Documentação e instrução processual de licitações

De quais itens preciso providenciar a documentação?

As Unidades requerentes deverão acessar as listas finais disponíveis na página do Calendário de Compras para encontrar:

• os itens para os quais precisarão realizar pesquisa de preço e os processos SPA (iniciando com 23080) em que os pedidos com essas pesquisas serão juntados;
• os itens para os quais não precisarão realizar Pesquisa de Preço (se houver) e para os quais deverão encaminhar uma Solicitação Digital cadastrada no módulo SPA e os processos SPA (iniciando com 23080) em que essas SDs resultantes serão juntadas.

Utilize esta planilha para auxiliar a consulta dos itens da sua Unidade.

Documentação necessária

Documentos comuns a todos os processos licitatórios

Documento	Orientações	Quem deve fazer e como enviar?	Fundamentação
Estudos Técnicos Preliminares (ETP)	Rascunho e modelo com orientações Orientações gerais	Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD	IN SEGES 58/2022
Ofício de Justificativa	Modelo com orientações	Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD	Lei n. 9.784/1999Art. 2º ON SEGES n. 2/2016Anexo I, item 2 Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU
Pesquisa de preços	Orientações gerais Deve-se anexar ao pedido: Orçamentos e preços obtidos Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso) Relatório de Pesquisa de Preços Modelo de nota técnica para o Sistema de Pesquisa de Preços Mapa Comparativo de Preços	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	IN SEGES n. 65/2021 Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 23, § 1º Inclusão dos valores no Sistema SCL
Indicação da Equipe de Apoio	Modelo para preenchimento A indicação dos membros que comporão a Equipe de Apoio do pregão, que auxilia o pregoeiro na avaliação técnica das propostas enviadas pelas empresas concorrentes, deve levar em consideração o conhecimento técnico dos membros com relação aos itens.	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 8º, §§ 1º e 3º Decreto 11.246/2022Art. 4ª e Art. 16 Ofício Circular n. 32/2023/PROADitem 5
Lista de Verificação (checklist)	Modelo para preenchimento	Responsável pelos orçamentos: via Pedido	ON SEGES n. 2/2016Art. 2º, I Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU

Documentos adicionais para situações excepcionais

Documento	Orientações	Quem deve fazer e como enviar?	Fundamentação
Peculiaridades	Modelo para preenchimento Orientações gerais para quando houver: Personalização de itens Agrupamento em lotes Solicitação de amostra Fabricação sob medida Documentos para habilitação diferenciados Critérios de aceitação diferenciados Demais peculiaridades, como: Garantia diferenciada Prazo de entrega diferenciado Compartilhamento com outros órgãos Ampla concorrência ou ME/EPP, entre outros	Quando for o caso: Responsável pelos orçamentos: via Pedido Demais Unidades: via SD
Documento de Formalização da Demanda	Modelo para preenchimento	Apenas para os pregões pronta-entrega	Lei n. 9.784/1999Art. 2º ON SEGES n. 2/2016Anexo I, item 2 Parecer n. 00655/2016/PFUFSC/PGF/AGU
Comprovante de disponibilidade do recurso	Nota de Dotação, Portaria da Liberação do Recurso (quando da PROPG), Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária ou documento similar que comprove a disponibilidade de recurso (se vinculado a entidades de fomento, como CAPES, FINEP, CNPq, FAPESC, etc.)	Apenas para os pregões pronta-entrega	Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021Art. 150 Lei n. 4.320/1964Art. 60

Instrução processual

Responsáveis pelos orçamentos

Demais requerentes

Os requerentes que ficaram responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte: O Pedido gerado pelo DCOMTanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos: Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho) Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. estará na Fila de Trabalho em Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido. Localize o pedido na lista, clique e o receba Clique em OK para prosseguir Na aba Documentos, anexe os seguintes documentos: ETP Digital (gerado no ) Ofício de Justificativa Pesquisa de preços: Orçamentos e preços obtidos Troca de mensagens com fornecedores (se for o caso) Relatório de Pesquisa de Preços (gerado no ) Mapa Comparativo de Preços (gerado no Sistema Solar) Formulário de Equipe de Apoio Peculiaridades (se for o caso) Checklist Na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado No campo Despacho informe Para triagem e clique em Encaminhar

Os requerentes que NÃO são responsáveis pela orçamentação devem observar o seguinte: Crie uma Solicitação Digital (SD)Tanto pedido quanto SD são nomenclaturas utilizadas para protocolos que reúnem os documentos necessários e que serão agrupadas ao processo de compra. Para fins de distinção, utilizamos os seguintes termos: Pedido: trata-se do pedido gerado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL), do sistema Solar para as Unidades requerentes que farão a orçamentação para alguns itens Estes protocolos possuem um fluxo predeterminado no sistema (filas de trabalho) Solicitação Digital (SD): são as solicitações digitais registradas no módulo Processos Administrativos (SPA) do sistema Solar. A SD é gerada pelas Unidades que não possuem tarefa de orçamentação, mas que possuem demanda em determinado processo. via Sistema de Processos Administrativos (SPA) com os seguintes parâmetros: Grupo de assunto: 64 - Compra Assunto: 206 - Compra Detalhamento: Preencha apenas com o texto no seguinte padrão: Documentação para processo 23080 e complete o preenchimento com o número completo do processo ao qual a solicitação digital deverá ser juntada. Este número será informado na aba "LISTA FINAL" de cada planilha. Anexe os documentos: ETP Digital (gerado no ) Ofício de Justificativa Peculiaridades (se for o caso) Clique no botão Encaminhar e preencha o seguinte: Motivo tramitação: 1 (Para Providências) Encaminhamento: Para análise Tarefa: Encaminhar para outro setor Setor: CAPL/DCOM Ao final, clique no botão Encaminhar

Atenção: Deve-se inserir os documentos em ordem, nomeados de acordo com seu conteúdo.

Processos recebidos com a documentação inserida de forma inadequada, como exemplificado na figura abaixo, serão devolvidos para adequação antes de qualquer análise.

Anexação das peças

Prazos

Considerando que:

• os processos licitatórios são compartilhados entre todas as Unidades;
• que a análise pelo DCOM é apenas um das etapas do processo licitatório (fase interna);
• que o processo ainda passa por outras instâncias (como PROAD, DPC, SEPLAN e Procuradoria Federal), e também pela fase externa (conduzida pelo DPL);
• que há dezenas de processos e milhares de itens sendo encaminhados anualmente, dentro do cronograma do Calendário de Compras;
• que o atraso em um processo pode prejudicar o andamento dos das outras Etapas;
• que o atraso do envio da documentação por uma Unidade pode comprometer o resultado de todo o processo, prejudicando todas as outras Unidades participantes;
• que parte da documentação enviada pelas Unidades que cumpriram os prazos tem vigência que pode expirar no caso de atraso no encaminhamento do processo,

os prazos dos cronogramas do Calendário de Compras não serão prorrogados, evitando assim prejuízo institucional às outras Unidades participantes

As Unidades que não cumprirem os prazos definidos poderão ter sua demanda excluída do processo.

Caberá às Unidades a organização interna para consecução das atividades nos prazos, inclusive no que diz respeito a férias e eventuais afastamentos dos servidores responsáveis.

Ajustes

Ajustes solicitados pelo DCOM

Ajustes solicitados pelo DCOM

Após a análise do DCOM, os Pedidos de Compras podem ser devolvidos aos requerentes para que ajustes sejam realizados.

Por este motivo, é necessário acompanhar diariamente^{Art. 7º} a sua Fila de Trabalho no Solar para verificar se o Pedido não retornou para ajustes:

• Se foi solicitado um ajuste no Pedido de Compras:
  • receba o pedido na Fila de Trabalho Compras e Licitações/Pedido de Compras/Rever Pedido
  • verifique na aba Pasta Digital o último despacho do DCOM
  • ajuste o que for necessário nas abas correspondentes
  • após todos os ajustes terem sido efetuados:
    • na aba Encaminhar selecione a Ação Revisado
    • no campo Despacho informe sobre o cumprimento do despacho e clique em Encaminhar

• Se foi solicitado um ajuste na Pesquisa de Preços:
  • ela deve ser acessada pelo Módulo Compras & Licitações, conforme orientações da seção Mapa Comparativo de Preços
  • todas as alterações realizadas nos itens da Pesquisa de Preços e/ou no Mapa Comparativo precisam ser obrigatoriamente realizadas de modo idêntico nos itens do Pedido de Compras e vice-versa
  • o servidor da CAPL responsável pela análise do processo enviará no despacho as orientações adicionais necessárias

• O prazo para a devolução do pedido ou do processo com os ajustes solicitados é de 05 (cinco) dias úteis^{Art. 24} a partir do seu encaminhamento pelo DCOM e não a partir do recebimento pelo requerente.

• Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada somente poderão ser solicitados até a etapa de elaboração do Termo de Referência.

• NÃO É POSSÍVEL a alteração de itens, especificações e quantitativos, ou de desistência do item, fora do cronograma do Calendário de Compras.

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

Solicitação de ajustes pela Unidade requerente

• Para enviar as seguintes solicitações de ajustes nos pedidos, utilize o PAI - Portal de Atendimento Institucional
  • Alteração de detalhamento do item demandado
  • Alteração de quantitativo demandado para o item
  • Exclusão da demanda de determinado item da Unidade
  • Prorrogação do prazo para execução da atividade ou do prazo informado pelo DCOM para ajustes
• As solicitações encaminhadas por e-mail serão recusadas

• A solicitação será analisada pelo servidor da CAPL responsável pela análise do processo e pela Coordenação
• Aguarde o retorno da solicitação e a consulte diretamente no PAI