PROCEDIMENTOS PARA A AQUISIÇÃO DE MATERIAIS

Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras.

INSTRUÇÃO DO PROCESSO LICITATÓRIO

De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.

• Materiais permanentes - Grupo 077: materiais que, mesmo com o uso corrente, não perdem sua identidade física e/ou geralmente têm uma durabilidade superior a dois anos;
• Materiais de consumo - Grupo 099: materiais que, com o uso corrente, perdem normalmente sua identidade física e/ou geralmente têm sua utilização limitada a um período de até dois anos.

Dentre os materiais de consumo, existem aqueles de uso comum aos diversos setores da UFSC, fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Esses materiais específicos de consumo (como de expediente, limpeza, café e açúcar, por exemplo), deverão ser solicitados pelos setores/unidades da UFSC por meio do encaminhamento de um pedido de material de consumo gerado no módulo Pedidos do sistema SOLAR. Materiais que não são exatamente os mesmos, mas que possam ser substituídos por aqueles fornecidos pelo Almoxarifado, também deverão ser solicitados desta forma.

Para saber como solicitar materiais ao Almoxarifado Central, clique aqui.

Se os materiais demandados não forem fornecidos pelo Almoxarifado Central, deverá ser iniciado um processo administrativo de compra de material de consumo ou permanente.

Todo processo de compras na UFSC é digital e deve necessariamente ser instruído e formalizado no módulo Sistema de Compras e Licitações (SCL) do sistema SOLAR, onde, em conformidade com as exigências legais e institucionais, o setor requerente deverá:

1. Identificar se a licitação será pelo Sistema de Registro de Preços ou Pronta Entrega;
2. Criar uma pesquisa de preços; e
3. Criar e encaminhar um pedido de compra ao Departamento de Compras (DCOM), obedecendo às etapas e instruções do documento Calendário de Compras.

• Quando for utilizado o Sistema de Registro de Preços, tirando as exceções, os pedidos são originados pelas planilhas online disponibilizadas no sítio do DCOM.

• Quando se tratar de uma licitação Pronta Entrega, ou exceções do SRP, o pedido já é enviado diretamente pelo SCL.

Diferenças entre o Pregão Registro de Preços e o Pronta Entrega

O pedido de compra gera uma solicitação digital (SD) que, após aprovada pelo servidor com perfil de 'Aprovação de Pedidos de Compras' no setor requerente e encaminhada ao DCOM obedecendo aos prazos do Calendário de Compras, será analisada e poderá ser

• devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada,
• ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou a um já existente, prosseguindo nas etapas que culminarão na compra dos materiais.

Solicitações digitais geradas a partir do módulo Sistema de Processos Administrativos (SPA) do SOLAR serão recusadas.

A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.

Esse procedimento torna ágil a tramitação do processo para as filas de trabalho dos servidores responsáveis por cada etapa, dispensando-se os serviços de malote, economizando-se recursos naturais e evitando-se problemas como perda ou avaria de processos físicos.

• Para solicitar acesso ao módulo SCL à SeTIC, proceda conforme instruções da página http://setic.ufsc.br/permissoes/.
• Para conhecer os tipos de compras de materiais realizadas pela UFSC, acesse a página Compras Públicas.
• Para saber como realizar pedido de compra de material no SCL/SOLAR, leia:

• • Catálogo de materiais - para saber como consultar os materiais de consumo e permanentes já disponíveis no catálogo da UFSC;
  • Fluxo prévio para licitações SRP - para saber como enviar as demandas por meio de sistemática própria para este tipo de licitação;
  • Como iniciar uma pesquisa de preços - para aprender a criar uma pesquisa de preços, etapa que antecede o pedido de compras;
  • Como realizar um pedido de compra - para aprender a criar e encaminhar um pedido de compra.

Revisão de termos importantes

• SCL - Sistema de Compras e Licitações, módulo do sistema SOLAR onde são realizados os pedidos de compras de materiais.

• Solicitação Digital (SD) - Gerada a partir do pedido de compra. Após recebida no DCOM, será analisada e poderá ser devolvida ao requerente para ajustes ou para que seja arquivada, ou ajuntada a um processo administrativo de compra novo, ou já existente.

• Processo administrativo de compras - Iniciado por um pedido --> solicitação digital, tramita no módulo SCL, mas pode ser consultado em qualquer etapa por servidores com acesso ao módulo SPA do sistema SOLAR.

• Calendário de Compras - Organiza por data e grupos de materiais as etapas para aquisição de materiais permanentes e de consumo, para que os setores da UFSC enviem suas solicitações digitais com os pedidos de compras dentro dos prazos estipulados. O Calendário de Compras é divulgado no sítio eletrônico do DCOM e por Ofício Circular encaminhado pelo módulo SPA/SOLAR ao final de cada exercício financeiro pelo Departamento de Compras (DCOM) com as datas/etapas para o próximo exercício. Exemplo: em dezembro de 2017 foi publicado e divulgado o Calendário de Compras 2018.

• Material de consumo e material permanente: Ver página 'Grupos de materiais'.

• Pesquisa de preços: Ver página PESQUISA DE PREÇOS

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Documentos necessários

Todos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:

a) Ofício de Justificativa

Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Ofício de Justificativa, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.

b) Mapa Comparativo de Preços

Acesse a seção Pesquisa de Preços -> Criação de Pesquisa de Preços para entender melhor como criar uma pesquisa de preços no SCL e gerar o mapa comparativo de preços.

c) Orçamentos

Clique aqui para saber como consultar no Painel de Preços.

Clique aqui para saber informações sobre orçamentos que não foram obtidos no Painel de Preços.

d) Relatório de Pesquisa de Preços

Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.

e) Indicação de Equipe de Apoio

Clique aqui para saber as atribuições da Equipe de Apoio.

f) Documento que indique a formação de lotes e a referida justificativa para a criação desses, se necessário

Clique aqui para saber mais sobre agrupamento de itens em lote.

g) Checklist

Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.

CHECKLIST : Para ajudar os requerentes a respeitar a legislação pertinente e a organizar a documentação necessária às compras por licitação, dispensa, inexigibilidade, importação ou adesão a Atas de Registro de Preços (ARP) de outros órgãos federais, o Departamento de Compras disponibiliza Listas de Verificação (Checklist) específicas na página http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/ http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/]. Ao iniciar um novo pedido de compras, é preciso utilizar a versão atualizada da Lista pertinente à modalidade de compra em questão.

TERMO DE REFERÊNCIA

Definição

O Termo de Referência (TR) é a condensação de informações diversas levantadas em torno de um dado objeto que – traduzido num documento – servirá de fonte para guiar a aquisição via processo licitatório, sistematizando assim as informações essenciais a respeito do objeto de interesse da Administração Pública. É elaborado na fase interna pelo setor requisitante em conjunto com a área de compras, preferencialmente por técnico com qualificação profissional pertinente às especificações do objeto. De acordo com a Lei 10.520/02, Decretos 3.555/00 e Decreto 5.450/05, a Elaboração do Termo de Referência é obrigatória em processos licitatórios.

Finalidades do Termo de Referência

Consolidar as informações obtidas através de vários levantamentos; Orientar e direcionar o andamento do certame e a fase contratual; Fornecer informações que vão subsidiar as propostas dos fornecedores; Fornecer informações úteis à Comissão de licitações ou Pregoeiro.

Procedimentos

O que é passível de ajuste nesta etapa? o Ajustes nos documentos para aceitação e habilitação técnica; o Definição de solicitações de amostra; o Redefinição dos prazos de entrega; o Estabelecimento de garantias e obrigações da contratada. Nesta etapa NÃO são possíveis ajustes na especificação, quantidade, unidade de medida dos itens, inclusão de itens, e alterações nos orçamentos. Caso seja necessário o ajuste fora desta regra, o item em questão será excluído, de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo.

Observações importantes

Atenção aos prazos do Calendário de Compras e cumprimento dos prazos legais para eventuais ajustes; Atenção ao prazo estabelecido para a leitura do Termo de Referência para ajustes e para o “Ciente”; Todos os membros, considerando titulares e suplentes, devem responder ao e-mail enviado pela CAEX com o “Ciente”.

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EQUIPE DE APOIO

A equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório . Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro. Conforme a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, art. 3, IV,

A autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui, dentre outras, o recebimento das propostas e lances, a análise de sua aceitabilidade e sua classificação, bem como a habilitação e a adjudicação do objeto do certame ao licitante vencedor.

Inclusive, no Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, art. 12, ressalta-se que “caberá à equipe de apoio, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório”. São atribuições da equipe de apoio:

• Acompanhar e analisar as especificações, detalhamentos e quantitativos de cada item constante no pedido de compra a ser enviado, bem como no seu Mapa Comparativo de Preços, inclusive no que diz respeito à correspondência dos valores estimados em relação àqueles efetivamente praticados no mercado;
• Preencher devidamente e assinar o formulário de Equipe de Apoio, a ser anexado ao pedido de compra;
• Manter suas informações de contato atualizadas e checar seu e-mail diariamente;
• Analisar as especificações de cada item do edital, assegurando a inexistência de direcionamento a uma determinada marca e/ou fornecedor e retirando exigências desnecessárias que frustrem o caráter competitivo do certame;
• Assinar a declaração de que não há direcionamento nas descrições dos itens (presente no formulário de indicação da Equipe de Apoio);
• Responder eventuais pedidos de esclarecimentos, impugnações e recursos dentro do prazo informado pelo pregoeiro;
• Comparecer à abertura da licitação, em data a ser combinada com o pregoeiro;
• Analisar as especificações do produto/material/serviço cotado pela empresa classificada em primeiro lugar, confrontando-as com todas as exigências solicitadas no edital;
• Sendo o caso, receber amostras solicitadas, procedendo aos testes considerados necessários e emitindo parecer sobre sua aceitabilidade;
• Sendo o caso, analisar documentos de habilitação técnica, decidindo pela conformidade, ou não, com o requerido no edital.

Segundo a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, a equipe de apoio será nomeada pela autoridade competente ainda na fase preparatória da licitação, devendo ser composta, em sua maioria, por servidores públicos integrantes do quadro permanente da entidade licitadora. A equipe de apoio normalmente é composta por servidores que tenham instruído a solicitação de compra, vinculados àquela Unidade e que tenham conhecimentos e capacidade de avaliação quanto ao material solicitado. A indicação de membros para compor a equipe deverá ser feita por meio do formulário de equipe de apoio. Nesse formulário, que pode ser obtido em <http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/>, deverão constar as seguintes informações: nome, lotação, CPF, SIAPE, ramal, e-mail e as devidas assinaturas dos membros.

Conforme Acórdão TCU 4696/2018, membros de comissão de licitação não devem ser responsabilizados por sobrepreço ou superfaturamento decorrente de orçamento estimativo com preços acima de mercado, salvo se houver prova de que tenham participado da elaboração do orçamento.

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AGRUPAMENTO DE ITENS EM LOTES

Conforme o art. 15, inciso IV, da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, “as compras, sempre que possível, deverão ser subdivididas em tantas parcelas quantas necessárias para aproveitar as peculiaridades do mercado, visando economicidade”.

Contudo, em alguns casos o agrupamento em lotes pode ser necessário para o atendimento da necessidade da Administração. Os itens agrupados em lotes possibilitam que uma única empresa seja contratada, propiciando a padronização, interoperabilidade e compatibilidade, bem como o melhor gerenciamento dos contratos. Ele não pode inviabilizar a participação da maior gama de fornecedores possível.

Apesar da possibilidade, a decisão de agrupar os itens em lote deve ser bem analisada e fundamentada, a fim de evitar que o processo licitatório seja impugnado por vícios ou irregularidades, conforme entendimento do Tribunal de Contas da União no Informativo nº 143/2013 :

A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas .

Não será justificável o agrupamento de materiais em lotes a menos que, no momento da aquisição, ela ocorra em lote, ainda que haja o entendimento de que o agrupamento poderia gerar economia de escala no lote como um todo. Ou seja, cada compra (geração de empenhos) deverá obrigatoriamente conter todos os itens do lote, em quantitativos proporcionais. Dessa forma, o Ofício de Justificativa de Compra deverá conter justificativa fundamentada (explicando a devida necessidade de compatibilidade ou interoperabilidade) e declaração de que a compra (empenho) será futuramente realizada em lote (Acórdão 1347/2018).

Trecho do Acórdão 1347/2018: "40. Desse modo, conforme já abordado neste voto e bem resumido na orientação da Seges/MP, no âmbito das licitações realizadas sob a modelagem de aquisição por preço global de grupo de itens, somente serão admitidas as seguintes circunstâncias: 1) aquisição da totalidade dos itens de grupo, respeitadas as proporções de quantitativos definidos no certame; ou 2) aquisição de item isolado para o qual o preço unitário adjudicado ao vencedor seja o menor preço válido ofertado para o mesmo item na fase de lances. Sem embargos, constitui irregularidade a aquisição de item de grupo adjudicado por preço global, de forma isolada, quando o preço unitário adjudicado ao vencedor do grupo não for o menor lance válido ofertado na disputa relativo ao item."

Leia o artigo "Registro de preços: O entendimento do TCU sobre aquisição isolada de itens licitados por lote" do Blog da Zênite

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SOLICITAÇÃO DE AMOSTRA

A solicitação de amostras deve ser realizada com cautela, pois gera custos adicionais ao fornecedor e torna o pregão mais moroso. Dessa forma, a regra, a priori, é não solicitar amostra.

Caso haja real necessidade, sendo a amostra estritamente necessária para comprovação de que o item a ser adquirido atende às necessidades da Administração, a exigência da amostra deverá ser aprovada pela direção do DCOM, em conjunto com a direção do DPL. A Coordenadoria de Acompanhamento e Execução de Compras (CAEX), responsável pelo Termo de Referência (TR), deverá solicitar autorização ao DPL para inserção da solicitação da amostra no TR. Nesse caso, para a análise da viabilidade desta solicitação, o requerente deverá informar obrigatoriamente:

• Critérios objetivos para avaliação da amostra e a forma de avaliação;
• Responsável pela avaliação/emissão do parecer e substituto formal, caso a amostra necessite de avaliação em período de ausência do titular;
• Data e local onde será realizada a avaliação (deverá ser informado para que os fornecedores interessados possam comparecer).

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