PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS
INSTRUÇÃO DO PROCESSO LICITATÓRIO
ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE O PREGÃO ELETRÔNICO!
De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.
- Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
- Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.
Verifique se o material que você precisa não está disponível na página dos Materiais Usados Ociosos do Departamento de Gestão Patrimonial da UFSC
Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Esses materiais específicos de consumo (como de expediente, limpeza, café e açúcar, por exemplo), deverão ser solicitados pelos setores/unidades da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR. Materiais que não são exatamente os mesmos, mas que possam ser substituídos por aqueles fornecidos pelo Almoxarifado, também deverão ser solicitados desta forma.
Para saber como solicitar materiais ao Almoxarifado Central, clique aqui.
Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente.
Todo processo de compras na UFSC é digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:
- Identificar se a licitação será pelo Sistema de Registro de Preços ou Pronta Entrega;
- Criar uma pesquisa de preços; e
- Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas e instruções do documento Calendário de Compras.
- Quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços, tirando as exceções, os pedidos são originados pelas planilhas online disponibilizadas no sítio do DCOM.
- Quando se tratar de uma licitação Pronta Entrega, ou exceções do SRP, o pedido já é enviado diretamente pelo SCL.
O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo servidor com perfil de 'Aprovação de Pedidos de Compras' no setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser
- devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada,
- ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.
A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.
Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.
- Para solicitar acesso ao módulo SCL à SeTIC, proceda conforme instruções da página http://setic.ufsc.br/permissoes/.
- Para conhecer os tipos de compras de materiais realizadas pela UFSC, acesse a página Compras Públicas.
- Para saber como realizar pedido de compra de material no SCL/SOLAR, leia:
- Catálogo de materiais - para saber como consultar os materiais de consumo e permanentes já disponíveis no catálogo da UFSC;
- Fluxo prévio para licitações SRP - para saber como enviar as demandas por meio de sistemática própria para este tipo de licitação;
- Como iniciar uma pesquisa de preços - para aprender a criar uma pesquisa de preços, etapa que antecede o pedido de compras;
- Como realizar um pedido de compra - para aprender a criar e encaminhar um pedido de compra.
Revisão de termos importantes
- SCL - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema SOLAR onde são realizados os pedidos de compras de materiais.
- Solicitação Digital (SD) - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.
- Processo administrativo de compras - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas pode ser consultado em qualquer etapa por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.
- Calendário de Compras - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O Calendário de Compras é divulgado no sítio eletrônico do DCOM e por Ofício Circular encaminhado pelo módulo SPA/SOLAR ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.
- Material de consumo e material permanente: Ver página 'Grupos de materiais'.
- Pesquisa de preços: Ver página PESQUISA DE PREÇOS
Documentos necessários
Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:
a) Documento de Formalização da Demanda
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
b) Estudo Técnico Preliminar (ETP)
Clique aqui para saber mais sobre.
c) Mapa Comparativo de Preços
Clique aqui para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.
d) Orçamentos
Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços.
Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.
e) Relatório de Pesquisa de Preços
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
Verifique os procedimentos acerca da pesquisa de preços, bem como as informações pertinentes que devem constar no Relatório.
f) Indicação de Equipe de Apoio
Clique aqui para saber as atribuições da Equipe de Apoio.
g) Documento que indique a formação de lotes e a referida justificativa para a criação desses, se necessário
Clique aqui para saber mais sobre agrupamento de itens em lote.
h) Checklist
Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.
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Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste.
Catálogo de materiais
(Clique para acessar a seção)
Fluxo prévio para licitações SRP
(Clique para acessar a seção)
Informações sobre orçamentos
(Clique para acessar a seção)
Pesquisa de preços
(Clique para acessar a seção)
Documentos passíveis de exigência aos fornecedores em cada etapa da licitação
O processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:
| Fase | Aceitação | Habilitação | Execução |
|---|---|---|---|
| O que acontece | Nesta fase, o Pregoeiro, com o auxílio da Equipe de Apoio, analisa as propostas apresentadas pelas empresas concorrentes e aceita conforme o critério de julgamento definido no Edital (normalmente menor preço), desde que atendam tecnicamente a todos os pontos estabelecidos no Edital e no Termo de Referência. | Uma vez aceita a proposta, o fornecedor deverá apresentar uma série de documentos exigidos em Edital, para averiguação pelo Pregoeiro. Caso a documentação esteja de acordo, o fornecedor com a melhor proposta é habilitado e o preço de sua proposta passa a ser o que comporá a futura Ata de Registro de Preços. | Após a finalização do pregão, o processo estará apto para emissão das notas de empenho, normalmente a partir da Ata de Registros de Preços (no caso de material). Inicia-se a execução contratual, com compromissos definidos tanto para a UFSC quanto para o fornecedor. Para que a execução da contratação seja considerada como concluída, o fornecedor deverá cumprir com todas as obrigações previstas no Edital, destacando-se aquelas dispostas no Termo de Referência (Anexo I). |
| Tipo de documentos | Documentos referentes às características técnicas dos itens | Documentos referentes à capacidade técnica e atendimento à legislação por parte do fornecedor | Documentos e comprovações referentes às obrigações da contratada durante a fase de execução do contrato |
| O que pode ser exigido | Comprovações, laudos e certificados que comprovem o atendimento técnico da proposta ao exigido no Edital. | Certidões, declarações e demais documentos relativos à capacidade e regularidade técnica, fiscal e legal do fornecedor. Em regra, não deve haver exigências de habilitação além daquelas previstas em lei. Tal disposição, entretanto, não se aplica aos casos em que a exigência é inerente à comercialização do produto[1]. | Documentos comprobatórios e obrigações, conforme previsto no Anexo I do Edital. A conferência do cumprimento destas obrigações deve ser feita pela Unidade recebedora dos materiais e/ou pelo Fiscal do contrato. |
| Exemplos |
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É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas?
Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato.
Pedido de compra: Sete Passos
(Clique para acessar a seção)
Ajustes nos pedidos e processos
(Clique para acessar a seção)
Termo de Referência
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Definição
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Finalidades do Termo de Referência
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Procedimentos
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Observações importantes
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Equipe de Apoio
A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro.
| Atribuições da Equipe de Apoio: | • O recebimento das propostas e lances; • A análise de sua aceitabilidade e sua classificação; • A habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor. |
No Decreto nº 10.024, de 20 de setembro de 2019, art. 18, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio auxiliar o pregoeiro nas etapas do processo licitatório”.
São atribuições da equipe de apoio:
Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;
Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;
Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;
Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;
Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);
Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;
Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;
Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital;
Revisar os códigos CATMAT dos itens.
Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora.
 | A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros. |
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Agrupamento de itens em lotes
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Contudo, em alguns casos o agrupamento em lotes pode ser necessário para o atendimento da necessidade da Administração. Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos. Ele não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível. Apesar da possibilidade, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013: "A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas".
| Não será justificável o agrupamento de materiais em lotes a menos que, no momento da aquisição, ela ocorra em lote, ainda que haja o entendimento de que o agrupamento poderia gerar economia de escala no lote como um todo. Ou seja, cada compra (geração de empenhos) deverá obrigatoriamente conter todos os itens do lote, em quantitativos proporcionais. Dessa forma, o Documento de Formalização da Demanda deverá conter justificativa fundamentada (explicando a devida necessidade de compatibilidade ou interoperabilidade) e declaração de que a compra (empenho) será futuramente realizada em lote. Veja o trecho do Acórdão 1347/2018 40. Desse modo, conforme já abordado neste voto e bem resumido na orientação da Seges/MP, no âmbito das licitações realizadas sob a modelagem de aquisição por preço global de grupo de itens, somente serão admitidas as seguintes circunstâncias: 1) aquisição da totalidade dos itens de grupo, respeitadas as proporções de quantitativos definidos no certame; ou 2) aquisição de item isolado para o qual o preço unitário adjudicado ao vencedor seja o menor preço válido ofertado para o mesmo item na fase de lances. Sem embargos, constitui irregularidade a aquisição de item de grupo adjudicado por preço global, de forma isolada, quando o preço unitário adjudicado ao vencedor do grupo não for o menor lance válido ofertado na disputa relativo ao item. |
Solicitação de amostra
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Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência desta deverá ser aprovada, ainda na fase de instrução processual, pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá enviar e-mail para caex@contato.ufsc.br, com cópia para capl@contato.ufsc.br e para dcom@contato.ufsc.br, informando, além do Item em questão, os seguintes pontos descritos a seguir:
Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).
OBS: O prazo máximo de avaliação será de 5 dias úteis. Nesse sentido, é importante se programar para não ultrapassar os prazos estipulados para a inserção das demandas nas listas abertas e fechadas da etapa de compras correspondente.
Itens fracassados ou desertos
Eventualmente, alguns itens que são conduzidos por licitação podem ter seu resultado fracassado (sem vencedor definido por problemas na aceitação) ou deserto (sem recebimento de proposta). Nestas situações, os itens poderão ser reconduzidos em novo processo licitatório, adesão ou até mesmo via dispensa de licitação, com ressalvas.
Em relação aos itens fracassados, é importante verificar o motivo de ter fracassado. É sempre válido analisar a especificação e detalhamento do item para saber se está sendo solicitado algo que não está de acordo com o que é oferecido no mercado ou mesmo se os orçamentos informados dizem respeito à especificação utilizada para o item. Se o problema estiver no item, não cabe encaminhar outro processo licitatório sem a realização prévia dos ajustes no item e na pesquisa de preços, uma vez que a chance deste item fracassar novamente é alta. Um novo processo licitatório para a recondução de itens fracassados deverá ser reencaminhado dentro do prazo de 30 dias após a homologação do resultado do pregão anterior. Contudo, a CAPL/DCOM deve ser consultada previamente, uma vez que alguns pontos (como o valor total dos itens a serem reconduzidos) deverá ser levado em consideração antes da autuação de um novo processo licitatório. Ademais, este novo processo licitatório não poderá incluir novos itens.
A revisão dos detalhes dos itens no caso de licitação deserta também são importantes. É comum que problemas nas pesquisas de preços acabem frustrando o recebimento de propostas de um determinado item, uma vez que não se pode estabelecer um preço limite adequado, sendo considerado inexequível pelas empresas concorrentes. Além disso, problemas nas especificações do item podem fazer com que o mercado não possa atender ao solicitado no Edital. Os itens sem recebimento de proposta também podem ser reconduzidos, nos mesmos moldes dos itens fracassados. Entretanto, caso o item, por três vezes em licitações anteriores, ainda permaneça com resultado “deserto”, poderá ser motivada uma dispensa de licitação. Entretanto, para justificar a compra, além da necessidade da aquisição, é obrigatório comprovar no processo as três tentativas anteriores de licitar o item e os três resultados desertos. Do mesmo modo, a CAPL/DCOM precisará ser consultada anteriormente.