Documentação e instrução processual de licitações

Como localizar os itens da minha unidade na Lista Final?

Nas datas previstas no Calendário de Compras para essa fase do Cronograma de Atividades em cada Etapa, as Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do calendário de compras para encontrar:

• os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos 23080 em que os pedidos com essas pesquisas serão ajuntados;

• os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos 23080 em que esses SPAs resultantes serão ajuntados.

Como eu encaminho o pedido com os itens para os quais preciso realizar Pesquisa de Preço?

Quando a Unidade localizar itens na LISTA FINAL para os quais precisa realizar Pesquisa de preço, um pedido de compras será gerado pela CAPL/DCOM e encaminhado para a Fila de Trabalho Rever Pedido da Unidade responsável pela orçamentação destes itens.

É possível gerar uma pesquisa de preço automaticamente. Dentro do pedido gerado pelas importações das listas finais, na fila Rever Pedido, haverá um botão para a geração da pesquisa de preço, que resgatará todas as informações já inseridas no pedido.

Botão "Gerar pesquisa de preço" dentro do pedido de compras.

Ao clicar no botão, a pesquisa de preço gerada aparecerá dentro do mesmo pedido.

Pesquisa gerada automaticamente dentro do pedido de compras.

Clicando no link gerado (ou na lupa, ao lado do número do pedido), será possível acessar a pesquisa para a inserção das fontes, preços e demais informações pertinentes.

Após a inserção das informações, basta gerar o mapa comparativo de preços (na aba "Resultado" da pesquisa"), fazer o download e anexar como uma peça ao pedido de compra.

Clique aqui para ter mais informações sobre as Pesquisas de preço.

Os pedidos resultantes da Lista Final, após serem complementados com as pesquisas de preço e demais documentos necessários, serão analisados pela equipe da CAPL e, uma vez aprovados, serão ajuntados aos processos de compra (23080) pertinentes, previamente criados na fase de 'Geração dos processos' e informados na LISTA FINAL

Documentação necessária (EM ELABORAÇÃO - NÃO UTILIZAR)

Documento	Orientações	Quem deve fazer?	Como enviar?	Fundamentação
Estudos Técnicos Preliminares (ETP)	Sistema para preenchimento: Comprasnet SIASG Modelo com informações necessárias ao preenchimento no sistema: Modelo para orientação			Instrução Normativa n. 40, de 22 de maio de 2020 Informações compiladas sobre o ETP
Documento de Formalização da Demanda	Modelo para preenchimento: Modelo para preenchimento			Lei n. 9.784/1999, Art. 2º. Acórdão n. 254/2004 - Segunda Câmara - TCU Orientação Normativa /SEGES n. 2, de 06 de junho de 2016, Anexo I, item 2 Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU
Comprovante de disponibilidade do recurso	Nota de Dotação, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)			Lei n. 8.666/1993, Art. 14 e 38, caput Lei n. 4.320/1964, Art. 60 Memorando Circular n. 6/DCOM/PROAD/2014
Ofício de Justificativa	É o documento que auxilia o DCOM a consolidar a formalização das demandas das Unidades requerentes. Portanto, cada Unidade que possui demanda em algum processo deve elaborar esse documento, independentemente se possui ou não tarefa de pesquisa de preços. Apesar de o DCOM disponibilizar um modelo para facilitar a sua elaboração, o Ofício não é um formulário, e sim um documento que deve conter a justificativa para a demanda daquele processo e o alinhamento com o Planejamento de Contratações, por meio da informação dos números dos DFDs digitais referentes à demanda incluídos no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC).
Orçamentos	Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços. Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.
Relatório de Pesquisa de Preços:	Trata-se do documento que registra, em detalhes, os procedimentos adotados para a Pesquisa de Preços dos itens. Apenas a Unidade que realiza pesquisa de preços elabora o Relatório, considerando toda a demanda compartilhada das Unidades referente aos itens para os quais possui tarefa de orçamentação. Deve constar apenas um Relatório por Unidade requente por pedido*;
Mapa Comparativo de Preços	É um documento gerado automaticamente pelo sistema Solar, na finalização de uma pesquisa de preços. Como seu nome sugere, o mapa serve para comparar os preços obtidos para cada item. No caso de itens cuja pesquisa obteve todos os orçamentos no Painel de Preços, o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no pedido utilizando o CNPJ do Ministério da Economia: 00.394.460/0001-41. No caso de itens cuja pesquisa obteve orçamentos de fontes mistas, deve-se utilizar a planilha de cálculo para inserir os dados das empresas e seus respectivos valores; essa planilha deve ser inserida ao pedido, e o valor de referência relacionado à metodologia escolhida (média, mediana ou menor preço) deve ser inserida no mapa comparativo utilizando o CNPJ da UFSC: 83.899.526/0001-82. Para a geração do Mapa no sistema deve ser utilizado o critério “média dos valores”. Também é um documento a ser verificado apenas por Unidades que possuem tarefa de orçamentação;
Formulário de Indicação da Equipe de Apoio:	Esse documento, elaborado pelas Unidades que fazem orçamentação em um processo, serve para indicar membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão. Essa equipe auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes. Portanto, é importante que as indicações levem em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens. Deve constar apenas um Formulário por Unidade requente por pedido*.
Lista de Verificação (checklist):	Este formulário, preenchido pelas Unidades que realizam pesquisa de preço, serve para que sejam verificados se todos os pontos obrigatórios referentes ao pedido de compras foram atendidos. Deve ser assinado pelo servidor responsável pelo seu preenchimento. Deve constar apenas um checklist por Unidade requente por pedido*.
Peculiaridades	Alguns itens possuem características específicas que demandam maior atenção, especialmente na elaboração do Termo de Referência e na aceitação e habilitação das propostas. Por isso, esses itens devem ser analisados com cautela e destacados em algumas etapas do processo. Os tipos mais comuns de peculiaridade são: Agrupamento em lotes: alguns itens são complementares ou obrigatoriamente precisam ser compatíveis para o pleno funcionamento. Verifique sempre se a indicação de agrupamento em lote é adequada nesse tópico; Personalização de itens*: determinados itens preveem personalização (como inserção de logotipos, siglas, cores etc). É imprescindível justificar (no documento Itens com Peculiaridades) os motivos pelos quais o item deve ser personalizado, uma vez que esses itens costumam ser mais onerosos do que itens comuns; Pedido de amostra: trata-se da necessidade de solicitar aos competidores amostras do material a ser adquirido. Pedidos de amostra devem ser solicitados e autorizados previamente pela Direção do DCOM. Verifique mais informações aqui; Habilitação e critério de aceitação: certos itens possuem critérios especiais de aceitação e habilitação da proposta, como a exigência de laudos, atendimento a normas técnicas entre outros; Fabricação sob medida*: alguns materiais (por exemplo, móveis sob medida) são exclusivos e precisam ser projetados especialmente para atender a demanda da Unidade requerente. Para estes itens, é necessária a elaboração de um projeto básico, Demais peculiaridades: certos itens necessitam de garantia ou prazo de entrega diferenciado, ou são compartilhados com outro órgão, ou então são de ampla concorrência ou ME/EPP (mediante justificativa técnica) etc. Estes são apenas alguns exemplos de peculiaridades não tão recorrentes, mas podem haver outras tantas, a depender do item. Algumas das peculiaridades podem estar atreladas a uma fase específica do pregão, especialmente no que diz respeito a documentações comprobatórias sobre as características técnicas do item (aceitação), sobre capacidade técnica e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor (habilitação) e determinadas exigências e obrigações da contratada (execução). Para saber mais sobre essas fases, leia o tópico Documentos a serem exigidos em cada etapa da licitação. Para tais itens, o pedido deve conter documentos adicionais anexados ao pedido. Personalização: Documento com as informações acerca da personalização. Exemplo: caso seja uma camiseta personalizada com um logotipo, deve-se encaminhar junto ao item (no pedido) informações como o logotipo a ser utilizado, quais as dimensões a serem aplicadas e a localização na vestimenta; Fabricação sob medida: Projeto básico. Exemplo: caso seja um móvel sob medida, é necessário um projeto contendo características mínimas que garantam tanto a qualidade quanto a correta orçamentação, tais como: dimensões totais, materiais que compõem o item, características gerais do item, critérios para instalação e demais informações que sejam importantes para garantir a qualidade do item e da precificação). IMPORTANTE: Todas as peculiaridades devem ser devidamente justificadas! Também devem ser devidamente sinalizadas no campo apropriado tanto na Lista Final Verifique se sua demanda possui algum(ns) item(ns) que possue(m) alguma peculiaridade. Caso haja, algumas ações são necessárias: Se o item com peculiaridade não está sinalizado na LISTA FINAL (coluna H), comunique a CAPL/DCOM através do e-mail capl@contato.ufsc.br; Preencher obrigatoriamente o documento Itens com peculiaridades com os itens que possuem determinadas peculiaridades; A ideia é sempre buscar definir previamente o que torna tal item "peculiar" e quais exigências faremos constar no Termo de Referência. Em caso de dúvidas, entre em contato com a CAPL/DCOM

Instrução processual

Qual a diferença entre Pedido e Solicitação Digital (SD)?

Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos:

• Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar. O pedido é gerado pelas Unidades requerentes que possuem tarefa de orçamentação para alguns itens (ou automaticamente, quando há a importação da lista final pelo sistema Solar). Essas solicitações digitais possuem um fluxo pré-determinado no sistema;
• Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. É por meio das SDs que a Unidade encaminha à CAPL o seu Documento de Formalização da Demanda (DFD) e o Estudo Técnico Preliminar (ETP), que também serão agrupados ao processo de compra.

Após providenciar a documentação, o pedido deve ser instruído da seguinte forma:

Responsáveis pelos orçamentosDemais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

• O Pedido Gerado pelo DCOM estará na fila “Rever Pedido” do Sistema de Compras e Licitações (SCL)

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

Modelos de formulários e checklists

1. ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
2. Ofício de Justificativa (atualizado)
3. Orçamentos dos itens e documentos relacionados
4. Mapa Comparativo de Preços (gerado na pesquisa de preços)
5. Relatório de Pesquisa de Preços (atualizado)
6. Formulário de Equipe de Apoio (atualizado)
7. Checklist (atualizado)

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte:

• Criar uma Solicitação Digital (SD) via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros:
  • Grupo de assunto: 64 - Compra
  • Assunto: 206 - Compra
  • Detalhamento: Preencher apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e completar o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba LISTA FINAL de cada planilha.

• Anexar os documentos.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS

Modelos de formulários e checklists

1. ETP Digital (gerado no Compras.gov.br)
2. Ofício de Justificativa (atualizado)

Encaminhar para CAPL/DCOM

Prazos

E se uma Unidade não enviar os pedidos e/ou SDs no prazo?

Caso alguma Unidade não envie a documentação necessária ao andamento do processo dentro dos prazos estabelecidos, toda a sua demanda será desconsiderada do processo licitatório pertinente e as tarefas serão redistribuídas para outras Unidades solicitantes do mesmo material. Caso tenha sido a única Unidade a solicitar os materiais que não orçou, tais itens serão excluídos do pedido.

Tais medidas são necessárias para que os processos licitatórios tenham fluidez e não haja problemas futuros, como o vencimento de orçamentos encaminhados dentro do prazo e morosidade na disponibilização das Atas de Registro de Preços para empenho, entre outros.

Uma vez que os prazos definidos nortearão o encaminhamento dos processos consolidados de todas as Unidades da UFSC, não haverá possibilidade de prorrogação, sob pena de atrasar o processo como um todo. Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis. Desta forma, caso ocorra atraso no atendimento de alguma das atividades, a demanda da Unidade será recusada automaticamente.

Ajustes nos pedidos

Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.

O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 dias úteis a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.

Pedidos e processos de licitaçãoAjustes solicitados pelo requerenteAjustes solicitados pelo DCOM

Os pedidos de licitação encaminhados ao DCOM via SCL/SOLAR são conferidos de modo a verificar a documentação obrigatória para a sua instrução e se atendem aos seguintes requisitos:

• itens solicitados na Etapa correta do Calendário de Compras e dentro dos prazos;
• pedidos separados por grupos e famílias, conforme instruções do Calendário;
• justificativa para pedidos encaminhados fora do prazo.

Caso contenha alguma inconsistência, o pedido de licitação é devolvido ao requerente para proceder com os ajustes de acordo com o despacho.

No fluxo prévio previsto pela metodologia de compras, após a correta instrução do pedido pelos requerentes na fase 'Execução das tarefas conforme divisão' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, o pedido será ajuntado ao processo de compras (23080.XXXXX/ANO-XX) criado pelo DCOM na fase Geração dos Processos do mesmo Cronograma, sendo automaticamente tramitado para a fila 'Triagem'. Após todos os demais pedidos do processo serem ajuntados, o processo inteiro será tramitado para a fila 'Pesquisa de Preços'.

Antes do encaminhamento do processo de compras à CAEX para elaboração do Termo de Referência, sempre que necessário a equipe da CAPL devolverá os pedidos aos requerentes para realização de ajustes de acordo com o despacho.

Predefinição:Info

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Para a correta instrução dos pedidos de compra na metodologia de compras que prevê o fluxo prévio para licitações pelo Sistema de Registro de Preços (SRP), cada requerente precisa se planejar com antecedência de modo a conseguir determinar suas demandas para cada Etapa do Calendário de Preços e definir os detalhamentos dos itens que serão solicitados.

De posse dessas informações, na fase 'Inserção das demandas nas listas fechadas e abertas pelas Unidades requerentes' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, os requerentes poderão consultar as listas fechadas de cada grupo/família e informar as quantidades dos itens que desejam licitar.

Se a lista fechada de um grupo/família não contemplar toda demanda setorial de materiais a licitar por SRP, os requerentes poderão informar esses outros itens em uma aba específica, chamada de lista aberta e disponível na mesma planilha online em aba individual, nomeada com a sigla de cada requerente no SOLAR.

Antes de informar os itens em sua lista aberta, a Equipe de Apoio designada por cada requerente deve obrigatoriamente conferir se os itens estão com as informações técnicas corretas.

Predefinição:Alerta

Após o encaminhamento do pedido na fase 'Divisão das tarefas de orçamentação' do Cronograma de cada Etapa do Calendário, cada requerente precisa acompanhar diariamente a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se ele não retornou para ajustes.

FIQUE ATENTO:

• Os 05 dias úteis para devolução dos ajustes começam a contar a partir da data em que o pedido ou processo foi encaminhado ao requerente pela CAPL/DCOM.

• Se for solicitado um ajuste no Pedido de Compras, o pedido deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Pedido e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste no Processo Licitatório, o processo deve ser recebido pela Fila de Trabalho Rever Processo e as alterações nos itens devem ser realizadas nesta Fila de Trabalho.

• Se for solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços, ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme instruções da seção Como corrigir a Pesquisa de Preço.

• Todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa.}}

Acesse aqui o novo formato do Calendário de Compras do DCOM e confira os cronogramas de atividades por Etapa.