fontes mistas, deve-se utilizar a planilha de cálculo para inserir os dados das empresas e seus respectivos valores; essa planilha deve ser inserida ao pedido, e o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no mapa comparativo utilizando o CNPJ da UFSC: 83.899.526/0001-82. Para a geração do Mapa no sistema deve ser utilizado o critério “média dos valores”. Também é um documento a ser verificado apenas por Unidades que possuem tarefa de orçamentação;
- Formulário de Indicação da Equipe de Apoio: Esse documento, elaborado pelas Unidades que fazem orçamentação em um processo, serve para indicar membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão. Essa equipe auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes. Portanto, é importante que as indicações levem em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. Deve constar apenas um Formulário por Unidade requente por pedido*.
- Lista de Verificação (checklist): Este formulário, preenchido pelas Unidades que realizam pesquisa de preço, serve para que sejam verificados se todos os pontos obrigatórios referentes ao pedido de compras foram atendidos. Deve ser assinado pelo servidor responsável pelo seu preenchimento. Deve constar apenas um checklist por Unidade requente por pedido*.
* Unificação de documentos: é necessário que os documentos sejam unificados, ou seja, que sejam encaminhados apenas um DFD, um Relatório de Pesquisa Preços, um Formulário de Equipe de Apoio e uma Lista de Verificação por Unidade/pedido. Essa medida se faz necessária para que as informações estejam registradas de forma mais clara nos processos, facilitando auditorias internas e externas, bem como a padronização e revisão das demandas encaminhadas nos pedidos para cada processo. Sugerimos que, para a elaboração colaborativa entre os responsáveis pelas pesquisas, seja utilizada uma plataforma online de edição de documentos (como o Google Docs).
Abaixo relacionamos o que dev[1]e ser considerado (demandas e quantitativos) na elaboração de cada documento (clique na imagem para ampliar):
O que eu preciso conferir nos orçamentos?
O DCOM dispõe de um modelo de relatório de Pesquisa de Preço para licitação, que auxilia na conferência de todas as informações necessárias.
Entretanto, para informações mais completas, confira nosso artigo com Informações sobre orçamentos para saber mais sobre os topos de orçamentos válidos, fontes, validades etc.
O que preciso fazer a respeito dos itens para os quais não preciso realizar Pesquisa de Preço?
Aqui há duas possibilidades:
- 1. Se os itens com pesquisa e itens sem pesquisa de preço de uma Unidade requerente foram organizados em um mesmo 'processo 23080', a justificativa para compra dos itens sem pesquisa de preço deverá ser encaminhada juntamente com os itens com pesquisa de preço no pedido do SCL. Ou seja: o Documento de Formalização da Demanda deverá obrigatoriamente se referir sobre a compra de todos os itens daquele processo: com e sem pesquisa de preço;
- 2. Se os itens que não precisam de pesquisa de preço estiverem em um 'processo 23080.' em que você não tem mais nenhum item, você deve cadastrar uma Solicitação Digital exatamente conforme as instruções desta seção (após 'Exemplos de como trabalhar os resultados da planilha'), contendo os documentos pertinentes às Unidades requerentes que não precisarão realizar Pesquisa de Preço.
Na prática, deve constar um Documento de Formalização da Demanda (e apenas um) de cada Unidade para cada processo do qual ela possui demanda, além do Estudo Técnico Preliminar (ETP) já elaborado anteriormente.
Caso, por algum motivo, a Unidade responsável originalmente pela orçamentação não cumpra a tarefa e/ou não encaminhe o pedido com os orçamentos dentro do prazo previsto no cronograma do Calendário, toda a sua demanda será excluída e a tarefa de orçamentação será redistribuída para outra Unidade requerente daquele(s) item(ns).
Exemplo de como trabalhar com os resultados da Lista Final
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Assim, Araranguá procederá da seguinte forma:
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As solicitações digitais (SD) das Unidades que não forem designadas para realizar Pesquisa de Preço deverão ser encaminhadas obedecendo obrigatoriamente às instruções a seguir:
LEGENDA:
Grupo de assunto: 64 - Compra
Assunto: 206 - Compra
Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser ajuntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha online.
A solicitação digital deve ser encaminhada à fila CAPL/DCOM.
Pedidos e SDs que forem encaminhados sem o correto preenchimento do campo 'ASSUNTO' serão devolvidos para ajuste.
Como fica a documentação da Lista de Verificação (checklist)?
Veja no quadro a seguir os documentos obrigatórios para cada situação:
O DCOM dispõe de modelos do Documento de Formalização da Demanda e do Relatório de Pesquisa de Preço para licitação, que auxiliam na conferência de todas as informações necessárias.
E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?
Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.
Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.
Para evitar esse tipo de situação, sugerimos que, especialmente os itens inseridos nas Listas Abertas, tenham seus orçamentos já adiantados antes mesmo da 'Divisão das tarefas de orçamentação', uma vez que praticamente em todos os casos tais itens serão exclusivos da Unidade demandante (o que a tornará consequentemente a responsável pela orçamentação). Assim, parte das tarefas já estarão adiantadas antes mesmo da fase pertinente.
E se for preciso excluir demandas?
Deve ser enviado um e-mail para capl@contato.ufsc.br assim que a necessidade de exclusão for verificada, pois as exclusões demandam uma série de ações, como atualização das planilhas online, redistribuição das tarefas de orçamentação (quando houver), comunicação da exclusão às Unidades que precisarão realizar a pesquisa de preço por conta da exclusão etc.
O e-mail deve obrigatoriamente informar:
Número do 'processo 23080.' ao qual material foi destinado;
- Código do material no catálogo da UFSC;
- Quantidade a excluir
- Justificativa para exclusão
Lembre-se que a fase correta para a exclusão de itens é até o fim da Ciência e Aprovação! As exclusões posteriores necessitam de justificativa, uma vez que a simples desistência após a fase de Ciência e Aprovação poderá implicar na exclusão total da demanda da Unidade no processo relacionado.
LEMBRETE:
O Guia Prático de Elaboração de Documentos Oficiais e Atos Normativos na UFSC, documento acerca da adequação dos expedientes da UFSC ao disposto no Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2018), informa em sua página 18 que:
- [...] O endereço eletrônico utilizado pelos servidores públicos deve ser oficial, utilizando-se as extensões institucionais, como por exemplo “@ufsc.br” e “@contato.ufsc.br”;
- É obrigatório informar o nome por completo do servidor que assina o e-mail na primeira linha da assinatura; [...]
Como proceder no caso de soluções em TIC?
Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC, inclusive como proceder, na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.
Um ponto fundamental de diferença entre as aquisições de solução em TIC e as demais aquisições via SRP é a elaboração prévia, pela Equipe de Planejamento da Contratação, de alguns documentos próprios das soluções em TIC.
Os modelos destes documentos, bem como alguns exemplos de preenchimento, constam na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Estes documentos são elaborados previamente à fase de orçamentação. Cada documento é elaborado em um período próprio, conforme explicado pelo fluxograma na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Portanto, sempre verifique previamente e com atenção quando e para onde cada documento deve ser tramitado em uma solicitação digital via SPA (veja na página sobre Contratação de soluções de TIC como essas solicitações devem ser registradas).
Os documentos são elaborados e assinados pelos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação. Esta equipe sempre será formada por um integrante da área requisitante (Unidade requerente), um integrante da área de TI (SeTIC) e um integrante da área administrativa (PROAD). Alguns documentos também são assinados pelo ordenador de despesas da Unidade e pelo superintendente da SeTIC.
As soluções em TIC também possuem detalhes específicos sobre a pesquisa de preços.
Quem deve elaborar estes documentos?
- Todas as Unidades que possuem demanda, independentemente se possuem ou não tarefa de orçamentação, devem elaborar os três documentos mencionados acima.
Como esses documentos são encaminhados?
Verifique como preceder na página sobre Contratação de soluções de TIC.
Estes documentos devem ser elaborados e finalizados, conforme o fluxograma, antes do envio à CAPL/DCOM durante a etapa de envio das orçamentações ("Autuação e complementação do processo" no fluxograma).
Como e quando o restante da documentação referente às pesquisas de preço devem ser encaminhadas?
- Na etapa "Autuação e complementação do processo" do fluxograma, as Unidades devem encaminhar os pedidos e as solicitações digitais ao DCOM. Na prática:
- as Unidades que possuem tarefa de orçamentação devem encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC e também um pedido (via SCL) contendo o restante da documentação (Relatório de Pesquisa de Preços, Mapa Comparativo de Preços, Orçamentos, Formulário de Equipe de Apoio e Checklist);
- as Unidades que não possuem tarefa de orçamentação precisam encaminhar, nesta etapa, uma solicitação digital via SPA com a documentação das soluções em TIC.
- Neste tipo de processo, o ETP Digital não é utilizado, sendo substituído pelo ETP próprio para estas aquisições
Preciso elaborar o DFD?
Não. Neste tipo de aquisição, o Documento de Oficialização da Demanda (DOD) substitui o DFD, e também é assinado pelo ordenador de despesas.
Verifique todas as informações pertinentes às soluções em TIC na nossa página sobre Contratação de soluções de TIC.
VALE O REFORÇO: PLANEJE SUAS DEMANDAS!
Sempre que possível as listas fechadas serão disponibilizadas previamente ao início de cada Etapa do Calendário de Compras, para que as Unidades possam planejar antecipadamente os pedidos futuros.
Continuidade do processo
Esta é uma fase interna do Departamento de Compras. A CAPL/DCOM analisará todos os pedidos e SDs e os agrupará ao processo pertinente, que será encaminhado para a próxima etapa: a elaboração do Termo de Referência.
Exceções à regra
Em algumas situações será admitido o envio dos pedidos diretamente por meio do Sistema Solar/SCL, sem necessidade do Fluxo Prévio.
São os casos de
- dispensas e inexigibilidades de licitação;
- licitações para fornecimento imediato (pronta-entrega);
- adesões a atas de registro de preços de outros órgãos;
- pedidos para licitações SRP de materiais de setores que possuem códigos próprios (Prefeitura Universitária, Restaurante Universitário, Imprensa Universitária e Almoxarifado Central), de livros para a Biblioteca Central e de materiais específicos para a Editora Universitária e
- raras exceções, autorizadas previamente pela Direção do DCOM.
Em caso de dúvidas, entre em contato antecipadamente e considerando os prazos dos cronogramas de cada Etapa. As consultas devem ser formalizadas (por meio dos e-mails informados na seção "Contatos" da página do DCOM) para que tanto dúvidas quanto orientações em resposta fiquem registradas e sejam, quando necessário, anexadas aos processos pertinentes.