PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS
INSTRUÇÃO DO PROCESSO LICITATÓRIO
ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE O PREGÃO ELETRÔNICO!
De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.
- Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
- Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.
Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC
Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Esses materiais específicos de consumo (como de expediente, limpeza, café e açúcar, por exemplo), deverão ser solicitados pelos setores/unidades da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR. Materiais que não são exatamente os mesmos, mas que possam ser substituídos por aqueles fornecidos pelo Almoxarifado, também deverão ser solicitados desta forma.
Para saber como solicitar materiais ao Almoxarifado Central, clique aqui.
Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente.
Todo processo de compras na UFSC é digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:
- Identificar se a licitação será pelo Sistema de Registro de Preços ou Pronta Entrega;
- Criar uma pesquisa de preços; e
- Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas e instruções do documento Calendário de Compras.
- Quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços, tirando as exceções, os pedidos são originados pelas planilhas online disponibilizadas no sítio do DCOM.
- Quando se tratar de uma licitação Pronta Entrega, ou exceções do SRP, o pedido já é enviado diretamente pelo SCL.
O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo servidor com perfil de 'Aprovação de Pedidos de Compras' no setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser
- devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada,
- ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.
A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.
Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.
- Para solicitar acesso ao módulo SCL à SeTIC, proceda conforme instruções da página http://setic.ufsc.br/permissoes/.
- Para conhecer os tipos de compras de materiais realizadas pela UFSC, acesse a página Compras Públicas.
- Para saber como realizar pedido de compra de material no SCL/SOLAR, leia:
- Catálogo de materiais - para saber como consultar os materiais de consumo e permanentes já disponíveis no catálogo da UFSC;
- Fluxo prévio para licitações SRP - para saber como enviar as demandas por meio de sistemática própria para este tipo de licitação;
- Como iniciar uma pesquisa de preços - para aprender a criar uma pesquisa de preços, etapa que antecede o pedido de compras;
- Como realizar um pedido de compra - para aprender a criar e encaminhar um pedido de compra.
Revisão de termos importantes
- SCL - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema SOLAR onde são realizados os pedidos de compras de materiais.
- Solicitação Digital (SD) - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.
- Processo administrativo de compras - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas pode ser consultado em qualquer etapa por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.
- Calendário de Compras - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O Calendário de Compras é divulgado no sítio eletrônico do DCOM e por Ofício Circular encaminhado pelo módulo SPA/SOLAR ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.
- Material de consumo e material permanente: Ver página 'Grupos de materiais'.
- Pesquisa de preços: Ver página PESQUISA DE PREÇOS
Documentos necessários
Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:
a) Documento de Formalização da Demanda
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
b) Estudo Técnico Preliminar (ETP)
Clique aqui para saber mais sobre.
c) Mapa Comparativo de Preços
Clique aqui para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.
d) Orçamentos
Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços.
Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.
e) Relatório de Pesquisa de Preços
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
Verifique os procedimentos acerca da pesquisa de preços, bem como as informações pertinentes que devem constar no Relatório.
f) Indicação de Equipe de Apoio
Clique aqui para saber as atribuições da Equipe de Apoio.
g) Documento que indique a formação de lotes e a referida justificativa para a criação desses, se necessário
Clique aqui para saber mais sobre agrupamento de itens em lote.
h) Checklist
Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.
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Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste.
Catálogo de materiais
(Clique para acessar a seção)
Fluxo prévio para licitações SRP
(Clique para acessar a seção)
Informações sobre orçamentos
(Clique para acessar a seção)
Pesquisa de preços
(Clique para acessar a seção)
Documentos passíveis de exigência aos fornecedores em cada etapa da licitação
O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:
| Fase | Aceitação | Habilitação | Execução |
|---|---|---|---|
| O que acontece | Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência. | Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços. | Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I). |
| Tipo de documentos | Documentos referentes às características técnicas dos itens | Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor | Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato |
| O que pode ser exigido | Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital. | Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto[1]. | Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato. |
| Exemplos |
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É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas?
Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.
Pedido de compra: Sete Passos
(Clique para acessar a seção)
Ajustes nos pedidos e processos
(Clique para acessar a seção)
Termo de Referência
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Definição
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Finalidades do Termo de Referência
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Procedimentos
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Observações importantes
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Equipe de Apoio
A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro.
Conforme a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, art. 3, IV, a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui:
| Atribuições da Equipe de Apoio: | • O recebimento das propostas e lances; • A análise de sua aceitabilidade e sua classificação; • A habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor. |
No Decreto nº 10.024, de 20 de setembro de 2019, art. 18, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio auxiliar o pregoeiro nas etapas do processo licitatório”.
São atribuições da equipe de apoio:
Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;
Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;
Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;
Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;
Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);
Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;
Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;
Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital;
Revisar os códigos CATMAT dos itens.
Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora.
 | A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros. |
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OBSERVAÇÕES:
• Conforme item 7 do OF C 11/DCOM/PROAD/2019, os únicos ajustes permitidos na fase de elaboração do Termo de Referência relacionam-se a documentos para aceitação e habilitação técnica, solicitações de amostra, prazos de entrega, garantias e obrigações da contratada, devendo ser encaminhados dentro do prazo informado no e-mail. Acrescenta-se ainda a revisão dos códigos CATMAT dos itens que estão sob responsabilidade da Equipe de Apoio. Estando suspensos ou inativos, novos códigos deverão ser localizados e informados por e-mail dentro do prazo indicado.
• Ainda, cita-se o item 8 do OF C 11/DCOM/PROAD/2019, in verbis: "[...] caso seja necessário o ajuste fora destas regras, o item em questão será excluído do processo de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo e, por consequência, as necessidades de todas as Unidades Universitárias e Administrativas cujas demandas estiverem ali incluídas, além dos demais processos que teriam os seus fluxos prejudicados".
• Cada membro, considerando o titular e o suplente deve responder com sua “ciência”, conforme modelo enviado por e-mail.
Agrupamento de itens em lotes
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Contudo, em alguns casos o agrupamento em lotes pode ser necessário para o atendimento da necessidade da Administração. Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos. Ele não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível. Apesar da possibilidade, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013:
A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas.
| Não será justificável o agrupamento de materiais em lotes a menos que, no momento da aquisição, ela ocorra em lote, ainda que haja o entendimento de que o agrupamento poderia gerar economia de escala no lote como um todo. Ou seja, cada compra (geração de empenhos) deverá obrigatoriamente conter todos os itens do lote, em quantitativos proporcionais. Dessa forma, o Documento de Formalização da Demanda deverá conter justificativa fundamentada (explicando a devida necessidade de compatibilidade ou interoperabilidade) e declaração de que a compra (empenho) será futuramente realizada em lote (Acórdão 1347/2018). |
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Solicitação de amostra
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Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência desta deverá ser aprovada, ainda na fase de instrução processual, pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá enviar e-mail para caex@contato.ufsc.br, com cópia para capl@contato.ufsc.br e para dcom@contato.ufsc.br, informando, além do Item em questão, os seguintes pontos descritos a seguir:
Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).
OBS: O prazo máximo de avaliação será de 5 dias úteis. Nesse sentido, é importante se programar para não ultrapassar os prazos estipulados para a inserção das demandas nas listas abertas e fechadas da etapa de compras correspondente.
Itens fracassados ou desertos
Eventualmente, alguns itens que são conduzidos por licitação podem ter seu resultado fracassado (sem vencedor definido por problemas na aceitação) ou deserto (sem recebimento de proposta). Nestas situações, os itens poderão ser reconduzidos em novo processo licitatório, adesão ou até mesmo via dispensa de licitação, com ressalvas.
Em relação aos itens fracassados, é importante verificar o motivo de ter fracassado. É sempre válido analisar a especificação e detalhamento do item para saber se está sendo solicitado algo que não está de acordo com o que é oferecido no mercado ou mesmo se os orçamentos informados dizem respeito à especificação utilizada para o item. Se o problema estiver no item, não cabe encaminhar outro processo licitatório sem a realização prévia dos ajustes no item e na pesquisa de preços, uma vez que a chance deste item fracassar novamente é alta. Um novo processo licitatório para a recondução de itens fracassados deverá ser reencaminhado dentro do prazo de 30 dias após a homologação do resultado do pregão anterior. Contudo, a CAPL/DCOM deve ser consultada previamente, uma vez que alguns pontos (como o valor total dos itens a serem reconduzidos) deverá ser levado em consideração antes da autuação de um novo processo licitatório. Ademais, este novo processo licitatório não poderá incluir novos itens.
Se o item continuar sendo fracassado em outros processos, mesmo depois de ter sido revisado, a orientação é tentar adquirir o item por meio de adesão.
Se não for possível a adesão, aí sim o item poderá ser adquirido por dispensa, desde que haja a justificativa comprovada de que houve a tentativa de aquisição por licitação e não houve êxito, informando no Documento de Formalização de Demanda os números dos Pregões que foram fracassados.
A revisão dos detalhes dos itens no caso de licitação deserta também são importantes. É comum que problemas nas pesquisas de preços acabem frustrando o recebimento de propostas de um determinado item, uma vez que não se pode estabelecer um preço limite adequado, sendo considerado inexequível pelas empresas concorrentes. Além disso, problemas nas especificações do item podem fazer com que o mercado não possa atender ao solicitado no Edital. Os itens sem recebimento de proposta também podem ser reconduzidos, nos mesmos moldes dos itens fracassados. Entretanto, caso o item, por três vezes em licitações anteriores, ainda permaneça com resultado “deserto”, poderá ser motivada uma dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso V. Entretanto, para justificar a compra, além da necessidade da aquisição, é obrigatório comprovar no processo as três tentativas anteriores de licitar o item e os três resultados desertos. Do mesmo modo, a CAPL/DCOM precisará ser consultada anteriormente.
INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO
ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE AS DISPENSAS E INEXIGIBILIDADES!
O primeiro passo é identificar que tipo de aquisição se pretende realizar. Como vimos no tópico sobre Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, esta modalidade de compra serve apenas para algumas situações excepcionais, ou seja, não pode ser encarada como a primeira via de aquisição na maioria dos casos.
Confira também o Guia Rápido sobre Dispensa e Inexigibilidade de licitação .
Fluxo dos processos de dispensa e inexigibilidade
De modo geral, as dispensas e inexigibilidades podem seguir dois tipos de fluxo. Quando a aquisição é abaixo do valor de R$ 17.600,00 (conforme visto aqui), o fluxo é desta forma:
Já quando a dispensa ou inexigibilidade ultrapassa o limite previsto em Lei, o fluxo é um pouco diferente, uma vez que prevê outras instâncias de análise e aprovação:
Como consultar o limite disponível para dispensa por baixo valor
É possível consultar, por meio dos sistemas MATL ou SARF, se o limite para dispensa de licitação por baixo valor (art. 24, inc. II da Lei nº 8.666/1993 ou art. 75, inc. II da Lei nº 14.133/2021) comportará ou não eventual pedido a ser encaminhado, seguindo os seguintes passos:
1. Acesse o MATL ou o SARF. Após, acesse o menu "Empenho" e a opção "Solicitação de empenho":
2. Após, selecione a Unidade Gestora da UFSC, a natureza de despesa na qual se pretende realizar a aquisição, incluindo o subelemento (oito dígitos no total). Informe também o ano da consulta. DICA: informe o código 339030 (para material de consumo) ou 449052 (para material permanente) para facilitar a seleção do subelemento de despesa:
3. Selecione também a base legal da contratação pretendida, conforme opções disponíveis mais abaixo, na seção "Dados da Contratação":
4. Clique no botão 
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5. A janela que abrirá mostrará os empenhos emitidos para o subelemento de despesa selecionado, bem como o total empenhado conforme os filtros selecionados.
Importante: outros processos podem já estar em andamento quando a consulta for realizada. Assim, o fato de haver limite no momento da consulta não garante que haverá no momento da análise do processo ou da emissão do empenho. Da mesma forma, outros aspectos serão avaliados no processo, incluindo o mérito da justificativa.
O que preciso ter antes de instruir o processo?
De posse da demanda de materiais do seu setor, o próximo passo para iniciar uma compra do material é definir alguns pontos importantes:
- Verificar se os itens já estão catalogados no catálogo de materiais da UFSC;
- Inserir a demanda no sistema PGC;
- Se certificar sobre a disponibilidade do recurso para a aquisição.
Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC
Documentos necessários
Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:
a) Documento de Formalização da Demanda
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
b) Estudo Técnico Preliminar (ETP)
Clique aqui para saber mais sobre. O ETP é facultativo em aquisições enquadradas nos incisos I, II, III, IV e XI do artigo 24 da Lei 8.666/93 ou pela Lei 13.979/20 (enfrentamento da COVID-19).
c) Mapa Comparativo de Preços
Clique aqui para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.
d) Orçamentos
Clique aqui para saber informações sobre orçamentos.
e) Relatório de Pesquisa de Preços
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
ATENÇÃO: A fim de dar maior solidez e segurança às pesquisas de preço junto aos fornecedores nos processos de dispensa e inexigibilidade, é necessário que seja realizada uma busca no Painel de Preços para comparação com os preços praticados em outros órgãos. Este relatório deve ser anexado às peças do pedido.
Verifique as informações pertinentes sobre a pesquisa de preços, bem como que informações devem constar no Relatório.
f) Checklist
Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.
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g) Certidões e declarações
Em atendimento à legislação, será necessário buscar algumas certidões para os fornecedores que apresentarem as melhores propostas dos itens:
- Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais (Receita Federal) (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
- Certidão de regularidade do FGTS (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (TST) (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
- Certidão Negativa da Receita Estadual e Municipal (pode ser substituída pela declaração do SICAF);
- “Nada consta” do Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
- Certidão Negativa do Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Ato de Improbidade Administrativa e Inelegibilidade do Conselho Nacional de Justiça (CNJ);
- Certidão Negativa de Licitantes Inidôneos do Tribunal de Contas da União (TCU);
- Declaração da empresa de que não emprega menor de dezoito anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre e não emprega menor de dezesseis anos.
Veja como obter as certidões negativas aqui.
Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste.
Documentos adicionais para dispensa para Projeto de Pesquisa
Quando a aquisição servirá para atender diretamente a demanda de um projeto de pesquisa, é necessário que haja no pedido:
- Projeto de Pesquisa para o qual os materiais solicitados serão necessários, todos eles listados no processo
- Declaração de uso do bem a ser adquirido em pesquisa científica e tecnológica, assinada pelo orientador do projeto de pesquisa (no caso de material permanente)
- Documento de Programação da Disponibilidade Orçamentária (Nota de Crédito)
- Documento de Aprovação do projeto de pesquisa ao qual o(s) bem(s) será(ão) alocado(s), emitido pela autoridade competente
- Informação da destinação do material depois de finalizado o projeto/pesquisa (informação constará no Documento de Formalização da Demanda)
Documentos adicionais para inexigibilidade
No caso de inexigibilidade, há a necessidade de alguns documentos adicionais, que comprovem a exclusividade do fornecimento:
- Comprovação de Exclusividade a ser feita por meio de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação como Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes (deve estar dentro do prazo de validade, com firma reconhecida em cartório e autenticação – em caso de cópia; deverá comprovar a exclusividade de fornecimento do material, e não da marca.)
Solicita-se também que o servidor responsável pela pesquisa dos preços verifique a exclusividade por algum dos meios abaixo:
- Print do sítio da empresa demonstrando a informação de que é exclusiva para o objeto ou marca; ou
- Declaração da representada. Se for empresa estrangeira, deverá ser anexada a declaração com tradução juramentada. (Orientação Normativa nº 16/2009 da AGU e Súmula nº 255 do TCU)
Para comprovar que o preço orçado pelo fornecedor exclusivo corresponde ao praticado no mercado, é necessário também obter junto ao fornecedor três notas fiscais emitidas pelo mesmo fornecedor nos últimos 180 dias, da venda do mesmo material para outras pessoas físicas ou jurídicas.
Informações sobre orçamentos
(Clique para acessar a seção)
Criação do pedido de compra
Para a criação de um pedido de compra, você deve seguir estes passos. Finalizada esta etapa, o pedido é enviado ao DCOM para autuação em processo a análise.
ATENÇÃO! Em muitos casos é necessário que haja a aprovação do pedido de compra pela chefia imediata ou ordenador de despesas do setor. Neste caso, clicando em enviar, o pedido não será encaminhado automaticamente a DCOM e sim para a aprovação interna no setor. Certifique-se de que o seu pedido foi encaminhado para aprovação para garantir que, posteriormente, ele tramite adequadamente ao DCOM.
Orientações gerais para pedidos por dispensa ou inexigibilidade de licitação
- Itens adquiridos por diferentes modalidades ou hipóteses de dispensa ou inexigibilidade não poderão constar do mesmo processo, tendo em vista que os procedimentos a serem adotados são distintos;
- Ainda, não podem ser utilizados, no mesmo pedido, itens com código 077 (material permanente) em conjunto com o código 099 (material de consumo), exceto quando se trate de aquisição com necessidade de emissão de parecer jurídico. Nesse caso, o pedido deverá ser criado na categoria (consumo ou permanente) que represente o maior percentual sobre o valor total da aquisição, admitindo-se, excepcionalmente, a inclusão de códigos distintos no mesmo pedido;
- Também não podem ser utilizados, na formalização de novos pedidos, os materiais catalogados em outros grupos, tais como 052 (permanente) e 051 (Almoxarifado Central). O primeiro é um grupo inativo para novas compras e o segundo serve exclusivamente para aquisição de materiais pelo Almoxarifado Central da UFSC;
- Deverá constar na justificativa ou no despacho do encaminhamento do pedido: o local de entrega (centro/departamento, bloco, andar, número, bairro, CEP, cidade), nome do responsável pelo recebimento, bem como ramal e e-mail deste. Estas informações serão repassadas ao fornecedor de forma a garantir maior agilidade no contato. Portanto, quanto mais específicas e bem detalhadas as informações, menor a probabilidade de atrasos ou problemas no fornecimento do material;
- A aquisição de peças para a manutenção de equipamentos somente é permitida para bens incorporados (tombados) em nome da UFSC, com base na Portaria Normativa nº 7/2007/GR, art. 60[2]: "A Universidade somente poderá arcar com os custos de manutenção, recuperação ou transformação dos bens móveis permanentes que estiverem regularmente registrados no SIPAM, desde que seja verificada a viabilidade técnica e econômica e a oportunidade da sua realização".
Os materiais a serem incluídos no processo devem estar catalogados antes do seu encaminhamento. Poderão ser utilizados catálogos existentes contendo complemento no campo "detalhamento" do sistema, desde que não haja divergência entre o complemento e a especificação existente
Os pedidos que forem enviados com orçamentos anexos sem as informações acima descritas poderão ser devolvidos para correção por conta do requerente, com fins de assegurar a lisura e o bom andamento do processo. O prazo para retorno da documentação corrigida é de cinco dias úteis a contar do envio (e não do recebimento por parte do requerente), salvo disposto em contrário no despacho, sob pena de que o pedido perca a posição de precedência frente ao processamento dos demais na “fila de trabalho”.
INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE ADESÃO A ARP
| ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE A ADESÃO! |
 Verifique se o material que você precisa está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC
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Você verificou se há ATA existente na UFSC?
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Antes de iniciar o processo de Adesão a uma determinada Ata de Registro de Preços será necessário consultar o sítio eletrônico do DCOM, a fim de verificar a existência de pregão válido, ofertando o item pretendido. Ao acessar o menu “Atas de Registro de Preços” e escolher “Atas e Saldos de Itens – SRP – Materiais de Consumo e Permanentes”, será possível localizar os pregões, as empresas, as datas de vigência e os produtos, conforme ilustrado abaixo: |
 Clicando sobre o link em destaque “como pesquisar itens vigentes”, será disponibilizado um roteiro alternativo de procedimentos que facilitará a localização do item, conforme tela abaixo:  | |
Você verificou se há saldo disponível na Ata que pretende realizar a Adesão?
Acesse o link https://www2.comprasnet.gov.br/siasgnet-atasrp/public/principal.do
Clique no menu "Consultas" e, na sequência, no submenu "Pesquisar Licitação".
Na janela que abrir, conforme imagem a seguir, preencha os campos solicitados:
Digite a UASG do órgão gerenciador da ATA que você deseja fazer a adesão e clique no ícone ao lado para localizar. De outro modo, você também pode digitar o nome da UASG para localizar o seu número.
Digite o Número da Licitação, bem como o seu ano e clique em "Pesquisar".
Ao localizar o Pregão, clique em "Selecione" na coluna Ação, conforme imagem a seguir.
Identifique o item de seu interesse e clique em "Selecione" na coluna Ação, conforme imagem a seguir.
Por fim, verifique se há saldo para a Adesão, no campo correspondente, conforme figura a seguir.
Importante lembrar que você apenas pode solicitar a metade da quantidade homologada na ATA, mesmo que ela disponha de Saldo maior.
Quais documentos você precisará para instruir o processo?
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01. Documento de Formalização de Demanda com justificativa e estudo de
eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, incluindo nº do PGC; |
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1. Documento de oficialização de demanda com justificativa e estudo de eficiência, viabilidade e economicidade da aquisição via Adesão, incluindo nº do PGC |
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O Documento de Formalização de Demanda (DFD) deve conter o que é exigível no modelo disponível no sítio eletrônico do
DCOM, na seção formulários. Ressaltamos, entretanto, a necessidade expressa dos seguintes aspectos: Caso os itens não constem no PAC da UFSC, acesse a seção "Como faço para cadastrar um item no PAC do ano corrente após o fechamento do sistema PGC?" para verificar o procedimento. Itens não constantes no PAC da UFSC do ano corrente não poderão ser adquiridos, conforme disposto na IN nº 1/2019/SEGES/ME. |
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2. Estudo Técnico Preliminar (ETP) e anexos |
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A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020, da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP). Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Assim, é imprescindível haver Estudo Técnico Preliminar (ETP) e seus anexos, preenchido pela unidade requisitante no SIASG. Saiba mais sobre como realizar um ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR |
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3. Ofício enviado ao fornecedor por e-mail |
Encaminhar o ofício ao fornecedor por e-mail, contemplando o pleito de requerimento de autorização de Adesão juntamente com a indicação do local de entrega do(s) material(is). Imprescindível haver anuência do fornecedor para que o processo esteja em condições de seguir adiante. Para obter o modelo do Ofício a ser enviado ao fornecedor acesse "Formulários e Checklists -> Adesão a Atas de Registro de Preços" no sítio eletrônico do DCOM http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/ conforme imagem abaixo:  |
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4. Carta de resposta do fornecedor |
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Inserir a Carta de Resposta do fornecedor, confirmando a possibilidade da entrega do item no endereço informado no ofício, bem como o quantitativo solicitado. A Carta de Resposta precisa conter o CNPJ da empresa e estar assinada. |
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5. E-mails trocados com o fornecedor |
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Incluir os e-mails trocados com o fornecedor ao processo. Este procedimento visa dar transparência à consulta realizada e impedir fraudes. |
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6. Certidão negativa emitida pelo SICAF |
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Caso não possua acesso ao SICAF, solicitar ao Departamento de Projetos, Contratos e Convênios DPC/UFSC. Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
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7. Certidão negativa emitida pelo TCU |
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Certidão pode ser obtida por meio do sítio eletrônico do DCOM https://compras.ufsc.br/consulta-certidoes-negativas/ conforme pode ser visto na imagem a seguir:
No sítio eletrônico do DCOM já mencionado, você também encontra o link direto para cada uma das certidões. |
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8. Edital do Pregão, Termo de Referência e Termo de Homologação |
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No Painel de Preços, após localizar a Ata e consultar o fornecedor sobre a entrega do item, salvar o Edital, o Termo de Referência e o Termo de Homologação, disponíveis no Painel de Preços, conforme apontado abaixo:  Após clicar no ícone indicado acima, uma nova janela abrirá. Nesta, será possível salvar o Edital e, em “Informações Adicionais”, o Termo de Homologação. Geralmente, o Termo de Referência encontra-se como anexo do Edital.  Caso não seja possível encontrar a documentação no Painel de Preços, orienta-se a utilização dos links abaixo para tal:
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9. Ata de Registro de Preços assinada |
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Incluir no processo a Ata de Registro de Preços assinada pelo gerenciador e pelo fornecedor. Importante não confundir, conforme indicado abaixo, com a Ata de realização do Pregão, documento onde são registrados os lances dos fornecedores. Será necessário solicitar a Ata assinada diretamente ao fornecedor ou ao órgão gerenciador.  |
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10. 03 (três) orçamentos do Painel de Preços e Mapa Comparativo de Preços |
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Os orçamentos deverão ser realizados de acordo com a IN Nº 73/2020: Art. 5º A pesquisa de preços para fins de determinação do preço estimado em processo licitatório para a aquisição e contratação de serviços em geral será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros, empregados de forma combinada ou não: Assim sendo, deve ser realizada ampla pesquisa de mercado com, no mínimo, 03 (três) preços, além da Ata escolhida par a Adesão, de acordo com a IN Nº 73/2020.
QUAL A VIGÊNCIA DOS ORÇAMENTOS, DE ACORDO COM A IN Nº 73/2020? • Preços das Atas de Registro de Preço (SISRP) obtidos no Painel de Preços: vigência no período de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Preços dos Pregões Pronta Entrega (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Preços das Dispensas de Licitação (SISPP) obtidos no Painel de Preços: vigência de até 1 (um) ano anterior à data de divulgação do instrumento convocatório; • Orçamentos obtidos com fornecedores: vigência de até 6 (seis) meses anteriores à data de divulgação do instrumento convocatório. |
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11. Relatório da Pesquisa de Preços assinado |
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O relatório de pesquisa de preços deve informar a metodologia utilizada para o levantamento dos três orçamentos solicitados e para a escolha da Ata que se pretender realizar a Adesão. Deve constar qualquer dificuldade emergida durante a instrução do processo e estar assinado pelo responsável pela instrução do processo. |
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12. Checklist/Lista de Verificação assinada |
O Checklist/Lista de Verificação, encontrado no sítio eletrônico do DCOM, auxilia na instrução processual, guiando o requerente para a inserção dos documentos necessários ao pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços. Para obter o Checklist/Lista de Verificação, acesse o sítio eletrônico do DCOM no link: http://dcom.proad.ufsc.br/, clique em “Formulário e Checklists” no menu superior, ou acesse o link direto em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, conforme tela abaixo: |
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13. Indicação da fonte orçamentária |
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Deverá ser verificada a disponibilidade orçamentária, imprescindível para cobrir a despesa com a contratação pretendida. Mesmo não havendo iniciado o processo, recomenda-se trabalhar com projeções e médias de valores de mercado para os itens desejados. À medida que o processo de adesão for se consolidando, será possível ter noção do valor da aquisição, indicando a origem dos recursos no processo, ou solicitando a transferência dos recursos ao Departamento de Gestão Orçamentária. |
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14. Formulário para Solicitação de Empenho de Material |
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O formulário para solicitação de empenho de material deverá ser incluído aos autos quando o pedido se tratar da compra de material permanente. Para tal, acesse o link: http://dcom.proad.ufsc.br/, e clicando em “Formulário e Checklists”, no menu direito, ou acessando o link em: http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/, em “Formulário para Solicitação de Nota de Empenho e Ficha de Tombamento” |
Adesão para contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
O que são as contratações de solução em TIC?
As aquisições de soluções em TIC são regidas por normativas próprias e, portanto, possuem um fluxo diferenciado com relação às demais aquisições.
Solução em TIC, segundo a Instrução Normativa nº 94/2023/SGD/ME, é o “conjunto de bens e/ou serviços que apoiam processos de negócio mediante a conjugação de recursos de TIC, de acordo com as premissas definidas no Anexo II desta Instrução Normativa“.
Um dos pontos de destaque trata da necessidade da formação de uma Equipe de Planejamento da Contratação previamente ao encaminhamento do processo de contratação, composta por:
- 1 integrante da Área Requisitante da solução
- 1 integrante da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
- 1 integrante da Área Administrativa
Verifique o fluxograma com a sequência de tarefas a serem realizadas
Quais os primeiros passos?
Toda Unidade que possui demanda em um processo de soluções em TIC precisará, obrigatoriamente, ter representação na Equipe de Planejamento da Contratação, independentemente se possui ou não tarefa de orçamentação.
Os representantes da Equipe de Planejamento da Contratação deverão elaborar os documentos previstos em cada etapa do fluxograma acima e conforme os modelos disponibilizados. Estes documentos devem tramitar em uma solicitação digital no SPA:
- Módulo do sistema: SPA
- Cadastro de Solicitação Digital
- Grupo de assunto: 106 (Documento)
- Assunto: 440 (Documento)
- Detalhamento: Documentação para aquisição de soluções em TIC para o processo 23080.0000/0000-00. Quando o fluxograma prever o encaminhamento à área de TI, deve ser utilizada a fila SETIC/SEPLAN.
Papel dos integrantes da Equipe de Planejamento da Contratação
Área Requisitante da solução:
- Definição do objeto da contratação;
- Elaboração do Documento de Oficialização da Demanda;
- Elaboração inicial do Estudo Técnico Preliminar da Contratação;
- Avaliação do Termo de Referência ou Projeto Básico elaborado pela área administrativa.
Área de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC):
- *Na UFSC, a Área de TIC é formalmente representada pela Superintendência de Governança Eletrônica e Tecnologia da Informação e Comunicação – SeTIC, não cabendo a transferência de competências;
- Avaliação do objeto constante no Documento de Oficialização da Demanda em relação ao alinhamento da contratação ao PDTIC e ao Plano Anual de Contratações;
- Avaliação da especificação técnica do objeto constante no Documento de Oficialização da Demanda, complementando e/ou sugerindo ajustes, caso necessário;
- Análise do Estudo Técnico Preliminar da Contratação no que diz respeito às exigências legais, especialmente em relação ao cumprimento do disposto no art. 11 da Instrução Normativa nº 94, de 23 de dezembro de 2023, complementando e/ou sugerindo ajustes, se for o caso;
- Avaliação do Termo de Referência ou Projeto Básico elaborado pela área administrativa.
Área Administrativa:
- Analisar a conformidade do Documento de Oficialização da Demanda e do Estudo Técnico Preliminar da Contratação;
- Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico a partir do Estudo Técnico Preliminar da Contratação.
Orientação para compra materiais de TIC e modelos de documentos
Acesse aqui os Catálogos de Soluções de TIC com Condições Padronizadas para realização da pesquisa de preços e definição de especificações técnicas, níveis de serviços, códigos de catalogação, PMC-TIC, entre outros, em observância ao art. 9º, § 6º e art. 20, § 3º da IN nº 94/2023/SGD/ME, art. 8º da IN nº 73/2020/SEGES/ME e art. 8º da IN nº 65/2021/SEGES/ME.
Após tramitada a Solicitação Digital, deverá ser instruído o processo de Adesão, sendo o mesmo procedimento adotado para contratação de outros materiais, onde se fará menção ao número da Solicitação Digital tramitada.
Modelos de artefatos (documentos) para instrução de processos de contratação de TIC
Transparência
Histórico e legislação/normativas
O trabalho de normatização para contratação de soluções de TIC pela UFSC foi realizado pela Comissão designada por meio da Portaria nº 57/2017/PROAD, posteriormente alterada pela Portaria nº 188/2019/PROAD, com base em solicitação da Controladoria-Geral da União (CGU) para aprimoramento dos procedimentos relacionados a contratação de bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação.
A partir de reuniões e avaliação da legislação correlata, foi construída a Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020 e os modelos de documentos a serem utilizados nos processos de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação pela UFSC. Durante os trabalhos, a normativa principal que trata do tema em âmbito federal foi atualizada, exigindo nova análise e alterações nas regras internas e modelos de documentos.
Os trabalhos foram finalizados em março de 2020.
- Instrução Normativa SGD/ME nº 94, de 23 de dezembro de 2023 - Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação - TIC pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal.
- Instrução Normativa SGD/ME nº 1, de 4 de abril de 2019 – Dispõe sobre o processo de contratação de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
- Instrução Normativa SGD/ME nº 5, de 11 de janeiro de 2021 – Regulamenta os requisitos e procedimentos para aprovação de contratações ou de formação de atas de registro de preços, a serem efetuados por órgãos e entidades da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, relativos a bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação – TIC
- Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020 – Estabelece as competências e atividades relativas aos procedimentos técnicos e operacionais a serem observados nos processos de contratação de bens e serviços de soluções de informática no âmbito da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)
- Portaria Normativa nº 351/2020/GR, de 13 de março de 2020 – Altera o preâmbulo da Portaria Normativa nº 345/2020/GR, de 23 de janeiro de 2020
- Orientações da Secretaria de Governo Digital para contratação de TIC
Cursos online e gratuitos
A Escola Nacional de Administração Pública (ENAP) disponibiliza cursos online e gratuitos que detalham a temática, tais como:
Planejamento da Contratação de Soluções de TIC
Estudo Técnico Preliminar Avançado para Contratação de Soluções de TIC
Análise de riscos para contratações de TIC
Termo de Referência para Contratação de TIC
Fiscalização e Gestão de Contratos de TIC
Instruindo o processo de pedido de adesão
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Após a organização dos documentos, instruir o pedido de Adesão à Ata de Registro de Preços, seguindo os passos indicados abaixo: |
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Observações importantes
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